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M 365

MS Teams: formation et astuces

Désormais, les outils de la suite M365 sont déployés dans les ministères et les agences à travers le Gouvernement du Canada et nous nous habituons à leurs bénéfices, particulièrement en ce qui concerne MS Teams — une des caractéristiques les plus utiles de la nouvelle solution. Nous avons regroupé quelques ressources utiles pour ceux qui désirent se familiariser avec MS Teams et ceux qui désirent comprendre davantage comment cette application peut soutenir leur travail.

Soutien et formation Microsoft

Microsoft offre une formation approfondie sur MS Teams et une librairie de vidéos de formation sur un ensemble de sujets que l’on retrouve ici, incluant :

Démarrage rapide
Collaborer en équipe et en canaux
Utiliser les billets et les messages
Démarrer des conversations et des appels

Si vous préférez l’aide en format imprimé, Microsoft offre une série de guides étape par étape. Vous pouvez les marquer ou les imprimer à titre de références lorsque vous utilisez Teams.

Ils offrent également une aide plus détaillée portant sur des conseils pour des réunions plus efficaces assorties d’instructions étape par étape.

GCcollaboration.ca Wiki

On retrouve une collection de formations M365 et le soutien sur Teams qui comporte divers types de ressources. Ce Wiki offre un ensemble de séances de formation virtuelle, de vidéos, de guides rapides, d’articles, de webinaires, de baladodiffusions et de démonstrations interactives. On y retrouve également un lien qui donne accès à un forum de discussion centré sur Microsoft à partir duquel vous pouvez tirer profit des perspectives offertes par des utilisateurs Teams répartis à travers le monde. Ce contenu évolue constamment, consultez-le régulièrement.

Soutien ministériel

Compte tenu de la variété de fonctions offertes par chaque agence et ministère, il est préférable de consulter le groupe technologie informatique (TI) ou le dirigeant principal de l’information (DPI) de votre ministère pour vous informer sur les informations et les ressources M365 mises à votre disposition.

Vous trouverez peut-être utiles certaines ressources ministérielles partagées par Pêches et Océans Canada.

Septembre 2020

MS365 Locataire 101

Le Gouvernement du Canada (GC) assure, à tous les employés du Gouvernement du Canada, un accès temporaire à Microsoft 365 (M365) pour travailler au niveau non classifié, et en guise de réponse à la pandémie du COVID-19. Cet accès particulier est offert temporairement au Gouvernement du Canada en vertu de ce que nous appelons le locataire de collaborationGC.

M365 inclut toutes les applications familières déjà utilisées par le Gouvernement du Canada — Word, Excel, PowerPoint — mais intègre également l’outil de collaboration TEAMS — qui combine le clavardage, les appels audio et vidéo de même que les outils de gestion de documents. M365 utilise l’informatique en nuage — ce qui fait que les utilisateurs n’ont pas à se connecter à leurs réseaux ministériels pour l’utiliser. L’utilisation de M365 représente une nouveauté pour plusieurs et cela soulève de nombreuses questions. Nous avons fait de notre mieux pour rassembler quelques réponses ci-dessous.

Questions fréquemment posées

Qu’est-ce qu’un « locataire » Microsoft 365?

Essentiellement, un « locataire » M365 permet au gouvernement du Canada de se servir temporairement d’une licence spéciale permettant d’avoir accès et d’utiliser les outils et les applications mis ensemble dans M365. En cette période, et pour le gouvernement du Canada, on l’appelle locataire de collaborationGC.

Avant le COVID-19, il y avait un plan de déploiement progressif pour déplacer plusieurs ministères au sein du gouvernement du Canada vers M365, chaque agence ou ministère procédant avec sa propre location. Le besoin soudain de travail à distance nous amène à modifier nos plans. Services partagés Canada (SPC) a travaillé étroitement avec Microsoft pour établir un « locataire » partagé de grande taille pour utilisation immédiate pendant cette crise.

Pensez à cette location comme un vaste espace que nous louons temporairement alors que nos maisons sont fermées pour fin de rénovation. La gestion de l’information (GI) est particulièrement importante lorsque nous travaillons dans le cadre de cette location puisque cette dernière est appelée à prendre fin à un moment donné. Assurez-vous de prêter attention à la pratique rigoureuse de la gestion de l’information.

Comment M365 peut soutenir le travail à distance pendant cette crise du COVID-19 ?

Le fait d’utiliser M365 allège temporairement le fardeau des réseaux pour les agences et les ministères, réseaux qui n’étaient pas conçus, de prime abord, pour soutenir un accès à distance aussi robuste. Et cela nous procure également un outil de collaboration — TEAMS — particulièrement utile pour le travail à distance.

Essentiellement, M365 aide les équipes du gouvernement du Canada à poursuivre leurs activités régulières comme les appels audio et vidéo, et facilite le partage des documents alors que nous travaillons tous à partir de nos domiciles. Il rend également possible un travail de consolidation d’équipe, ce qui devient vraiment important lorsque nous n’avons pas la possibilité d’interagir face à face.

Comment est-ce que cela fonctionne ?

La solution se retrouve à l’extérieur du réseau du gouvernement du Canada, dans l’Internet. Si vous disposez d’un accès Internet, vous pouvez utiliser M365. Il est accessible à partir de la plupart des appareils personnels que possèdent les employés, et à partir des appareils fournis par le gouvernement du Canada. Le recours au RPV n’est pas nécessaire. Vous pouvez accéder à l’application en la téléchargeant dans votre appareil, ou bien à partir du Web, directement.

Comment savoir si mon agence ou mon ministère fait partie de la nouvelle entente de location Microsoft 365 ?

