PFAN - Rules for contribution

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General Rules for Contributions

1. The file contains descriptions of persons, families, corporate bodies, geographical entities, works and expressions.
2. Participating libraries contribute to the file by establishing authorities generated in the course of their cataloguing activities. However, participating libraries are not obligated to establish an authority record for each access point included in a bibliographic record nor all the authority records related to a particular access point except in the following cases:

1. All bodies that are part of an established hierarchy; e.g., when establishing a body that is entered subordinately to its parent body, if a name authority record for the parent body is not present in the authority file, it must be established and contributed as well.
2. All bodies referred through in cross-references; e.g., if an authorized access point is entered independently and a variant access point is given through a higher body, the higher body needs to be represented in the authority file as well; this may mean that the library will need to create an additional name authority record in addition to the one the library needs to use in its catalogue.
3. All personal and corporate names used in see also references (5XXs); e.g., when establishing a name for an author who uses a pseudonym, or an access point representing an earlier or later name of a corporate body, the library will need to connect the access points by means of see-also references. In order to avoid blind references, the participant will need to make sure that the corresponding authorized access point is established.
4. All access points under which preferred titles are established; e.g., if an author-title record with the conventional collective title Works is entered under an author who is not established in the authority file, a name authority record for the author must be contributed as well.
5. Although participating libraries are not required to contribute name-titles authority records, if one is contributed, all eligible elements must be represented in the authority file.

3. The file does not contain duplicates. Participating libraries must ensure that an authority record does not already exist before creating a new one. Consequently, participating libraries must update an existing authority record rather than create a new one when they wish to include additional information about the entity represented by the record (for example, a birth date).
4. When an authority contains coding which indicates that it is not RDA compliant (008/10 (Descriptive cataloging rules) containing a value other than z and no 040 $e "rda") is revised, the access points it contains must be revised, if necessary, to comply with RDA and the coding in fields 008 and 040 modified accordingly.
5. The authorities must be formulated in MARC21 according to RDA and follow the options indicated in the LC-PCC PS, the LAC-BAnQ policy statements and other policies established by the Standards Committee.

6. A name authority record must contain the following elements:

1. the authorized access point (MARC field 1XX);
2. the sources used to justify the authorized access point, including additions that are part of the authorized access point, variant forms of the access point and certain identification elements (MARC field 670);
3. the cross-references leading to the authorized access point from variant access points (MARC field 4XX) or from related access points (MARC field 5XX) if appropriate.
4. control data and the content designation for proper identification and manipulation of the data.

An authority record may contain :

1. additional information, recorded in fixed fields (008) and in note fields of the authority record (MARC fields 667, 675 ou 678);
2. optional MARC fields such as fields 046 et 3XX;
3. equivalent access points in the MARC 7XX linking fields.

Sources:

• Module 1 -- NACO Foundations (Last update: Apr. 6, 2017)
• Descriptive cataloging manual Z1: Name and series Authority records. Prepared by the Policy and Standards Division, Library of Congress. October 2018.
• NACO Participants' Manual. 3rd Edition. Edited by Patricia Van Ryn and William L. Starck. July 31, 2005
• NACO Program Parameters

Last Update: 2019-05-23

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Mandatory MARC Fields

MARC Field	Note
Leader	Supplied by WMS
003	Supplied by WMS
008	Code completely
016
040	Supplied by WMS
046 $f $g	Supply the birth date (9.3.2) and death date (9.3.3.) if they are known but not included in the authorized access point
1XX
368 $c	Supply another designation associated with a person (9.6) when it is not included in the authorized access point for: a person named in a sacred text or in an apocryphal book a fictitious or legendary person a real non-human entity.
4XX	Supply if necessary.
500	Supply for different identities.
510	Supply for sequential relationships between corporate bodies other than conferences, only to immediately preceeding or succeeding entities (establish relationships between conferences only in records for authorized corporate access points)
663	Supply for individuals who have three different identities or more
667	Supply for certain situations explained in Name Authority Manual, 667 and in other guidelines
670	Supply to cite the catalogued resource and to justify the authorized access point, including additions that are part of the authorized access point, variant access points and certain identification elements
675	Supply to cite the catalogued resource when the resource does not supply any information

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Fundamental RDA Elements PFAN

(combinaison d’éléments RDA fondamentaux et d’éléments RDA « fondamentaux si » avec des éléments supplémentaires)

Version : janvier 2021

Explication des symboles dans ce tableau :

Colonne « Élément » :	• Un signe plus (+) identifie les éléments supplémentaires choisis par le PFAN comme éléments fondamentaux dans les notices, aux conditions spécifiées, en plus des éléments RDA fondamentaux et des éléments RDA « fondamentaux si ».
Colonne « FRBR » :
Entités FRBR/FRAD :	C = collectivité E = expression F = famille	O = œuvre L = lieu P = personne

