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Bureau de l'ombuds - SAC / Ombuds Office - ISC - FR (view source)
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Les heures d’ouverture sont du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (HE). Les courriels reçus en dehors de ces heures feront l’objet d’une réponse le jour ouvrable suivant
Les heures d’ouverture sont du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (HE). Les courriels reçus en dehors de ces heures feront l’objet d’une réponse le jour ouvrable suivant
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==‘Meet Your Ombuds’ Town Hall==
==Assemblée générale « Rencontrez Votre Ombuds »==
Le 18 janvier, le Bureau du Médiateur a organisé une réunion publique virtuelle intitulée « Meet Your Ombuds : Nadia Ferrara, une approche unique ». Au cours de cet événement d'une heure destiné à l'ensemble du personnel, le Dr. Ferrara a expliqué le rôle du médiateur et la manière dont elle soutiendra le département et les employés à l'avenir.
La présentation a été suivie d'une discussion avec le Dr. Ferrara et Taiwo Lewis, directeur adjoint du secrétariat de l'IDEA.
Le temps imparti n'ayant pas permis de répondre à toutes les questions durant l'événement, les réponses sont fournies ci-dessous sous les cinq thèmes suivants :
*[[Bureau de l'ombuds - SAC / Ombuds Office - ISC#Return to Office|Ombuds Independence, Role and Approach]]
* Indépendance, rôle et approche de l’Ombuds
*[[Bureau de l'ombuds - SAC / Ombuds Office - ISC#How the Ombuds Office works with others|How the Ombuds Office works with organizational partners]]
* Comment l'Ombuds travaille avec les partenaires organisationnels
*[[Bureau de l'ombuds - SAC / Ombuds Office - ISC#Support for Indigenous Employees|Support for Indigenous Employees]]
* Soutien aux employés autochtones
*[[Bureau de l'ombuds - SAC / Ombuds Office - ISC#Inclusion.2C Diversity.2C Equity and Accessibility|Inclusion, Diversity, Equity and Accessibility]]
* L’ Inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité
*[[Bureau de l'ombuds - SAC / Ombuds Office - ISC#Return to Office|Return to Office]]
* Le retour au bureau
===<u>Discussion Highlights</u>===
===<u>Points forts de la discussion</u>===
'''How have your experiences as a therapist, an educator, an author, and a federal public servant shaped your unique approach?'''
'''Comment vos expériences en tant que thérapeute, éducateur, auteur et fonctionnaire ont-elles façonné votre approche unique ?'''
Nadia: From an early age, I have always been a helper, an empath. My goal is ensuring the person I’m with feels cared for, listened to, supported. I have been doing this forever – being an Ombuds is full circle for me.
Nadia : Depuis mon plus jeune âge, j'ai toujours été une aide d’ approche empathique. Mon objectif est de faire en sorte que la personne avec qui je suis se sente prise en charge, écoutée, soutenue. C'est ce que je fais depuis toujours - être ombuds complète le cercle pour moi.
'''We work in a system where it can be challenging to influence change and move beyond the status quo. Within this context, what leads to your sustained motivation to humanizing the public service?'''
'''Nous travaillons dans un système où il peut être difficile d'influencer le changement et d'aller au-delà du statu quo. Dans ce contexte, qu'est-ce qui vous pousse à rester motivée pour humaniser la fonction publique ?'''
Nadia: I do get discouraged and frustrated. But in these moments I recognize my humanity, and connect with the fact that I am a hope giver. If I can give a sense of hope to another, and allow a space for somebody to connect with their humanity, that is my reason for being here.
Nadia : Il m'arrive d'être découragée et frustrée. Mais dans ces moments-là, je reconnais mon humanité, et je me connecte au fait que je suis une donneuse d'espoir. Si je peux donner un sentiment d'espoir à quelqu'un d'autre, et permettre à quelqu'un de se connecter à son humanité, c'est ma raison d'être ici.
'''You are a pioneer of cultural humility training within the federal public service. How important is cultural humility to advancing inclusion, diversity, equity, and accessibility?'''
'''Vous êtes un pionnière de la formation à l'humilité culturelle au sein de la fonction publique fédérale. Quelle importance revêt l'humilité culturelle pour faire progresser l'inclusion, la diversité, l'équité et l'accessibilité ?'''
