CRSNG-Centre d'innovation
Mission
Le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) travaille en collaboration avec les autres organismes subventionnaires et les organisations alliées de son écosystème afin de mettre en place une infrastructure de recherche canadienne solide et harmonisée qui reflète la nature de plus en plus dynamique et interdisciplinaire de la recherche scientifique ainsi que le désir de la communauté de simplifier les formalités administratives.
Le CRSNG est conscient que son personnel est au cœur de son succès en tant qu’organisation. Pour donner suite à ses priorités et s’adapter à de nouvelles façons de travailler, le CRSNG doit pouvoir miser sur une main-d’œuvre talentueuse, agile et diversifiée. Le Centre d’innovation a été créé dans le but d’encourager l’innovation et l’amélioration continues au sein de l’organisation.
Domaines d'intérêt
Pour réaliser sa mission au service de l’innovation et de l’amélioration continues au CRSNG, le Centre d’innovation (CI) axe ses activités sur les trois domaines suivants.
Diriger des projets qui touchent différents groupes
Il arrive que de grands projets aient une incidence sur les directions opérationnelles du CRSNG, mais qu’aucun groupe ne soit clairement désigné pour les diriger. Dans certains cas, c’est le CI qui sera chargé de diriger le projet et de contribuer à en coordonner les travaux. Un exemple est le projet d'harmonisation des processus opérationnels (HPO).
Soutenir des projets innovants dirigés par d’autres groupes
Certaines équipes du CRSNG travaillent déjà sur leurs propres projets novateurs, mais il leur arrive d’avoir à demander de l’aide au CI. Par exemple, c’est le cas pour le Projet d’évaluation du processus de sélection basé sur l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI).
Améliorer la culture d’innovation au CRSNG
Même si le CRSNG possède déjà une solide culture d’innovation, elle peut toujours être améliorée. L’un des moyens d’y parvenir est de renforcer la vitalité de cette culture en encourageant la collaboration entre les équipes, par exemple lors du Hackathon annuel.
Collaborations
Pour atteindre ses objectifs, le CI collabore avec des groupes internes et externes au CRSNG.
Collaboration avec des groupes internes au CRSNG
Le CI collabore avec des équipes très diverses de toutes les directions du CRSNG pour ses projets : Partenariats de recherche (PR); Subventions de recherche et bourses (SRB); Affaires stratégiques, organisationnelles et publiques (ASOP); et Services administratifs communs (DSAC). Le Hackathon annuel est un exemple de projet auquel tous ces groupes participent.
Collaboration avec des groupes externes
Le CI collabore également à des projets avec des groupes externes comme le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH), les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) et l’équipe de la Solution de gestion des subventions des trois organismes (SGSTO). Le projet d'harmonisation des processus opérationnels (HPO),par exemple, a nécessité la consultation de l’équipe de la SGSTO, du CRSH et des IRSC.
Diriger des projets qui touchent différents groupes
Projet d'harmonisation des processus opérationnels (HPO)
La gestion des subventions assurée actuellement par les trois organismes fédéraux de subvention de la recherche (CRSNG, CRSH et IRSC) repose sur une technologie désuète et mal adaptée aux besoins changeants du milieu de la recherche et des organismes eux-mêmes. Les trois organismes ont donc lancé un projet — la Solution de gestion des subventions des trois organismes (SGSTO) — dans le but de moderniser leur système de gestion des subventions afin de mieux appuyer les candidates et candidats, les administratrices et administrateurs, et les évaluatrices et évaluateurs tout au long du cycle de gestion des subventions. Avant la mise en œuvre de la Solution, il faudra vérifier et recueillir des renseignements sur la manière dont le système sera utilisé. Il sera aussi possible d’harmoniser certains domaines au sein de l’organisme pour favoriser la convivialité de l’expérience utilisateur. Ces éléments forment le projet HPO, actuellement dirigé par le CI au sein du CRSNG.
Obtenir des informations complémentaires sur les fonctions et les données de la SGSTO auprès des spécialistes du CRSNG
L’équipe de la SGSTO a créé une liste de fonctions opérationnelles qui pourraient être intégrées dans la nouvelle solution ainsi qu’un modèle conceptuel de données indiquant les données à recueillir et à utiliser. Les organismes ont dû vérifier ces deux éléments, déterminer les lacunes potentielles et recueillir plus de renseignements sur l’utilisation qui serait faite de ces éléments. Les résultats de ce travail éclaireront l’analyse concordance-écart (détermination de l’adéquation des fonctionnalités, des processus et du flux de travail intégrés de la nouvelle solution avec les besoins opérationnels de l’organisme et les résultats souhaités, ainsi que des éventuelles limites de la solution en matière de capacités qui pourraient devoir être examinées durant la conception) en prévision de la mise en œuvre de la SGSTO.
En tant que responsable, le CI a élaboré conjointement des activités de gestion du changement avec l’équipe de la SGSTO pour le personnel du CRSNG. Il a également désigné des spécialistes du domaine qui pourront contribuer aux documents, créé du matériel de formation, organisé des séances de formation et facilité la collecte et l’analyse des renseignements.
