MyGCHR at the ATSSC/HR - Compensation

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Relevant UPK Topics (MyGCHR Help Module)


Staffing + Job Data

REFERENCES RÉFÉRENCES
Understand Workforce Administration - Staffing Comprendre Gestion effectif - Dotation
Action-Reason Codes Codes et définitions des actions et motifs
Understand Action Types Connaître les types d'actions
Tool for selecting the correct Action Reason codes Outil pour choisir les bons codes liés aux actions et motifs
Generating Reports Générer des rapports
Employee Class Options - Types of Hires (job aid) Options relatives à la catégorie d'employé - Types d'emplois (fiche-conseil)
Review Job Summary Vérifier sommaire emplois
Determine the Employee's Active Record Number Déterminer le numéro dossier actif de l'employé
How to Correct a Missing Pay Group (job aid) Comment corriger un groupe de paie manquant
BUD Code and Salary Admin Plan Cross-Reference Tables Tableaux de références croisées du code IUN et du régime salarial
Use Correct History Utiliser l'option Corriger historique
Use Include History Utiliser l'option Inclure historique
Use Update/Display (job data) Mettre à jour/afficher les données (données emploi)
Categories of Effective-Dated Rows Catégories d'enregistrements avec date d'effet
HIRE INDETERMINATE, TERM + TRANSFER IN + PROBATION NOMINATION INDÉTERMINÉE, DÉTERMINÉE + TRANSFERT D'ENTRÉE + PÉRIODE DE STAGE
Hire an Indeterminate or Term Employee Nomination indéterminée ou déterminée
Hire a Transfer In Embaucher un transfer d'entrée
Enter or Modify a Probation Period Enregistrer ou modifier une période de stage
Cancel a Hire Annuler une embauche
CASUALS + AWR + PART-TIME WORKER EMPLOYÉS OCCASIONNELS + SELON LES BESOINS + TRAVAILLEUR À TEMPS PARTIEL
Hire a Casual Embaucher un employé occasionnel
Hire a Casual "As and When Required" Embaucher un employé occasionnel "Selon les besoins"
Record Extension for Casual, Student or Secondment In Enregistrer la prolongation d'emploi occasionnel, étudiant ou détachement d'entrée
Hire an Employee "As and When Required" Embaucher un employé "Selon les besoins"
Hire a Part-time Worker Embaucher un travailleur à temps partiel
STUDENTS ÉTUDIANTS
Hire a Student Embaucher un étudiant
Record Student Bridging Enregistrer l'intégration d'un étudiant
Record Extension for Casual, Student or Secondment In Enregistrer la prolongation d'emploi occasionnel, étudiant ou détachement d'entrée
CONTINGENT WORKER / INTERCHANGE TRAVAILLEURS OCCASIONNELS OU ÉCHANGE CANADA
Add Contingent Worker or Interchange Canada Assignment Ajouter travailleur occasionnel ou affectation Échange Canada
Record Renewal for a Contingent Worker or Interchange Canada Assignment Enregistrer un renouvellement pour un travailleur occasionnel ou Affectation Échanges Canada
SECONDMENTS DÉTACHEMENTS
Hire Secondment In Embaucher un détachement d'entrée
Record an Acting While on Secondment In Enregistrer un intérim durant un détachement d'entrée
Record Secondment Out Enregistrer un détachement à l'extérieur de l'organisation
Record an Acting for Seconded Out Employee Enregistrer un intérim pour un employé en détachement à l'extérieur
Record Extension for a Secondment Out Enregistrer la prolongation d'un détachement à l'externe
ACTINGS NOMINATIONS INTÉRIMAIRES
Record an Acting Appointment for an Indeterminate Employee Enregistrer une nomination par intérim pour un employé idéterminé
Cancel Acting Appointment Annuler nomination intérimaire
Record a Concurrent Acting Appointment Enregistrer une nomination par intérim concomitante
Record Extension of an Acting Appointment Enregistrer une prolongation de nomination intérimaire
Record an Acting less than 3 Months in an EX or LC Position Enregistrer une nomination intérimaire de moins de 3 mois dans un poste EX ou LC
Record an Acting while on Assignment Enregistrer une affectation intérimaire pendant une affectation
