GouvEnsembleCanada - Nonconference guide des séances en petits groupes

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* Toutes les photos sur cette page ont été prises par Mars Romer Photography

Les objectifs de notre séance en petits groupes:

Nous voulons faciliter les choses :

• Compréhension(s) partagée(s) du sujet à discuter (viser la cohérence et non le consensus) ;
• Exploration des implications et des opportunités à partir de différents points de vue - expériences, opportunités, obstacles, etc ; (Quel est l'état actuel ? Que voulons-nous ?)
• Identification d'actions pratiques susceptibles d'améliorer les choses - par exemple, idées, prochaines étapes sur la manière de les mettre en œuvre. Que peut faire chacun d'entre nous ? Que pourrions-nous faire ensemble ? Comment appliquer ces recommandations dans nos environnements de travail ?
• Amusez-vous ! D'abord et avant tout, nous essayons d'établir des liens, de favoriser d'excellentes discussions et de donner à chacun l'occasion de partager ses points de vue et ses idées.

Nos hypothèses de travail :

• Il y a plusieurs façons de faciliter les discussions, par exemple avec des approches très structurées ou non structurées, ou avec des approches permettant une pensée divergente et d'autres permettant une pensée convergente, etc. C'est exactement le but de ce guide. Ce n'est pas censé être normatif.
• Nous voulons prendre en compte et faciliter, dans la mesure du possible, une variété de préférences et de styles chez les participants, par exemple des extravertis et des introvertis.
• Moins, c'est plus, mais nous sommes limités dans le temps: 45-55 minutes en petits groupes. Nos efforts permettront d'établir des liens, de faire preuve de créativité, de partager les connaissances et d'éclairer l'action pratique.
• Nous voulons développer et partager les connaissances. Partager les notes de séance après l'événement.

Méthodes et conseils pour les animateurs

Veuillez considérer les éléments suivants:

• C'est une session de 55 minutes. Le temps passera vite.
• Un sujet vous a été assigné pour votre session en petits groupes. Ce sujet est l'idée que quelqu'un a proposée pendant l'exercice de crowdsourcing plus tôt dans la journée. – Obligatoire
• Une personne devra prendre des notes afin d'immortaliser l'essentiel des discussions, en particulier celles qui se déroulent en plénière. Cette personne sera également la gardienne du temps. – Obligatoire
• Chaque participant aura un crayon Sharpie (des crayons supplémentaires seront fournis dans la salle) - Usage facultatif
• Il y aura des autocollants (aussi appelés post-it) sur chaque siège et dans la salle - Usage facultatif
• Il y aura un tableau à feuilles dans la salle - Usage facultatif

Il y a deux sections ci-dessous :

• C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que cela fait longtemps ? - cette section comprend trois options pour animer une séance en petits groupes.
• Vous avez plus d'expérience pour faciliter ou vous vous sentez aventureux ? - Appliquez vos compétences lors des séances en petits groupes en gardant à l'esprit les objectifs ci-dessus.

*Les méthodes suivantes ont été prises et/ou adaptées de Liberating Structures, où vous pouvez trouver beaucoup d'autres méthodes, et Agile Coffee.

C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que cela fait longtemps ?

Présentez la session

1) Décrivez l'approche aux personnes présentes dans la salle pour la discussion de 55 minutes. "Aujourd'hui, nous allons utiliser les 55 prochaines minutes pour :

• Décortiquer ce que l'idée signifie afin que nous sachions de quoi nous parlons ;
• Générer de nouvelles idées d'opportunités et de défis liés à cette idée commune ; et
• Identifier quelques actions pratiques que nous pourrions prendre, individuellement et collectivement, et qui sont liées à notre sujet."
• Donner de la rétroaction afin de nous assurer de l'accord des gens avec l'approche."

2) Décortiquez l'idée: Développer une compréhension et une cohérence de l'idée, de ce qu'elle signifie pour les participants dans la salle.

• La personne qui a proposé l'idée est-elle présente ? Demandez au groupe. Si oui, invitez cette personne à partager ses réflexions sur l'idée et pourquoi elle l'a proposée.
• Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante.