Déterminer les domaines d’harmonisation pour les organismes subventionnaires fédéraux en préparation pour la solution de gestion des subventions des trois organismes (SGSTO)
Les IRSC, le CRSNG et le CRSH s’acquittent de plusieurs de leurs tâches de manière différente. Même au sein d’un même organisme, il peut y avoir des différences dans la façon de réaliser les tâches selon les occasions de financement. En passant à une solution unifiée, il y a possibilité d’harmoniser, entre autres, de nombreuses règles métiers et de nombreux processus déjà établis au sein des trois organismes.
Le CI a dressé une liste des règles métiers appliquées au sein de chacun des organismes, qui a servi à identifier les domaines présentant des variations. Ces domaines ont été validés par des spécialistes des trois organismes, puis l’équipe de la SGSTO a confirmé les domaines à harmoniser avant la mise en œuvre de la solution.
Établir une stratégie de consultation et de collaboration pour l’harmonisation au sein des organismes
Pour harmoniser les processus et règles au sein des organismes et cibler les possibilités d’harmonisation, il faut élaborer une stratégie indiquant l’ordre de priorité des éléments à harmoniser ainsi que la façon dont les organismes collaboreront et les approbations nécessaires seront obtenues.
Pour atteindre les objectifs des organismes en la matière, le CI a créé une stratégie; cette dernière est en cours d’évaluation.
Soutenir des projets innovants dirigés par d’autres groupes
Projet d’évaluation du processus de sélection basé sur l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI)
Le CRSNG est déterminé à appuyer l’excellence en recherche et la formation de la relève en recherche. La création d’un milieu de la recherche équitable, diversifié et inclusif au Canada est essentielle à la conduite de travaux de recherche inédits, de qualité exceptionnelle et susceptibles de générer des retombées, qui permettent d’approfondir les connaissances et de résoudre des problèmes locaux, nationaux et mondiaux. Un aspect de la réalisation de ces objectifs consiste à intégrer les considérations d’EDI dans la prise de décisions.
Le CI a été sollicité par un groupe souhaitant expérimenter une nouvelle approche pour tenir compte de l’EDI dans sa prise de décisions. Le CI a examiné cette nouvelle approche ainsi que les approches existantes, puis a proposé une méthode d’évaluation pour déterminer la meilleure approche selon différents scénarios. La méthode est fondée sur trois critères : 1) la capacité à atteindre l’objectif cible; 2) le travail administratif requis; 3) la perception des parties prenantes.
Améliorer la culture d’innovation au CRSNG
Qu’est-ce qu’un Hackathon ?
Le hackathon annuel est un évènement rassembleur où l’on convie les gens à s’attaquer ensemble à des problèmes de nature générale comme technique de manière créative. Le hackathon favorise la collaboration entre collègues pour contribuer à améliorer les organismes, en rationalisant les processus et flux de travail et en créant des outils et procédés permettant de gagner du temps. En général, les chefs de projet choisissent un problème qu'ils souhaitent résoudre avec l’aide d'autres personnes, puis passent par différentes étapes d’exploration, de réflexion, de planification et d’exécution jusqu’à ce qu’une solution soit trouvée d’un commun accord. Cet exercice a plusieurs avantages pour les participantes et participants : acquisition de connaissances (notamment par le développement de compétences en communication, en organisation et en leadership); réseautage avec des personnes d’horizons divers, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de leur équipe; et exploration de nouvelles approches dans un cadre amusant et positif.
Organisation du Hackathon
L’équipe de planification qui organise le hackathon annuel est chapeautée par le CI. Composée de bénévoles issus de différentes divisions des organismes, l’équipe a pour but de créer un environnement hybride favorable à l’innovation afin de permettre aux équipes d’atteindre leurs objectifs. Pour ce faire, elle fait les tâches suivantes : réservation d’un espace propice à la collaboration entre équipes; planification des activités pendant l’évènement; tenue à jour d’un site Web informatif; présentation à divers groupes pour encourager la participation; création d’une liste où les chefs de projet peuvent ajouter leurs projets et où les personnes participantes peuvent s’inscrire; facilitation de la création de projets dans le cadre des laboratoires d’idées; offre d’outils de gestion aux chefs de projet; proposition de séances de formation pour les chefs de projet; et plus encore.
Le dernier hackathon consistait en une journée complète d’interactions concernant le projet, suivie d’activités ponctuelles au sein des équipes de projet pendant le reste de la semaine. Il s’agissait d’un évènement hybride auquel les gens participaient soit en présentiel, soit virtuellement. Après l’évènement, les chefs de projet ont examiné le travail accompli avec leurs équipes et ont pu poursuivre les projets qui présentaient des bénéfices potentiels.
