Important: The GCConnex decommission will not affect GCCollab or GCWiki. Thank you and happy collaborating!
Travailler au SCDATA/Coin des gestionnaires pour l'intégration des nouveaux employés
From wiki
Jump to navigation
Jump to search
Liste de vérification du gestionnaire
Une bonne intégration organisationnelle peut être déterminante! Lorsqu’elle est bien appliquée, cette pratique fondamentale en matière de gestion des ressources humaines peut entraîner de nombreux résultats positifs, notamment donner aux employés un sentiment d’appartenance et d’inclusion, ce qui est essentiel pour mobiliser les employés, montrer aux nouveaux employés qu’ils sont réellement valorisés, favoriser la collaboration, contribuer à réduire le stress et à augmenter la productivité, et renforcer le respect du mandat, de la culture et des valeurs de l’organisation.
Dans le cadre du processus d’intégration organisationnelle, le gestionnaire et le superviseur ont le rôle d’encourager et de soutenir les nouveaux employés, de les aider à acquérir les outils, les compétences, les connaissances et l’expérience nécessaires pour qu’ils soient pleinement compétents pendant leur première année au sein de l’organisation et par la suite.
Vous trouverez ci-dessous une liste de vérification qui vous aidera à assurer l’intégration organisationnelle de vos nouveaux employés, de la période précédant leur arrivée jusqu’à la date marquant leur première année de service.
✔Une fois la lettre d’offre signée
Expand
- Dès que la lettre d’offre est signée, envoyez un courriel de bienvenue à la personne nouvellement embauchée (voir le modèle).
- Confirmez les détails relatifs à l’arrivée de la personne nouvellement embauchée (p. ex. la date d’entrée en fonction, l'horaire de travail, y compris les heures de travail et le lieu de travail) et assurez-vous qu'elle accepte les modalités de travail.
- Vérifiez si la personne nouvellement embauchée a besoin de mesures d’adaptation pour effectuer son travail. Si c’est le cas, proposez-lui de remplir le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada.
- Si la personne a besoin de mesures d’adaptation, assurez-vous que les mesures d'adaptation nécessaires sont mises en place dès que possible. Il suffit d’envoyer un courriel à l’adresse suivante : Facilities-Installations@tribunal.gc.ca.
- Encouragez votre nouveau membre de l'équipe à partager ses pronoms et demandez-lui s’il souhaite qu’ils soient ajoutés à son nom dans Outlook et MS Teams ; faites-lui savoir que même si nous encourageons tout le personnel à le faire, ce n’est pas obligatoire.
- Remplissez le Formulaire d’arrivée dès que la date d’entrée en fonction de la personne a été fixée.
- Transmettez les documents suivants au nouveau membre du personnel :
- répertoire téléphonique de l'équipe;
- organigramme avec les titres de fonction;
- listes du personnel et autres listes de personnes-ressources;
- directives relatives aux courriels (p. ex. comment créer un bloc-signature); et
- description de poste (s'il y a lieu)
- Envoyez un courriel à tous les membres de l’équipe et aux principales personnes-ressources pour leur annoncer l’arrivée et la date d’entrée en fonction de la personne embauchée.
- Encouragez une personne de votre équipe à assumer le rôle de partenaire d’intégration organisationnelle auprès de la personne nouvellement embauchée (pour répondre à ses questions et de lui fournir du soutien et un encadrement).
- Cinq jours après la transmission du Formulaire d’arrivée de la nouvelle personne, communiquez avec le service des technologies de l'information (TI) pour vous assurer que les mesures suivantes ont été prises :
- le nouveau compte de messagerie du nouveau membre du personnel a été créer;
- des dispositions ont été prises pour fournir à la personne un ordinateur portable et tout autre équipement de TI nécessaire;
- des dispositions additionnelles ont été prises en cas de retard pour garantir que la première semaine du nouveau membre soit productive
- Vérifiez votre disponibilité et assurez-vous de réserver du temps à la personne nouvellement embauchée, surtout au cours des deux premières semaines.
- Préparez une tâche intéressante que le nouveau membre de votre équipe commencera au cours de la première semaine.
✔Première journée
Expand
- Accueillez chaleureusement la personne nouvellement embauchée.