Élément	No RDA	FRBR	Décision avec restrictions le cas échéant	Codage MARC
ENREGISTREMENT DES ATTRIBUTS DES ŒUVRES ET DES EXPRESSIONS
Statut d’identification +	5.7		Oui	008/33
Source consultée +	5.8		Oui	670, 675
Note du catalogueur +	5.9		Oui dans certaines situations expliquées dans le Guide des autorités de noms, 667 et dans d’autres lignes directrices	667
IDENTIFICATION DES ŒUVRES ET DES EXPRESSIONS
Titre privilégié d’une œuvre Œuvre musicale Œuvre juridique Œuvre religieuse Communications officielles	6.2.2 6.14.2 6.19.2 6.23.2 6.26.2	O	Oui	1XX
Forme d’une œuvre	6.3	O	Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction	1XX, 380
Date d’une œuvre Œuvre juridique	6.4 6.20	O	Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction; voir Date d’un traité ci-dessous	1XX, 046
Lieu d’origine d’une œuvre	6.5	O	Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction	1XX, 370
Autre caractéristique distinctive d’une œuvre Œuvre juridique	6.6 6.21	O	Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction	1XX, 381
Distribution d’exécution	6.15	O	Oui, dans le point d’accès autorisé; (1) si le titre n’est pas distinctif, donner si applicable; (2) si le titre est distinctif, donner si nécessaire pour établir une distinction	1XX, 382
Désignation numérique d’une œuvre musicale	6.16	O	Oui, dans le point d’accès autorisé; (1) si le titre n’est pas distinctif, donner si applicable (2) si le titre est distinctif, donner si nécessaire pour établir une distinction	1XX, 383
Tonalité	6.17	O	Oui, dans le point d’accès autorisé; (1) si le titre n’est pas distinctif, donner si applicable (2) si le titre est distinctif, donner si nécessaire pour établir une distinction	1XX, 384
Date d’un traité	6.20.3	O	Oui, dans le point d’accès autorisé	1XX, 046
Identifiant d’œuvre	6.8	O	Oui	016
Type de contenu	6.9	E	Oui	1XX, 336
Date d’une expression Œuvre religieuse	6.10 6.24	E	Oui, s’il y a lieu, dans le point d'accès autorisé pour les expressions d’œuvres musicales et religieuses	1XX, 046
Langue d’une expression	6.11	E	Oui, dans le point d’accès autorisé pour une traduction ou une édition dans une autre langue	1XX, 377, 670
Autre caractéristique distinctive d’une expression Œuvre musicale Œuvre religieuse	6.12 6.18 6.25	E	Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction	1XX, 381
Identifiant d’expression	6.13	E	Oui	016
ENREGISTREMENT DES ATTRIBUTS DES PERSONNES, DES FAMILLES ET DES COLLECTIVITÉS
Statut d’identification +	8.10		Oui	008/33
Indicateur de nom indifférencié +	8.11		Oui ; voir le Guide pour les autorités de noms, 008/32 pour les politiques du PFAN sur les notices d’autorité de noms indifférenciées	008/32
Source consultée +	8.12		Oui	670, 675
Note du catalogueur +	8.13		Oui dans certaines situations expliquées dans le Guide pour les autorités de noms, 667 et dans d’autres lignes directrices	667
IDENTIFICATION DES PERSONNES
Nom privilégié d’une personne	9.2.2	P	Oui	100
Date de naissance	9.3.2	P	Oui, dans le point d’accès autorisé si disponible au moment de créer le point d’accès autorisé Oui, comme élément (zone 046) si disponible mais pas incluse dans le point d’accès autorisé	100, 046
Date de décès	9.3.3	P	Oui, dans le point d’accès autorisé si disponible au moment de créer le point d’accès autorisé Oui, comme élément (zone 046) si disponible mais pas incluse dans le point d’accès autorisé	100, 046
Période d’activité d’une personne	9.3.4	P	Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction	100, 046
Titre d’une personne	9.4	P	Oui, dans le point d’accès autorisé (1) pour les titres indiquant la royauté, la noblesse, un rang ou une fonction ecclésiastiques, ou pour un terme de politesse pour une personne à vocation religieuse; (2) si nécessaire pour établir une distinction pour un autre terme indiquant un rang, un honneur ou une fonction	100, 368
Forme développée du nom	9.5	P	Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction	100, 378
Autre désignation associée à une personne	9.6	P	Oui, dans le point d’accès autorisé (1) pour les saints et les esprits et (2) si nécessaire pour établir une distinction Oui, comme élément (zone 368) si non incluse dans le point d'accès autorisé, pour une personne nommée dans une écriture sacrée ou un livre apocryphe, une personne fictive ou légendaire, ou une entité non humaine réelle	100, 368
