Travailler au SCDATA/Coin des gestionnaires pour l'intégration des nouveaux employés

From wiki
Jump to navigation Jump to search

Liste de vérification du gestionnaire

Une bonne intégration organisationnelle peut être déterminante! Lorsqu’elle est bien appliquée, cette pratique fondamentale en matière de gestion des ressources humaines peut entraîner de nombreux résultats positifs, notamment donner aux employés un sentiment d’appartenance et d’inclusion, ce qui est essentiel pour mobiliser les employés, montrer aux nouveaux employés qu’ils sont réellement valorisés, favoriser la collaboration, contribuer à réduire le stress et à augmenter la productivité, et renforcer le respect du mandat, de la culture et des valeurs de l’organisation.

Dans le cadre du processus d’intégration organisationnelle, le gestionnaire et le superviseur ont le rôle d’encourager et de soutenir les nouveaux employés, de les aider à acquérir les outils, les compétences, les connaissances et l’expérience nécessaires pour qu’ils soient pleinement compétents pendant leur première année au sein de l’organisation et par la suite.

Vous trouverez ci-dessous une liste de vérification qui vous aidera à assurer l’intégration organisationnelle de vos nouveaux employés, de la période précédant leur arrivée jusqu’à la date marquant leur première année de service.

Une fois la lettre d’offre signée


  • Dès que la lettre d’offre est signée, envoyez un courriel de bienvenue à votre nouvel employé (voir le modèle).
  • Confirmez les détails relatifs à l’arrivée du nouvel employé, à savoir l’horaire de travail, y compris les heures de travail, la date de l’entrée en fonction et l’emplacement. Assurez vous de bien vous entendre sur la question de savoir si l’employé travaillera à distance, en personne ou selon un modèle hybride.
  • Vérifiez si l’employé a besoin de mesures d’adaptation du lieu de travail. Si c’est le cas, assurez-vous que les mesures d’adaptation nécessaires soient prises dès que possible. Il suffit d’envoyer un courriel à l’adresse suivante : Facilities-Installations@tribunal.gc.ca.
  • Remplissez le Formulaire d’arrivée dès que la date d’entrée en fonction de l’employé est fixée.
  • Regroupez les documents de référence de base, comme le répertoire téléphonique, l’organigramme, les listes du personnel, les autres listes de personnes-ressources, les directives relatives aux courriels (c.-à-d. bloc-signature) et la description de travail pour le poste qu’occupera votre nouvel employé, et transmettez ces documents à l’employé.
  • Envoyez un courriel à tous les membres de l’équipe et aux principales personnes ressources pour leur annoncer l’arrivée et la date d’entrée en fonction du nouvel employé.
  • Encouragez l’un des membres de l’équipe à assumer le rôle de compagnon d’intégration organisationnelle auprès du nouvel employé afin de répondre à ses questions et de lui fournir du soutien et un encadrement.
  • Cinq jours après la transmission du Formulaire d’arrivée, communiquez avec le service des TI pour vous assurer que le compte de courriel de l’employé a été configuré et que des dispositions ont été prises pour lui fournir un ordinateur portatif, un téléphone cellulaire et d’autres équipements de TI nécessaires. S’il y a des retards, assurez-vous que d’autres dispositions sont prises afin que la première semaine de l’employée soit productive.
  • Vérifiez votre disponibilité et assurez-vous de réserver du temps au nouvel employé, surtout au cours des deux premières semaines.
  • Préparez une tâche intéressante que le nouvel employé commencera au cours de la première semaine.

Première journée

  • Accueillez chaleureusement votre nouvel employé, et si celui-ci a besoin d’avoir accès au lieu de travail, assurez-vous que des dispositions ont été prises pour lui fournir une carte d’identité du SCDATA dès que possible. Il suffit d’envoyer un courriel à l’adresse suivante : AccessCard-Cartedacces@tribunal.gc.ca. (Envoyez un courriel à l’équipe de sécurité, à l’adresse PersSec-SecPers@tribunal.gc.ca, pour obtenir les renseignements les plus récents au sujet de cette étape.)
  • Discutez du plan de déroulement de la journée avec le nouvel employé et désignez les personnes clés qui participeront au processus d’orientation au cours de la première semaine.
  • Si le nouvel employé n’a jamais travaillé au sein de la fonction publique fédérale, assurerez-vous qu’il :
  • Faites le tour du lieu de travail (s’il y a lieu) et présentez le nouvel employé aux membres de l’équipe et aux autres employés de la direction générale, y compris l’adjoint administratif de votre section. Dans un milieu de travail à distance, organisez une réunion sur MS Teams avec les membres de l’équipe pour présenter le nouvel employé. Si l’équipe est grande, divisez-la en petits groupes pour ne pas submerger l’employé d’informations.
  • Présentez l’employé à son compagnon d’intégration organisationnelle, qui l’aidera à s’orienter au sein de l’unité de travail.
  • Réservez du temps pour discuter de l’organigramme du SCDATA et du mandat du tribunal auquel l’employé apporte un appui, ou du mandat de son unité de travail au sein des services internes. Discutez des priorités et des objectifs généraux de l’unité de travail.
  • Discutez des styles de travail privilégiés (p. ex. la communication, les réunions, les questions, la rétroaction) et assurez-vous de bien vous entendre à ce sujet avec le nouvel employé.
  • Confirmez que le nouvel employé a lu et comprend le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et le Code de conduite du SCDATA : Valeurs et éthique, normes de conduite, conflit d’intérêts et après-mandat.


