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Difference between pages "ISC - MAMD - Planning, Acquisition Card, and Relocation - Acquisiton Card" and "SAC - Direction de la gestion du matériel et des biens - Carte d'achat"

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[[File:Isc-mamd-acquisition-card.png|thumb]]
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[[File:Sac-dgmb-carte-dachat.png|thumb|Logo]]
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== Welcome to the Acquisition Card Services ==
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== Bienvenue aux Services de carte d'achat ==
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The Acquisition Card Services from '''''<u>[[ISC - Material & Assets Management Directorate|MAMD]]</u>''''' support '''ISC''' and '''CIRNAC''' staff by facilitating efficient, secure, and compliant purchases of goods and services through government-issued acquisition cards. These cards streamline low-risk, low dollar value transactions and reduce administrative burden while ensuring adherence to federal policies and financial controls.
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Les Services de cartes d'achat de la '''''<u>[[SAC - Direction de la gestion du matériel et des biens|DGMB]]</u>''''' soutiennent le personnel de '''SAC''' et '''RCAANC''' en facilitant l’approvisionnement efficace, sécuritaire et conforme en biens et services au moyen de cartes d’achat émises par le gouvernement du Canada. Ces cartes simplifient les transactions à faible risque et réduisent le fardeau administratif, tout en assurant le respect des politiques fédérales et des contrôles financiers.
 
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== Our Mandate ==
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== Notre mandat ==
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The Acquisition Card Services are responsible for the administration, oversight, and compliance of departmental acquisition card use in accordance with the '''''<u>[https://www.tbs-sct.canada.ca/pol/doc-eng.aspx?id=32504 Directive on Payments]</u>''''' and related Treasury Board policies. Our objective is to empower authorized users to purchase low-risk, low dollar value essential items responsibly while maintaining fiscal integrity and operational efficiency.
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Les Services de cartes d'achat sont responsables de l’administration, de la surveillance et de la conformité liées à l’utilisation des cartes d’achat ministérielles, conformément à la '''''<u>[https://www.tbs-sct.canada.ca/pol/doc-fra.aspx?id=32504 Directive sur les paiements]</u>''''' et aux politiques connexes du Conseil du Trésor. Notre objectif est d’habiliter les utilisateurs autorisés à se procurer de façon responsable les articles essentiels, tout en maintenant l’intégrité financière et l’efficacité opérationnelle..
 
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== Nos principales activités ==
  
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== Our Key Activities ==
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* '''Intégration des titulaires de carte''' guider les employés dans le processus d’obtention et d’activation des cartes d’achat, incluant la formation et la soumission des formulaires.
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* '''Interprétation des politiques''' soutenir les employés et les gestionnaires dans la compréhension des limites de la carte, des achats admissibles et des restrictions, conformément aux lignes directrices ministérielles et fédérales.
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* '''Surveillance des transactions''' superviser l’utilisation des cartes de crédit, répondre aux problèmes liés aux relevés et offrir un soutien pour les procédures en cas de carte perdue ou volée.
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* '''Collaboration avec les centres de coûts''' travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires de centres de coûts afin que les budgets, les autorisations et les vérifications après paiement soient bien documentés et conformes aux contrôles financiers.
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* '''Conformité et rapports''' assurer le suivi de l’utilisation des cartes, produire des rapports et appliquer des mesures correctives en cas d’usage inapproprié ou de non-conformité.
  
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* '''Cardholder Onboarding'''  Guide employees through the process of obtaining and activating acquisition cards, including training and form submission.
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* '''Policy Interpretation'''  Support employees and managers in understanding card limits, eligible purchases, and restrictions as per departmental and federal guidelines.
 
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* '''Transaction Oversight'''  Monitor credit card usage, respond to issues on statements, and assist with lost or stolen card procedures.
 
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* '''Cost Centre Collaboration'''  Work closely with cost centre managers to ensure budgets, authorizations, and post-payment verifications are documented and aligned with financial controls.
 
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* '''Compliance & Reporting'''  Track usage, provide reports, and enforce corrective actions when misuse or non-compliance occurs.
 
