Theme Management Committee Covid-May 6 2020 - Comité de gestion des thèmes Covid-6 mai 2020

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Agenda

1. Updates

2. Page success widget - Penny/Isabelle/Patrick

3. Planning for recovery - Laura

Notes and action items

1. Updates

TBS

• Attended a meeting with Gerry McGovern who is doing an international top task survey and card sorting exercise for the WHO. Findings are being shared with participating governments.
• Finishing initial testing on Indigenous audience tasks. Will present findings Monday, May 11.
• Have done some initial testing on Student Benefit content with CRA. Will do more testing after the launch next week.

Health Canada

• Participating in Structured Data pilot, using FAQ schema and How to schema
• Moving forward with landing page updates shared last week

PCO

• Asked group: Which reports or data are people finding most useful in their day-to-day work for informing decisions? And what would they like to know but don’t have visibility on? Posting in the Analytics Slack Channel about this and would like your feedback.
• Accessibility - there are conversations happening at the senior level. Celeste would like to know what challenges around accessibility you have when publishing and if you have ideas for improving accessibility.

No updates from Principal Publisher

2. Page success widget - Penny Day/Isabelle Waltzing/Patrick Lajeunesse

Goals

1. At the page level, understand:

• what people are coming for
• are people finding what they need
• if not, why not

2. Use that data to make improvements or suggest areas for further study and testing

• Where and what are the problems?
• Frequency of problems (how many people reporting it)
• Do we need to do some testing?

3. Assess the impact of changes

“Report a problem exists, but provides no way to report success or what the problem was.”

The page performance widget instead asks people if they found what they came for.

• Widget text reads “Did you find what you are looking for?” with buttons for yes or no.
• If the user selects no, another screen appears and asks “What was wrong?” Options and a text field allow users to provide feedback.

Data goes where it can be used

• Quantitative data goes to Adobe Analytics
  • Build segments based on task success/failure
  • Track what people did after not finding what they’re looking for
  • Track changes to pages and measure the impact
• Text-input goes to the responsible department (Health Canada for the pilot)
  • Email for now
  • Later into a separate datastore

To start - deploy on limited COVID pages

• Assess the effectiveness and administrative burden
• Make changes to text as needed
• Consider wider deployment

Anticipated volume of emails

Email volume = 1,500 emails per day (estimated)

Processing Emails

Short-term

• Use rules to filter and file emails into designated folders
• Remove any personal information from emails
• Export data from email to Google sheet

o  Email is formatted to enable simple copy/paste into spreadsheet

o  date/time;page title;page url;yes/no;what was wrong;details

• ·       Analyze data by web page, content owner, issues reported, frequency

Long-term

• Data will go directly from widget to datastore

Privacy

Since we are not asking for personal information in the feedback, there are no privacy implications.

However, in the event that we receive unsolicited personal information, we sought advice from:

• Privacy Management Division, Health Canada
• National Security Management Division, Health Canada
• IT Security, Health Canada

Assessing the pilot

• What % of visitors use the widget?

• Are we getting useful data from the text entry?
  • What % include a comment?
  • What % are useful?
  • Require intervention?
• Are the choices for why they couldn’t find what they wanted sufficient?
• Do they include anything unnecessary?
• Do changes in pages lead to changes in reported success/failure?
• What’s the management burden?

Next steps

• Proceed with pilot and assess the results
• Make changes as appropriate
• Complete development of the datastore for user-entered text
• Plan for wider deployment across Canada.ca
  • Should it coexist with Report a problem?
  • Who will be responsible for managing user-entered text?
  • Can we pre-process text to detect threats and personally identifiable information?
• Consider how it can augment/inform task success survey

If you have any questions, please feel free to reach out if you have any questions and/or comments in the Slack channel.

3. Guidance check in - Laura Piper (DTO)

Check-in to see if anyone has any questions/challenges around guidance that we can help with.

Note about alerts. Analytics are showing that people are more attracted to link text in doormats at the navigation level. Please make sure you’re moving to more concise alerts (as recommended in guidance) and developing the destination web content to support them.

• Alert guidance

If you have any questions/challenges, email [[1]]

Are there any missing pieces of guidance that would be helpful? You can

comment in the #themes-thèmes Slack channel.

Ordre du jour

1. Mises à jour

2. Widget du succès de la page - Penny/Isabelle/Patrick

3. L'enregistrement de l'orientation - Laura

Notes et actions à prendre

1. Mises à jour

SCT

• Participation à une réunion avec Gerry McGovern qui réalise une étude internationale sur les tâches principales et un exercice de tri de cartes pour l'OMS. Les résultats seront communiqués aux gouvernements participants.
• Achèvement des tests sur les tâches relatives aux autochtones. Les résultats seront présentés le lundi 11 mai.
• Quelques tests préliminaires sur le contenu des prestations pour étudiants ont été réalisés avec l'ARC. D'autres tests seront effectués après le lancement la semaine prochaine.