Le gouvernement du Canada a fait l’acquisition de 420 000 licences mises à la disposition des agences et des ministères. Les utilisateurs sont identifiés par les ministères touchés, et ces derniers prennent leurs décisions en fonction d’une variété de facteurs. Communiquez avec l’équipe du dirigeant principal de l’information (DPI) de votre ministère pour connaître vos modalités d’accès.

Quelle est la formation offerte pour apprendre à utiliser M365 ?

SPC a réalisé un site à part de type wiki sur « GCcollab » qui présente un éventail de matériel de formation sur M365 dans une variété de formats incluant les vidéos, les guides et les documents infographiques. Les ministères partagent également leurs ressources en formation. Vous pouvez les consulter here

Comment en savoir davantage sur TEAMS ?

On retrouve du contenu de grande qualité sur l’utilisation de TEAMS, qui est nouveau pour plusieurs d’entre nous. Commencez ici :

Vidéo de démarrage rapide sur MS TEAMS:

Guide de démarrage rapide de vidéo Microsoft Teams

Vidéo sur les réunions dans TEAMS:

Formation vidéo Microsoft Teams

Veuillez noter que certains sites Web externes ne sont disponibles qu'en anglais.

Mai 2020

Aller de l’avant avec M365

Désormais, la majorité d’entre nous au gouvernement du Canada utilisent de nouveaux outils pour travailler à distance. Microsoft 365 (M365) a été introduite dans la majeure partie du gouvernement du Canada alors que chaque agence et ministère établit les modalités particulières de son déploiement.

Le déploiement de la M365 peut sembler différent d’une organisation à l’autre au niveau de l’utilisateur. Cela est dû à la planification minutieuse des bureaux des dirigeants principaux de l’information (DPI) qui soupèsent une variété de facteurs relatifs à l’introduction de M365 dans le cadre de leurs ministères. Plusieurs activent certaines fonctionnalités alors que d’autres optent pour des ensembles d’outils différents.

Parmi les facteurs associés à ces décisions on retrouve la taille et l’emplacement de ces agences ou de ces ministères, la nature de leur travail, leurs exigences en matière de gestion de l’information et des documents de même que leur capacité au niveau des réseaux.

En plus, avant le début de la COVID-19 et la modification correspondante de nos exigences de travail, plusieurs agences et ministères procédaient déjà au déploiement de M365 alors que d’autres planifiaient leurs transitions vers M365 plus loin dans l’avenir. Au gouvernement du Canada, les plans ont changé pour tous alors que les DPIs ont ajusté en conséquence leurs décisions et leur planification.

Cependant, avec M365 et alors que Teams devient l’outil le plus couramment utilisé, plusieurs options d’apprentissage utiles à tous se présentent sur les applications et les fonctionnalités de Teams pour le gouvernement du Canada dans son ensemble.

Recherchez, pour commencer, les formations et le mentorat offerts dans votre agence ou votre ministère. La plupart disposent d’un éventail de formations et d’un soutien qui correspondent mieux à leurs besoins particuliers.

On retrouve ensuite un portail de formation: cliquez ici dans lequel vous allez retrouver une variété de produits de formation associés à M365. Vous pouvez cliquer sur divers outils pour commencer : par application (Teams, Planner, OneNote) et type de matériel de formation (formation virtuelle, guides, vidéos et infographie).

Il y a également la communauté de base « Clics et conseils » sur GCcollab, avec des utilisateurs de partout au gouvernement du Canada, qui met de plus en plus l’accent sur des contenus associés à M365. On y retrouve beaucoup de discussions, de messages et d’information utiles et pertinents. Vous pouvez accéder ici à Clics et conseils. Plongez rapidement et apprenez-en davantage sur M365.

Janvier 2021

Communauté de pratique M365 — soutien de toute sorte

Avez-vous récemment visité la communauté de pratique (CdP) M365 sur GCcollab ?

Si vous avez accès à GCcollab (au cas où vous n’auriez pas déjà accès, il est facile de l’obtenir ici), vous pouvez lancer une recherche sur la communauté de pratique M365 et l’inscrire dans vos signets pour en faciliter l’accès.

Joindre la CdP M365 vous permet de participer à des réunions mensuelles sur une variété de sujets portant sur l’utilisation de M365 au sein du gouvernement du Canada. On y retrouve des conférenciers invités, une énorme quantité de sujets et des discussions animées assorties de questions et de réponses.

On retrouve également beaucoup de contenu utile sur le site qui évolue continuellement.

L’onglet discussion saisit les discussions entre collègues du gouvernement du Canada au complet sur des sujets allant de l’étiquette des équipes aux pratiques exemplaires de gestion de l’information. Découvrez les partages et les sujets discutés par vos collègues ou bien utilisez la CdP pour poser vos questions pressantes !

Vous trouverez, dans l’onglet « Fichiers » une foule d’information clairement classée dans une structure de dossiers simplifiée. On y retrouve de l’information sur tout, de la sécurité aux adaptations, des communications aux fiches d’information.

En plus, vous pouvez trouver des contenus de formation sur GCwiki où il y a une communauté de pratique présente sur Clics et conseils : GCcollab — un autre site utile pour les utilisateurs de M365.

Juillet 2021

Communauté de pratique M365

Nous avons participé à la réunion de la communauté de pratique M365 le 21 mai, 2020. Nous avons invité nos amis dirigeant l'initiative GC Flex à présenter sur les thèmes suivants : Les chartes d'équipe de travail et les communications de confiance en ce qui concerne le télétravail. Consultez l'enregistrement en cliquant ici. Veuillez noter que vous avez besoin d'un compte gccollab pour y accéder.

Ressources de formation pour M365 et GC Télétravail