  
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== Consignes importantes ==
  
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== Important Guidelines ==
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* '''Utilisation de la carte''' Les cartes sont autorisées pour des achats à faible risque jusqu’à concurrence de 10 000 $ (taxes incluses) pour des biens et des services. '''Seul l’employé dont le nom figure sur la carte est autorisé à l’utiliser.'''
  
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* '''Card Use''' Cards are authorized for low-risk purchases up to $10,000 (including taxes) for goods and services. '''Only the named employee may use the card.'''
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*'''Restrictions''' ('''La carte ne doit pas être utilisée pour''') :
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* '''Restrictions''' (The card must not be used for) :
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** Dépenses personnelles
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** Personal expenses
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** Avances de fonds
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** Cash advances
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** Entretien de la flotte
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** Fleet maintenance
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** Voyages d’affaires
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** Business travel
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** Services de réinstallation
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** Relocation services
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** Achats nécessitant des contrats écrits ou des considérations particulières en matière de sécurité ou de propriété intellectuelle
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** Purchases requiring written contracts or special security/intellectual property considerations
 
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* '''Convenience Cheques'''  Issued only in rare, urgent operational scenarios when other payment methods are unavailable. Convenience cheques must adhere to all the rules of the Directive on the use of Acquisition Cards
 
  
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* '''Chèques de dépannage''' Émis uniquement dans de rares situations opérationnelles urgentes lorsque les autres modes de paiement ne sont pas disponibles. Les utilisateurs des chèques de dépannage doivent respecter les mêmes directives d’utilisation que les cartes d’achat.
 
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== Online Purchase Requirements ==
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== Exigences pour les achats en ligne ==
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Acquisition cards may be used for secure online purchases, provided the vendor is reputable and the website is protected. Ensure alignment with departmental procurement protocols.
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Les cartes d’achat peuvent être utilisées pour des achats en ligne sécurisés, à condition que le fournisseur soit réputé et que le site Web soit protégé. Assurez-vous que les achats respectent les protocoles d’approvisionnement du ministère.
 
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== How to get an acquisition card ==
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== Comment obtenir une carte d’achat ==
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To get an acquisition card, you must be complete the following forms (available through the departmental forms catalogue):
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Pour obtenir une carte d’achat, vous devez remplir les formulaires ci-dessous (disponibles dans le catalogue des formulaires ministériels) :
  
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•Acquisition Card Application [https://intranet-rcaanc-cirnac/GetGCDocsDocument/132473571/link 10-715E]
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•Demande de carte d’achat [https://intranet-rcaanc-cirnac/GetGCDocsDocument/132474458/link 10-715F]
  
−
•Systems, Applications and Products (SAP) Access Form [https://intranet-rcaanc-cirnac/GetGCDocsDocument/122636801/link 10-705E]
+
•Formulaire d’accès au SAP [https://intranet-rcaanc-cirnac/GetGCDocsDocument/122636200/link 10-705F]
  
−
You '''<u>must</u>''' also complete the following courses (available through the Financial systems learning portal):
+
Vous devez aussi suivre les <u>'''formations obligatoires'''</u> sur le portail d’apprentissage sur les systèmes financiers :
  
−
•SAP training [https://sac-isc.myabsorb.ca/#/login FN4053]
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•Formation SAP [https://sac-isc.myabsorb.ca/#/login FN4053]
  
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•[https://sac-isc.myabsorb.ca/#/login Acquisition Card Training Course]
+
•[https://sac-isc.myabsorb.ca/#/login Formation sur la carte d’achat]
  
−
Once complete, send the forms a course certificate to [mailto:cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca]
+
Lorsque vous les avez complétés, envoyez vos formulaires et les certificats de cours à '''cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca.'''
  
 
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== Lost or Stolen Cards ==
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== Cartes perdues ou volées ==
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Immediately report lost or stolen cards via the designated toll-free number Canada/US: <u>'''1 888 834-2484'''</u> or International: <u>'''416 369-6399'''</u>. Notify your cost centre manager, the [https://intranet-sac-isc/eng/1670437762974/1670437818882 <u>''departmental security''</u>] team, and the National Acquisition Card Coordination Team at [mailto:cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca] within 24 hours.
+
Signalez immédiatement toute carte perdue ou volée en composant le numéro sans frais désigné : Canada/É.-U. : '''1 888 834-2484''' ou International : '''416 369-6399'''. Informez votre gestionnaire de centre de coûts, l’équipe de [https://intranet-sac-isc/fra/1670437762974/1670437818882 ''sécurité ministérielle''] ainsi que L’équipe nationale de coordination des cartes d’achat à l’adresse suivante : '''cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca''' dans un délai de 24 heures.
 