- Assurez-vous que des dispositions ont été prises pour lui fournir une carte d’identité avec photo du SCDATA ainsi que la carte d'accès à l'immeuble (envoyez un courriel à la sécurité à l'adresse suivante :AccessCard-Cartedacces@tribunal.gc.ca si vous avez des questions).
- Discutez du plan de déroulement de la journée avec le nouveau membre du personnel.
- Désignez les personnes clés qui participeront au processus d’orientation au cours de la première semaine.
- Si la personne est nouvellement embauchée au sein de la fonction publique fédérale, assurerez-vous qu’elle :
- a signé le serment ou affirmation solennelle;
- a obtenu le lien vers le site GCwiki : Travailler au SCDATA;
- Faites le tour du lieu de travail (s’il y a lieu) et présentez la personne aux membres de l’équipe et aux autres membres du personnel de l'unité qui sont sur place, y compris la personne responsable du soutien administratif de votre unité :
- Organisez une réunion sur MS Teams avec les membres de l’équipe qui travaillent à distance;
- Si l’équipe est grande, divisez-la en petits groupes pour ne pas submerger la nouvelle personne.
- Présentez la personne nouvellement embauchée à son partenaire d’intégration organisationnelle.
- Réservez du temps pour discuter :
- de l’organigramme du SCDATA et du mandat des tribunaux auxquels le nouveau membre du personnel apporte un appui ou de son unité de services internes;
- des priorités et des objectifs généraux de l’unité;
- des styles de travail privilégiés (p. ex. la communication, les réunions, les questions, la rétroaction) et assurez-vous de bien vous entendre à ce sujet avec la personne nouvellement embauchée.
- Confirmez que le nouveau membre du personnel a lu et comprend ce qui suit :
✔Au cours de la première semaine
Expand
- Présentez la personne nouvellement embauchée à des personnes-ressources clés qui pourront l’aider à effectuer son travail quotidien.
- Aidez la personne à :
- Discutez du poste plus en détails, expliquez les principales fonctions et les procédures, et parlez des attentes liées au poste et des objectifs de rendement.
- Remettez au nouveau membre du personnel les conditions d’emploi dans le format approprié (voir la convention collective applicable).
- Aidez la personne (ou demandez à la personne partenaire d'intégration de l'aider) à s'inscrire à toute formation obligatoire qu'il ou elle n'a pas déjà suivie :
- montrez-lui comment accéder à la plateforme d'apprentissage de l'École de la fonction publique (EFPC) et créer un compte;
- si la personne arrive d'un autre ministère et a déjà un compte de l'EFPC, veillez à ce qu'elle mette à jour le champ « organisation actuelle » des informations sur le compte;
- demandez à l'équipe de formation, à l'adresse Training-Formation@tribunal.gc.ca, si le nouveau membre du personnel a déja suivi l'une des formation obligatoires.
- Veillez à ce que le nouveau membre de l'équipe remplisse un accord de télétravail dans le Portail des applications du SCT (PAS) à l'aide de l'application MesRégimesDeTravail. Pour y accéder, il aura besoin de sa maCLÉ.
- Donnez-lui les liens vers les Lignes directrices sur le télétravail du SCDATA et la page intranet sur le travail hybride au SCDATA pour de plus amples renseignements.
- Assurez-vous que le nouveau membre du personnel soit ajouté à la liste d'invitations du calendrier des réunions d’équipe et de l'ensemble du personnel régulièrement programmées, ainsi qu'aux listes de diffusion de courriels appropriées.
- Informez la personne de l'existence des communautés de pratique du SCDATA et d’autres comités ou réseaux pertinents.
✔Au cours du premier mois
Expand
- Vérifiez que la personne nouvellement embauchée a bien été rémunérée.
- Soutenez la personne embauchée en vérifiant chaque semaine si elle va bien, si elle a tout ce dont elle a besoin ou si elle a des questions ou des préoccupations.
- Observez si la personne nouvellement embauchée s'intègre bien dans l’équipe.
- Notez les dynamiques et les comportements positifs.
- S'il y a des difficultés, réglez-les.
- Créez un espace sûr en communiquant les attentes (p. ex. respect du Code de valeurs et d’éthique du secteur public) et indiquez clairement que vous êtes en mesure de discuter des dilemmes éthiques avec votre personnel et que vous êtes disponible.
