Difference between revisions of "GC Enterprise Architecture/Board/When to come"

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<b> NOTE: PLEASE BRING YOUR TECHNICAL RESOURCES INTO THIS EA REVIEW MEETING </b>
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<b> NOTE: PLEASE BRING YOUR TECHNICAL RESOURCES INTO THE EXTENDED EA REVIEW MEETING, AS PREPARATION FOR THE GC EARB </b>
 
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== '''Qu’est-ce que je fais en Premier?''' ==
 
== '''Qu’est-ce que je fais en Premier?''' ==
  
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=== Étape 1 ===
 
=== Étape 1 ===
 
'''Auto-évaluation''' contre le de votre initiative contre les « Critères » dans le <u>[https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=32601 Directive sur les Services et le Numérique]</u> pour déterminer si l’initiative devrait être présentée au CEAI GC.
 
'''Auto-évaluation''' contre le de votre initiative contre les « Critères » dans le <u>[https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=32601 Directive sur les Services et le Numérique]</u> pour déterminer si l’initiative devrait être présentée au CEAI GC.
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::<b>4.1.1.2.3</b> Qui nécessitent une exception en vertu de la présente directive ou d’autres directives en vertu de la politique;
 
::<b>4.1.1.2.3</b> Qui nécessitent une exception en vertu de la présente directive ou d’autres directives en vertu de la politique;
  
::<b>4.1.1.2.4</b> Qui sont classés au niveau B protégé ou inférieur à l’aide d’un modèle de déploiement autre que le cloud public pour l’hébergement d’applications (y compris l’infrastructure), le déploiement d’applications ou le développement d’applications; ou
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::<b>4.1.1.2.4</b> Qui sont classés au niveau B protégé ou inférieur à l’aide d’un modèle de déploiement <b>autre que</b> le cloud public pour l’hébergement d’applications (y compris l’infrastructure), le déploiement d’applications ou le développement d’applications; ou
  
 
::<b>4.1.1.2.5</b> Selon les directives du DPI du Canada.
 
::<b>4.1.1.2.5</b> Selon les directives du DPI du Canada.
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Si l’investissement répond à au moins un des critères ci-dessus, le ministère doit présenter la proposition au CEAI GC.
 
Si l’investissement répond à au moins un des critères ci-dessus, le ministère doit présenter la proposition au CEAI GC.
  
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=== Étape 2 ===
 
=== Étape 2 ===
 
a. Si '''REQUIS''' à venir : '''Compléter''' une ébauche de la <b>[[Media:2020-12-15-GC_EARB_Presenter_GENERAL.pptx|Modèle de présentateur CEAI GC]] ([[Media:2021-03-11_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|French Presenter Template]])</b> et envoyez la présentation au [Mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca L’équipe d’AI du SCT] (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
 
a. Si '''REQUIS''' à venir : '''Compléter''' une ébauche de la <b>[[Media:2020-12-15-GC_EARB_Presenter_GENERAL.pptx|Modèle de présentateur CEAI GC]] ([[Media:2021-03-11_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|French Presenter Template]])</b> et envoyez la présentation au [Mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca L’équipe d’AI du SCT] (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
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[Mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca L’équipe d’AI du SCT] (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
 
[Mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca L’équipe d’AI du SCT] (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
  
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== '''Choses à Noter''' ==
 
== '''Choses à Noter''' ==
 
Assurez-vous que toutes les propositions soumises pour examen au CEAI GC ont d’abord été évaluées par votre '''CEAM''' (Comité d’examen de l’architecture ministérielle) lorsque l’un d’entre eux a été établi comme décrit dans le [https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=32601 <u>Directive sur les Services et le Numérique</u>].  
 
Assurez-vous que toutes les propositions soumises pour examen au CEAI GC ont d’abord été évaluées par votre '''CEAM''' (Comité d’examen de l’architecture ministérielle) lorsque l’un d’entre eux a été établi comme décrit dans le [https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=32601 <u>Directive sur les Services et le Numérique</u>].  
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Assurez-vous que les initiatives de votre ministère sont évaluées par rapport et et s’aligner sur les exigences énoncées dans  <u>[[GC_Enterprise_Architecture/Framework|le Cadre d’Architecture d’Intégée]]</u>
 
Assurez-vous que les initiatives de votre ministère sont évaluées par rapport et et s’aligner sur les exigences énoncées dans  <u>[[GC_Enterprise_Architecture/Framework|le Cadre d’Architecture d’Intégée]]</u>
  
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== Comment vous y prenez-vous pour Participer au Programme? ==
 
== Comment vous y prenez-vous pour Participer au Programme? ==
  
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* l'Architecture d’intégrée du GC communiquera avec vous pour examiner et effectuer une évaluation initiale.
 
