Travailler au SCDATA/Coin des gestionnaires pour l'intégration des nouveaux employés

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Liste de vérification du gestionnaire

Une bonne intégration organisationnelle peut être déterminante! Lorsqu’elle est bien appliquée, cette pratique fondamentale en matière de gestion des ressources humaines peut entraîner de nombreux résultats positifs, notamment donner aux employés un sentiment d’appartenance et d’inclusion, ce qui est essentiel pour mobiliser les employés, montrer aux nouveaux employés qu’ils sont réellement valorisés, favoriser la collaboration, contribuer à réduire le stress et à augmenter la productivité, et renforcer le respect du mandat, de la culture et des valeurs de l’organisation.

Dans le cadre du processus d’intégration organisationnelle, le gestionnaire et le superviseur ont le rôle d’encourager et de soutenir les nouveaux employés, de les aider à acquérir les outils, les compétences, les connaissances et l’expérience nécessaires pour qu’ils soient pleinement compétents pendant leur première année au sein de l’organisation et par la suite.

Vous trouverez ci-dessous une liste de vérification qui vous aidera à assurer l’intégration organisationnelle de vos nouveaux employés, de la période précédant leur arrivée jusqu’à la date marquant leur première année de service.

Une fois la lettre d’offre signée


  • Dès que la lettre d’offre est signée, envoyez un courriel de bienvenue à votre nouvel employé (voir le modèle).
  • Confirmez les détails relatifs à l’arrivée du nouvel employé, à savoir l’horaire de travail, y compris les heures de travail, la date de l’entrée en fonction et l’emplacement. Assurez vous de bien vous entendre sur la question de savoir si l’employé travaillera à distance, en personne ou selon un modèle hybride.
  • Vérifiez si l’employé a besoin de mesures d’adaptation du lieu de travail. Si c’est le cas, assurez-vous que les mesures d’adaptation nécessaires soient prises dès que possible. Il suffit d’envoyer un courriel à l’adresse suivante : Facilities-Installations@tribunal.gc.ca.
  • Remplissez le Formulaire d’arrivée dès que la date d’entrée en fonction de l’employé est fixée.
  • Regroupez les documents de référence de base, comme le répertoire téléphonique, l’organigramme, les listes du personnel, les autres listes de personnes-ressources, les directives relatives aux courriels (c.-à-d. bloc-signature) et la description de travail pour le poste qu’occupera votre nouvel employé, et transmettez ces documents à l’employé.
  • Envoyez un courriel à tous les membres de l’équipe et aux principales personnes ressources pour leur annoncer l’arrivée et la date d’entrée en fonction du nouvel employé.
  • Encouragez l’un des membres de l’équipe à assumer le rôle de « compagnon » d’orientation et d’intégration organisationnelle auprès du nouvel employé afin de répondre à ses questions et de lui fournir du soutien et un encadrement.
  • Cinq jours après la transmission du Formulaire d’arrivée, communiquez avec le service des TI pour vous assurer que le compte de courriel de l’employé a été configuré et que des dispositions ont été prises pour lui fournir un ordinateur portatif, un téléphone cellulaire et d’autres équipements de TI nécessaires. S’il y a des retards, assurez-vous que d’autres dispositions sont prises afin que la première semaine de l’employée soit productive.
  • Vérifiez votre disponibilité et assurez-vous de réserver du temps au nouvel employé, surtout au cours des deux premières semaines.
  • Préparez une tâche intéressante que le nouvel employé commencera au cours de la première semaine.

First day

  • Greet your new employee with a warm welcome and in the case where your employee requires access to the workplace, ensure that arrangements have been made to issue an ATSSC ID card as soon as possible by sending an email to AccessCard-Cartedacces@tribunal.gc.ca. (Email the Security Team at PersSec-SecPers@tribunal.gc.ca for the latest details on this step).
  • Discuss the plan for the day with your new employee while identifying key people who will assist in the orientation process during the first week.
  • If your new employee is new to the federal public service, ensure that they:
    • has signed the oath or solemn affirmation
    • has been provided the link to the Onboarding Wiki site
    • has been encouraged to read the publication How Canadians Govern Themselves by Eugene A. Forsey
  • Tour the workplace (if applicable) and introduce your new employee to team members and extended branch personnel, including your section's administrative assistant. In a remote work setting, set up a MS Teams meeting with members of the team to introduce your new employee.
  • Introduce your new employee to their onboarding and orientation "Buddy" colleague who will assist in the orientation of the work unit.
  • Set time aside to discuss the ATSSC's organizational chart and the mandate of the tribunal you support, or the mandate of your work unit within Internal Services. Discuss overall priorities and objectives of your work unit.
  • Confirm that your new employee has read and understood the Values and Ethics Code for the Public Sector, and the ATSSC Code of Conduct: Values and Ethics, Standards of Conduct, and Conflict of Interest and Post Employment.


During the first week

  • Introduce your new employee to other key contacts who can assist the new employee in everyday work.
  • Set time aside to help the employee with the registration of myKEY.
  • Allocate time to discuss the new employee's job in more detail, explain key duties and procedures, and discuss job expectations/performance objectives.
  • Provide your new employee with the terms and conditions applicable to their employment in the relevant format (see applicable collective agreement).
  • Set time aside (or delegate to the orientation Buddy) to help your new employee register for mandatory training (if not already done), by first creating or updating a GCcampus account.
  • Ensure your new employee is included in upcoming team and all-staff meetings and added to relevant email distribution lists. Discuss the ATSSC Communities of Practice and other relevant committees and/or networks with your new employee.
  • Assist your new employee in creating online accounts, as required (e.g., GCconnex, GCpedia).


By the end of the first month

  • Check that your new employee has been paid.
  • Observe your new employee's integration into the team. Identify positive dynamics and behaviours in your unit and address challenges as appropriate if any exist.
  • Discuss the Performance Management Program, including the development of SMART work objectives, expected competencies as well as learning and development plans. Remember to "claim" your employee in the myEmployees application, found on the top right of the TBS Applications Portal (TAP) page.
  • Discuss Career and Talent Management with your new employee.
  • Discuss preferred working styles (e.g., communication, meetings, questions, feedback, etc.) and establish a shared understanding with your new employee.
  • Follow-up to ensure that your new employee has registered for and begun completing mandatory training.
  • Create a safe space by communicating expectations (adherence to the Code of Values and Ethics), and that you as a manager are willing and available to discuss ethical dilemmas with your staff.
  • Continue to introduce your new employee to key colleagues needed to perform everyday tasks.

Three, six months

  • Set monthly meetings, if needed, to discuss various topics.
  • Around the three-month period, informally check on how your employee is acclimatizing to the new work environment. Be specific to gain valuable insight, such as, "How do you feel in your position after three months? Do you have any questions/challenges? How is your workload?" etc.
  • Discuss performance regularly and share your views on how your employee is integrating with the team and how they are progressing as it relates to their new work functions.
  • Follow up to ensure that your new employee has registered for or completed mandatory training courses and discuss the application of learning in the workplace. Also discuss other learning activities that may support your employee's learning needs.
  • Highlight any concerns you may have with your employee and intervene as necessary.
  • (For employees new to the federal public service) If there are issues that may affect a successful completion of the employee's probation period, contact Labour Relations at LR_ATSSC-RL_SCDATA@tribunal.gc.ca for advice and guidance as soon as possible to ensure appropriate steps are taken.



Year one

  • Conduct a year-end performance assessment based on established work objectives.
  • If your employee has succeeded, indicate in writing that they have successfully completed the probationary period, (applicable to employees new to the federal public service).
  • Discuss with your employee their overall impressions of the workplace. Ask questions such as:
    • Is the job what you expected?
    • Are you getting all the information, tools and support you need to do your job?
    • Do you feel included and part of your team?
    • Do you feel recognized for your contributions?
    • Have you noticed anything on which we can improve?
  • Congratulate your employee on their first year in the federal public service and/or at the ATSSC!



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