Nadia: I’m a strong believer in Cultural Humility as a pathway to accountability. We need to commit to being teachable. We are people, working with people, and working for people – I put the focus on the person in front of me, as the expert of their lived experience. We need to embrace this with a sense of urgency as this is very much tied to Inclusion, Diversity, Equity and Accessibility (IDEA). I look forward to the day that IDEA is not a separate program, a silo, but is embedded in everything we do.
Nadia : Je crois fermement à l'humilité culturelle comme moyen de responsabilisation. Nous devons nous engager à être des apprenants. Nous sommes des personnes, nous travaillons avec des personnes et nous travaillons pour des personnes - je mets l'accent sur la personne en face de moi, en tant qu'expert de son expérience vécue. Nous devons adopter cette approche avec un sentiment d'urgence, car elle est étroitement liée à l'inclusion, la diversité, l'équité et l'accessibilité (IDEA). J'attends avec impatience le jour où l'IDEA ne sera plus un programme distinct, un silo, mais fera partie intégrante de tout ce que nous faisons.
'''Taiwo, speaking of Cultural Humility, how do you practice it in your daily work?'''
'''Taiwo, en parlant d'humilité culturelle, comment la pratiquez-vous dans votre travail quotidien ?'''
Taiwo: One of the major initiatives of the IDEA Task Force was a humble interactions campaign, that we need to understand that we don’t have to have all the answers, but we need to listen, and give ourselves space to grow and learn. And not be defensive - sit, listen, and understand what someone is experiencing. To me, that’s a good place to start and build from.
Taiwo : L'une des principales initiatives du Groupe de travail sur IDEA était une campagne d'interactions humbles, selon laquelle nous devons comprendre que nous n'avons pas besoin d'avoir toutes les réponses, mais que nous devons écouter et nous donner l'espace nécessaire pour grandir et apprendre. Et ne pas être sur la défensive - s'asseoir, écouter et comprendre ce que quelqu'un vit. À mon avis, c'est un bon point de départ pour construire.
'''Taiwo, Indigenous Services Canada is taking a unique approach by placing the IDEA portfolio within the Ombuds office. Can you share about the work of the IDEA task force and how the Ombuds office is positioned to support that work?'''
'''Taiwo, Services aux Autochtones Canada adopte une approche unique en plaçant le portefeuille IDEA au sein du bureau de l'ombuds. Pouvez-vous nous parler du travail du groupe de travail IDEA et de la façon dont le bureau de l'ombuds est positionné pour soutenir ce travail ?'''
Taiwo: Moving this work within the Ombuds Office and having Nadia’s leadership and lens provides real-time data on what employees are experiencing; we can get input from the Ombuds at the ground level to guide policy and the review of our systems, and in that we have a unique opportunity to serve as a model within government.
Taiwo : Le fait de confier ce travail au Bureau de l’ombuds et de bénéficier du leadership et de la vision de Nadia permet d'obtenir des données en temps réel sur ce que vivent les employés ; nous pouvons obtenir l'avis des ombuds sur le terrain pour orienter les politiques et l'examen de nos systèmes, et cela nous donne une occasion unique de servir de modèle au sein du gouvernement.
===<u>Ombuds Independence, Role and Approach</u>===
===<u>Indépendance, rôle et approche de l’Ombuds</u>===
'''If a person files a job competition complaint, how would it work if you report directly to the Deputy Minister and the Deputy Minister for any complaint is the respondent? That does not seem like arm’s length!'''
'''Si une personne dépose une plainte pour concours d'emploi, comment cela fonctionnerait-il si vous releviez directement du sous-ministre et que le sous-ministre, pour toute plainte, était le défendeur ? Cela ne semble pas comme l’indépendance !'''
'''Does the Ombuds report to the Deputy Minister or the Department for that matter? How does this incite confidence in an ombudsperson...if the person is intimately tied to the interests and objectives of the very site and infliction of harm - translated via department or Deputy Minister or employer for that matter?'''
'''L’Ombuds relève-t-il du sous-ministre ou du ministère, d'ailleurs ? Comment cela peut-il susciter la confiance dans un ombuds... si la personne est intimement liée aux intérêts et aux objectifs du lieu même et de l'infliction du préjudice - traduit via le ministère ou le sous-ministre ou l'employeur d'ailleurs ?'''