3) Continuez avec l'une des trois options suivantes.

Option 1 - Quoi ? Et alors ? Et maintenant, quoi ?

• Si le nombre de participants est gérable (p. ex. 15-20 personnes), vous pourriez animer toute la discussion en plénière. Demandez aux membres du groupe :
  • "Que signifie cette idée pour vous ?" [10 minutes]
  • "Pourquoi ce sujet est-il important ?   [15 minutes]
  • "Qu'allons-nous faire maintenant ?" "Quelles sont les actions pratiques que nous pouvons prendre ?" [15 minutes]
• Pour ceux qui sont introvertis, ouvrez un espace mural où ils peuvent partager des idées tout au long de la discussion ou à la fin.

Option 2 - 1-2-4-Tous

Un..

• Demandez aux participants de réfléchir individuellement à l'idée : Demandez : "Que signifie cette idée pour vous ?" et "Quelles sont les opportunités et les défis qui s'y rattachent ?"
• Demandez-leur d'utiliser les autocollants ou leur propre bloc-notes pour noter leurs pensées, afin qu'ils puissent les partager avec un partenaire à l'étape suivante. [5 minutes]

Deux..

• Ensuite, demandez aux participants de se mettre en équipes de deux, de partager ce qu'ils ont écrit et d'en discuter. Demandez-leur d'identifier les points communs ou les différences. [5 minutes]
• Demandez à des volontaires de partager avec toute la salle ce que l'idée signifie pour eux. [5 minutes]

Quatre...

• Maintenant, demandez aux participants de former des groupes de quatre et de travailler à partir de la compréhension commune du sujet pour se concentrer maintenant sur les moyens d'aller de l'avant. Demandez aux participants de noter les possibilités ou les défis associés à ce sujet ainsi que les mesures pratiques qui pourraient être appliquées pour faire avancer l'idée.
• Demandez-leur de noter leurs trois principales opportunités, défis et actions pour faire avancer l'idée. [10 minutes]

Tous..

• Demandez à chaque groupe de quatre personnes de partager ses trois meilleures opportunités, défis et actions pratiques avec toute la salle. [2 min/par groupe ; ou un total de 10 minutes]
• Invitez la salle à réfléchir et à formuler des commentaires. [5 minutes]
• Demandez : s'il y avait une action pratique que vous pourriez faire en tant qu'individu pour aider à réaliser cette idée, quelle serait-elle ? Écrivez votre réponse sur un papier auto-collant et remettez-le (ou affichez-le sur le mur) avant de quitter la salle. [5 minutes]

Option 3 - Le Fishbowl

• Placez six chaises en cercle au milieu de la pièce. Vous, l'animateur, serez assis sur l'une des chaises tout le temps.
• Expliquez que cet exercice sera fait dans un format Fishbowl. Cinq personnes s'assoient dans le cercle avec l'animateur pour commencer.
• L'animateur guide la discussion en posant des questions, par exemple :
  • "Qu'est-ce que cette idée signifie pour vous ?" [15 minutes]
  • " Pourquoi ce sujet est-il important ? [15 minutes]
  • "Qu'allons-nous faire maintenant ?" "Quelles sont les actions pratiques que nous pouvons prendre ?" Collectivement ? En tant qu'individus ?  [15 minutes]
• À tout moment, si vous souhaitez participer à la discussion, vous pouvez vous lever et poser votre main sur l'épaule de la personne qui parle pour prendre sa place.
• La personne dont l'épaule est touchée s'assoit dans l'auditoire pour regarder le bocal à poissons (le cercle). Les personnes peuvent revenir dans le cercle à tout moment.

Plus expérimentés dans l'animation ou vous vous sentez aventureux ?

