SAC - Direction de la gestion du matériel et des biens - Carte d'achat

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Bienvenue aux Services de carte d'achat

Les Services de cartes d'achat de la DGMB soutiennent le personnel de SAC et RCAANC en facilitant l’approvisionnement efficace, sécuritaire et conforme en biens et services au moyen de cartes d’achat émises par le gouvernement du Canada. Ces cartes simplifient les transactions à faible risque et réduisent le fardeau administratif, tout en assurant le respect des politiques fédérales et des contrôles financiers.

Notre mandat

Les Services de cartes d'achat sont responsables de l’administration, de la surveillance et de la conformité liées à l’utilisation des cartes d’achat ministérielles, conformément à la Directive sur les paiements et aux politiques connexes du Conseil du Trésor. Notre objectif est d’habiliter les utilisateurs autorisés à se procurer de façon responsable les articles essentiels, tout en maintenant l’intégrité financière et l’efficacité opérationnelle..

Nos principales activités

Intégration des titulaires de carte guider les employés dans le processus d’obtention et d’activation des cartes d’achat, incluant la formation et la soumission des formulaires.
Interprétation des politiques soutenir les employés et les gestionnaires dans la compréhension des limites de la carte, des achats admissibles et des restrictions, conformément aux lignes directrices ministérielles et fédérales.
Surveillance des transactions superviser l’utilisation des cartes de crédit, répondre aux problèmes liés aux relevés et offrir un soutien pour les procédures en cas de carte perdue ou volée.
Collaboration avec les centres de coûts travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires de centres de coûts afin que les budgets, les autorisations et les vérifications après paiement soient bien documentés et conformes aux contrôles financiers.
Conformité et rapports assurer le suivi de l’utilisation des cartes, produire des rapports et appliquer des mesures correctives en cas d’usage inapproprié ou de non-conformité.

Consignes importantes

Utilisation de la carte Les cartes sont autorisées pour des achats à faible risque jusqu’à concurrence de 10 000 $ (taxes incluses) pour des biens et des services. Seul l’employé dont le nom figure sur la carte est autorisé à l’utiliser.

Restrictions (La carte ne doit pas être utilisée pour) :
- Dépenses personnelles
- Avances de fonds
- Entretien de la flotte
- Voyages d’affaires
- Services de réinstallation
- Achats nécessitant des contrats écrits ou des considérations particulières en matière de sécurité ou de propriété intellectuelle

Chèques de dépannage Émis uniquement dans de rares situations opérationnelles urgentes lorsque les autres modes de paiement ne sont pas disponibles. Les utilisateurs des chèques de dépannage doivent respecter les mêmes directives d’utilisation que les cartes d’achat.

Exigences pour les achats en ligne

Les cartes d’achat peuvent être utilisées pour des achats en ligne sécurisés, à condition que le fournisseur soit réputé et que le site Web soit protégé. Assurez-vous que les achats respectent les protocoles d’approvisionnement du ministère.

Comment obtenir une carte d’achat

Pour obtenir une carte d’achat, vous devez remplir les formulaires ci-dessous (disponibles dans le catalogue des formulaires ministériels) :

•Demande de carte d’achat 10-715F

•Formulaire d’accès au SAP 10-705F

Vous devez aussi suivre les formations obligatoires sur le portail d’apprentissage sur les systèmes financiers :

•Formation SAP FN4053

•Formation sur la carte d’achat

Lorsque vous les avez complétés, envoyez vos formulaires et les certificats de cours à cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca

Cartes perdues ou volées

Signalez immédiatement toute carte perdue ou volée en composant le numéro sans frais désigné : Canada/É.-U. : 1 888 834-2484 ou International : 416 369-6399. Informez votre gestionnaire de centre de coûts, l’équipe de sécurité ministérielle ainsi que L’équipe nationale de coordination des cartes d’achat à l’adresse suivante :

cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca dans un délai de 24 heures.

Rôles et responsabilités des détenteurs et détentrices de carte d’achat

Avant de faire des achats

Remplir tous les formulaires et suivre toutes les formations obligatoires.
Obtenir une autorisation d’achat suffisante et appropriée.
Confirmer que le site Web est sécurisé en vérifiant la présence de « https:// » au début de l'adresse URL lors d'un achat en ligne.

Faire des achats

Veiller à ce que les transactions ne soient pas fractionnées en 2 ou plusieurs transactions afin d’éviter les limites fixées pour les achats.
Demander l’exemption de la taxe de vente provinciale pour chaque article.

Après avoir fait l’achat

Enregistrer les achats faits par carte d’achat dans le SAP.
Vérifier la livraison des biens ou des services au ministère.
Rapprocher les achats avant la fin de la période de rapprochement.