Le bureau de l'ombuds fonctionne indépendamment de la chaîne de commandement. Par conséquent, le sous-ministre n'a pas le pouvoir d'approuver ou de superviser le travail de l'ombuds. Le bureau de l'ombuds prend la confidentialité très au sérieux et nous prenons toutes les mesures raisonnables pour protéger vos renseignements. Notre raison d'être est de soutenir les employés et leur bien-être et soyez assurés que nous ne partagerons jamais d'informations sur un cas spécifique - ce qui va à l'ombuds, reste à l'ombuds. Nous ne soulevons que les tendances susceptibles de mettre en lumière des problèmes systémiques auprès du sous-ministre, et nous pouvons le faire efficacement sans fournir d'informations spécifiques et identifiantes.
'''Bonjour, auriez-vous l'amabilité de nous dire quelle est l'instance qui supervise votre bureau? De qui relève l'ombuds?'''
'''Dr. Ferrara, you mentioned confidentiality. I wanted to know whether written correspondence with you or your team is subject to the Access to Information act?'''
Le bureau de l'ombuds est logé au sein du bureau du sous-ministre, mais nous fonctionnons indépendamment du bureau. Comme ombuds, je suis membre d’un comité des ombuds fédérale, ainsi d’une association nationale et internationale.
'''Dr. Ferrara, vous avez mentionné la confidentialité. Je voulais savoir si la correspondance écrite avec vous ou votre équipe est soumise à la loi sur l'accès à l'information ?'''
'''What would the normal process be in communicating with ombuds office? For example, would someone get in touch, set up a meeting to speak about concerns? Would there be potential follow-up depending on the issues raised?'''
Nous nous efforçons de fournir des services confidentiels aux employés. Il s'agit d'une question dont notre bureau peut discuter avec vous lors de votre contact, car votre confidentialité est notre plus grande préoccupation.
'''How can we distinguish whether to take a matter to a direct supervisor vs the Ombuds?'''
'''Quelle est la procédure normale pour communiquer avec le bureau de l’ombuds? Par exemple, quelqu'un prend-il contact avec vous, organise-t-il une réunion pour parler de vos préoccupations ? Y aurait-il un suivi potentiel en fonction des questions soulevées ?'''
Vous pouvez envoyer un courriel confidentiel au bureau de l’ombuds à l'adresse [[Mailto:ombuds@sac-isc.gc.ca|ombuds@sac-isc.gc.ca]]. Le coordonnateur des services à la clientèle répondra et fournira un soutien et des conseils et veillera à ce que les besoins du client soient satisfaits, incluant en fixant un rendez-vous avec l'ombuds. Une fois que l'ombuds et le client ont eu une séance, le coordonnateur des services à la clientèle communique avec le client pour tout suivi. Les heures d'ouverture sont du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (HE). Le personnel répondra à tous les courriels reçus en dehors de ces heures le jour ouvrable suivant.
'''Are you responsible for complaints or disclosures of wrong doing?'''
'''Comment distinguer si l'on doit s'adresser à un superviseur direct ou à l’ombuds?'''
Le bureau de l’ombuds est une caisse de résonance informelle qui peut vous aider à déterminer les prochaines étapes. Ce qui nous parvient reste chez nous. Il n'y a aucune obligation d'agir, ni de lancer un processus formel, si vous vous adressez à nous. Nous vous invitons à vous adresser à notre bureau et nous pourrons vous aider à déterminer la meilleure approche.
'''Does the Ombuds office have the capacity to provide services in French?'''
'''Êtes vous concernés par les plaintes ou les divulgations (wrong doing)?'''
Nous accueillons ceux qui souhaitent discuter des problèmes en milieu de travail et des actes répréhensibles. Si quelqu'un souhaite divulguer un acte répréhensible, nous pouvons lui recommander de s'adresser au Centre de l'intégrité, des valeurs et de la résolution de conflits.
'''Do you have the authority to act without a formal complaint?'''
'''Est-ce que le bureau de l'ombuds a la capacité de donner des services en français ?'''
Le bureau de l'ombuds offre ses services dans les deux langues officielles.
