Tenir compte de l'impact de la réglementation sur les petites entreprises dès le stade de l'élaboration : Guide sur la Lentille des petites entreprises

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Objectif

La Lentille des petites entreprises a pour but de favoriser une meilleure analyse de la situation des petites entreprises et des consultations dès le début de l'élaboration d'un règlement, et de considérer des approches de conformité aux règles qui permettent de minimiser les coûts pour les petites entreprises tout en tenant compte des risques.

Le présent document a pour objectif de fournir aux ministères et organismes fédéraux des lignes directrices sur la façon de mettre en œuvre la « Lentille des petites entreprises » lorsqu'ils élaborent un règlement en vertu du paragraphe 7(N) de la Directive du Cabinet sur la gestion de la réglementation.

Date d'entrée en vigueur

La Lentille des petites entreprises entre en vigueur le 1er février 2012.

Domaine d'application

La Lentille des petites entreprises s'applique à tous les ministères, organismes et instruments fédéraux visés par la Directive du Cabinet sur la gestion de la réglementation et tels que décrits à la section 3 de la Directive (« Champ d'application »).

Coûts : La Lentille des petites entreprises s'applique aux coûts administratifs et aux coûts de conformité directs engendrés, pour les petites entreprises, par l'obligation de se conformer à la réglementation.

Propositions : La Lentille des petites entreprises s'applique aux propositions de réglementation ayant une incidence sur les petites entreprises dont le coût, à l'échelle nationale, excède un million de dollars par année^[1].

À titre exceptionnel, la Lentille des petites entreprises peut également s'appliquer aux propositions de réglementation ayant une incidence dont le coût, à l'échelle nationale, est inférieur à un million de dollars par année, dès lors que les coûts supportés par les petites entreprises sont disproportionnellement élevés (par exemple des coûts élevés pour quelques petites entreprises)^[2]. Pour ce type de propositions de réglementation, l'on procédera au cas par cas afin de déterminer s'il y a lieu d'appliquer la Lentille des petites entreprises.

La Lentille des petites entreprises ne s'applique pas aux propositions qui n'ont pas d'incidence sur les entreprises. Si les propositions ont pour effet de réduire les coûts pour les petites entreprises, la Lentille ne s'applique pas dès lors qu'il est possible de démontrer qu'il y a effectivement une réduction. Une démonstration appropriée consisterait à quantifier et à exprimer en valeur monétaire cette diminution à l'aide du Calculateur des coûts réglementaires, et d'inclure le résultat dans le Résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR).

Définitions

Tous les coûts définis ci-dessous sont des coûts « additionnels », c'est-à-dire des coûts liés exclusivement à la proposition de modification réglementaire, par rapport au niveau de base (situation habituelle en l'absence d'une proposition). Les coûts qui surviendraient dans le scénario de base ne font pas partie des coûts additionnels liés à une proposition de réglementation.

Coûts de conformité :: Mise de fonds initiale à laquelle s'ajoutent les coûts inhérents à l'entretien régulier ainsi qu'à la formation que l'entreprise doit assumer afin de se conformer à la réglementation. Ces coûts comprennent la signalisation et les notifications (lorsqu'elles sont sous forme matérielle, comme un panneau routier), les essais, la formation du personnel, l'achat de nouveaux équipements ou de logiciels, l'entretien du matériel ou de logiciels, la location d'espace supplémentaire, l'achat d'équipement pour la constitution et la gestion des dossiers (notamment des classeurs protégés), etc.
Coûts administratifs (également appelés « fardeau administratif ») :: Coûts inhérents à la planification, à la collecte et au traitement de l'information, l'établissement de rapports, ainsi qu'aux formulaires à remplir et à la conservation des données exigées par le gouvernement fédéral en vertu d'un règlement. Ces coûts englobent les demandes de permis à remplir, les formulaires, la recherche et la compilation de données pour les vérifications, ainsi que les mesures prises pour se mettre au courant des informations exigées. Pour obtenir des exemples d'activités qui constituent des coûts administratifs, veuillez consulter l'annexe A de Limiter le fardeau administratif que la réglementation impose aux entreprises : Guide du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sur la règle du « un pour un ».
Coûts directs :: Coûts de conformité ou coûts administratifs directement liés au changement de comportement induit par la réglementation. En général, un coût direct est un coût supporté par une partie qui soit est visée par la réglementation, soit devra se plier à des exigences par suite de la mise en œuvre de la réglementation. Par ailleurs, les coûts directs sont limités aux coûts quantifiables à l'aide du Modèle des coûts standard et d'autres méthodologies généralement acceptées pour quantifier les coûts de conformité définis ci-dessus.
Taxes, frais et pénalités :: Conformément au Guide d'analyse coûts-avantages pour le Canada : Propositions de réglementation du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les taxes, les frais, les prélèvements et les autres droits, puisqu'ils constituent des transferts d'un groupe à un autre, ne sont pas considérés comme des coûts de conformité ni des coûts administratifs, qu'ils soient prévus comme des mesures incitatives pour favoriser la conformité et modifier le comportement ou qu'ils aient pour objectif de recouvrer les coûts liés à la prestation d'un service.
Petite entreprise :: Toute entreprise, y compris ses sociétés affiliées, qui compte moins de 100 employés^[3] ou dont les revenus bruts annuels sont compris entre 30 000 $ et 5 M$^[4]. Cette définition se fonde sur les définitions généralement utilisées pour décrire ce que l'on entend par « petite » entreprise au Canada^[5].
Entreprise :: Entreprise qui exerce ses activités au Canada et qui mène des activités commerciales liées à l'offre de services ou de propriété (ce qui comprend les biens). N'est pas considérée comme entreprise une organisation qui mène des activités à des fins publiques (c. à d. le bien-être social ou l'amélioration de la collectivité), telles qu'une administration provinciale ou municipale, une école, un collège ou une université, un hôpital ou une organisation caritative. Même si la Lentille des petites entreprises a pour objectif de cibler les entreprises qui correspondent à la définition de « petite entreprise », après avoir tenu compte de toutes les sociétés affiliées, les limites liées aux données ne permettent pas toujours de faire cette distinction. Dans l'analyse, il convient d'indiquer dans quelle mesure les données disponibles permettent d'établir cette distinction pour les entreprises concernées.

Éléments

La Lentille est formée de trois éléments importants :

La Liste de vérification de la Lentille des petites entreprises
- La liste de vérification permet de tenir compte des besoins des petites entreprises dès le début de la conception d'un règlement grâce à une meilleure communication des exigences, à une conception simplifiée et à une mise en œuvre qui reflète la prise en compte des réalités des petites entreprises.
- La liste de vérification doit être jointe au REIR dans le cadre de la présentation au Conseil du Trésor et publiée dans la Gazette du Canada en tant qu'annexe du REIR.
L'Analyse de flexibilité réglementaire tenant compte des risques
- Le but d'une analyse de flexibilité réglementaire tenant compte des risques est d'évaluer d'autres approches de réglementation ou des approches « flexibles » pour les petites entreprises afin de réduire les coûts administratifs et les coûts de conformité directs qu'elles devraient assumer par suite de la proposition de réglementation. La Lentille des petites entreprises exige qu'au moins une option de flexibilité pour les petites entreprises soit évaluée, en plus de l'option initiale étudiée par le ministère ou l'organisme.Options flexibles
- Une option dite « flexible » est une option qui réduit les coûts de conformité ou les coûts administratifs pour les petites entreprises. La réduction ne doit pas nécessairement être permanente. Par exemple, une option flexible acceptable pourrait être le report de deux ans d'une date de conformité pour les petites entreprises, puisque cette mesure produirait des économies de coûts quantifiables.
- Le cas échéant et dans la mesure du possible, une option « flexible » peut également consister dans la réduction des frais, des autres droits ou des pénalités auxquels les petites entreprises sont assujetties ou dans la mise en place de mesures d'atténuation.
- La Lentille ne prescrit pas d'approche particulière quant au choix de l'option flexible. Les ministères et organismes peuvent choisir toute option parmi les suivantes, voire d'autres options, le cas échéant :
  - Allongement du délai pour se conformer aux exigences, extension des périodes de transition ou attribution d'exemptions temporaires;
  - Recours à des normes axées sur le rendement;
  - Octroi d'exemptions partielles ou totales de conformité, surtout pour les entreprises ayant de bons antécédents (remarque : on devrait demander un avis juridique lorsqu'on envisage une telle option);
  - Réduction des coûts de conformité;
  - Réduction des frais ou des autres droits ou pénalités;
  - Utilisation d'incitatifs du marché;
  - Recours à un éventail d'options pour se conformer aux exigences, notamment des options de réduction des coûts;
  - Simplification des obligations de présentation de rapports et des inspections ainsi que la réduction de leur nombre;
  - Octroi de licences permanentes ou renouvelables moins fréquemment.
- L'option flexible pour les petites entreprises ne doit pas nécessairement être différente de celle que l'on retient pour les grandes entreprises ou pour d'autres entreprises. Les ministères et organismes peuvent accorder de la flexibilité à toutes les entreprises − dans un tel cas, l'analyse de flexibilité réglementaire consiste à recenser et quantifier séparément pour les petites entreprises les économies découlant de la flexibilité.Évaluation
- Les coûts administratifs et les coûts de conformité pour les petites entreprises doivent être quantifiés et exprimés en valeur monétaire à l'aide du Calculateur des coûts réglementaires pour l'option initiale de même que l'option flexible. Une évaluation des risques associés à chacune des options en ce qui a trait à la santé et à la sécurité des Canadiens et/ou à l'économie et à l'environnement canadien doit également être comprise dans le REIR.
- En cas de réduction ou d'atténuation des frais, des autres droits ou des pénalités, il convient de quantifier et d'exprimer en valeur monétaire le montant total réduit ou mitigé pour les petites entreprises.Consultation
- Comme dans le cas de toute proposition de réglementation, les ministères et organismes doivent mener des consultations approfondies auprès des intervenants tout au long du processus de réglementation. On s'attend à ce que les ministères et les organismes consultent les petites entreprises relativement aux options flexibles possibles avant la prépublication du REIR dans la partie I de la Gazette du Canada. Il est fortement recommandé que l'on utilise ces consultations préalables pour identifier les petites entreprises concernées et obtenir l'information et les données nécessaires à l'estimation des coûts de l'option initiale, et ceux associés à l'option flexible.
- Les options flexible et initiale, quantifiées et exprimées en valeur monétaire, devraient, à tout le moins, être présentées aux intervenants dans la partie II de la Gazette du Canada et, lorsqu'il y a lieu de procéder à une prépublication, elles doivent être présentées, à l'étape de la prépublication, dans la partie I de la Gazette du Canada. La prépublication est recommandée dans tous les cas où la Lentille des petites entreprises s'applique.
- Les consultations peuvent être menées au moyen de discussions en table ronde, de la discussion avec des groupes d'experts, de sondages, etc. — que ce soit en ligne, par téléphone ou en personne, ou par l'intermédiaire d'associations de petites entreprises.
Inversion de la charge de la preuve
- L'inversion de la charge de la preuve exige que les ministères et les organismes prouvent aux ministres qu'ils ont déployé les efforts nécessaires pour réduire les coûts administratifs et les coûts de conformité pour les petites entreprises, sans compromettre la santé et la sécurité des Canadiens, l'économie ou l'environnement canadien.
- Cette preuve est établie en effectuant une analyse de flexibilité réglementaire tenant compte des risques et en fournissant une justification dans le REIR si l'option flexible identifiée dans l'analyse n'est pas celle recommandée.

Calculateur des coûts réglementaires

Contexte : Le Calculateur des coûts réglementaires a pour objet de fournir aux ministères et organismes fédéraux un outil normalisé permettant d'effectuer l'analyse exigée aux fins de la règle du « un pour un » et de la Lentille des petites entreprises. S'agissant de la règle du « un pour un », le Calculateur sert à quantifier et à exprimer en valeur monétaire les augmentations ou les diminutions des coûts administratifs. S'agissant de la Lentille des petites entreprises, le Calculateur a pour fonction d'aider à quantifier et à exprimer en valeur monétaire les coûts de conformité et d'administration liés aux options initiale et flexible évaluées dans le cadre de l'analyse de flexibilité réglementaire.

Le Calculateur est fondé sur le Modèle des coûts standard internationalement reconnu. Le Calculateur fournit des données essentielles, par exemple des données de Statistique Canada sur le nombre de petites entreprises selon le secteur industriel et différents taux de rémunération horaires. Les paramètres standards sont aussi établis de façon à permettre de regrouper les résultats pour les différents ministères afin de présenter les résultats de la Lentille des petites entreprises ou de la règle du « un pour un ».

Points devant être pris en compte : L'utilisation du Calculateur est obligatoire pour permettre au Secteur des affaires réglementaires du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT-SAR) d'analyser et de regrouper les rapports des résultats. L'outil est suffisamment flexible pour accepter différents ensembles de données. Par exemple, les ministères et organismes ne sont pas tenus d'utiliser les données sur le nombre d'intervenants fournies dans le Calculateur s'ils détiennent des données plus pertinentes ou plus précises. Dans un tel cas, il suffit de sélectionner l'option « groupe personnalisé » dans l'onglet « Profil ».

Au début, l'utilisation du Calculateur pour quantifier et exprimer en valeur monétaire les coûts de conformité sera facultative si les ministères et organismes possèdent déjà leurs propres modèles ou outils établis. Dans un tel cas, une ventilation détaillée des coûts de conformité et des hypothèses pertinentes doit être envoyée séparément au SCT-SAR.

Exigences en matière de rapport

L'organisme de réglementation doit joindre à la demande d'approbation d'un REIR qu'il adresse au SCT SAR les pièces suivantes :
- Une copie finale en Word de la Liste de vérification de la Lentille des petites entreprises pour approbation (niveau analyste). Le SCT SAR avisera l'organisme de réglementation de son approbation par courriel.
- Une copie Excel du Calculateur remplie utilisée pour effectuer l'analyse de flexibilité réglementaire pour l'examen et l'approbation du SCT SAR. (Si un autre modèle que le Calculateur est utilisé pour estimer les coûts de conformité, veuillez inclure les tables, les calculs et les résultats à l'appui dans la présentation au SCT SAR.)

Un résumé des consultations des petites entreprises et des efforts déployés en vue de répondre aux besoins des petites entreprises en matière de conception de la réglementation ainsi qu'un résumé de l'analyse de flexibilité réglementaire (Énoncé de l'analyse de flexibilité réglementaire) doivent être inclus dans la publication préalable du REIR (partie I de la Gazette du Canada), le cas échéant, et dans le REIR définitif (partie II de la Gazette du Canada). (Les hypothèses détaillées sur 'analyse de flexibilité réglementaire peuvent être présentées à l'intérieur de l'Énoncé des coûts-avantages.)
Si aucune flexibilité n'est accordée aux petites entreprises, il convient d'inclure une justification dans le REIR.
La liste de vérification remplie doit être publiée dans la Gazette du Canada avec le REIR.
Le président du Conseil du Trésor devra présenter la première fiche d'évaluation annuelle concernant la mise en œuvre de la Lentille des petites entreprises à l'automne 2013.

Rôles et responsabilités

Les ministères, les organismes fédéraux et le Secteur des affaires réglementaires du Conseil du Trésor du Canada ont des rôles et des responsabilités spécifiques relativement au processus réglementaire fédéral, y compris la Lentille des petites entreprises, qui sont décrits à la section 8 de la Directive du Cabinet sur la gestion de la réglementation.

Les ministres du Conseil du Trésor (partie B) sont responsables de superviser la mise en œuvre de la Lentille des petites entreprises et d'en examiner la performance systémique. La performance de la Lentille des petites entreprises sera évaluée dans les fiches d'évaluation annuelle.

Coordonnées

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Communications stratégiques et affaires ministérielles

L'Esplanade Laurier, 9e étage, tour Est

140, rue O'Connor

Ottawa (Canada) K1A 0R5

Pour plus d'information, veuillez utiliser le Formulaire Contactez-nous du SCT.

Références

Annexe : Liste de vérification de la Lentille des petites entreprises

Notes

↑ Un exemple d'un tel cas est une proposition de réglementation ou une modification réglementaire qui imposerait 1 000 $ de coûts d'administration et de conformité annuels moyens (coûts directs des immobilisations et coûts récurrents liés à l'entretien, la formation et la communication de renseignements) à 5 000 petites entreprises au Canada. En l'absence d'autres frais, l'impact en termes de coûts à l'échelle nationale s'élèverait à 5 millions de dollars par an. Par conséquent, la Lentille des petites entreprises s'appliquerait à cette proposition.
↑ Ce cas survient lorsque, par exemple, une proposition impose 5 000 $ de coûts de conformité et d'administration annuels moyens, mais seulement à 100 petites entreprises au Canada. S'il n'y avait pas d'autres frais, l'impact des coûts, sur le plan national, s'élèverait à 500 000 $ par an, ce qui est inférieur au seuil d'un million de dollars. Toutefois, parce que les petites entreprises feraient face à des coûts élevés, la Lentille s'appliquerait pour faire en sorte qu'aucun effort ne soit ménagé pour réduire les coûts pour les petites entreprises touchées.
↑ Les employés peuvent être à temps plein ou à temps partiel. Par rapport aux données du Registre des entreprises de Statistique Canada insérées dans le Calculateur, les fourchettes du nombre d'employés sont fondées sur le formulaire de l'Agence du revenu Canada (PD7) que l'employeur remplit, dans lequel le nombre d'employés (à temps plein ou non) pour la plus récente période de paie est déclaré. À ce titre, ces fourchettes auront tendance à prendre en compte le nombre maximum d'employés par an, à temps plein et à temps partiel.
↑ On a établi le seuil minimal à 30 000 $ afin qu'il corresponde aux ensembles de données qui sont fondés sur les entreprises enregistrées. En ce qui a trait, par exemple, à la perception de la TPS/TVH au Canada pour certaines entreprises, celles-ci ne sont pas tenues de s'enregistrer jusqu'à ce que la valeur de leurs recettes annuelles dépasse 30 000 $.
↑ Statistique Canada définit les petites entreprises, selon les Profils des petites entreprises, comme étant des entreprises dont le revenu annuel total se situe entre 30 000 $ et 5 M$. On utilise également la même définition pour l'« Outil d'analyse comparative pour PME » d'Industrie Canada. Industrie Canada définit également les « petites entreprises » comme des entreprises comptant moins de 100 employés.

[1] Un exemple d'un tel cas est une proposition de réglementation ou une modification réglementaire qui imposerait 1 000 $ de coûts d'administration et de conformité annuels moyens (coûts directs des immobilisations et coûts récurrents liés à l'entretien, la formation et la communication de renseignements) à 5 000 petites entreprises au Canada. En l'absence d'autres frais, l'impact en termes de coûts à l'échelle nationale s'élèverait à 5 millions de dollars par an. Par conséquent, la Lentille des petites entreprises s'appliquerait à cette proposition.

[2] Ce cas survient lorsque, par exemple, une proposition impose 5 000 $ de coûts de conformité et d'administration annuels moyens, mais seulement à 100 petites entreprises au Canada. S'il n'y avait pas d'autres frais, l'impact des coûts, sur le plan national, s'élèverait à 500 000 $ par an, ce qui est inférieur au seuil d'un million de dollars. Toutefois, parce que les petites entreprises feraient face à des coûts élevés, la Lentille s'appliquerait pour faire en sorte qu'aucun effort ne soit ménagé pour réduire les coûts pour les petites entreprises touchées.

[3] Les employés peuvent être à temps plein ou à temps partiel. Par rapport aux données du Registre des entreprises de Statistique Canada insérées dans le Calculateur, les fourchettes du nombre d'employés sont fondées sur le formulaire de l'Agence du revenu Canada (PD7) que l'employeur remplit, dans lequel le nombre d'employés (à temps plein ou non) pour la plus récente période de paie est déclaré. À ce titre, ces fourchettes auront tendance à prendre en compte le nombre maximum d'employés par an, à temps plein et à temps partiel.

[4] On a établi le seuil minimal à 30 000 $ afin qu'il corresponde aux ensembles de données qui sont fondés sur les entreprises enregistrées. En ce qui a trait, par exemple, à la perception de la TPS/TVH au Canada pour certaines entreprises, celles-ci ne sont pas tenues de s'enregistrer jusqu'à ce que la valeur de leurs recettes annuelles dépasse 30 000 $.

[5] Statistique Canada définit les petites entreprises, selon les Profils des petites entreprises, comme étant des entreprises dont le revenu annuel total se situe entre 30 000 $ et 5 M$. On utilise également la même définition pour l'« Outil d'analyse comparative pour PME » d'Industrie Canada. Industrie Canada définit également les « petites entreprises » comme des entreprises comptant moins de 100 employés.

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