Record an Acting for Seconded Out Employee Enregistrer un intérim pour un employé en détachement à l'extérieur
Record an Acting During a Leave Period for LIA Enregistrement d'une nomination intérimaire pendant une période de congé pour CER
Record an Acting Appointment for a Term Employee Enregistrer une nomination par intérim pour un employé nommé pour une période déterminée
ASSIGNMENTS AFFECTATIONS
Record an Assignment Enregistrer une affectation
Record a Concurrent Assignment Enregistrer une affectation concomitante
Record Extension of Assignment Enregistrer une prolongation de nomination intérimaire
How to Change the Province or Bargaining Unit for an Assignment Comment changer la province ou l'unité de négociation d'une affectation
REHIRES RÉEMBAUCHES
Record Rehire of Employee Enregistrer la réembauche d'un employé
Rehire Employee (NOT as Seconded In) who was Previously Seconded In Réembaucher un employé (NON détaché) qui a antérieurement été détaché au sein de votre organisation
Record a Rehire for a Pending Transfer In Enregistrer une réembauche pour un transfert d'entrée en attente
PENDING TRANSFER IN TRANSFERT D'ENTRÉE EN ATTENTE
Complete a Hire for a Pending Transfer In Terminer une embauche pour un transfer d'entrée en attente
Record a Hire for a Pending Transfer In Enregistrer une embauche pour un transfert d'entrée en attente
Record a Rehire for a Pending Transfer In Enregistrer une réembauche pour un transfert d'entrée en attente
Complete a Rehire for a Pending Transfer In Terminer une réembauche pour un transfert d'entrée en attente
DUAL EMPLOYMENT/DUAL REMUNERATION DOUBLE EMPLOI/DOUBLE RÉMUNÉRATION
Hire Dual Employment Embaucher un double emploi
Hire Dual Remuneration Embaucher une double rémunération
Record Extension for Term, Dual Employment or Dual Remuneration Enregistrer une prolongation pour une période déterminée, un double emploi ou une double rémunération
CHANGE OF TENURE + INTERNAL TRANSFER + WFA CHANGEMENT DE PÉRIODE D'EMPLOI + TRANSFER INTERNE + RDE
Record Term to Indeterminate - Non-Promotional Enregistrer passage de période déterminée à indéterminée - sans promotion
Record Change of Tenure from Casual to Term or Indeterminate Enregistrer modification de période d'emploi occasionnel à déterminée/indéterminée
Record Internal Transfer or Deployment for an Employee Enregistrer un transfert ou une mutation interne pour un employé
Record Transfer to Lower Level Appt WFA (Salary Protection) Enregistrer une mutation ou nomination à un niveau inférieur - RDE (Protection salariale)
Record Demotion/Lower Level Appt (Not Salary Protected) Enregistrer une rétrogradation ou une nomination à un poste de niveau inférieur (sans protection salariale)
PROMOTIONS AND RECLASSIFICATIONS PROMOTIONS ET RECLASSIFICATIONS
Record a Promotion Enregistrer une promotion
Record a Promotion (Job Reclassification) Enregistrer une promotion (reclassification d'emploi)
Record Reclassification Downwards - Salary Protection Enregistrer une reclassification vers le bas - Protection salariale
TERMINATIONS CESSATION D'EMPLOI
Record Termination of Employment Enregistrer une cessation d'emploi
Record Change of Termination Date Enregistrer un changement de la date de cessation
Record Termination of Transfer Out Enregistrer une cessation d'emploi pour une mutation de sortie
PERSON OF INTEREST + AB INITIO PERSONNE D'INTÉRÊT + AB INITIO
Add a Person of Interest Ajouter une personne d'intérêt
Hire Ab Initio Embaucher un Ab Initio
REHABILITATION PROGRAMME DE RÉADAPTATION
Rehabilitation Program (job aid) Programme de réadaptation (fiche-conseil)
Record Start of Rehabilitation Program Enregistrer début d'un programme réadaptation
Record End of Rehabilitation Program Enregistrer fin d'un programme réadaptation
ELIGIBILITY GROUP GROUPE ADMISSIBILITÉ
View Eligibility Group Visualiser le groupe admissibilité
Change the default Eligibility Group for an Employee Changer le groupe admissibilité par défaut de l'employé

