PFAN - Rules for contribution

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General Rules for Contributions

  1. The file contains descriptions of persons, families, corporate bodies, geographical entities, works and expressions.
  2. Participating libraries contribute to the file by establishing authorities generated in the course of their cataloguing activities. However, participating libraries are not obligated to establish an authority record for each access point included in a bibliographic record nor all the authority records related to a particular access point except in the following cases:


  1. Toutes les collectivités qui font partie d'une hiérarchie établie; par exemple, si on établit un point d'accès pour une collectivité qui figure en sous-vedette d'une collectivité supérieure, il faut aussi établir l'autorité pour la collectivité supérieure si celle-ci n'est pas déjà présente dans le fichier d'autorité.
  2. Toutes les collectivités mentionnées dans les renvois; par exemple, si une collectivité est mise en vedette à son propre nom et qu'elle figure dans un renvoi en sous-vedette d'une collectivité supérieure, celle-ci doit également être représentée dans le fichier d'autorité; cela peut signifier que la bibliothèque devra créer une autorité de nom supplémentaire, en plus de celle dont elle a besoin dans son catalogue.
  3. Tous les noms de personnes et de collectivités utilisés dans les renvois Voir aussi (5XX); par exemple, lorsqu'elle établit un nom pour un auteur qui utilise un pseudonyme ou pour une collectivité antérieure ou postérieure représentant un changement de nom, la bibliothèque doit relier les points d'accès au moyen de renvois Voir aussi. Dans le but d'éviter des renvois impasses, les participants doivent s'assurer que le point d'accès correspondant a été établi.
  4. Tous les points d'accès sous lesquels les titres uniformes sont enregistrés; par exemple, si on crée une autorité pour le titre collectif conventionnel Œuvre pour un auteur qui n'est pas établi dans le fichier d'autorité, une notice d'autorité pour cet auteur doit aussi être créée.
  5. Bien que les bibliothèques participantes n'aient pas d'obligation de créer des notices d'autorité de titre uniforme, si une telle autorité est créée, tous les éléments pertinents doivent être présents dans le fichier d'autorité.
  2. Le fichier ne contient pas de doublons. Les bibliothèques participantes doivent s’assurer qu’une notice d’autorité n’existe pas déjà avant d’en créer une nouvelle. Par conséquent, les bibliothèques participantes doivent mettre à jour une notice autorité existante plutôt que d’en créer une nouvelle lorsqu’elles veulent ajouter des renseignements supplémentaires sur l’entité représentée par la notice (par exemple, une date de naissance).
  3. Lorsqu’une autorité dont le codage n’indique pas qu’elle est conforme à RDA (008/10 (Règles de catalogage descriptif) avec valeur autre que z et pas de 040 $e « rda ») est révisée, les points d’accès qu’elle comporte doivent être révisés si nécessaire pour être conformes à RDA et le codage des zones 008 et 040 modifié en conséquence.
  4. Les autorités doivent être formulées en MARC 21 selon RDA et en suivant les options indiquées dans les LC-PCC PS, les énoncés de politique de BAC-BAnQ et les politiques mises en place par le Comité des normes.
  5. Une notice d'autorité de nom doit contenir les éléments de base suivants :
  1. le point d'accès autorisé (zone MARC 1XX);
  2. les sources servant à justifier le point d’accès autorisé, y compris les ajouts faisant partie du point d'accès autorisé, les variantes de point d'accès et certains éléments d’identification (zone MARC 670);
  3. le cas échéant, tout point d’accès associé servant à exprimer des relations (zones MARC 5XX) ou à enregistrer des variantes de forme (zones MARC 4XX);
  4. des données de contrôle et la désignation du contenu afin d’identifier correctement et de manipuler les données.

Une notice d’autorité peut également comprendre :

  1. des informations supplémentaires, enregistrées dans des zones fixes (008) et dans des zones de note de la notice d'autorité (zones MARC 667, 675 ou 678);
  2. des zone MARC facultatives telles que les zones 046 et 3XX;
  3. des points d’accès équivalents dans les zones de liaison MARC 7XX.

Sources:

Dernière mise à jour : 23 mai 2019

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Mandatory MARC Fields

MARC Field Note
Leader Supplied by WMS
003 Supplied by WMS
008 Code completely
016
040 Supplied by WMS
046 $f $g Supply the birth date (9.3.2) and death date (9.3.3.) if they are known but not included in the authorized access point
1XX
368 $c Supply another designation associated with a person (9.6) when it is not included in the authorized access point for:
  • a person named in a sacred text or in an apocryphal book
  • a fictitious or legendary person
  • a real non-human entity.
4XX Supply if necessary.
500 Supply for different identities.
510 Supply for sequential relationships between corporate bodies other than conferences, only to immediately preceeding or succeeding entities (establish relationships between conferences only in records for authorized collective access points)
663 Supply for individuals that have three different identities or more
667 Supply for certain situations explained in Name Authority Manual, 667 and in other guidelines
670 Supply to cite the catalogued resource and to justify the authorized access point, including additions that are part of the authorized access point, variant access points and certain identification elements
675 Supply to cite the catalogued resource when the resource does not supply any information

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Fundamental RDA Elements PFAN

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