Au cours de la première semaine

  • Présentez le nouvel employé à d’autres personnes-ressources clés qui pourront l’aider à effectuer son travail au quotidien.
  • Prévoyez du temps pour aider l’employé à s’inscrire pour obtenir son fichier maCLÉ.
  • Prévoyez du temps pour discuter en profondeur avec le nouvel employé de son travail, expliquez-lui les principales fonctions et les procédures, et parlez des attentes liées au poste et des objectifs de rendement.
  • Fournissez au nouvel employé les conditions d’emploi dans le format approprié (voir la convention collective applicable).
  • Prévoyez du temps pour aider le nouvel employé à s’inscrire à la formation obligatoire (si ce n’est pas déjà fait). Votre employé devra d'abord créer un compte pour accéder à la plateforme d'apprentissage de l'ÉFPC. Si votre employé se joint au SCDATA d'un autre ministère et a déjà un compte de l'ÉFPC, veuillez vous assurer qu'il met à jour les informations sur le compte pour refléter ce changement.
  • Assurez-vous que le nouvel employé fait partie de la liste des participants pour les réunions d’équipe à venir et des listes diffusion appropriées. Discutez des communautés de pratique du SCDATA et d’autres comités ou réseaux pertinents avec le nouvel employé.
  • Aidez le nouvel employé à créer des comptes en ligne, au besoin (p. ex. GCconnex, GCpédia).


By the end of the first month

  • Check that your new employee has been paid.
  • Observe your new employee's integration into the team. Identify positive dynamics and behaviours in your unit and address challenges as appropriate if any exist.
  • Discuss the Performance Management Program, including the development of SMART work objectives, expected competencies as well as learning and development plans. Remember to "claim" your employee in the myEmployees application, found on the top right of the TBS Applications Portal (TAP) page.
  • Discuss Career and Talent Management with your new employee.
  • Discuss preferred working styles (e.g., communication, meetings, questions, feedback, etc.) and establish a shared understanding with your new employee.
  • Follow-up to ensure that your new employee has registered for and begun completing mandatory training.
  • Create a safe space by communicating expectations (adherence to the Code of Values and Ethics), and that you as a manager are willing and available to discuss ethical dilemmas with your staff.
  • Continue to introduce your new employee to key colleagues needed to perform everyday tasks.

Three, six months

  • Set monthly meetings, if needed, to discuss various topics.
  • Around the three-month period, informally check on how your employee is acclimatizing to the new work environment. Be specific to gain valuable insight, such as, "How do you feel in your position after three months? Do you have any questions/challenges? How is your workload?" etc.
  • Discuss performance regularly and share your views on how your employee is integrating with the team and how they are progressing as it relates to their new work functions.
  • Follow up to ensure that your new employee has registered for or completed mandatory training courses and discuss the application of learning in the workplace. Also discuss other learning activities that may support your employee's learning needs.
  • Highlight any concerns you may have with your employee and intervene as necessary.
  • (For employees new to the federal public service) If there are issues that may affect a successful completion of the employee's probation period, contact Labour Relations at LR_ATSSC-RL_SCDATA@tribunal.gc.ca for advice and guidance as soon as possible to ensure appropriate steps are taken.



Year one

  • Conduct a year-end performance assessment based on established work objectives.
  • If your employee has succeeded, indicate in writing that they have successfully completed the probationary period, (applicable to employees new to the federal public service).
  • Discuss with your employee their overall impressions of the workplace. Ask questions such as:
    • Is the job what you expected?
    • Are you getting all the information, tools and support you need to do your job?
    • Do you feel included and part of your team?
    • Do you feel recognized for your contributions?
    • Have you noticed anything on which we can improve?
  • Congratulate your employee on their first year in the federal public service and/or at the ATSSC!



Retrieved from "https://wiki.gccollab.ca/index.php?title=Travailler_au_SCDATA/Coin_des_gestionnaires_pour_l%27intégration_des_nouveaux_employés&oldid=65927"