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Gestion de l’information et travail à distance

Introduction

En tant que travailleur à distance au sein du Gouvernement du Canada, vous avez peut-être des questions sur vos responsabilités au niveau de la gestion de l’information. Quelles sont les règles ? Le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) a des consignes pour la gestion des informations de valeur d’entreprise pendant le travail à distance. Peu importe où vous travaillez, le SCT nous rappelle que :

1. Vous ne pouvez vous connecter sur votre réseau ? Sauvegardez l’information d’entreprise sur votre appareil approuvé et effectuez le transfert vers votre répertoire ministériel dès que possible.
2. Saisissez les téléconférences et les vidéoconférences des procès-verbaux et des décisions des réunions.
3. Pensez à diffuser l’information non classifiée sur le portail ouvert du gouvernement (open.canada.ca)
4. Pour des questions d’orientation supplémentaire, communiquez avec le bureau du dirigeant principal de l’information (DPI) de votre agence ou ministère, ou votre équipe de gestion de l’information. Vous en saurez davantage ici sur les consignes du SCT :

https://www.canada.ca/fr/gouvernement/fonctionpublique/covid-19/gestion-donnees-gouvernementales-travail-distance.html  

Astuces sur la gestion de l’information pour les locataires M365

Vous utilisez le locataire collaborationGC pour M3656. Vous utilisez TEAMS pour la première fois et vous vous demandez comment faire une bonne gestion de l’information.

L’utilisation de M365 et de TEAMS par le biais du locataire collaborationGC vise à soutenir les employées pendant la pandémie actuelle du COVID-19. Cette location porte sur des informations transitoires et ne constitue pas un outil pour le stockage des informations ayant valeur d’entreprise. Le SCT offre une orientation pour la gestion des courriels que l’on peut appliquer aux documents de collaboration avec TEAMS.

Vous devez transférer aussitôt que possible les courriels qui possèdent des informations avec valeur d’entreprise vers un répertoire ministériel désigné (comme GCDOCs). Par exemple, les courriels, les messages et les documents qui ont valeur d’entreprise peuvent comporter des messages qui font référence à une décision, à des communications avec les clients, qui autorisent des transactions entre entreprises.

Parmi les exemples d’information transitoire : les copies, les invitations de réunions, les messages de remerciement, les pièces jointes enregistrées ailleurs et les messages en double. On peut supprimer les messages ou les documents transitoires lorsqu’il n’est plus nécessaire de les utiliser.

GCDOCs hors ligne

Saviez-vous que vous pouvez travailler sur des documents dans GCDOCs même lorsque vous êtes hors ligne ?

Vous pouvez réserver et télécharger hors ligne des articles sur votre ordinateur pour les travailler lorsque vous n’êtes plus connectés au réseau. Ce qui peut s’avérer utile lorsque le réseau n’est plus accessible.

On peut accéder à GCDOCs hors ligne de deux façons. Vous pouvez télécharger une copie du document nécessaire sur votre ordinateur, à partir de GCDOCs. Une fois le travail complété sur le document, vous pouvez le transférer sur GCDOCs à partir de votre ordinateur. Vous pouvez également synchroniser vos documents à partir de votre ordinateur à partir d’Enterprise Connect. Vérifiez auprès de votre dirigeant principal de l’information ou de votre équipe de gestion de l’information pour en savoir plus.