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[[#toc|''Return to Table of Contents'' <big>⮝</big>]]

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= <span style="color:red">Procedure for partial modification of records describing works and expressions [NEW]</span> =

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When an authorized access point for a personal name is modified, it may happen that it then no longer matches the access point for that person as used in the access points representing works and expressions, already present in Canadiana. For instance, it may happen that an access point for a person is modified to add the death date, but that the access points for that person’s works and expressions include only the person’s birth date. It may also happen that a cataloguer is revising the access point for a personal name, in an authority record that was batch-loaded, but some access points for works and expressions, by this person, include a different form of name.

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A PFAN cataloguer may then do some partial modifications to the records for works and expressions associated with that person, according to the following instructions:

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'''Conditions:'''

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# This procedure only applies when, in an authorized access point for a work or expression, the name part is a personal name, and the form of this name does not match the AAP in the person’s authority record.

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# Applying this procedure is not mandatory, it is entirely up to the participant.

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# The access points representing the person’s works and expressions may be modified only in part, or completely – that is, the cataloguer may evaluate only the name part, or both the name part and the title part. The procedure below applies only for those cases when the access point is modified only partially. If the entire access point is verified [validated], then the entire record has to be evaluated – that is, it has to be revised in order to be RDA compliant, and it has to follow PFAN standards. In that case, please consult the following document : [[PFAN_-_Other_Documentation#Non-exhaustive_List_of_Verifications_to_Make_to_an_Existing_Record Non-exhaustive|List of Verifications to Make to an Existing Record]].

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# 4. In case of duplicate records, this procedure only applies to the records that are retained. Any duplicate records should be reported for deletion, according to the [[PFAN_-_Other_Documentation#Procedures_for_Duplicates|Procedures for Duplicates]].

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'''Procedure:'''

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<li>Modify the person’s access point in the authority record for that person, making sure that the record is RDA compliant and follows all PFAN standards..</li>

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<li>Partially modify the records representing the person’s works and expressions, that is, modify the « Name » part of the access point, without editing the rest of the access point or any other existing field. It is not mandatory to modify all the records representing the person’s works and expressions:

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<ol>

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<li type="a">Update the “personal name” part of the Authorized Access Point, in the records representing the person’s works and expressions, so that the name is identical to the name in the authority record representing the person. Make sure that the update is done both in the 100 field and in any existing 400 fields.</li>

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<li type="a">b. If the record includes the 667 note "CETTE NOTICE VERSÉE EN LOT DOIT ÊTRE ÉVALUÉE AVANT D'ÊTRE UTILISÉE, POUR S'ASSURER QU'ELLE RÉPONDE AUX NORMES DU PFAN", keep the note, and proceed as follow:

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<ol>

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<li type="i">Add the generic Canadiana number 1111X1111F in field 016. Please note that this generic number will have to be replaced by a unique number when the record is assessed at a later point, at which time the 667 note mentioned above will be deleted. </li>

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<li type="i">ii. Add the following 667 note: 667 $a CETTE NOTICE A FAIT L’OBJET D'UNE MODIFICATION PARTIELLE. LE NUMÉRO CANADIANA GÉNÉRIQUE 1111X1111F DANS LA 016 DOIT ÊTRE REMPLACÉ PAR UN NUMÉRO UNIQUE LORSQUE LA NOTICE EST ÉVALUÉE.</li>

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</ol>

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</li>

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</ol>

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</li>

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<li>If the record does not include the note « CETTE NOTICE VERSÉE EN LOT DOIT ÊTRE ÉVALUÉE AVANT D'ÊTRE UTILISÉE, POUR S'ASSURER QU'ELLE RÉPONDE AUX NORMES DU PFAN », then update the name part of the access point, without making the changes described under b). </li>

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<!--

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<li>Ne pas faire de renvoi à l'ancienne forme avec une sous-zone $w nne ou $w nnea. Noter qu'un tel renvoi pourrait être requis, par exemple si l'ancienne forme est RCAA2, lorsque la notice est évaluée à une étape ultérieure et que la note 667 « CETTE NOTICE VERSÉE EN LOT DOIT ÊTRE ÉVALUÉE AVANT D'ÊTRE UTILISÉE, POUR S'ASSURER QU'ELLE RÉPONDE AUX NORMES DU PFAN » est supprimée. À ce moment-là, l'ancienne forme mise en renvoi sera celle qui était présente dans la zone 1XX avant que la notice ne soit évaluée.</li>-->

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</ol>

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<br>

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'''Examples'''<br>

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''Note: Only relevant fields have been included in these examples.''