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== Rôles et responsabilités des détenteurs et détentrices de carte d’achat ==
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==Cardholder roles and responsibilities==
+
<!-- Avant de faire des achats -->
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<!-- Before making purchases -->
 
 
<div class="mw-collapsible mw-collapsed" style="border:1px solid #ccc; padding:10px; margin-bottom:10px;">
 
<div class="mw-collapsible mw-collapsed" style="border:1px solid #ccc; padding:10px; margin-bottom:10px;">
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<b>Before making purchases</b>
+
<b>Avant de faire des achats</b>
 
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<div class="mw-collapsible-content">
 
<ul>
 
<ul>
−
   <li>Complete all mandatory training and forms.</li>
+
   <li>Remplir tous les formulaires et suivre toutes les formations obligatoires.</li>
−
   <li>Get the proper approval before making a purchase.</li>
+
   <li>Obtenir une autorisation d’achat suffisante et appropriée.</li>
−
   <li>Confirm the website is secure by checking for "''<u>https://</u>''" at the beginning of the web address if purchasing online.</li>
+
   <li>Confirmer que le site Web est sécurisé en vérifiant la présence de « https:// » au début de l'adresse URL lors d'un achat en ligne.</li>
 
</ul>
 
</ul>
 
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<!-- Making purchases -->
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<!-- Faire des achats -->
 
<div class="mw-collapsible mw-collapsed" style="border:1px solid #ccc; padding:10px; margin-bottom:10px;">
 
<div class="mw-collapsible mw-collapsed" style="border:1px solid #ccc; padding:10px; margin-bottom:10px;">
−
<b>Making purchases</b>
+
<b>Faire des achats</b>
 
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<div class="mw-collapsible-content">
 
<ul>
 
<ul>
−
   <li>Ensure that transactions aren’t split into 2 or more transactions to avoid limits set for purchases.</li>
+
   <li>Veiller à ce que les transactions ne soient pas fractionnées en 2 ou plusieurs transactions afin d’éviter les limites fixées pour les achats.</li>
−
   <li>Claim provincial sales tax exemptions for each item.</li>
+
   <li>Demander l’exemption de la taxe de vente provinciale pour chaque article.</li>
 
</ul>
 
</ul>
 
</div>
 
</div>
 
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</div>
  
−
<!-- After making the purchase -->
+
<!-- Après avoir fait l’achat -->
 
<div class="mw-collapsible mw-collapsed" style="border:1px solid #ccc; padding:10px; margin-bottom:10px;">
 
<div class="mw-collapsible mw-collapsed" style="border:1px solid #ccc; padding:10px; margin-bottom:10px;">
−
<b>After making the purchase</b>
+
<b>Après avoir fait l’achat</b>
 
<div class="mw-collapsible-content">
 
<div class="mw-collapsible-content">
 
<ul>
 
<ul>
−
   <li>Record the acquisition card purchases in SAP.</li>
+
   <li>Enregistrer les achats faits par carte d’achat dans le SAP.</li>
−
   <li>Verify the delivery of goods or services to the department.</li>
+
   <li>Vérifier la livraison des biens ou des services au ministère.</li>
−
   <li>Reconcile purchases in SAP before the end of the reconciliation period.</li>
+
   <li>Rapprocher les achats avant la fin de la période de rapprochement.</li>
 
</ul>
 
</ul>
 
</div>
 
</div>
 
</div>
 
</div>
  
−
<!-- Security and dispute -->
+
<!-- Sécurité et litiges -->
 
<div class="mw-collapsible mw-collapsed" style="border:1px solid #ccc; padding:10px; margin-bottom:10px;">
 
<div class="mw-collapsible mw-collapsed" style="border:1px solid #ccc; padding:10px; margin-bottom:10px;">
−
<b>Security and dispute</b>
+
<b>Sécurité et litiges</b>
 