Santé Canada

• Participe au projet pilote sur les données structurées, en utilisant les schémas de la “FAQ” et de “Comment faire”
• Va de l'avant avec les mises à jour des pages d'accueil partagées la semaine dernière

BCP

• Question posée au groupe : Quels sont les rapports ou données que les gens trouvent les plus utiles dans leur travail quotidien pour informer les décisions ? Et sur quoi voudraient-ils savoir, mais dont la connaissance n'est pas connue ? Faites-nous part de vos commentaires sur ce sujet en écrivant dans l'espace Analytics de Slack.
• Accessibilité - des conversations ont lieu au niveau supérieur. Céleste aimerait savoir quels sont les problèmes d'accessibilité que vous rencontrez lors de la publication et si vous avez des idées pour améliorer l'accessibilité.

Aucune mise à jour de l'éditeur principal.

1. Widget de succès de page - Penny Day/Isabelle Waltzing/Patrick Lajeunesse

Objectifs

1. Au niveau de la page, comprendre :

• ce que les gens viennent faire
• si les gens trouvent ce qu'ils ont besoin
• si non, pourquoi

1. Utiliser ces données pour apporter des améliorations ou suggérer des points à étudier et à tester

• Où et quels sont les problèmes?
• Fréquence des problèmes (combien de personnes les signalent?)
• Faut-il faire des tests?

1. Évaluer l'impact des changements

"Signaler un problème existe, mais ne permet pas de signaler un succès ou de préciser le problème".

Le widget de succès de page demande plutôt aux gens s'ils ont trouvé ce qu'ils sont venus chercher.

• Le texte du widget se lit comme suit : "Avez-vous trouvé ce que vous cherchiez?" avec des boutons pour répondre par oui ou par non.
• Si l'utilisateur sélectionne non, un autre écran apparaît et demande "Qu'est-ce qui n'allait pas? Des options et un champ de texte permettent aux utilisateurs de donner leur avis.

Les données vont là où elles peuvent être utilisées

• Les données quantitatives vont à Adobe Analytics
  • Construire des segments basés sur le succès/échec des tâches
  • Surveiller ce que les gens ont fait après ne pas avoir trouvé ce qu'ils cherchaient
  • Surveiller les modifications apportées aux pages et mesurer l'impact

• La saisie de texte est confiée au ministère responsable (Santé Canada pour le projet pilote)
  • Par courriel pour l'instant
  • Plus tard, dans un entrepôt de données séparé

Pour commencer - déployer sur des certaines pages de la COVID

• Évaluer l'efficacité et la charge administrative
• Apporter des modifications au texte selon les besoins
• Envisager un déploiement plus vaste

Volume prévu de courriels

Volume de courriels = 1 500 courriels par jour (estimation)

Traitement des courriels

A court terme

• Utiliser des règles pour filtrer et classer les courriels dans des fichiers désignés
• Supprimer toute information personnelle des courriels
• Exporter des données d'un courriel vers une fiche Google

Le courriel est formaté pour permettre un simple copier/coller dans un tableur :

date/heure;titre de la page;url de la page;oui/non;ce qui n'allait pas;détails

Analyser les données par page web, propriétaire du contenu, problèmes signalés, fréquence.

A long terme

• Les données passeront directement du widget à l’entrepôt de données séparé

Vie privée

Comme nous ne demandons pas d'informations personnelles dans les commentaires, il n'y a pas d'implications en matière de vie privée.

Toutefois, dans le cas où nous recevrions des informations personnelles non sollicitées, nous avons demandé conseil à :

• Division de la gestion de la vie privée, Santé Canada
• Division de la gestion de la sécurité nationale, Santé Canada
• Sécurité informatique, Santé Canada

Évaluation du pilote

• Quel est le pourcentage de visiteurs qui utilisent le widget?
• La saisie de texte nous fournit-elle des données utiles?
  • Quel est le pourcentage de visiteurs qui incluent un commentaire?
  • Quel est le pourcentage de données utiles?
  • Nécessitent une intervention?
• La saisie de texte nous fournit-elle des données utiles?
• Les choix de la raison pour laquelle ils n'ont pas trouvé ce qu'ils cherchaient sont-ils suffisants?
• Incluent-ils des éléments inutiles?
• Les changements de pages entraînent-ils des changements dans les succès/échecs signalés?
• Quelle est la charge de gestion?

Prochaine étapes

• Poursuivre le projet pilote et évaluer les résultats
• Apporter les modifications nécessaires
• Développement complet de la banque de données pour les textes entrés par l'utilisateur
• Plan pour un déploiement plus vaste à travers le site Canada.ca
  • Doit-il coexister avec Signaler un problème?
  • Qui sera responsable de la gestion des textes saisis par les utilisateurs?
  • Pouvons-nous prétraiter le texte pour détecter les menaces et les renseignements personnels?
• Examinez comment il peut accroître/informer la réussite des tâches

Si vous avez des questions ou commentaires, n'hésitez pas à nous en faire part sur Slack.

3. Conseils - Laura Piper (BTN)

Vérifiez si quelqu'un a des questions/défis concernant les conseils auxquels nous pouvons apporter notre aide.

Note sur les alertes. Les analyses montrent que les gens sont plus attirés par les liens textuels dans les passerelles au niveau de la navigation. Veuillez vous assurer que vous passez à des alertes plus précises (comme recommandé dans le guide) et que vous développez le contenu Web de destination pour les soutenir.

• Conseils sur les alertes

Si vous avez des questions ou des défis, envoyez un courriel à [[2]]

Y a-t-il des conseils manquants qui pourraient être utiles? Vous pouvez mettre vos commentaires dans la l'espace #themes-thèmes de Slack.