Introduire la session

1) Décrivez l'approche aux personnes présentes dans la salle pour la discussion de 55 minutes. "Aujourd'hui, nous allons utiliser les 55 prochaines minutes pour :

• Décortiquer ce que l'idée signifie afin que nous sachions de quoi nous parlons ;
• Générer de nouvelles idées d'opportunités et de défis liés à cette idée commune ; et
• Identifier quelques actions pratiques que nous pourrions prendre, individuellement et collectivement, et qui sont liées à notre sujet."
• Donner de la rétroaction afin de nous assurer de l'accord des gens avec l'approche."*

2) Décortiquez l'idée: Générer une compréhension ou une cohérence sur ce qu'elle signifie pour les participants dans la salle.

• La personne qui l'a proposé est-elle présente ? Demandez au groupe. Si oui, invitez cette personne à partager ses réflexions sur l'idée et pourquoi elle l'a proposée.
• Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante.

3) Choisissez votre méthode: N'hésitez pas à consulter les méthodes suggérées à la section 1, en particulier si vous manquez de temps, ou voir ci-dessous les méthodes qui pourraient éclairer votre approche de facilitation. Nous sommes ouverts aux animateurs expérimentés qui utilisent d'autres méthodes ; toutefois, n'oubliez pas les objectifs de toutes les séances présentées ci-dessus.

Option 1 - 1-2-4-Tous

1. Structurer l'invitation

• L'idée proposée sur la carte est le thème de discussion.

2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire

• Nombre illimité de groupes
• Espace permettant aux participants de travailler en face à face, en binôme ou en quatuor.
• Chaises et tables en option
• Document à l'intention des participants pour consigner leurs observations et leurs points de vue

3. Comment la participation est-elle répartie ?

• Tous les membres du groupe sont inclus (souvent pas l'animateur)
• Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution

4. Comment les groupes sont configurés

• Commencez seul, puis par deux, puis par deux, puis par quatre, et enfin en groupe autour de la table.

5. Séquence des étapes et répartition du temps

• Auto-réflexion silencieuse des individus sur l'idée, par exemple : Qu'est-ce que cette idée signifie pour vous ? 3 min.
• Partagez votre compréhension de l'idée par deux, en vous appuyant sur des idées issues de l'autoréflexion. Quelles sont les possibilités et les défis à relever pour y parvenir ? 5 min.
• En quatuor, construisez à partir de la compréhension dont vous avez discuté en binôme et générez des idées d'actions et de prochaines étapes pour exploiter les opportunités ou relever les défis. 10 min.
• En tant que groupe entier, :
  • Demandez : "Quelle est l'idée qui est ressortie de votre conversation ?" Chaque groupe partage une idée importante avec tous (répéter le cycle au besoin). 5 min.
  • Ouvrez la salle à la réflexion et aux commentaires. 5 min (15 min)
  • Demandez : s'il y a une chose que vous pouvez faire en tant qu'individu pour aider à réaliser cette idée, quelle serait-elle ? Écrivez-le sur un papier collant et remettez-le avant de quitter la pièce. (10 min)

Option 2 - Café de conversation

1. Structurer l'invitation

• Invitez tous les participants à se réunir en petits groupes pour écouter leurs pensées et réfléchir ensemble sur l'idée proposée sur la carte.

2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire

• Nombre illimité de groupes[suggérer 4-6 groupes pour Open First Day].
• Espace permettant aux participants de travailler en face à face en groupe
• Chaises et tables en option
• Tableaux de conférence ou feuilles intelligentes pour permettre aux participants de noter leurs observations et leurs points de vue.
• 6 objets parlants

3. Comment la participation est-elle répartie ?

• Tout le monde est inclus
• Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution

4. Comment les groupes sont configurés

• Groupes mixtes et diversifiés de 5 à 7 participants

5. Séquence des étapes et répartition du temps

• Indiquez le thème de la conversation, généralement sous la forme d'une question.
• Établir une compréhension commune de ce que cela signifie. Personne ne peut parler plus d'une minute. (5 min.)
• Expliquez qu'il y aura cinq rondes de conversation à chaque table, deux premières rondes avec un objet parlant, la troisième comme conversation ouverte, une quatrième ronde avec l'objet parlant, et une cinquième pour partager les plats à emporter en groupe. Donner la durée de chaque tour.
• Distribuer les objets parlants
• Premier tour avec l'objet parlant : chaque personne partage ce qu'elle pense, ressent ou fait au sujet de l'idée. 1 min. par personne[6 min. au total].
• Deuxième tour avec l'objet parlant : chaque personne partage ses pensées et ses sentiments après avoir écouté tout le monde autour de la table. 1 min. par personne[6 min. au total].
• Demandez à un membre de chaque groupe de prendre des notes.
• Troisième tour : conversation ouverte sur les opportunités et les défis (possibilité d'utiliser un objet parlant). 10 min.
• Quatrième tour avec l'objet parlant : chaque membre se partage des "plats à emporter". Notez-les 10 min.
• Cinquième et dernier tour : Chaque équipe partage ses plats à emporter - prenez des notes.
• [Si le temps le permet] passer à la discussion ouverte. Les animateurs invitent les participants à participer.

Option 3 - Quoi, alors quoi, et maintenant ? W³

1. Structurer l'invitation

• Présentez le sujet de discussion et expliquez que nous allons faire un exercice pour y répondre :
  • "QUOI ? Cette idée signifie-t-elle quelque chose pour vous ? Quelle est votre compréhension de ce que cela signifie ? Ensuite, une fois que toutes les observations saillantes auront été recueillies, nous demanderons,
  • "SO QUOI ? Pourquoi cette idée est-elle importante pour la fonction publique, le gouvernement et/ou les autres intervenants et utilisateurs ? Quelles sont les possibilités ? Y a-t-il des obstacles à surmonter ? Puis, une fois que la prise de conscience sera terminée, nous poserons la question,
  • "MAINTENANT QUOI ? Quelles actions ont du sens ?"

2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire

• Nombre illimité de groupes[suggérer 4-6 groupes pour Open First Day].
• Chaises pour s'asseoir en petits groupes de 5 à 7 personnes ; les petites tables sont facultatives.
• Papier pour faire des listes
• Un tableau à feuilles mobiles ou des feuilles intelligentes peuvent être nécessaires avec un grand groupe pour recueillir les réponses.
• Objet parlant * (facultatif)

3. Comment la participation est-elle répartie ?

• Tout le monde est inclus
• Tout le monde a une chance égale de contribuer à chaque table.
• Les petits groupes sont plus susceptibles de donner la parole à tout le monde si une seule personne facilite et maintient tout le monde à travailler sur une question à la fois.

4. Comment les groupes sont configurés

• Particuliers
• Groupes de 5-7 personnes
• Ensemble du groupe
• Les groupes peuvent être des équipes établies ou des groupes mixtes.

5. Séquence des étapes et répartition du temps

• Si nécessaire, décrire la séquence des étapes. Si le groupe est composé de 10 à 12 personnes ou moins, faites le compte rendu avec l'ensemble du groupe. Sinon, divisez le groupe en petits groupes.
• [Au besoin, obtenez une compréhension commune du sujet. Demandez si la personne qui a écrit l'idée est dans la pièce.]
• Première étape : QUOI ? les individus travaillent 2 min. seuls sur QUOI ? Cette idée signifie-t-elle quelque chose pour vous ? Quelle est votre compréhension de ce que cela signifie ? Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs. Puis 8 minutes en petit groupe - utilisez des feuilles intelligentes pour saisir votre compréhension de l'idée. 10 minutes au total.
• Deuxième étape : QUOI ? Les gens travaillent 2 minutes seuls sur "Pourquoi cette idée est-elle importante pour la fonction publique ou le gouvernement ? Quelles sont les possibilités ? Y a-t-il des obstacles à surmonter ? 8 minutes en petit groupe. 10 minutes au total. Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs.
• Troisième étape : MAINTENANT QUOI ? Les participants travaillent 1 min. seuls sur "Et maintenant ? Quelles actions ont du sens ?" Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs. Puis 8 minutes en petit groupe - utilisez des feuilles intelligentes pour saisir votre compréhension de l'idée. 10 minutes au total.
• Les actions sont partagées avec l'ensemble du groupe - chaque groupe fournit un débriefing de 3 minutes, discuté et recueilli. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires. 15 min au total.

Option 4 - TRIZ

1. Structurer l'invitation: Dans ce processus en trois étapes, les participants travailleront individuellement et en groupes pour répondre aux questions suivantes relatives à l'idée :

• 1. "Faites une liste - un article par stickie - de tout ce que vous pouvez faire pour vous assurer d'obtenir le pire résultat imaginable par rapport à cette idée."
• 2. "Soyez brutalement honnête en dressant une deuxième liste de toutes vos activités/programmes/procédures contre-productives - un article par article - et en faisant une deuxième liste - une par article.
• 3. "Passez en revue les éléments de votre deuxième liste et décidez quelles premières étapes vous aideront à arrêter ce que vous savez créer des résultats indésirables vers la réalisation de l'idée ?"

2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire

• Nombre illimité de petits groupes de 4 à 7 chaises, avec ou sans petites tables.
• Papier ou feuilles intelligentes à noter par les participants

3. Comment la participation est-elle répartie ?

• Toutes les personnes impliquées dans le travail sont incluses.
• Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution

4. Comment les groupes sont configurés

• Groupes de 4 à 7 participants
• Équipes établies ou groupes mixtes

5. Séquence des étapes et répartition du temps

• Présentez l'idée que le groupe discutera. Animer une discussion de groupe sur ce que l'idée signifie pour le groupe afin de générer une compréhension générale de ce que l'idée implique. 5 minutes
• Ok, maintenant, animez une discussion de groupe entière sur le pire résultat possible imaginable par rapport à l'idée. 5 minutes
• Maintenant, en équipe....
• Chaque groupe dresse une première liste de tout ce qu'il peut faire pour s'assurer d'obtenir le résultat le plus indésirable. 10 min :
  • Réflexion personnelle d'abord, puis en équipe. Rédigez votre liste de choses qui vous permettront d'obtenir le résultat non désiré.
  • Chaque groupe dresse une deuxième liste de tout ce que le gouvernement fait actuellement et qui ressemble aux éléments de sa première liste. 10 min.
  • Réflexion personnelle d'abord, puis en équipe. Rédigez votre liste de choses que le gouvernement fait actuellement et qui ressemblent aux éléments de sa première liste.

• Chaque groupe détermine ensuite pour chaque élément de sa deuxième liste les premières étapes qui l'aideront à arrêter ce résultat, cette activité, ce comportement ou cette pratique non désirés. 10 min.

• Une personne de chaque groupe fait ensuite rapport sur les premières mesures qu'elle prendrait pour arrêter le résultat, l'activité, le comportement ou la pratique non désirés.

Option 5 - Spécifications Min

1. Structurer l'invitation

• Dans le contexte de l'idée de discussion, invitez les participants à dresser d'abord la liste complète de toutes les choses à faire et à ne pas faire auxquelles ils devraient prêter attention pour obtenir un résultat positif. C'est la liste des spécifications maximales (Max Specs).
• Une fois que la liste des spécifications Max a été élaborée, demandez aux participants de la réduire au strict minimum nécessaire pour atteindre leur objectif. Demandez-leur de passer au crible la liste un article à la fois et d'éliminer toutes les règles qui obtiennent une réponse positive à la question : "Si nous avons enfreint ou ignoré cette règle, pourrions-nous encore atteindre notre but ?".

2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire

• Groupes de 4 à 6 personnes autour de la table
• Papier ou feuilles intelligentes pour l'enregistrement des spécifications Max et Min

3. Comment la participation est-elle répartie ?

• Toutes les personnes impliquées peuvent participer
• Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution

4. Comment les groupes sont configurés

• Commencez individuellement puis en petits groupes de 4 à 7 personnes.
• Tout un groupe à partager

5. Séquence des étapes et répartition du temps

• Animer une discussion de groupe sur ce que l'idée signifie pour le groupe afin de générer une compréhension générale de ce que l'idée implique. Formez un énoncé de but lié à l'idée (il peut déjà être formulé comme tel) 5 minutes
• Formez des groupes de 4 à 6 personnes.
• Auto-réflexion : Chacun d'entre vous génère individuellement la liste de toutes les activités à faire et à ne pas faire pour réaliser l'idée (Max Specs) 3 min.
• Ensuite, partagez, consolidez et développez dans vos groupes. Rendre la liste aussi complète que possible en peu de temps. 6 min.
• Chaque groupe teste chaque spécification de sa liste Max Spec par rapport à l'énoncé d'objet. Si la spécification peut être violée et l'objectif atteint, la spécification est retirée de la liste. "Si nous enfreignons ou ignorons cette règle, pourrions-nous quand même atteindre notre but ?" 10 min.
• Faites un deuxième tour si nécessaire. 5-10 min.
• Chaque groupe partage sa liste affinée. Comparez par petits groupes et regroupez-les dans la liste la plus courte de l'ensemble du groupe. 15 min.

Option 6 - Tools for a Lean Coffee

Voilà ce qu'il vous faut :

• un bloc-notes ou deux de notes autocollantes (3″x3″ est très bien)
• quelque chose pour écrire (les marqueurs fonctionnent bien parce qu'ils sont visibles de plus loin)
• un dispositif de chronométrage (par exemple, un téléphone intelligent)
• table et chaises
• personnes
• optionnel : une caméra (pour prendre des photos d'actions et des plans d'idées)

Comment ça marche

Les étapes sont simples, directes et peuvent être modifiées en fonction de la situation.  Voici la version simple :

1. Configuration d'un Kanban personnel - par ex. faire, faire, faire, terminé
2. Identifiez ce dont vous voulez parler
3. Voter et discuter

C'est ça, c'est ça.

Pour ceux qui veulent plus de détails, voici une liste complète des étapes :

1. Choisir un thème - voir le sujet de la séance en petits groupes
2. (facultatif) Chacun inscrit son nom sur une carte et la garde devant lui.
3. Écrivez les sujets sur des cartes notecards/stickies (un sujet par carte). Il n'y a pas de limite au nombre de sujets. (Pro-tip : limiter au minimum le nombre de mots par carte pour une meilleure lisibilité.)
4. Paramétrez un tableau Kanban personnel à trois colonnes : À faire, à faire, à faire, c'est fait. (Conseil : ajoutez une quatrième colonne (" Actions ") pour recueillir les mesures à prendre au fur et à mesure qu'elles se présentent.)
5. Prenez quelques minutes pour présenter chaque sujet, en partageant une phrase ou deux décrivant l'idée sur chaque carte.
6. Votez. Chaque participant obtient trois voix par point (ou plus - à vous de choisir). Vous pouvez exprimer tous vos votes sur un sujet ou les répartir sur plusieurs cartes.
7. Classez les sujets les plus populaires plus haut dans l'arriéré (la colonne "À faire").
8. Maintenant que vous avez un ordre du jour, placez le point du haut dans la colonne du milieu (" Faire ").
9. Réglez la minuterie (p. ex., téléphone intelligent) sur cinq minutes - ou sur la durée que le groupe juge raisonnable. Il s'agit de la boîte de temps initiale pour la discussion.
10. Lorsque la limite de temps est atteinte, organisez un simple vote romain (pouces en l'air, sur le côté ou en bas) pour voir s'il y a un intérêt à poursuivre la discussion. Si c'est le cas, réglez la minuterie sur une durée plus courte (par exemple trois minutes) et poursuivez la discussion. Vous pouvez répéter cette étape autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que le groupe se désintéresse du sujet.
11. Lorsque le sujet est à court d'essence, déplacez sa carte vers la colonne de droite (" Terminé "). Passer la carte la plus haute suivante de "To Do" à "Doing" et répéter l'opération.
12. la fin de la séance, demandez aux membres du groupe d'indiquer les principaux points à retenir ou les mesures à prendre. C'est habituellement important si vous utilisez la réunion pour prendre des décisions ou créer du travail. Il est également utile de prendre une photo du tableau ou de tout artefact (cartes mentales, etc.).