Travailler au SCDATA/Coin des gestionnaires pour l'intégration des nouveaux employés

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Liste de vérification du gestionnaire

Une bonne intégration organisationnelle peut être déterminante! Lorsqu’elle est bien appliquée, cette pratique fondamentale en matière de gestion des ressources humaines peut entraîner de nombreux résultats positifs, notamment donner aux employés un sentiment d’appartenance et d’inclusion, ce qui est essentiel pour mobiliser les employés, montrer aux nouveaux employés qu’ils sont réellement valorisés, favoriser la collaboration, contribuer à réduire le stress et à augmenter la productivité, et renforcer le respect du mandat, de la culture et des valeurs de l’organisation.

Dans le cadre du processus d’intégration organisationnelle, le gestionnaire et le superviseur ont le rôle d’encourager et de soutenir les nouveaux employés, de les aider à acquérir les outils, les compétences, les connaissances et l’expérience nécessaires pour qu’ils soient pleinement compétents pendant leur première année au sein de l’organisation et par la suite.

Vous trouverez ci-dessous une liste de vérification qui vous aidera à assurer l’intégration organisationnelle de vos nouveaux employés, de la période précédant leur arrivée jusqu’à la date marquant leur première année de service.

✔Une fois la lettre d’offre signée

• Dès que la lettre d’offre est signée, envoyez un courriel de bienvenue à la personne nouvellement embauchée (voir le modèle).
• Confirmez les détails relatifs à l’arrivée de la personne nouvellement embauchée (p. ex. la date d’entrée en fonction, l'horaire de travail, y compris les heures de travail et le lieu de travail) et assurez-vous qu'elle accepte les modalités de travail.
• Vérifiez si la personne nouvellement embauchée a besoin de mesures d’adaptation pour effectuer son travail. Si c’est le cas, proposez-lui de remplir le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada.

• Si la personne a besoin de mesures d’adaptation, assurez-vous que les mesures d'adaptation nécessaires sont mises en place dès que possible. Il suffit d’envoyer un courriel à l’adresse suivante : Facilities-Installations@tribunal.gc.ca.

• Remplissez le Formulaire d’arrivée dès que la date d’entrée en fonction de la personne a est fixée.
• Transmettez les documents suivants au nouveau membre du personnel :

• répertoire téléphonique de l'équipe;
• organigramme avec les titres de fonction;
• listes du personnel et autres listes de personnes-ressources;
• directives relatives aux courriels (p. ex. comment créer un bloc-signature); et
• description de poste (s'il y a lieu)

• Envoyez un courriel à tous les membres de l’équipe et aux principales personnes-ressources pour leur annoncer l’arrivée et la date d’entrée en fonction de la personne embauchée.
• Encouragez une personne de votre équipe à assumer le rôle de « partenaire » d’intégration organisationnelle auprès de la personne nouvellement embauchée (pour répondre à ses questions et de lui fournir du soutien et un encadrement).
• Cinq jours après la transmission du Formulaire d’arrivée de la nouvelle personne, communiquez avec le service des technologies de l'information (TI) pour vous assurer que les mesures suivantes ont été prises :

• le nouveau compte de messagerie du nouveau membre du personnel a été créer;
• des dispositions ont été prises pour fournir à la personne un ordinateur portable et tout autre équipement de TI nécessaire;
• dispositions additionnelles ont été prises en cas de retard pour garantir que la première semaine du nouveau membre soit productive

• Vérifiez votre disponibilité et assurez-vous de réserver du temps à la personne nouvellement embauchée, surtout au cours des deux premières semaines.
• Préparez une tâche intéressante que le nouveau membre de votre équipe commencera au cours de la première semaine.