* l'Architecture d’intégrée du GC communiquera avec vous pour examiner et effectuer une évaluation initiale.
  
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== Alignement Architectural ==
 
== Alignement Architectural ==
  
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* Ce résumé de l’AI est communiqué aux personnes-ressources ministérielles, aux coprésidents du CEAI GC avant la réunion et est présenté sous forme de diapositive sommaire par l’AI du SCT lors de la présentation du CEAI GC.
 
* Ce résumé de l’AI est communiqué aux personnes-ressources ministérielles, aux coprésidents du CEAI GC avant la réunion et est présenté sous forme de diapositive sommaire par l’AI du SCT lors de la présentation du CEAI GC.
  
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== Logistique des Réunions – Comment ça Marche ==
 
== Logistique des Réunions – Comment ça Marche ==
  
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=== Minimum 2-3 semaines à l’avance, idéalement 4-6 semaines à l’avance ===
 
=== Minimum 2-3 semaines à l’avance, idéalement 4-6 semaines à l’avance ===
  
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* Une réunion avec les PME et le département est organisée pour la rétroaction et l’examen
 
* Une réunion avec les PME et le département est organisée pour la rétroaction et l’examen
  
=== 1 semaine à l’avance ===
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<b> AVERTIR: VEUILLEZ AMMENER VOTRE RESSOURCE TECHNIQUE À LA REUNION AVEC LES ÉQUIPES D'AI EXTENUÉE COMME UNE PREPARATION POUR LE CEAI GC </b>
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=== 1 semaine à l’avance..... ===
  
 
* '''Lundi (fin de journée) : Le projet de pont en anglais pour le pré-brief du co-président est dû'''
 
* '''Lundi (fin de journée) : Le projet de pont en anglais pour le pré-brief du co-président est dû'''
 
* Jeudi : Le pré-briefing du coprésident aura lieu et toute rétroaction finale de leur part sera partagée
 
* Jeudi : Le pré-briefing du coprésident aura lieu et toute rétroaction finale de leur part sera partagée
  
=== Semaine du CEAI ===
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=== Semaine du CEAI .... ===
  
 
* '''Lundi (fin de journée) : Le matériel de présentation FINAL (Français et en anglais) est dû'''
 
* '''Lundi (fin de journée) : Le matériel de présentation FINAL (Français et en anglais) est dû'''
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* Les trousses sont préparées et distribuées aux membres du CEAI GC pour examen avant la réunion prévue.
 
* Les trousses sont préparées et distribuées aux membres du CEAI GC pour examen avant la réunion prévue.
  
=== Jour de ===
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=== Jour de.... ===
  
 
* Les documents de la réunion sont affichés sur la [https://gcconnex.gc.ca/groups/profile/29755185/gc-enterprise-architecture-review-board-comite-dexamen-de-larchitecture-integree-du-gc-comite-dexamen-de-larchitecture-dentreprise-du-gc?language=fr site de CEAI GC GCconnex].
 
* Les documents de la réunion sont affichés sur la [https://gcconnex.gc.ca/groups/profile/29755185/gc-enterprise-architecture-review-board-comite-dexamen-de-larchitecture-integree-du-gc-comite-dexamen-de-larchitecture-dentreprise-du-gc?language=fr site de CEAI GC GCconnex].

Revision as of 11:56, 29 November 2022

What do I do first?[edit | edit source]


Step 1[edit | edit source]

Self-assess your initiative against the "Criteria" in the  Directive on Service and Digital to determine if the initiative should be presenting to the GC EARB.

You can also check here who (which departments) needs to come as per policy.