Schedules + Leave

Assign or Amend Predefined Schedule Assigner ou modifier horaire prédéfini
Create Personal Work Schedule Créer horaire travail personnel
Amend Personal Work Schedule Modifier horaire travail personnel
Record Change In Working Hours Enregistrer un changement des heures de travail
View Absence Balances Visualiser les soldes de congé
View Absence Entitlement Balance Forecasting Visualiser la prévision du droit aux soldes de congé
View Absence Request Details Visualiser les détails d'une demande de congé
View Absence Request History Visualiser l'historique demandes congé
Record an Absence Event Enregistrer une demande de congé
Delete an Absence Event Supprimer une demande de congé
Delete a "Voided" Absence Event Supprimer un événement d'absence « nul »
Record an Adjustment (use this procedure to add leave balances for transfers-in or to adjust existing balances) Enregistrer un ajustement (utilisez cette procécure pour ajouter des soldes de congés pour les transfers d'entrées ou pour ajuster les soldes existants)
Leave without pay (job aid) Congé non payé (fiche-conseil)
Record Leave of Absence Greater than 5 Consecutive Working Days Enregistrer un congé au-delà de 5 jours ouvrables consécutifs
Record Return from Leave (RFL) of 5 Days or More Enregistrer un retour après un congé de 5 jours ou plus
Record Leave of Absence While on Assignment Enregistrement des congés autorisés pendant une affectation
Record Leave of Absence (Parental Leave) While Acting Enregistrer un congé sans solde (parental) durant une situation d'intérimaire
Record Leave with Income Averaging Enregistrer un congé avec étalement du revenu
Record Leave with Income Averaging During an Acting Appointment Enregistrer un congé avec étalement du revenu d'un employé qui a un statut de nomination intérimaire
Record Pre-Retirement Transition Leave Enregistrer un congé de transition à la retraite
Record Previously Used Personal Needs LWOP Enregistrer congé sans solde pour besoins personnels utilisé précédemment
Record Contiguous LOAs Enregistrer des congés sans soldes consécutifs
Fields that will create a trigger to recalculate leave credits Champs créant un déclencheur afin de recalculer les crédits de congé
How the one-time vacation leave is granted (job aid) Comment le congé annuel unique est attribué (fiche-conseil)
View One-Time Bereavement Leave Taken Flag Visualiser le congé unique décès accordé
Record One-Time Leave Entitlement Granted Enregistrer le congé annuel unique accordé
Record Management, Exceptional and Travel Status Earned Inscrire les congés de direction, exceptionnels et pour déplacement acquis
Mandatory Cashout Calculation Paiements obligatoires - Méthode de calcul
Mandatory Cashout Calculation for Compensatory and Travel (job aid) Paiements obligatoires (compensatoire et déplacement) - Méthode de calcul (fiche-conseil)
Run Mandatory Cash Out Exécuter le rapport sur les paiements obligatoires
Confirm Mandatory Cashout Amount on Behalf of Employee and Approve on Behalf of Manager Confirmer le montant de paiement obligatoire au nom de l'employé et l'approuver au nom du gestionnaire responsable
Run 20% Mandatory Cashout Report Exécuter un rapport de 20% paiements obligatoires
Record Vacation Carryover Limits for an Employee Enregistrer les limites de report de vacances pour un employé
Record a Request for Vacation Carryover Enregistrer une demande de report de vacances
Record Overtime Enregistrer une demande de temps supplémentaire
View Eligibility Group Visualiser le groupe admissibilité
Change the default Eligibility Group for an Employee Changer le groupe admissibilité par défaut de l'employé
Run Account Status and Absence Report Exécuter le rapport d'État du dossier des absences

Different MyGCHR environments

Add info

Process Changes


MyGCHR Modules

Familiarize yourselves with the list of MyGCHR modules the ATSSC is using and be sure you know which ones we are not.