✔Première journée

• Accueillez chaleureusement votre nouvel employé, et assurez-vous que des dispositions ont été prises pour lui fournir une carte d’identité avec photo du SCDATA ainsi que la carte d'accès à l'immeuble. Envoyer un courriel à AccessCard-Cartedacces@tribunal.gc.ca si vous avez des questions.
• Discutez du plan de déroulement de la journée avec le nouvel employé et désignez les personnes clés qui participeront au processus d’orientation au cours de la première semaine.
• Si le nouvel employé n’a jamais travaillé au sein de la fonction publique fédérale, assurerez-vous qu’il :
  • a signé le serment ou affirmation solennelle;
  • a obtenu le lien vers le site GCwiki : Travailler au SCDATA;
  • a été invité à lire la publication intitulée Les Canadiens et leur système de gouvernement, rédigée par Eugene A. Forsey.
• Faites le tour du lieu de travail (s’il y a lieu) et présentez le nouvel employé aux membres de l’équipe et aux autres employés de la direction générale, y compris l’adjoint administratif de votre section. Dans un milieu de travail à distance, organisez une réunion sur MS Teams avec les membres de l’équipe pour présenter le nouvel employé. Si l’équipe est grande, divisez-la en petits groupes pour ne pas submerger l’employé d’informations.
• Présentez l’employé à son compagnon d’intégration organisationnelle, qui l’aidera à s’orienter au sein de l’unité de travail.
• Réservez du temps pour discuter de l’organigramme du SCDATA et du mandat du tribunal auquel l’employé apporte un appui, ou du mandat de son unité de travail au sein des services internes. Discutez des priorités et des objectifs généraux de l’unité de travail.
• Discutez des styles de travail privilégiés (p. ex. la communication, les réunions, les questions, la rétroaction) et assurez-vous de bien vous entendre à ce sujet avec le nouvel employé.
• Confirmez que le nouvel employé a lu et comprend le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et le Code de conduite du SCDATA : Valeurs et éthique, normes de conduite, conflit d’intérêts et après-mandat.

✔Au cours de la première semaine

• Présentez le nouvel employé à d’autres personnes-ressources clés qui pourront l’aider à effectuer son travail au quotidien.
• Prévoyez du temps pour aider l’employé à s’inscrire pour obtenir son fichier maCLÉ.
• Prévoyez du temps pour discuter en profondeur avec le nouvel employé de son travail, expliquez-lui les principales fonctions et les procédures, et parlez des attentes liées au poste et des objectifs de rendement.
• Fournissez au nouvel employé les conditions d’emploi dans le format approprié (voir la convention collective applicable).
• Prévoyez du temps pour aider le nouvel employé à s’inscrire à la formation obligatoire (si ce n’est pas déjà fait). Votre employé devra d'abord créer un compte pour accéder à la plateforme d'apprentissage de l'ÉFPC. Si votre employé se joint au SCDATA d'un autre ministère et a déjà un compte de l'ÉFPC, veuillez vous assurer qu'il met à jour les informations sur le compte pour refléter ce changement.
• Si vous et votre employé avez convenu au télétravail en tant que modalité de travail, veuillez vous assurer que votre employé remplisse une entente de télétravail dans le Portail des applications du SCT (PAS) à l'aide de l'application MesRégimesDeTravail. Fournissez-leur les liens vers les Lignes directrices en matière de télétravail du SCDATA ainsi que la page intranet sur le travail hybride au SCDATA pour de plus amples renseignements.
• Assurez-vous que le nouvel employé fait partie de la liste des participants pour les réunions d’équipe à venir et des listes diffusion appropriées. Discutez des communautés de pratique du SCDATA et d’autres comités ou réseaux pertinents avec le nouvel employé.
• Aidez le nouvel employé à créer des comptes en ligne, au besoin (p. ex. GCconnex, GCpédia).

✔Au cours du premier mois

• Vérifiez que le nouvel employé a bien été rémunéré.
• Vérifiez chaque semaine si le nouvel employé va bien, s’il a tout ce dont il a besoin ou s’il a des questions ou des préoccupations. L’employé doit sentir qu’il a du soutien.
• Observez l’intégration du nouvel employé au sein de l’équipe. Notez les dynamiques et les comportements positifs au sein de votre unité et réglez les difficultés s’il y en a.
• Parlez des objectifs de travail, des attentes relatives aux compétences et à l’apprentissage, et des besoins en matière de perfectionnement, et expliquez le programme de gestion du rendement. N’oubliez pas de « revendiquer » votre employé dans l’application mesEmployés, qui se trouve dans le coin supérieur droit de la page du portail des applications du SCT (PAS).
• Effectuez un suivi afin de vous assurer que le nouvel employé s’est inscrit à la formation obligatoire et l’a commencée.
• Créez un espace sûr en communiquant les attentes (respect du Code de valeurs et d’éthique) et en précisant qu’à titre de gestionnaire, vous être disposé et disponible pour parler de dilemmes éthiques avec les membres de votre équipe.
• Poursuivez la présentation du nouvel employé auprès des collègues clés avec qui il devra collaborer pour effectuer ses tâches quotidiennes.
• S’il est possible et approprié de le faire, invitez le nouvel employé à assister aux réunions à titre d’observateur, car cela peut l’aider à comprendre la culture de l’organisation.