<div class="mw-collapsible-content">
 
<div class="mw-collapsible-content">
 
<ul>
 
<ul>
−
   <li>Notify the appropriate authorities of discrepancies or disputed items or in the case of loss, theft, unauthorized use or suspected misuse.</li>
+
   <li>Informer immédiatement les autorités compétentes de toute anomalie ou de tout élément contesté, ou en cas de perte, de vol, d’utilisation non autorisée ou de suspicion d’utilisation abusive d’une carte.</li>
−
   <li>Protect your card information.</li>
+
   <li>Protéger les informations relatives à votre carte.</li>
−
   <li>Inform the national acquisition card coordinator of changes to your business address or telephone number.</li>
+
   <li>Informer le coordonnateur national ou la coordonnatrice nationale de la carte d’achat de tout changement d’adresse ou de numéro de téléphone.</li>
−
   <li>Destroy and dispose of the acquisition card and return any associated convenience cheques to the appropriate authority if you leave the department or if you’ve been requested to do so.</li>
+
   <li>Détruire et éliminer la carte d’achat et renvoyer tous les chèques de dépannage connexes à l’autorité appropriée si vous quittez le ministère ou si cela vous a été demandé.</li>
−
   <li>If you work in the National Capital Region, return the cheques to the national acquisition card coordinator.</li>
+
   <li>Si vous travaillez dans la région de la capitale nationale, retournez les chèques au coordonnateur national ou à la coordonnatrice nationale des cartes d’achat.</li>
−
   <li>If you work in the regions, return the cheques to the credit card manager.</li>
+
   <li>Si vous travaillez dans les régions, retournez les chèques au gestionnaire de carte de crédit.</li>
−
   <li>Use the same acquisition card used for the original transaction when requesting refunds or credits.</li>
+
   <li>Utiliser la même carte d'acquisition utilisée pour la transaction initiale lors de la demande de remboursements ou de crédits.</li>
−
   <li>Ensure that you do not exercise financial signing authority for the settlement of your own acquisition card statements.</li>
+
   <li>Veiller à ne pas exercer le pouvoir de signature financière pour le règlement de vos propres relevés de carte d’achat.</li>
 
</ul>
 
</ul>
 
</div>
 
</div>
 
</div>
 
</div>
−
==Cost centre manager roles and responsibilities==
+
==Rôles et responsabilités du gestionnaire du centre de coûts==
−
<!-- Preparing the cardholder -->
+
<!-- Préparer la personne qui détient la carte -->
 
<div class="mw-collapsible mw-collapsed" style="border:1px solid #ccc; padding:10px; margin-bottom:10px;">
 
<div class="mw-collapsible mw-collapsed" style="border:1px solid #ccc; padding:10px; margin-bottom:10px;">
−
<b>Preparing the cardholder</b>
+
<b>Préparer la personne qui détient la carte</b>
 
<div class="mw-collapsible-content">
 
<div class="mw-collapsible-content">
 
<ul>
 
<ul>
−
   <li>Identify which employees should be cardholders and set reasonable credit limits based on how they plan to use them.</li>
+
   <li>Déterminer quels membres du personnel devraient avoir une carte et fixer des limites de crédit raisonnables en fonction de l’utilisation prévue.</li>
−
   <li>Ensure that the cardholder has taken the mandatory training.</li>
+
   <li>S’assurer que le détenteur ou la détentrice de la carte a reçu la formation obligatoire.</li>
−
   <li>Ensure that the employee has signed the cardholder acknowledgement of acquisition card responsibilities for an acquisition card form.</li>
+
   <li>S’assurer que le membre du personnel a signé le formulaire de reconnaissance des responsabilités du détenteur ou de la détentrice de la carte d’achat.</li>
−
   <li>Ensure the cardholder has enough available credit to cover the purchase.</li>
+
   <li>S’assurer que des soldes non grevés suffisants sont disponibles pour l’achat des articles envisagés.</li>
−
   <li>Provide the cardholder with guidance on the approvals they need before purchasing items.</li>
+
   <li>Veiller à ce que le détenteur ou la détentrice de la carte reçoive des conseils sur les approbations requises avant l’achat d’articles.</li>
 