In MyGCHR a position must derive from a job code

Job codes are used to create general groupings of common jobs. The job code groups are then used as the basis for default job data on positions, i.e., Work Description information, Classification Decision information, etc.

Job code.PNG

Use Job Codes only (no Position) for the following appointments

For the following appointments, you must always use a job code instead of putting the incumbent in a position. A generic (unclassified) job code has been created for each of the following:

Appointment Type Job Code Description / Comments
Casual 000311 If there is no classified job code that closely matches the work to be done, you can use this generic job code.
Assignment 000324 If there is no classified job code that closely matches the work to be done, you can use this generic job code.
Secondment-in 000321
Interchange 000313
Part-time Worker 000314
Full-time GIC 000318 (BUD Code 71002)
Part-time GIC 000319 (BUD Code 71002)
Student (SUA) 000300 Student Secondary School (BUD Code 99815)
Student (SUC) 000301 Student FSWEP College (BUD Code 99821)
Student (SUG) 000302 Student Coop College (BUD Code 99825)
Student (SUB) 000303 Student FSWEP University Undgergraduate (BUD Code 99822)
Student (SUF) 000304 Student Coop University Undergraduate (BUD Code 99826)
Student (SUE) 000305 Student FSWEP University Master (BUD Code 99823)
Student (SUH) 000306 Student Coop University Master (BUD Code 99827)
Student (SUD) 000307 Student FSWEP University Doctorate (BUD Code 99824)
Student (SUK) 000308 Student Coop University Doctorate (BUD Code 99828)
Student (SUI) 000309 Student Research Affiliate Program (BUD Code 99814)
Student (SUJ) 000310 Student International Exchange Program (BUD Code 99820)

Required fields when putting someone on a job code (instead of a position)

While several fields in Job Data are populated by default from the Position, this is not the case when using a job code.

When putting someone on a Job Code, the following information will need to be entered in MyGCHR:

  • Department (e.g., 171433 - HR-Compensation & Benefits)
  • Location (e.g., ON-OTT-001 - 240 Sparks Street)
  • Supervisor ID (e.g., Marie Antoinette - Compensation advisor can "look up" the ID number that corresponds with the supervisor in MyGCHR)

What you need to know when adding a GIC to MyGCHR

  • A GIC needs to be on a job code only (no position). Use generic job code 000318 for full-time GIC and job code 000319 for part-time GIC.

  • Use dedicated location codes for GICs, i.e., GIC-ON, GIC-QC. Select the GIC location code that corresponds with the province in which the member works. The location code has a direct impact on tax deductions.

Wait for next day after creating a PRI

Once the PRI has been created, you must wait for the overnight process to run before entering the hire transaction in MyGCHR.

What to do when hiring an employee whose transfer out is not complete

  • Step 1: Use the process Record a Hire for a Pending Transfer In. The transaction will not integrate with Phoenix, but the employee will have access to MyGCHR to perform all functions in Manager Self-Service (if the employee has direct reports), and limited functions in the Employee Self-Service.

  • Step 2: Once the Transfer Out has been completed by the departing organization, use process Complete a Hire for a Pending Transfer In. This transaction will integrate with Phoenix.

Check Phoenix Messages after every transaction in MyGCHR

Compensation advisors must check Phoenix Messages after every transaction. You are responsible to verify that all data entered into Job Data is received and/or loaded successfully into Phoenix.

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