- Discutez avec le nouveau membre de votre équipe de ses objectifs de travail, des attentes relatives aux compétences et à l’apprentissage, et des besoins en matière de perfectionnement, et expliquez-lui le programme de gestion du rendement.
- N’oubliez pas de « réclamer » la personne dans l’application mesEmployés, qui se trouve dans le coin supérieur droit de la page du portail des applications du SCT (PAS).
- Vérifiez que la personne nouvellement embauchée s'est inscrite à une formation obligatoire et a commencé à travailler.
- Continuez de présenter le nouveau membre de votre équipe auprès des collègues clés qui peuvent l'aider dans ses tâches quotidiennes.
- S’il est possible et approprié de le faire, invitez la personne nouvellement embauchée aux réunions à titre d’observatrice, afin de l’aider à mieux comprendre la culture du SCDATA.
✔À trois et six mois
Expand
- Planifiez des réunions régulières, au besoin, afin de discuter de différents sujets, avec le nouveau membre du personnel, y compris l’avancement des dossiers de travail, l’intégration et le niveau de confort.
- Vers le troisième mois, vérifiez de façon informelle si la personne nouvellement embauchée s'adapte à son nouvel environnement de travail en lui posant des questions précises, telles que :
- Comment vous sentez-vous après trois mois ?
- Avez-vous des questions ?
- Éprouvez-vous des difficultés ?
- Comment trouvez-vous votre charge de travail ?
- Discutez régulièrement du rendement et donnez votre point de vue sur l’intégration de la personne nouvellement embauchée au sein de l’équipe et sur ses progrès dans ses nouvelles fonctions de travail.
- Remarque : Il faut généralement environ six mois pour qu'une personne soit pleinement intégrée et efficace dans un nouveau poste; dans un environnement de travail à distance, cela peut prendre un peu plus de temps.
- Vérifiez que la personne nouvellement embauchée soit inscrite à des cours de formation obligatoire ou les a terminés, et discutez de l’application des connaissances acquises dans le milieu de travail.
- Parlez-lui d’autres activités d’apprentissage qui peuvent répondre à ses besoins en matière d’apprentissage.
- Faites part de toute préoccupation que vous pourriez avoir au sujet du nouveau membre de votre équipe et intervenez au besoin.
- (Pour les nouvelles personnes au sein de la fonction publique fédérale) S’il y a des problèmes qui pourraient empêcher la personne de réussir sa période de stage, communiquez avec le groupe des Relations de travail, à l’adresse LabourRelations_RelationsTravail@tribunal.gc.ca pour obtenir des conseils et une orientation le plus tôt possible afin que des mesures appropriées soient prises.
✔Première année
Expand
- Donnez régulièrement une rétroaction informelle, discutez de l’apprentissage et du perfectionnement, et continuez de suivre le cycle de gestion du rendement en gardant à l’esprit qu’il se peut que les choses soient décalées au cours de la première année.
- Remarque : Le membre du personnel doit avoir travaillé pendant la moitié de la période de stage avant que vous puissiez évaluer officiellement son rendement.
- Évaluation de mi-exercice : Le membre de votre équipe doit avoir travaillé trois mois entre avril et octobre.
- Évaluation de fin d’exercice : Le membre de votre équipe doit avoir travaillé six mois entre avril et mars.
- (Pour les nouvelles personnes au sein de la fonction publique fédérale) Après une année complète, n’oubliez pas d’inscrire dans l’application Gestion du rendement que le membre de votre équipe a terminé avec succès sa période de stage.
- Discutez de la gestion de carrière et des talents avec le membre du personnel.
- Discuter avec le membre de votre équipe de ses impressions générales du milieu de travail en lui posant des questions telles que :
- Le travail répond-il à vos attentes ?
- Recevez-vous tous les renseignements, les outils et le soutien dont vous avez besoin pour faire votre travail ?
- Avez-vous l’impression de faire partie de l’équipe ?
- Avez-vous le sentiment que votre contribution est reconnue ?
- Avez-vous constaté des éléments sur lesquels nous pouvons nous améliorer ?
- Félicitez le nouveau membre de votre équipe pour sa première année au sein de la fonction publique fédérale ou du SCDATA !