'''Est-ce que vous avez le pouvoir d'agir sans plainte officielle ?'''
'''What kind of authority is behind suggestions put forward to senior management by the Ombuds office? What is the process like after a suggestion is made in terms of actualizing it?'''
N'hésitez pas à contacter notre bureau si vous souhaitez déposer une plainte ou demander conseil. Le bureau de l’ombuds est là pour vous soutenir est pour vous aider à développer une stratégie pour adresser les enjeux.
'''Recueillez-vous les plaintes/préoccupations en cours concernant les questions liées à Phénix ?'''
'''In the outreach/engagement with the Regions, can there also be specialized outreach for employees who live in the regions but report to HQ?'''
Oui, le bureau du médiateur s'intéresse à toutes les questions qui ont un impact négatif sur les employés. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des problèmes avec Phénix. Nous sommes là pour vous écouter et vous soutenir, mais nous n'aidons pas à résoudre les problèmes de rémunération - le centre de rémunération est là pour ça.
'''Quel type d'autorité se cache derrière les suggestions faites à la direction générale par le bureau de l’ombuds? Quel est le processus de mise en œuvre d'une suggestion après qu'elle ait été faite ?'''
'''Will your office be scheduling outreach with regional offices?'''
Un ombuds est un nécessité plutôt qu'un luxe, car nous sommes ici pour élever le niveau de responsabilité de tous les fonctionnaires. La haute direction est pleinement consciente que lorsque les recommandations d'un ombuds sont partagées, elle doit écouter très attentivement et s'engager à agir. Nous sommes informels, mais nous utilisons le pouvoir de la persuasion morale dans l'espoir d'inspirer les autres à faire mieux, à être meilleurs.
'''Dans le cadre de la sensibilisation et de l'engagement des régions, est-il possible d'organiser une sensibilisation spécialisée pour les employés qui vivent dans les régions mais qui relèvent du siège ?'''
'''Will this office look at the responses given when a Public Service employee completes the yearly Public Service Survey to see if there are trends from region to region and bring these forward to the Deputy Ministers. One size does not fit all I think people need to keep this in mind. We need empathy and kindness to each other.'''
Nous serons heureux d'organiser une action de sensibilisation adaptée à vos besoins dans les régions. Veuillez contacter notre bureau pour planifier quelque chose.
'''Votre bureau organisera-t-il des activités de sensibilisation avec les bureaux régionaux ?'''
'''Does the Ombuds office offer support that is culturally sensitive? Being able to speak to someone who understands, or even is open to, understanding issues of racism, colonialism, sexist, and others, is so important for some people to feel like they can actually be open about issues they are seeing or experiencing. The team looks diverse, but wondering how that space is being built systemically.'''
L’Ombuds prévoit de rencontrer les bureaux régionaux et continuera à programmer des activités de sensibilisation en fonction des demandes. Si vous souhaitez inviter l’ombuds à s'adresser à votre équipe dans un délai précis, veuillez contacter notre bureau et nous serons heureux de vous aider.
'''Le bureau examinera-t-il les réponses données par les employés de la fonction publique dans le cadre du sondage annuel sur la fonction publique pour voir s'il existe des tendances d'une région à l'autre et en fera part aux sous-ministres ? Une taille unique ne convient pas à tous, je pense que les gens doivent garder cela à l'esprit. Nous devons faire preuve d'empathie et de gentillesse les uns envers les autres.'''
Oui, le bureau de l’ombuds va certainement examiner le sondage sur la fonction publique et soulever des questions auprès de la haute direction.
'''Welcome Ombudsperson Dr. Ferrara. I value your outlook and approach. Your view on people first is not in alignment with many upper management viewpoints. Which is a shame. My question is, do you have any ideas on how you will approach and manage this current environment.'''
'''Le bureau de l'ombuds offre-t-il un soutien qui tient compte des différences culturelles ? Il est très important pour certaines personnes de pouvoir parler à quelqu'un qui comprend, ou même qui est ouvert à la compréhension des questions de racisme, de colonialisme, de sexisme et autres, afin de se sentir en mesure de parler ouvertement des problèmes qu'elles voient ou vivent. L'équipe semble diverse, mais je me demande comment cet espace est construit de manière systémique.'''