Laboratoire d'idées
Les grands projets présentés aux hackathons précédents ont tous commencé par une idée. Pour aider à générer et à explorer des idées à l’approche des hackathons, l'équipe de planification organise des laboratoires d’idées. Ces activités consistent à réfléchir sur les problèmes actuels ou sur des améliorations potentielles, dans un lieu et à un moment convenu, et à proposer de nouvelles idées et approches pour les résoudre ou les mettre en œuvre. Durant ces séances, les idées sont évaluées en fonction de leur mérite et de leur potentiel pour ce qui est de faire progresser les choses et d’avoir une incidence. Les laboratoires d’idées peuvent prendre la forme de séances de réflexion propices à la création d’idées, ou servir à valider des idées qui ont déjà cours. Le but est d’obtenir une rétroaction immédiate et informelle pour déterminer si ces idées valent la d’être mises en œuvre et connaitre les éléments à prendre en compte si on décide d’aller de l’avant (par exemple, les solutions mises en place dans le passé pour résoudre ce problème, les personnes qui pourraient avoir plus d'informations sur le sujet, etc.).
Exemples de projets réalisés par le passé
Création de l’outil OptaPlanner
Dans le cadre du concours des subventions à la découverte, il faut planifier l’examen d’environ 3 500 demandes par 450 évaluatrices et évaluateurs, qui changent de salle toutes les 15 minutes, sur une période de trois semaines. Auparavant, cela représentait un flux de travail complexe, chronophage et non optimisé pour les évaluatrices et évaluateurs, tout comme pour le personnel du CRSNG.
Ce projet consistait à effectuer une analyse de l’environnement pour rechercher des outils existants qui répondraient aux besoins du personnel; tester plusieurs types de logiciels différents; obtenir l’approbation pour l’un d’entre eux; et adapter l’outil aux besoins cernés. Le hackathon a permis de relancer ce projet, qui avait fait l’objet de plusieurs tentatives infructueuses auparavant.
Après un premier succès du projet lors du hackathon, certains des travaux décrits ci-dessus se sont poursuivis, ce qui a permis de réduire le temps passé par le personnel à planifier manuellement le concours des subventions à la découverte. On parle ici d’une économie de temps d’environ 1 875 heures par année. D’autres équipes au sein des organismes ont adopté l’outil depuis.
Outil d’examen administratif
Pour réduire le fardeau administratif des candidates et candidats lorsqu’une demande de subvention Alliance ne réussit pas l’étape de l’examen administratif, l’équipe du programme souhaitait examiner les données de concours et explorer des possibilités autres que le rejet d’une candidature. L’équipe a donc tiré parti d’un laboratoire d’idées pour générer des idées de projets, lesquelles ont été approuvées par la direction avant le hackathon. Ce dernier était lui-même consacré à l’analyse des données existantes sur les candidatures rejetées et à la réflexion sur des possibilités autres que le rejet. Le travail s’est poursuivi après le hackathon, et des changements ont été recommandés en fonction des travaux antérieurs et de la rétroaction de la communauté.
Vidéos de webinaires modulaires
Avant la mise en œuvre de ce projet, un groupe de travail de la Direction des subventions de recherche et bourses préparait des diapositives et un texte pour les webinaires, puis les faisait approuver et traduire. Venait ensuite le long processus de préparation et de réalisation des présentations à heures fixes, qui n’étaient pas toujours pratiques pour les candidates et candidats. Il y avait là un besoin de créer du matériel réutilisable et facile d’accès pour les candidates et candidats ainsi que pour les évaluatrices et évaluateurs afin d’améliorer la communication d’information, qui remplacerait les longs webinaires traditionnels de deux heures.
Au cours du hackathon, l’équipe de projet a analysé les exigences pour créer des vidéos de webinaires modulaires de trois à quatre minutes chacune, couvrant divers aspects des processus de présentation et d’évaluation des demandes de subventions. L’équipe a expérimenté et commencé la conversion des anciens webinaires en courtes vidéos modulaires, enregistrées par les agentes et agents de programme à des moments opportuns.
Résultat : un gain de productivité pour le personnel, qui a pu consacrer son temps à des tâches plus productives que la préparation de webinaires. Les vidéos répondent également mieux aux besoins des chercheuses et chercheurs, car elles leur offrent une grande souplesse d’accès à l'information. Ajoutons que ce travail s’est avéré particulièrement utile lorsque la COVID-19 a contraint le personnel à travailler à distance.
Système de notation dans le cadre d’un programme
Le but de ce projet était d’étudier des méthodes de normalisation des notes utilisées au Canada et ailleurs dans le monde et de recommander des changements à court terme ainsi que d’envisager des changements à long terme, pour améliorer la répartition des notes octroyées aux candidatures dans le cadre du Programme de subventions d’outils et d’instruments de recherche. Lors du hackathon, une personne de l’équipe du programme a pu réaliser une analyse du contexte en partie grâce à la possibilité de consulter d’autres personnes participantes. Après l’évènement, l’équipe a formulé des recommandations qui ont été acceptées et intégrées au programme en moins de trois mois. Les changements ont entrainé de nombreuses améliorations, notamment l’élimination de notations notes non pondérées soumises par les évaluatrices et évaluateurs, l’atténuation des préoccupations concernant d’éventuelles injustices et l'élimination des répétitions dans la notation des candidatures.
