GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

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GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 à l'édifice John G. Diefenbaker, 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez cette courte vidéo et OneTeamGov.ca pour en savoir plus !)

Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble

OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.  

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.  

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !

1 - La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

2 - A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles (Green Room - Victoria Hall) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

3 - L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à l'extérieur du Victoria Hall.

4 - Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles (Green Room - Victoria Hall) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

5 - Apportez un appareil mobile pour rester connecté (Wi-Fi: Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

6 - Consultez les descriptions des rôles des bénévoles et le bref programme de la journée avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le Guide des séances en petits groupes.

7 - A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à l'extérieur du Victoria Hall.

8 - N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles

Séances d'information à l'intention des bénévoles

AVANT la non-conférence:

• Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
• Vous n'avez besoin d'assister qu'à une séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.

Date	Langue	Détails pour la vidéoconférence	Détails pour la téléconférence
9 décembre 12 h 00 HNE	Anglais	Cliquez ici pour vous connecter via WebEx Numéro de la rencontre : 558 387 665 Mot de passe: Unconference2019	Composez le 1-877-413-4781 ou le 1-613-960-7510 Code: 509 4346
10 décembre 12 h 00 HNE	Français	Cliquez ici pour vous connecter via WebEx Numéro de la rencontre : 556 379 343 Mot de passe: Unconference2019	Composez le 1-877-413-4781 ou le 1-613-960-7510 Code: 509 4346
11 décembre 12 h 00 HNE	Anglais	Cliquez ici pour vous connecter via WebEx Numéro de la rencontre : 559 289 031 Mot de passe: Unconference2019	Composez le 1-877-413-4781 ou le 1-613-960-7510 Code: 509 4346

LE JOUR de la non-conference:

• Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à la salle des bénévoles pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
• Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.
• L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

Bref programme de la journée

• 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

• 8 h: Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
• 9 h à 9 h 40: Cérémonie de bienvenue
• 9 h 40 à10 h 10: Activité de lancement
• Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
• 10 h 30 à 16 h 30: Séances en petits groupes
• 16 h 30 à 17 h: Mot de la fin et départ
• 16 h 45 *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
• 17 h: C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!

Prendre soin de soi

• Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
• Il y aura une salle pour les bénévoles (Green Room - Victoria Hall) à votre disposition. Une salle tranquille sera aussi disponible. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
• Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

Code de conduite

L'équipe de GouvEnsemble Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au code de conduite officiel de OneTeamGov.

Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi

Rôle	Remarques utiles	Quand et qui
Installation, le jour avant	- Installation et préparation la veille de la non-conférence (16 décembre) au 111 Sussex - diverses tâches, au besoin	Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Ihsen Keffala, Andrea Hill
Inscription	- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc. - Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir. - Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement. - Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches. Chef d'équipe: Ashley Evans | Tél. ou SMS: 204-228-7373 | Talkie-walkie	Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes	- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes. - Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage) - Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin. - *IMPORTANT* Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes. - *IMPORTANT* Affichez le nom de la séance sur la porte ET assurez-vous que le preneur de notes a le bon document ET ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles. Chef d'équipe: Colleen Tiernan | Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie	Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30 Nadia Karmali, Glenn Waters, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30 Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow
Équipes des petits groupes - Facilitateur ou facilitatrice - Preneur de notes	- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle). - Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder. - Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs. - Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: OneTeamGovCanada@pm.me - Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes - Guide des séances en petits groupes également disponible Chef d'équipe: Joël Bourgeoys | Tél. ou SMS: 613-415-8036 | Talkie-walkie	CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes
Affectations spéciales	- Divers rôles spécialisés durant la journée - Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques. - Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion - Tracé graphique Chef d'équipe: Colleen Tiernan | Tél. ou SMS: 819 360 0852 | Talkie-walkie	HoraireTodd Concierge: 10 h 15 à 12 h 30 : Darlene Mulcahey De 12 h 30 à 16 h 30 : Nadia Ackah Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h Laura Colella John Kenney Prise de notes graphique Divers endroits tout au long de la journée: Jordana Globerman
Mise en ordre (Appel à tous!)	- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état ! Chef d'équipe: Colleen Tiernan | Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie	Démontage - 17 h Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !

Plan de l'étage

Médias sociaux

Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: #NonConferenceOttawa #GouvEnsemble

Wi-Fi: Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

Questions et Réponses

1. Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
   • Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
   • Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
   • *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
2. Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?
   • Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
   • Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
   • Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
   • En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails)
3. Comment est l'aménagement de la pièce, y a-t-il un plafond sur les nombres ?
   • Les salles sont de tailles différentes : il peut y avoir jusqu'à 40 chaises disposées en cercle dans la salle.
   • Lorsque les chaises sont pleines, la salle est pleine et les participants sont invités à assister à une autre séance.
4. Quels sont les documents disponibles pour faciliter le processus ?
   • Il y aura des tableaux à feuilles mobiles, des post-it, des marqueurs, du ruban adhésif dans la salle - n'hésitez pas à utiliser ces fournitures !
5. Qu'arrive-t-il si je ne parle que l'anglais et que je suis animateur, les participants sont-ils en mesure de parler la langue officielle de leur choix ?
   • Il y aura des séances en français organisées pour la journée, avec des animateurs et des preneurs de notes qui parlent et comprennent le français.
   • Les participants sont libres de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix - la bonne nouvelle, c'est qu'Ottawa est très bilingue - vous pouvez être sûr que quelqu'un dans votre salle comprend et parle les deux langues et sera en mesure de vous aider si quelque chose se présente !   
6. Est-ce qu’un stationnement est disponible ?
   • Stationnement payant (12 $) disponible mais très limité, sans privilèges d'entrée et de sortie.
   • Nous vous encourageons fortement à utiliser les transports en commun ou le covoiturage dans la mesure du possible.
   • Pour ceux qui utilisent le garage de stationnement, veuillez utiliser les portes "D" identifiées comme étant le "Pavillon D - Bytown", les ascenseurs à cette entrée vous mèneront jusqu'au Victoria Hall au premier niveau.
   • Le stationnement doit être payé à l'intérieur de l'immeuble en argent comptant ou par carte de crédit.
7. À quoi ressemblera la fin de la journée ? Y aura-t-il une synthèse?
   • Il y a une cérémonie de clôture
   • La synthèse des notes des sessions sera faite plus tard, c'est pourquoi nous avons des preneurs de notes organisés pour chaque session. De plus, s'il vous plaît, gardez et rapportez à la salle de bénévolat tous vos précieux tableaux à feuilles mobiles !
8. Et pour le dîner ?
   • Le dîner ne sera pas servi, mais il y a une cafétéria sur place ainsi qu'un micro-ondes.
   • C'est à vous de déterminer le meilleur moment pour prendre votre pause dîner, en fonction de votre rôle de bénévole et votre disponibilité !  (Les participants auront le choix entre deux créneaux horaires différents pour le dîner, selon l'horaire de leur choix)
   • Il y aura des collations dans la salle des bénévoles pour vous aider à continuer !