</ul>
 
</ul>
 
</div>
 
</div>
 
</div>
 
</div>
  
−
<!-- Budgets and balances -->
+
<!-- Budgets et soldes -->
 
<div class="mw-collapsible mw-collapsed" style="border:1px solid #ccc; padding:10px; margin-bottom:10px;">
 
<div class="mw-collapsible mw-collapsed" style="border:1px solid #ccc; padding:10px; margin-bottom:10px;">
−
<b>Budgets and balances</b>
+
<b>Budgets et soldes</b>
 
<div class="mw-collapsible-content">
 
<div class="mw-collapsible-content">
 
<ul>
 
<ul>
−
   <li>Provide the business management unit (or equivalent) with the budgets for the purchase of items and communicate them to the cardholder.</li>
+
   <li>Fournir à l'unité de gestion administrative (ou son équivalent) les budgets pour l'achat des articles et communiquez-les à la personne qui détient la carte.</li>
 
</ul>
 
</ul>
 
</div>
 
</div>
 
</div>
 
</div>
  
−
<!-- Reporting and filing -->
+
<!-- Rapports et dépôts -->
 
<div class="mw-collapsible mw-collapsed" style="border:1px solid #ccc; padding:10px; margin-bottom:10px;">
 
<div class="mw-collapsible mw-collapsed" style="border:1px solid #ccc; padding:10px; margin-bottom:10px;">
−
<b>Reporting and filing</b>
+
<b>Rapports et dépôts</b>
 
<div class="mw-collapsible-content">
 
<div class="mw-collapsible-content">
 
<ul>
 
<ul>
−
   <li>Appoint a cardholder delegate to reconcile transactions in SAP when the cardholder is on vacation, on sick leave, or away for any other reason.</li>
+
   <li>Désigner un délégué ou une déléguée du détenteur ou de la détentrice de la carte pour rapprocher les transactions dans le SAP lorsque le détenteur ou la détentrice de la carte est en vacances, en congé de maladie ou absent pour toute autre raison.</li>
−
   <li>Ensure that any misuse or abuse of the acquisition card is reported.</li>
+
   <li>Veiller à ce que toute utilisation abusive de la carte d’achat soit signalée.</li>
−
   <li>Certify monthly credit card statements for payment, filing or retention.</li>
+
   <li>S’assurer que les relevés mensuels de cartes de crédit font l’objet d’une attestation aux fins de paiement, d’archivage ou de conservation.</li>
−
   <li>Provide information to the national acquisition card coordinator or corporate accounting directorate, as required.</li>
+
   <li>Fournir des informations au coordonnateur national ou à la coordonnatrice nationale des cartes d’achat ou à la Direction de la comptabilité ministérielle, selon le cas.</li>
−
   <li>Ensure that the acquisition card and any associated unused convenience cheques are returned to the national acquisition card coordinator upon an employee’s departure.</li>
+
   <li>S’assurer que les cartes d’achat et les chèques de dépannage inutilisés sont retournés au coordonnateur national ou à la coordonnatrice nationale des cartes d’achat dès le départ d’un membre du personnel.</li>
 
</ul>
 
</ul>
 
</div>
 
</div>
 
</div>
 
</div>
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 +
  
 
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−
== Best Practices for Card Use ==
+
== Bonnes pratiques pour l’utilisation de la carte ==
−
'''The respect of these best practices will contribute to the smooth and compliant use of your card.'''
+
'''Le respect de ces bonnes pratiques contribuera à une utilisation fluide et conforme de votre carte.'''
−
* Make purchases promptly after receiving proper approval
+
* Effectuer les achats dès que l’approbation est obtenue
−
* Review monthly card statements carefully
+
* Vérifier chaque mois les relevés de carte
−
* Do not split purchases to circumvent transaction limits
+
* Ne jamais fractionner un achat pour contourner les limites
−
* Keep all receipts and store them in a secure location
+
* Conserver tous les reçus dans un dossier sécurisé
 
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−
== Misuse and Consequences ==
+
== Utilisation inappropriée et conséquences ==
−
'''Failure to follow acquisition card policies may result in:'''
+
'''Le non-respect des politiques liées aux cartes d’achat peut entraîner :'''
  
−
* Removal of delegated authority
+
* Le retrait de l’autorité déléguée
−
* Mandatory retraining
+
* Une reprise obligatoire de la formation
−
* Repayment of funds
+
* Le remboursement des fonds
−
* Disciplinary measures
+
* Des mesures disciplinaires
  
−
Corrective actions are coordinated through the Chief Financial Officer and delivery officers, in accordance with the '''[https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/f-11/page-1.html Financial Administration Act]'''.
+
Les mesures correctives sont coordonnées par le dirigeant principal des finances et les agents de prestation, conformément à la '''[https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/f-11/page-1.html Loi sur la gestion des finances publiques.]'''
 
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== Directive ==
 
== Directive ==
−
[https://gcdocs.intra.pri/aanc-inac/llisapi.dll?func=ll&objaction=overview&objid=138336635 Directive on the use of Acquisition Cards - Version January 2024.]
+
[https://gcdocs.intra.pri/aanc-inac/llisapi.dll?func=ll&objaction=overview&objid=138341995 Directive sur l'utilisation des cartes d'achats - Version Janvier 2024.]
 
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−
== Shared Documents ==
+
== Documents partagés ==
  
−
* [https://intranet-rcaanc-cirnac/GetGCDocsDocument/132473571/link Acquisition Card Application 10-715E]
+
* [https://intranet-rcaanc-cirnac/GetGCDocsDocument/132474458/link Demande de carte d'achat 10-715F]
−
* [https://intranet-rcaanc-cirnac/GetGCDocsDocument/122636801/link SAP Access Form 10-705E]
+
* [https://intranet-rcaanc-cirnac/GetGCDocsDocument/122636200/link Demande d'accès aux systèmes, applications et produits (SAP) 10-705F]
  
 
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−
== FAQ about Acquisition Cards ==
+
== FAQ sur les cartes d’acquisition ==
−
'''Can I lend my card to a colleague?'''
+
'''Est-ce que je peux prêter ma carte à un collègue?'''
  
−
* No. Only the employee whose name appears on the card is authorized to use it.
+
* Non. Seul l’employé dont le nom est inscrit sur la carte est autorisé à l’utiliser.
  
−
'''What if a supplier requires a deposit?'''
+
'''Que faire si un fournisseur exige un acompte?'''
  
−
* Deposits are generally not permitted. Please contact your cost centre manager or the departmental acquisition card coordinator to discuss possible exceptions.
+
* Les acomptes ne sont généralement pas autorisés. Consultez votre gestionnaire de centre de coûts ou le coordonnateur des cartes pour des exceptions.
  
−
'''Can I use the card for international purchases?'''
+
'''Peut-on utiliser la carte pour des achats à l’étranger?'''
  
−
* Yes, as long as the supplier is reputable and currency conversion charges are properly documented and justified in SAP.
+
* Oui, mais il faut s’assurer que le fournisseur est réputé et que les frais de conversion soient justifiés dans SAP.
  
 
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−
== Contact Us ==
+
== Nous joindre ==
−
For card requests, policy questions, or reporting, please contact:
+
Pour toute demande de carte, question sur les politiques ou déclaration, veuillez communiquer avec :
  
−
'''Email:''' [mailto:cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca]
+
'''Courriel:''' [mailto:cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca]

Revision as of 09:51, 17 July 2025

Logo

Bienvenue aux Services de carte d'achat

Les Services de cartes d'achat de la DGMB soutiennent le personnel de SAC et RCAANC en facilitant l’approvisionnement efficace, sécuritaire et conforme en biens et services au moyen de cartes d’achat émises par le gouvernement du Canada. Ces cartes simplifient les transactions à faible risque et réduisent le fardeau administratif, tout en assurant le respect des politiques fédérales et des contrôles financiers.

Notre mandat

Les Services de cartes d'achat sont responsables de l’administration, de la surveillance et de la conformité liées à l’utilisation des cartes d’achat ministérielles, conformément à la Directive sur les paiements et aux politiques connexes du Conseil du Trésor. Notre objectif est d’habiliter les utilisateurs autorisés à se procurer de façon responsable les articles essentiels, tout en maintenant l’intégrité financière et l’efficacité opérationnelle..

Nos principales activités

  • Intégration des titulaires de carte guider les employés dans le processus d’obtention et d’activation des cartes d’achat, incluant la formation et la soumission des formulaires.
  • Interprétation des politiques soutenir les employés et les gestionnaires dans la compréhension des limites de la carte, des achats admissibles et des restrictions, conformément aux lignes directrices ministérielles et fédérales.
  • Surveillance des transactions superviser l’utilisation des cartes de crédit, répondre aux problèmes liés aux relevés et offrir un soutien pour les procédures en cas de carte perdue ou volée.
  • Collaboration avec les centres de coûts travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires de centres de coûts afin que les budgets, les autorisations et les vérifications après paiement soient bien documentés et conformes aux contrôles financiers.
  • Conformité et rapports assurer le suivi de l’utilisation des cartes, produire des rapports et appliquer des mesures correctives en cas d’usage inapproprié ou de non-conformité.

Consignes importantes

  • Utilisation de la carte Les cartes sont autorisées pour des achats à faible risque jusqu’à concurrence de 10 000 $ (taxes incluses) pour des biens et des services. Seul l’employé dont le nom figure sur la carte est autorisé à l’utiliser.
  • Restrictions (La carte ne doit pas être utilisée pour) :
    • Dépenses personnelles
    • Avances de fonds
    • Entretien de la flotte
    • Voyages d’affaires
    • Services de réinstallation
    • Achats nécessitant des contrats écrits ou des considérations particulières en matière de sécurité ou de propriété intellectuelle
  • Chèques de dépannage Émis uniquement dans de rares situations opérationnelles urgentes lorsque les autres modes de paiement ne sont pas disponibles. Les utilisateurs des chèques de dépannage doivent respecter les mêmes directives d’utilisation que les cartes d’achat.

Exigences pour les achats en ligne

Les cartes d’achat peuvent être utilisées pour des achats en ligne sécurisés, à condition que le fournisseur soit réputé et que le site Web soit protégé. Assurez-vous que les achats respectent les protocoles d’approvisionnement du ministère.

Comment obtenir une carte d’achat

Pour obtenir une carte d’achat, vous devez remplir les formulaires ci-dessous (disponibles dans le catalogue des formulaires ministériels) :

•Demande de carte d’achat 10-715F

•Formulaire d’accès au SAP 10-705F

Vous devez aussi suivre les formations obligatoires sur le portail d’apprentissage sur les systèmes financiers :

•Formation SAP FN4053

•Formation sur la carte d’achat

Lorsque vous les avez complétés, envoyez vos formulaires et les certificats de cours à cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca.

Cartes perdues ou volées

Signalez immédiatement toute carte perdue ou volée en composant le numéro sans frais désigné : Canada/É.-U. : 1 888 834-2484 ou International : 416 369-6399. Informez votre gestionnaire de centre de coûts, l’équipe de sécurité ministérielle ainsi que L’équipe nationale de coordination des cartes d’achat à l’adresse suivante : cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca dans un délai de 24 heures.

Rôles et responsabilités des détenteurs et détentrices de carte d’achat

Avant de faire des achats

  • Remplir tous les formulaires et suivre toutes les formations obligatoires.
  • Obtenir une autorisation d’achat suffisante et appropriée.
  • Confirmer que le site Web est sécurisé en vérifiant la présence de « https:// » au début de l'adresse URL lors d'un achat en ligne.

Faire des achats

  • Veiller à ce que les transactions ne soient pas fractionnées en 2 ou plusieurs transactions afin d’éviter les limites fixées pour les achats.
  • Demander l’exemption de la taxe de vente provinciale pour chaque article.

Après avoir fait l’achat

  • Enregistrer les achats faits par carte d’achat dans le SAP.
  • Vérifier la livraison des biens ou des services au ministère.
  • Rapprocher les achats avant la fin de la période de rapprochement.

Sécurité et litiges

  • Informer immédiatement les autorités compétentes de toute anomalie ou de tout élément contesté, ou en cas de perte, de vol, d’utilisation non autorisée ou de suspicion d’utilisation abusive d’une carte.
  • Protéger les informations relatives à votre carte.
  • Informer le coordonnateur national ou la coordonnatrice nationale de la carte d’achat de tout changement d’adresse ou de numéro de téléphone.
  • Détruire et éliminer la carte d’achat et renvoyer tous les chèques de dépannage connexes à l’autorité appropriée si vous quittez le ministère ou si cela vous a été demandé.
  • Si vous travaillez dans la région de la capitale nationale, retournez les chèques au coordonnateur national ou à la coordonnatrice nationale des cartes d’achat.
  • Si vous travaillez dans les régions, retournez les chèques au gestionnaire de carte de crédit.
  • Utiliser la même carte d'acquisition utilisée pour la transaction initiale lors de la demande de remboursements ou de crédits.
  • Veiller à ne pas exercer le pouvoir de signature financière pour le règlement de vos propres relevés de carte d’achat.

Rôles et responsabilités du gestionnaire du centre de coûts

Préparer la personne qui détient la carte

  • Déterminer quels membres du personnel devraient avoir une carte et fixer des limites de crédit raisonnables en fonction de l’utilisation prévue.
  • S’assurer que le détenteur ou la détentrice de la carte a reçu la formation obligatoire.
  • S’assurer que le membre du personnel a signé le formulaire de reconnaissance des responsabilités du détenteur ou de la détentrice de la carte d’achat.
  • S’assurer que des soldes non grevés suffisants sont disponibles pour l’achat des articles envisagés.
  • Veiller à ce que le détenteur ou la détentrice de la carte reçoive des conseils sur les approbations requises avant l’achat d’articles.

Budgets et soldes

  • Fournir à l'unité de gestion administrative (ou son équivalent) les budgets pour l'achat des articles et communiquez-les à la personne qui détient la carte.

Rapports et dépôts

  • Désigner un délégué ou une déléguée du détenteur ou de la détentrice de la carte pour rapprocher les transactions dans le SAP lorsque le détenteur ou la détentrice de la carte est en vacances, en congé de maladie ou absent pour toute autre raison.
  • Veiller à ce que toute utilisation abusive de la carte d’achat soit signalée.
  • S’assurer que les relevés mensuels de cartes de crédit font l’objet d’une attestation aux fins de paiement, d’archivage ou de conservation.
  • Fournir des informations au coordonnateur national ou à la coordonnatrice nationale des cartes d’achat ou à la Direction de la comptabilité ministérielle, selon le cas.
  • S’assurer que les cartes d’achat et les chèques de dépannage inutilisés sont retournés au coordonnateur national ou à la coordonnatrice nationale des cartes d’achat dès le départ d’un membre du personnel.


Bonnes pratiques pour l’utilisation de la carte

Le respect de ces bonnes pratiques contribuera à une utilisation fluide et conforme de votre carte.

  • Effectuer les achats dès que l’approbation est obtenue
  • Vérifier chaque mois les relevés de carte
  • Ne jamais fractionner un achat pour contourner les limites
  • Conserver tous les reçus dans un dossier sécurisé

Utilisation inappropriée et conséquences

Le non-respect des politiques liées aux cartes d’achat peut entraîner :

  • Le retrait de l’autorité déléguée
  • Une reprise obligatoire de la formation
  • Le remboursement des fonds
  • Des mesures disciplinaires

Les mesures correctives sont coordonnées par le dirigeant principal des finances et les agents de prestation, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques.

Directive

Directive sur l'utilisation des cartes d'achats - Version Janvier 2024.

Documents partagés

FAQ sur les cartes d’acquisition

Est-ce que je peux prêter ma carte à un collègue?

  • Non. Seul l’employé dont le nom est inscrit sur la carte est autorisé à l’utiliser.

Que faire si un fournisseur exige un acompte?

  • Les acomptes ne sont généralement pas autorisés. Consultez votre gestionnaire de centre de coûts ou le coordonnateur des cartes pour des exceptions.

Peut-on utiliser la carte pour des achats à l’étranger?

  • Oui, mais il faut s’assurer que le fournisseur est réputé et que les frais de conversion soient justifiés dans SAP.

Nous joindre

Pour toute demande de carte, question sur les politiques ou déclaration, veuillez communiquer avec :

Courriel: cartedachat-acquisitioncard@sac-isc.gc.ca

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