For reference, please find snippets of the 'Criteria' from the Directive on Service and Digital below:

Section 4.1.1 the departmental Chief Information Officer (CIO) is responsible for:

4.1.1.2 Submitting to the Government of Canada enterprise architecture review board proposals concerned with the design, development, installation and implementation of digital initiatives:
4.1.1.2.1 Where the department is willing to invest a minimum of the following amounts to address the problem or take advantage of the opportunity:
4.1.1.2.1.1 $2.5  million dollars for departments that do not have an approved Organizational Project Management Capacity Class or that have an approved Organizational Project Management Capacity Class of 1  according to the Directive on the Management of Projects and Programmes;
4.1.1.2.1.2 $5  million dollars for departments that have an approved Organizational Project Management Capacity Class of 2;
4.1.1.2.1.3 $10  million dollars for departments that have an approved Organizational Project Management Capacity Class of 3;
4.1.1.2.1.4 $15  million dollars for the Department of National Defence;
4.1.1.2.1.5 $25  million dollars for departments that have an approved Organizational Project Management Capacity Class of 4;
4.1.1.2.2 That involve emerging technologies;
4.1.1.2.3 That require an exception under this directive or other directives under the policy;
4.1.1.2.4 That are categorized at the protected B level or below‎ using a deployment model other than public cloud for application hosting (including infrastructure), application deployment, or application development; or
4.1.1.2.5 As directed by the CIO of Canada


Step 2[edit | edit source]

a. If REQUIRED to come: Complete a draft of the GC EARB Presenter Template (French Presenter Template) and send the presentation to the TBS EA team (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)

OR

b. If NOT REQUIRED to come: Provide rationale in an email then forward to:

the TBS EA team (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)


Things to note[edit | edit source]

Ensure that all proposals submitted for review to GC EARB have first been assessed by your DARB (Departmental Architecture Review Board) where one has been established as described in the Directive on Service and Digital.

Section 4.1.1.1 The departmental Chief Information Officer (CIO) is responsible for: Chairing a departmental architecture review board that is mandated to review and approve the architecture of all departmental digital initiatives and ensure their alignment with enterprise architectures.

Ensure your departmental initiatives are evaluated against and align to the requirements set out as the Enterprise Architecture Framework


Enterprise Solution[edit | edit source]

If your solution should be considered as an Enterprise Solution, please go to the Enterprise Solution page for further information.


How do you go about getting on the agenda?[edit | edit source]


Architectural Alignment[edit | edit source]

  • The TBS EA team will use the details provided in the departmental GCEARB presentation to summarize the alignment to the EA Framework.
  • A summary is prepared that summarizes the level of alignment across business, information, application, technology and security domain, areas of possible concern and finally recommendations for endorsement and any application conditions are noted.
  • This EA summary is shared with the departmental contacts, the GC EARB Co-Chairs prior to the meeting and is presented as the summary slide by the TBS EA at the GC EARB presentation.


Meeting Logistics – How It Works[edit | edit source]

Minimum 3 weeks ahead[edit | edit source]

  • You send your draft version of the GC EARB deck (can be either English or French) to TBS GC EA team
  • TBS GC EA team shares your draft with the other subject matter experts (SMEs) from TBS Cyber, CCCS, SSC EA, etc...
  • A meeting with the SMEs and department is setup for feedback and review.


NOTE: PLEASE BRING YOUR TECHNICAL RESOURCES INTO THE EXTENDED EA REVIEW MEETING, AS PREPARATION FOR THE GC EARB

1 week ahead .....[edit | edit source]

  • Monday (end of day): Draft English deck for the co-chair pre-brief is due.
  • Thursday: Co-chair pre-brief happens and any final feedback from them will be shared with you


Week of EARB ......[edit | edit source]

  • Monday (end of day): FINAL presentation materials (BOTH French and English) is due
  • The Secretariat will extend the calendar invitations to the presenters (typically 1-2 people) and other audiences that may be required
  • Packages are prepared and distributed to GC EARB members for their review prior to the scheduled meeting.


Day of .....[edit | edit source]

Virtual
  • Attend via Join Microsoft Teams Meeting link found in the meeting invite. Link also available on the GCconnex site
In Person
  • Present yourself to the separate security TABLE and see the OCIO Secretariat Representative. (Note: It is recommended to arrive 15 minutes prior to the meeting)
  • You will be signed in and provided a temporary security pass.
  • Make your way to the identified meeting room.
  • Once in the meeting room, please RETURN the temporary pass to OCIO representatives.


Post EARB Meeting[edit | edit source]

  • A Record of Discussion (RoD) is prepared after the meeting to capture any highlights that the Board noted, as well as the decision of the Board with any conditions.
  • Invite will be sent from the OCIO Secretariat for the Monday following the meeting for the presenters to review the draft RoD and contribute any edits
  • The RoD may take several weeks to be officially published, but will be made available on the GCEARB GCconnex site.
  • A decision letter is sent from the co-chairs to confirm the conditions and endorsement if applicable
  • The RoD is brought to a future meeting to be approved by the members