✔Trois et six mois

• Planifiez des réunions régulières, au besoin, afin de discuter de différents sujets, y compris l’avancement des dossiers de travail, l’intégration et le niveau de confort.
• Environ trois mois après son entrée en fonction, vérifiez de façon informelle comment l’employé s’acclimate à son nouvel environnement de travail. Soyez précis dans vos questions afin d’obtenir un bon aperçu de la situation, par exemple : « Comment vous sentez-vous après trois mois? Avez-vous des questions? Éprouvez-vous des difficultés? Comment trouvez-vous votre charge de travail? ».
• Discutez régulièrement du rendement et donnez votre point de vue sur l’intégration de l’employé au sein de l’équipe, ainsi que sur ses progrès en ce qui concerne ses nouvelles fonctions de travail. Gardez à l’esprit qu’il faut généralement environ six mois pour qu'un nouvel employé soit pleinement intégré et efficace dans un nouveau poste. Dans un environnement de travail à distance, cela peut prendre un peu plus de temps.
• Effectuez un suivi auprès du nouvel employé afin de vous assurer qu’il s’est inscrit aux cours désignés formation obligatoire, ou qu’il les a terminés, et discutez avec lui de l’application des connaissances acquises dans le milieu de travail. Parlez-lui également d’autres activités d’apprentissage qui peuvent répondre à ses besoins en matière d’apprentissage.
• Soulignez toute préoccupation que vous pourriez avoir au sujet du nouvel employé et intervenez au besoin.
• (Pour les nouveaux employés au sein de la fonction publique fédérale) S’il y a des problèmes qui pourraient empêcher l’employé de réussir sa période d’essai, communiquez avec le groupe des Relations de travail, à l’adresse LR_ATSSC-RL_SCDATA@tribunal.gc.ca, pour obtenir des conseils et une orientation le plus tôt possible afin que des mesures appropriées soient prises.

✔Première année

• Donnez régulièrement une rétroaction informelle, discutez de l’apprentissage et du perfectionnement, et continuez de suivre le cycle de gestion du rendement, en gardant à l’esprit qu’il se peut que les choses soient décalées au cours de la première année. Pour savoir si vous pouvez évaluer officiellement le rendement de l’employé, souvenez-vous que celui-ci doit avoir travaillé pendant au moins la moitié de la période visée par l’évaluation.
  • Évaluation de mi-exercice : l’employé doit avoir travaillé au moins trois mois entre avril et octobre.
  • Évaluation de fin d’exercice : l’employé doit avoir travaillé au moins six mois entre avril et mars.
• Après une année complète, n’oubliez pas d’inscrire dans l’application Gestion du rendement que l’employé a réussi sa période d’essai (pour les nouveaux employés au sein de la fonction publique fédérale).
• Discutez du perfectionnement de carrière et de la gestion des talents avec l’employé.
• Discuter avec l’employé de ses impressions générales du milieu de travail. Posez des questions comme les suivantes :
  • Le travail répond-il à vos attentes?
  • Recevez-vous tous les renseignements, les outils et le soutien dont vous avez besoin pour faire votre travail?
  • Avez-vous l’impression de faire partie de l’équipe?
  • Avez-vous le sentiment que votre contribution est reconnue?
  • Avez-vous constaté des éléments sur lesquels nous pouvons nous améliorer?
• Félicitez l’employé pour sa première année au sein de la fonction publique fédérale ou du SCDATA!