Sécurité et litiges

Informer immédiatement les autorités compétentes de toute anomalie ou de tout élément contesté, ou en cas de perte, de vol, d’utilisation non autorisée ou de suspicion d’utilisation abusive d’une carte.
Protéger les informations relatives à votre carte.
Informer le coordonnateur national ou la coordonnatrice nationale de la carte d’achat de tout changement d’adresse ou de numéro de téléphone.
Détruire et éliminer la carte d’achat et renvoyer tous les chèques de dépannage connexes à l’autorité appropriée si vous quittez le ministère ou si cela vous a été demandé.
Si vous travaillez dans la région de la capitale nationale, retournez les chèques au coordonnateur national ou à la coordonnatrice nationale des cartes d’achat.
Si vous travaillez dans les régions, retournez les chèques au gestionnaire de carte de crédit.
Utiliser la même carte d'acquisition utilisée pour la transaction initiale lors de la demande de remboursements ou de crédits.
Veiller à ne pas exercer le pouvoir de signature financière pour le règlement de vos propres relevés de carte d’achat.

Rôles et responsabilités du gestionnaire du centre de coûts

Préparer la personne qui détient la carte

Déterminer quels membres du personnel devraient avoir une carte et fixer des limites de crédit raisonnables en fonction de l’utilisation prévue.
S’assurer que le détenteur ou la détentrice de la carte a reçu la formation obligatoire.
S’assurer que le membre du personnel a signé le formulaire de reconnaissance des responsabilités du détenteur ou de la détentrice de la carte d’achat.
S’assurer que des soldes non grevés suffisants sont disponibles pour l’achat des articles envisagés.
Veiller à ce que le détenteur ou la détentrice de la carte reçoive des conseils sur les approbations requises avant l’achat d’articles.

Budgets et soldes

Fournir à l'unité de gestion administrative (ou son équivalent) les budgets pour l'achat des articles et communiquez-les à la personne qui détient la carte.

Rapports et dépôts

Désigner un délégué ou une déléguée du détenteur ou de la détentrice de la carte pour rapprocher les transactions dans le SAP lorsque le détenteur ou la détentrice de la carte est en vacances, en congé de maladie ou absent pour toute autre raison.
Veiller à ce que toute utilisation abusive de la carte d’achat soit signalée.
S’assurer que les relevés mensuels de cartes de crédit font l’objet d’une attestation aux fins de paiement, d’archivage ou de conservation.
Fournir des informations au coordonnateur national ou à la coordonnatrice nationale des cartes d’achat ou à la Direction de la comptabilité ministérielle, selon le cas.
S’assurer que les cartes d’achat et les chèques de dépannage inutilisés sont retournés au coordonnateur national ou à la coordonnatrice nationale des cartes d’achat dès le départ d’un membre du personnel.

Bonnes pratiques pour l’utilisation de la carte

Le respect de ces bonnes pratiques contribuera à une utilisation fluide et conforme de votre carte.

Effectuer les achats dès que l’approbation est obtenue
Vérifier chaque mois les relevés de carte
Ne jamais fractionner un achat pour contourner les limites
Conserver tous les reçus dans un dossier sécurisé

Utilisation inappropriée et conséquences

Le non-respect des politiques liées aux cartes d’achat peut entraîner :

Le retrait de l’autorité déléguée
Une reprise obligatoire de la formation
Le remboursement des fonds
Des mesures disciplinaires

Les mesures correctives sont coordonnées par le dirigeant principal des finances et les agents de prestation, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques.

Processus de réconciliation

Pour chaque transaction, le détenteur de carte doit téléverser dans SAP une copie du rapport officiel de réconciliation (ROR) signé, le relevé de carte de crédit, l’approbation de la section 32 du gestionnaire de centre de coûts (GCC), la facture ainsi que tout autre document justificatif (p. ex. : bordereau d’expédition, approbation d’accueil).

Le ROR signé et les documents justificatifs doivent être joints à la première ligne du document de carte ROR dans SAP.

Afin d’assurer une piste d’audit dans SAP, toutes les lignes de transaction subséquentes du ROR doivent faire référence au numéro de transaction du document principal auquel les pièces ont été jointes.

Directive

Directive sur l'utilisation des cartes d'achats - Version Janvier 2024.

Documents partagés

FAQ sur les cartes d’acquisition

Est-ce que je peux prêter ma carte à un collègue?

Non. Seul l’employé dont le nom est inscrit sur la carte est autorisé à l’utiliser.

Que faire si un fournisseur exige un acompte?

Les acomptes ne sont généralement pas autorisés. Consultez votre gestionnaire de centre de coûts ou le coordonnateur des cartes pour des exceptions.

Peut-on utiliser la carte pour des achats à l’étranger?

Oui, mais il faut s’assurer que le fournisseur est réputé et que les frais de conversion soient justifiés dans SAP.

Nous joindre

Pour toute demande de carte, question sur les politiques ou déclaration, veuillez communiquer avec :

Courriel: cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca