CRSNG-Centre d'innovation
Mission
Le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) travaille en collaboration avec les autres organismes subventionnaires et les organisations alliées de son écosystème afin de mettre en place une infrastructure de recherche canadienne solide et harmonisée qui reflète la nature de plus en plus dynamique et interdisciplinaire de la recherche scientifique ainsi que le désir de la communauté de simplifier les formalités administratives.
Le CRSNG est conscient que son personnel est au cœur de son succès en tant qu’organisation. Afin de donner suite à ses priorités et s’adapter à de nouvelles façons de travailler, le CRSNG doit pouvoir miser sur une main-d’œuvre talentueuse, agile et diversifiée. Le Centre d'innovation a été créé avec pour mission d'encourager l'innovation et les améliorations continues au sein du CRSNG.
Domaines d'intérêt
Pour réaliser sa mission d'encourager l'innovation et l'amélioration continues au CRSNG, le Centre d'innovation (CI) s'est concentré sur les trois domaines ci-dessous.
Diriger des projets qui touchent différents groupes
Il arrive parfois que de grands projets aient une incidence sur les directions opérationnelles du CRSNG, mais qu’il n’existe aucun groupe clairement désigné pour les diriger. Dans certains de ces cas, le CI sera chargé de diriger le projet et d’aider à coordonner les travaux. Un exemple est le projet d'harmonisation des processus opérationnels (HPO).
Soutenir des projets innovants dirigés par d’autres groupes
Des équipes du CRSNG travaillent déjà sur leurs propres projets novateurs. Il arrive qu’elles demandent de l’aide et du support au CI. Un exemple en est le Projet d’évaluation du processus de sélection basé sur l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI).
Améliorer la culture d’innovation au CRSNG
Même si le CRSNG possède déjà une solide culture d’innovation, elle peut toujours être améliorée. L’un des moyens d’y parvenir consiste à encourager les opportunités de collaboration entre les équipes. Un projet lié à cela est le Hackathon annuel.
Collaborations
Pour atteindre ses objectifs, le Centre d'innovation (CI) collabore avec des groupes internes et externes au CRSNG.
Collaboration avec des groupes internes au CRSNG
Le CI collabore avec une grande variété d'équipes de toutes les directions du CRSNG pour ses projets : Partenariats de recherche (PR), Subventions de recherche et bourses (SRB), Affaires stratégiques, organisationnelles et publiques (ASOP), et Direction et services administratifs communs (DSAC). Le Hackathon annuel est un exemple de projet où tous ces groupes ont été impliqués.
Collaboration avec des groupes externes
Le CI collabore également sur des projets avec des groupes externes tels que le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH), les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) et l'équipe de la solution de gestion des subventions des trois organismes (SGSTO). Le projet d'harmonisation des processus opérationnels (HPO), par exemple, a nécessité une consultation avec l'équipe de la SGSTO, le CRSH et les IRSC
Diriger des projets qui touchent différents groupes
Projet d'harmonisation des processus opérationnels (HPO)
Les systèmes actuels de gestion des subventions utilisés par les trois organismes subventionnaires fédéraux (CRSNG, CRSH et IRSC) reposent sur une technologie dépassée et mal adaptée aux besoins changeants du milieu de la recherche et des organismes eux-mêmes. En conséquence, les organismes se sont lancés dans un projet visant à moderniser leur système de gestion des subventions pour mieux appuyer les candidats, les administrateurs et les évaluateurs pendant le cycle de gestion des subventions, appelé Solution de gestion des subventions des trois organismes (SGSTO). Avant sa mise en œuvre, il est nécessaire de la valider et de recueillir des informations sur la manière dont le système sera utilisé. Il est aussi possible d'harmoniser certains domaines au sein de l'agence pour permettre une expérience utilisateur plus conviviale. Ces parties forment le projet HPO que le CI dirige actuellement au sein du CRSNG.
Obtenir des informations complémentaires sur les fonctions et les données de la SGSTO auprès des spécialistes du CRSNG
L'équipe de la SGSTO a créé une liste de fonctions opérationnelles qui pourraient être incluses dans la nouvelle solution ainsi qu'un modèle conceptuel de données (MCD), identifiant les données qui seraient capturées et utilisées. Les organismes devaient valider ces deux éléments tout en identifiant les éventuelles lacunes et en saisissant plus de détails sur la manière dont ces éléments seraient utilisés. Les résultats de ce travail éclaireront l'analyse des écarts d'ajustement (détermination de l'adéquation des fonctionnalités, des processus et du flux de travail intégrés de la nouvelle solution avec les besoins opérationnels de l'agence et les résultats souhaités, ainsi que les éventuelles lacunes dans les capacités de la solution qui pourraient être abordées durant le développement) en préparation pour la mise en œuvre de la SGSTO.
En tant que leader, le CI a co-élaboré des activités de gestion du changement avec l'équipe de la SGSTO pour le personnel du CRSNG. Il a également identifié des experts en la matière (EEM) pour apporter leur contribution aux documents, créé du matériel de formation, organisé des séances de formation et facilité la collecte de l’information et son analyse.
Déterminer les domaines d’harmonisation pour les organismes subventionnaires fédéraux en préparation pour la solution de gestion des subventions des trois organismes (SGSTO)
Les IRSC, le CRSNG et le CRSH font chacun plusieurs taches différemment. Même au sein d’une agence, il peut y avoir des différences entre les opportunités de financement (OF). En passant à une nouvelle solution unifiée, il y’a une opportunité d'harmoniser de nombreux processus, les règles métier, etc., déjà existants dans les trois agences.
Le CI a rassemblé une liste de règles métier actuellement en vigueur dans les agences, qui a été utilisée pour identifier les domaines dans lesquels des variabilités existent. Ces domaines ont été validés par des EEMs à travers toutes les agences avant que l'équipe de la SGSTO ne confirme quels domaines qui pourraient être harmonisés avant la mise en œuvre de la solution.
Établir une stratégie de consultation et de collaboration pour l’harmonisation au sein des organismes
Pour harmoniser à travers les organismes et aussi identifier les domaines potentiels d’harmonisation, une stratégie est nécessaire. La stratégie doit identifier comment les domaines d'harmonisation seront priorisés, comment les agences collaboreront ensemble et comment les approbations seront obtenues.
Le CI a créé une stratégie pour atteindre les objectifs d’harmonisation des agences, et qui est actuellement en cours d’évaluation.
Soutenir des projets innovants dirigés par d’autres groupes
Projet d’évaluation du processus de sélection basé sur l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI)
Le CRSNG est déterminé à appuyer l'excellence en recherche et la formation de la relève en recherche. La création d’un milieu de recherche équitable, diversifié et inclusif au Canada est essentielle à la conduite de travaux de recherche inédits, de qualité exceptionnelle et susceptibles de générer des retombées, qui permettent d’approfondir les connaissances et de résoudre des problèmes locaux, nationaux et mondiaux. Un aspect de la réalisation de ces objectifs consiste à inclure les considérations d’EDI dans la prise de décision.
Le CI a été approché par un groupe souhaitant expérimenter une nouvelle approche pour prendre en compte les aspects EDI dans sa prise de décision. Le CI a examiné la nouvelle approche ainsi que celles existantes déjà et a proposé une méthode d'évaluation pour déterminer la meilleure approche dans différents scénarios, sur la base de trois critères : (1) la capacité à atteindre l'objectif cible ; (2) les efforts administratifs requis ; et (3) la perception des parties prenantes.
Améliorer la culture d’innovation au CRSNG
Qu’est-ce qu’un Hackathon ?
Le Hackathon annuel encourage les gens à se rassembler pour résoudre des problèmes techniques et non techniques de manière créative. C'est une occasion de collaborer avec des collègues pour contribuer à améliorer les agences, en développant des outils permettant un gain de temps, des procédures plus efficaces, des flux de travail rationalisés, des processus plus simples et d'autres innovations. En général, les chefs de projet identifient un problème qu'ils souhaitent résoudre en équipe avec d'autres, puis passent par différentes étapes d'exploration, de réflexion, de planification et d'exécution jusqu'à ce qu'une solution mutuellement acceptable soit trouvée. Cet exercice offre plusieurs avantages pour les participants car ils acquièrent de nouvelles connaissances (notamment en développant des compétences en communication, en organisation et en leadership) et rencontrent diverses personnes d'horizons divers, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de leurs équipes, tout en essayant de nouvelles approches dans un environnement amusant et offrant du soutien.
Organisation du Hackathon
Le Centre d’innovation dirige l'équipe de planification du Hackathon qui organise le Hackathon annuel. Elle est composée de bénévoles issus des différentes divisions des agences. Leur objectif est de créer un environnement hybride favorable à l’innovation afin de permettre aux équipes d’atteindre leurs propres objectifs. Pour ce faire, ils effectuent les tâches suivantes : réserver un espace approprié pour que les équipes puissent collaborer, planifier des activités pendant le Hackathon, maintenir un site Web où l'information peut être trouvée, présenter à divers groupes pour encourager la participation, créer une liste où les chefs de projet peuvent ajouter leurs projets et où les participants peuvent s’y joindre, faciliter les Laboratoires d’idées pour générer des projets, fournir des outils de gestion de projet pour aider les chefs de projet, proposer des sessions de formation aux chefs de projet, et bien plus encore.
Le Hackathon le plus récent consistait en une journée complète d'interactions sur le projet, suivie d'engagements ponctuels au sein des équipes de projet pendant le reste de la semaine. Le Hackathon était un événement hybride auquel les gens participaient soit en présentiel, soit virtuellement. À la suite du Hackathon, les chefs de projet ont examiné ce qui avait été accompli avec leurs équipes et ont demandé et obtenu l'approbation pour continuer à travailler sur le projet là où des bénéfices potentiels ont été démontrés.
Laboratoire d'idées
Tous les grands projets des participants aux Hackathons précédents ont commencé par une chose : une idée. Pour aider à générer et à explorer des idées en amont des Hackathons, l'équipe de planification d'événements du Hackathon facilite des Laboratoires d’idées. Cela consiste à fixer un lieu et un temps pour réfléchir sur les problèmes actuels ou sur les améliorations potentielles, et proposer de nouvelles idées et approches pour les résoudre. Dans ces laboratoires, les idées sont évaluées en fonction de leur mérite et de leur potentiel d’avancement et d’impact. Les Laboratoires d’idées peuvent être une séance de réflexion qui peut conduire à la création de nouvelles idées ; et/ou il peut s'agir d'un exercice de validation d'idées préexistantes. Le but de proposer des idées dans un tel contexte est d'obtenir un retour instantané et informel sur la question de savoir si elles valent la peine d'être poursuivies ainsi que sur les éléments à prendre en compte si on décide d'aller de l'avant (par exemple, qu’est ce qui a été fait pour résoudre ce problème dans le passé ? Qui pourrait avoir plus d'informations sur ce sujet? etc.).
Exemples de projets réalisés par le passé
Des exemples de projets qui ont eu lieu lors des Hackathons précédents sont discutés ci-dessous.
Développement de l'outil OptaPlanner
Durant le concours de subventions à la découverte (SD), il y’a un besoin de planifier l'examen d'environ 3 500 demandes par 450 évaluateurs qui changent de lieu toutes les 15 minutes sur une période de 3 semaines. Auparavant, cela entraînait un flux de travail complexe, long et non optimisé pour les évaluateurs et le personnel du CRSNG.
Ce projet consistait à: Effectuer une analyse de l'environnement pour rechercher des outils existants qui répondraient aux besoins du personnel, tester plusieurs types de logiciels différents, obtenir l'approbation pour l'un d'entre eux et personnaliser l'outil selon leurs besoins identifiés. Le Hackathon a permis de relancer ce projet qui avait connu plusieurs tentatives infructueuses auparavant. Après son premier succès lors du Hackathon, certains des travaux décrits ci-dessus se sont poursuivis ultérieurement; ceci a permis de réduire le temps passé par le personnel à planifier manuellement le concours des SD : soit une économie d'environ 1 875 heures par an. D’autres équipes à travers les agences ont depuis adopté l’outil.
Outil d’examen administratif
Afin de réduire le fardeau administratif des candidats lorsqu'une candidature pour une subvention Alliance échoue à son examen administratif, l'équipe des subventions Alliance souhaitait examiner les données de concours et explorer des alternatives au rejet. L'équipe a utilisé un Laboratoire d’idées pour générer des projets potentiels qui ont été approuvés par la direction avant le Hackathon. Le Hackathon lui-même était consacré à l’analyse des données existantes sur les candidatures rejetées et à la réflexion sur des alternatives au rejet. Le travail s'est poursuivi après le Hackathon, où des changements ont été recommandés en fonction de leurs travaux antérieurs et des commentaires de la communauté.
Vidéos de webinaires modulaires
Avant ce travail, un groupe de travail de la direction des Subventions de recherche et bourses préparait des diapositives et un script pour les webinaires, puis les faisait approuver et traduire. Vient ensuite le long processus de préparation et de réalisation des présentations à des heures fixes, qui n’étaient pas toujours pratiques pour les candidats. Il y’avait un besoin de créer du matériel réutilisable avec un accès flexible pour les candidats et les évaluateurs pour de meilleurs résultats en information et en communication ; il s'agissait de remplacer les longues sessions de webinaire traditionnelles de 2 heures.
Au cours du projet du Hackathon, l'équipe a analysé les exigences pour créer des vidéos de webinaires modulaires de 3 à 4 minutes chacune, couvrant divers aspects des demandes et des examens de subventions. L'équipe a expérimenté et commencé la conversion des anciens webinaires en courtes vidéos modulaires, enregistrées par les officiers de programmes à des moments convenables.
Le résultat a été une amélioration de la productivité du personnel, car ils ont arrêté de préparer les webinaires et ont consacré leur temps à des tâches plus productives. Les vidéos du webinaire répondaient également mieux aux besoins des chercheurs, car elles offrent un accès flexible à l'information, quand et selon les besoins. Comme avantage supplémentaire, ce travail s’est révélé particulièrement utile lorsque la COVID-19 a contraint le personnel à travailler à domicile.
Notation dans le cadre de programmes
Le but de ce projet était de rechercher des méthodes de normalisation des notations utilisées au Canada et dans le monde, et de recommander des changements à court terme, ainsi que d'envisager des changements à long terme, pour mieux améliorer la répartition des notes dans le programme de subventions d'outils et d'instruments de recherche (OIR). Pendant le Hackathon, une personne de l’équipe OIR a pu réaliser l’analyse de l’environnement, en partie grâce à la possibilité de consulter d’autres participants. Suite au Hackathon, ils ont produit des recommandations qui ont été acceptées et intégrées au programme en moins de 3 mois. Les changements ont généré plusieurs améliorations, notamment l'élimination des notations non calibrées des évaluateurs, la réduction des préoccupations concernant les résultats injustes et l'élimination de la répétition de la notation des candidatures.