Notre travail est basé sur les principes de l'humilité culturelle et s'appuie sur les traumatismes et la résilience. Notre bureau croit vraiment que les personnes doivent être au centre de notre travail, et nous essayons d'aider à humaniser la bureaucratie en incorporant l'humilité dans notre approche. Nous pensons que cela permet de renforcer les relations fondées sur la confiance, la compréhension et la compassion.
'''Dr. Ferrara, what is your approach to reconciling organizational conflicts or contradictions that may arise from GoC policies (e.g. Financial Administration Act) and our desire to better implement concepts such as Inclusion, Diversity, Equity and Accessibility in front line services?'''
L’Ombuds offrent également une formation sur l'humilité culturelle ; si vous souhaitez organiser une présentation sur l'humilité culturelle pour votre équipe, veuillez contacter le bureau à [[Mailto:ombuds@sac-isc.gc.ca|ombuds@sac-isc.gc.ca]].
'''Bienvenue comme l’ombuds, Dre. Ferrara. J'apprécie votre vision et votre approche. Votre point de vue sur les personnes d'abord n'est pas en accord avec les points de vue de nombreux cadres supérieurs. Ce qui est dommage. Ma question est : avez-vous des idées sur la façon dont vous allez aborder et gérer cet environnement actuel ?'''
'''How does this office plan to eliminate work place silos in the regions which can cause work place conflict and undue stress to employees?'''
En tant que votre ombuds, mon objectif est de mettre en pratique une approche compatissante, centrée sur l'humain, et de modeler le comportement que je souhaite voir. J'espère être un exemple à suivre pour les autres dirigeants. Je continue à dispenser des formations sur l'humilité culturelle dans l'espoir d'inspirer d'autres personnes à me rejoindre dans cette aventure, et mon public comprend les cadres supérieurs. Je suis toujours là pour fournir des conseils et un soutien dans la pratique d'une approche centrée sur l'humain et tenant compte des traumatismes.
===<u>How the Ombuds Office works with organzational partners</u>===
'''Dre. Ferrara, quelle est votre approche pour concilier les conflits organisationnels ou les contradictions qui peuvent découler des politiques du gouvernement du Canada (par exemple, la Loi sur l'administration financière) et notre désir de mieux mettre en œuvre des concepts tels que l’ inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité dans les services de première ligne ?'''
Mon approche consiste à sensibiliser, à dire la vérité au pouvoir, à éduquer les collègues, à apprendre des meilleures pratiques en place et à intégrer les principes de l’ inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité (IDEA) dans tout ce que nous faisons - et non pas comme un silo ou un programme ou une politique séparés.
Je comprends qu'il doit s'agir d'une approche globale, qui reconnaît que le changement doit être reflété en interne et en externe. Je comprends que le ministère examine le système des employés ainsi que les programmes et les politiques externes afin de déterminer comment supprimer les obstacles systémiques et promouvoir une politique antiraciste. J'ai demandé à être tenu au courant de ces initiatives cruciales par des mises à jour régulières de la part de la haute direction et du groupe de travail IDEA.
'''Comment ce bureau prévoit-il d'éliminer les cloisonnements sur le lieu de travail dans les régions, qui peuvent être à l'origine de conflits sur le lieu de travail et de stress excessif pour les employés ?'''
Notre bureau est là pour vous soutenir ; une partie de ce soutien consiste à formuler des recommandations sur les problèmes systémiques afin d'encourager un changement significatif, ainsi qu'à vous fournir des stratégies pour vous aider à faire face à un problème immédiat. N'hésitez pas à vous adresser à notre bureau pour que nous puissions vous soutenir, et sachez que ce que nous entendons est très important pour que nous puissions formuler des recommandations fondées sur des données probantes, qui ne peuvent être utilisées qu'à des fins d'évaluation.
===<u>Comment l'Ombuds travaille avec les partenaires organisationnels</u>===
'''There appears to be a lot of duplication between the role of the Informal Conflict Management System (ICMS) and the Ombuds office. What is the exact difference and how will they work together to avoid duplication or confusion?'''
'''There appears to be a lot of duplication between the role of the Informal Conflict Management System (ICMS) and the Ombuds office. What is the exact difference and how will they work together to avoid duplication or confusion?'''