SAC - Direction de la gestion du matériel et des biens - Carte d'achat

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Bienvenue aux Services de cartes d'achat

Les Services de cartes d'achat de la DGMB soutiennent le personnel de SAC et RCAANC en facilitant l’approvisionnement efficace, sécuritaire et conforme en biens et services au moyen de cartes d’achat émises par le gouvernement du Canada. Ces cartes simplifient les transactions à faible risque et réduisent le fardeau administratif, tout en assurant le respect des politiques fédérales et des contrôles financiers.

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Notre mandat

Les Services de cartes d'achat sont responsables de l’administration, de la surveillance et de la conformité liées à l’utilisation des cartes d’achat ministérielles, conformément à la Directive sur les paiements et aux politiques connexes du Conseil du Trésor. Notre objectif est d’habiliter les utilisateurs autorisés à se procurer de façon responsable les articles essentiels, tout en maintenant l’intégrité financière et l’efficacité opérationnelle..

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Nos principales activités

• Intégration des titulaires de carte guider les employés dans le processus d’obtention et d’activation des cartes d’achat, incluant la formation et la soumission des formulaires.
• Interprétation des politiques soutenir les employés et les gestionnaires dans la compréhension des limites de la carte, des achats admissibles et des restrictions, conformément aux lignes directrices ministérielles et fédérales.
• Surveillance des transactions superviser l’utilisation des cartes de crédit, répondre aux problèmes liés aux relevés et offrir un soutien pour les procédures en cas de carte perdue ou volée.
• Collaboration avec les centres de coûts travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires de centres de coûts afin que les budgets, les autorisations et les vérifications après paiement soient bien documentés et conformes aux contrôles financiers.
• Conformité et rapports assurer le suivi de l’utilisation des cartes, produire des rapports et appliquer des mesures correctives en cas d’usage inapproprié ou de non-conformité.

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Consignes importantes

• Utilisation de la carte Les cartes sont autorisées pour des achats à faible risque jusqu’à concurrence de 10 000 $ (taxes incluses) pour des biens et des services. Seul l’employé dont le nom figure sur la carte est autorisé à l’utiliser.

• Restrictions (La carte ne doit pas être utilisée pour) :
  • Dépenses personnelles
  • Avances de fonds
  • Entretien de la flotte
  • Voyages d’affaires
  • Services de réinstallation
  • Achats nécessitant des contrats écrits ou des considérations particulières en matière de sécurité ou de propriété intellectuelle

• Chèques de dépannage Émis uniquement dans de rares situations opérationnelles urgentes lorsque les autres modes de paiement ne sont pas disponibles. Les utilisateurs des chèques de dépannage doivent respecter les mêmes directives d’utilisation que les cartes d’achat.

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Exigences pour les achats en ligne

Les cartes d’achat peuvent être utilisées pour des achats en ligne sécurisés, à condition que le fournisseur soit réputé et que le site Web soit protégé. Assurez-vous que les achats respectent les protocoles d’approvisionnement du ministère.

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Comment obtenir une carte d’achat

Pour obtenir une carte d’achat, vous devez remplir les formulaires ci-dessous (disponibles dans le catalogue des formulaires ministériels) :

•Demande de carte d’achat 10-715F

•Formulaire d’accès au SAP 10-705F

Vous devez aussi suivre les formations obligatoires sur le portail d’apprentissage sur les systèmes financiers :

•Formation SAP FN4053

•Formation sur la carte d’achat

Lorsque vous les avez complétés, envoyez vos formulaires et les certificats de cours à cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca.

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Cartes perdues ou volées

Signalez immédiatement toute carte perdue ou volée en composant le numéro sans frais désigné : Canada/É.-U. : 1 888 834-2484 ou International : 416 369-6399. Informez votre gestionnaire de centre de coûts, l’équipe de sécurité ministérielle ainsi que la coordonnatrice nationale à l’adresse suivante : cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca dans un délai de 24 heures.

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Bonnes pratiques pour l’utilisation de la carte

• Effectuer les achats dès que l’approbation est obtenue
• Vérifier chaque mois les relevés de carte
• Ne jamais fractionner un achat pour contourner les limites
• Conserver tous les reçus dans un dossier sécurisé

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Utilisation inappropriée et conséquences

Le non-respect des politiques liées aux cartes d’achat peut entraîner :

• Le retrait de l’autorité déléguée
• Une reprise obligatoire de la formation
• Le remboursement des fonds
• Des mesures disciplinaires

Les mesures correctives sont coordonnées par le dirigeant principal des finances et les agents de prestation, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques.

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Directive

Directive sur l'utilisation des cartes d'achats - Version Janvier 2024.

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Documents partagés

• Demande de carte d'achat 10-715F
• Demande d'accès aux systèmes, applications et produits (SAP) 10-705F
• Formation systèmes, applications et produits (SAP) FN4053 + Cours de formation sur les cartes d'achat
• Catalogue des formulaires ministériels et Portail d’apprentissage de SAC.

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FAQ sur les cartes d’acquisition

Est-ce que je peux prêter ma carte à un collègue?

• Non. Seul l’employé dont le nom est inscrit sur la carte est autorisé à l’utiliser.

Que faire si un fournisseur exige un acompte?

• Les acomptes ne sont généralement pas autorisés. Consultez votre gestionnaire de centre de coûts ou le coordonnateur des cartes pour des exceptions.

Peut-on utiliser la carte pour des achats à l’étranger?

• Oui, mais il faut s’assurer que le fournisseur est réputé et que les frais de conversion soient justifiés dans SAP.

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Nous joindre

Pour toute demande de carte, question sur les politiques ou déclaration, veuillez communiquer avec :

Courriel: cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca