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→Ensemble des documents d’information à l’intention d’un nouveau ministre ou administrateur général
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'''Q6: Aux articles 74 et 88, qu'entend-on par « l'ensemble des documents d'information » ?'''
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Les articles 74 a) et 88 a) de la LAI exigent, dans les 120 jours suivant la nomination, la publication proactive de l’ensemble des documents d’information préparés par une institution pour le ministre ou l’administrateur général en vue de l’exercice de leur charge.
En prévision de la nomination d’un ministre ou d’un administrateur général, il est pratique courante pour le ministère de préparer un premier ensemble général de documents d’information pour les aider à exercer leur charge. L’exigence de publication proactive vise à accroître l’ouverture du gouvernement en rendant public ce premier ensemble général de documents d’information en le publiant en ligne.
Bien que ce premier ensemble soit habituellement diffusé le jour de la nomination, il est possible qu’il soit diffusé pendant plusieurs jours.
Seul le premier ensemble préparé par une institution pour permettre au ministre ou à l’administrateur général d’assumer ses nouvelles responsabilités peut faire l’objet d’une publication proactive. Il est entendu que, dans le cadre de la séance d’information à l’intention d’un nouveau ministre ou administrateur général, de nouveaux documents pourraient être demandés ensuite par le ministre ou administrateur général dès qu’il connaît mieux les dossiers. Cette séance d’information secondaire ne serait pas assujettie à l’exigence de publication proactive. De plus, la séance d’information de base pourrait être suivie de séances d’information plus détaillées portant sur des dossiers particuliers qui ne seraient pas assujetties à l’exigence de publication proactive.
Souvenez-vous que la publication proactive n’exige pas la publication de renseignements qui ne seraient pas communiqués à bon droit en réponse à une demande d’accès à l’information, notamment les renseignements personnels, les documents confidentiels du Cabinet et les renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat. Les institutions doivent garder à l’esprit que les documents qui ont fait l’objet d’une publication proactive peuvent encore être demandés dans le cadre du système axé sur les demandes.
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