Profession ou occupation	9.16	P	Oui, dans le point d’accès autorisé (1) pour une personne dont le nom est constitué d’une expression ou d’une appellation n’évoquant pas une personne et (2) si nécessaire pour établir une distinction	100, 374
Identifiant de personne	9.18	P	Oui	016
IDENTIFICATION DES FAMILLES
Nom privilégié d’une famille	10.2.2	F	Oui	100
Type de famille	10.3	F	Oui, dans le point d’accès autorisé	100, 376
Date associée à une famille	10.4	F	Oui, dans le point d’accès autorisé	100, 046, 376
Lieu associé à une famille	10.5	F	Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction	100, 370
Membre illustre d’une famille	10.6	F	Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction	100, 376
Identifiant de famille	10.10	F	Oui	016
IDENTIFICATION DES COLLECTIVITÉS
Nom privilégié d’une collectivité	11.2.2	C	Oui	11X, 151
Emplacement d’un congrès, etc.	11.3.2	C	Oui, dans le point d’accès autorisé pour les congrès, etc. ponctuels ou les occurrences isolées dans une série de congrès, etc.	11X, 370
Autre lieu associé à une collectivité	11.3.3	C	Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction	11X, 370
Date de congrès, etc.	11.4.2	C	Oui, dans le point d’accès autorisé pour les congrès, etc. ponctuels ou les occurrences isolées dans une série de congrès, etc.	11X, 046
Date de fondation	11.4.3	C	Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction	11X, 046
Date de cessation	11.4.4	C	Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction	11X, 046
Période d’activité d’une collectivité	11.4.5	C	Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction	11X, 046
Institution associée	11.5	C	Oui, dans le point d’accès autorisé (1) pour les congrès, etc., si le nom de l’institution fournit une meilleure identification que le nom de la localité ou si le nom de la localité est inconnu ou ne peut être facilement déterminé; (2) pour les autres collectivités, si nécessaire pour établir une distinction lorsque le nom de l’institution fournit une meilleure identification que le nom de la localité ou que le nom de la localité est inconnu ou ne peut être facilement déterminé	11X, 373
Numéro d’ordre d’un congrès, etc.	11.6	C	Pour les congrès, etc. ponctuels ou les occurrences isolées dans une série de congrès, etc.	11X
Autre désignation associée à la collectivité	11.7	C	Oui, dans le point d’accès autorisé (1) pour une collectivité avec un nom qui n’évoque pas une collectivité; (2) si nécessaire pour établir une distinction	11X, 368
Identifiant de collectivité	11.12	C	Oui	016
IDENTIFICATION DES LIEUX
Nom privilégié d’un lieu +	16.2.2	L	Oui dans le contexte de RDA 11.2 (p. ex., le nom d’un gouvernement)	151
PERSONNES, FAMILLES ET COLLECTIVITÉS ASSOCIÉES À UNE ŒUVRE
Créateur	19.2	O	Oui, dans le point d’accès autorisé (s’il y a plus d’un créateur, le seul créateur requis est celui ayant la responsabilité principale nommé en premier dans les ressources matérialisant l’œuvre ou dans les sources de référence; si la responsabilité principale n’est pas indiquée, seul le créateur nommé en premier est requis)	1XX, 5XX
Autre agent associé à une œuvre	19.3	O	Oui, dans le point d’accès autorisé (si le point d’accès représentant cet agent est utilisé pour construire le point d’accès autorisé représentant l’œuvre)	1XX, 5XX
ENREGISTREMENT DES RELATIONS ENTRE LES ŒUVRES, LES EXPRESSIONS, LES MANIFESTATIONS ET LES ITEMS
Source consultée +	24.7		Oui	670, 675
ENREGISTREMENT DES RELATIONS ENTRE LES PERSONNES, LES FAMILLES ET LES COLLECTIVITÉS
Source consultée +	29.6		Oui	670, 675
PERSONNES EN RELATION
Personne en relation +	30.1	P, F, C	Pour les identités différentes	500
Explication d’une relation +	30.2		Pour les individus ayant trois identités différentes ou plus	663
COLLECTIVITÉS EN RELATION
Collectivité en relation +	32.1	P, F, C	Pour les relations séquentielles entre collectivités autres que les congrès, uniquement aux entités qui précèdent ou succèdent immédiatement (établir des relations entre les congrès uniquement dans les notices pour les points d’accès autorisés collectifs)	510

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