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<br>

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'''Example 1: Name authority record, and batch-loaded work authority record '''

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<div style="font-family:sans-serif">Name authority record is modified, to add the author’s death date:</div>

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016 ## 0100D5363F

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100 1# Blais, Marie-Claire, $d 1939-2021

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</div>

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<div style="font-family:sans-serif">Work authority record, batch-loaded and not revised, before the partial modification:</div>

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[No 016 field]

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100 1# Blais, Marie-Claire, $d 1939- $t Dans la foudre et la lumière

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667 ## CETTE NOTICE VERSÉE EN LOT DOIT ÊTRE ÉVALUÉE AVANT D'ÊTRE UTILISÉE, POUR S'ASSURER QU'ELLE RÉPONDE AUX NORMES DU PFAN

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</div>

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<div style="font-family:sans-serif">Work authority record, batch-loaded and not evaluated, after the partial modification:</div>

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016 ## 1111X1111F

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100 1# Blais, Marie-Claire, $d 1939-2021. $t Dans la foudre et la lumière

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667 ## CETTE NOTICE VERSÉE EN LOT DOIT ÊTRE ÉVALUÉE AVANT D'ÊTRE UTILISÉE, POUR S'ASSURER QU'ELLE RÉPONDE AUX NORMES DU PFAN

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667 ## CETTE NOTICE A FAIT L'OBJET D'UNE MODIFICATION PARTIELLE. LE NUMÉRO CANADIANA GÉNÉRIQUE 1111X1111F DANS LA 016 DOIT ÊTRE REMPLACÉ PAR UN NUMÉRO UNIQUE LORSQUE LA NOTICE EST ÉVALUÉE.

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</div>

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'''Example 2: Batch-loaded name authority record, and batch-loaded expression authority record '''

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<div style="font-family:sans-serif">Batch-loaded name authority record, before revision:</div>

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[No 016 field]

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100 0# Arrien, $d environ 95-environ 175

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667 ## CETTE NOTICE VERSÉE EN LOT DOIT ÊTRE ÉVALUÉE AVANT D'ÊTRE UTILISÉE, POUR S'ASSURER QU'ELLE RÉPONDE AUX NORMES DU PFAN

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</div>

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<div style="font-family:sans-serif">Name authority record, after revision:</div>

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016 ## 1038H8594F

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100 0# Arrien, $d environ 95-environ 175

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</div>

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<div style="font-family:sans-serif">Batch-loaded work authority record, not revised, before the partial modification:</div>

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[No 016 field]

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100 0# Arrien. $t Traité de tactique. $l Français

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667 ## CETTE NOTICE VERSÉE EN LOT DOIT ÊTRE ÉVALUÉE AVANT D'ÊTRE UTILISÉE, POUR S'ASSURER QU'ELLE RÉPONDE AUX NORMES DU PFAN

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</div>

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<div style="font-family:sans-serif">Batch-loaded work authority record, not revised, after the partial modification:</div>

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016 ## 1111X1111F

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100 0# Arrien, $d environ 95-environ 175. $t Traité de tactique. $l Français

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667 ## CETTE NOTICE VERSÉE EN LOT DOIT ÊTRE ÉVALUÉE AVANT D'ÊTRE UTILISÉE, POUR S'ASSURER QU'ELLE RÉPONDE AUX NORMES DU PFAN

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667 ## CETTE NOTICE A FAIT L'OBJET D'UNE MODIFICATION PARTIELLE. LE NUMÉRO CANADIANA GÉNÉRIQUE 1111X1111F DANS LA 016 DOIT ÊTRE REMPLACÉ PAR UN NUMÉRO UNIQUE LORSQUE LA NOTICE EST ÉVALUÉE.

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</div>

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''Last update: 2022-01-26''

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[[#toc|''Return to Table of Contents'' <big>⮝</big>]]

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=Useful External Resources=

Nathalie.mainville

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