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NextGen HR & Pay

Next Generation Human Resources and Pay

Welcome to the Next Generation HR & Pay Wiki!

This site serves as a repository for NextGen documents. The NextGen Team has committed to working in the open by sharing documents as they’re being created. While work continues to advance on the NextGen initiative, new documents will be posted here.

About NextGen HR and Pay

NextGen HR and Pay is an enterprise initiative with a goal of having the right information required to make an informed and appropriate recommendation towards a user centric, sustainable and efficient digital HR and pay solution.

Mandate

The current mandate is to:

  • Test the proposed solution against the complexities of the Government of Canada’s HR and pay requirements
  • Prove there is a viable solution to solve the defined business problem
  • Seek clarity of business process redesign, change management activities and training required to adopt a new solution
  • Test viable working relationships with vendor(s)

If successful, the pilots and feasibility study informs the way forward with recommendations for the adoption and implementation strategy.

If unsuccessful, these tests would ensure failure occurs within a controlled environment and generates a better understanding of how to proceed. 

NextGen HR and Pay – Guiding Principles

Next Generation HR and Pay has developed four guiding principles that have served us well and will continue to guide us throughout the initiative:

  1. A “One Employee, One Employer, One HR and Pay Experience”
  2. Adapt to Adopt
  3. Configuration, not Customization
  4. Enterprise Endeavour

One Employee, One Employer, One HR and Pay Experience

The NextGen HR and Pay initiative, has the user, their needs and the ways they work at its core. The aim is to provide employees with one, consistent and unified experience that does not present challenges for them with the way the business organizes to deliver services.

Adapt to Adopt

This principle encourages us to adapt the business processes, policies and procedures in order to adopt the best technology solution and get the most from world-class HR and Pay software.

Configuration, not Customization

By limiting the required software changes to configurations, (e.g. requiring the use of the Government of Canada visual style), we can avoid costly and complex customizations that will need to be managed and maintained over the course of a subscription (e.g. the need for a software module to manage multiple complex rules for hours of work and overtime reporting in differing circumstances).

Enterprise Endeavour

This is a simple way of saying that everything we do is intended to apply to the whole of Government. In this way we hope to break down the silos that can hinder meaningful progress and focus on the shared vision which will benefit everyone.


Background

In early 2018, a Next Generation Human Resources and Pay team (NextGen HR and Pay) was established at the Treasury Board of Canada Secretariat (TBS) to explore a future HR and pay solution for the Government of Canada. The HR and pay solution will be a digital solution that is mobile and accessible and will be built on the foundation of users’ needs and modern people management processes.

The NextGen team was transferred from TBS to Shared Services Canada (SSC) on April 1, 2020. The Office of the Chief Human Resources Officer (OCHRO) at TBS remains the HR and pay policy owner as well as the lead on other GC HR transformation initiatives. As the Government of Canada lead on human resources and information management and information technology, TBS will continue to have an integrated role in the success of this initiative as a key partner for expertise and strategic advice. SSC is well-positioned to deliver on this important project as the department is responsible for providing modern, secure and reliable IT services that enable digital programs and services for public servants and Canadians.

The NextGen team will work collaboratively to test solutions for a reliable, integrated HR and pay solution for the Government of Canada while keeping the people who will be using this new system at the core of our mandate.

Read more about the government’s plans to move away from Phoenix, and towards an HR and pay solution that meets the needs of the Government of Canada below.

Resources: Learn more about the Next Generation Human Resources and Pay initiative

First NextGen Exploratory Phase with Canadian Heritage

In October 2020 the NextGen team began work with Canadian Heritage on the first exploratory phase of this project. Learnings and results from this exploratory phase will help inform and define the way forward.

As this is an iterative process where each step will inform the next, the exact dates for the future phases have yet not been determined. The exploratory phase is expected to last approximately six months, however, this timeframe could be shortened or lengthened depending on the findings. In this phase, the NextGen team will develop work products such as a business case, privacy impact assessment, change management and other planning considerations.

This approach reflects the government’s key digital principles — such as being open and iterative — based on modern best practices and lessons learned. The government is taking the time required to deliver a new system will work with the complexities of government human resources and pay. The NextGen team will continue to communicate openly on the status of this initiative and to engage regularly with employees and other stakeholders.

The exploratory phase will not affect employee’s pay. It will occur in a controlled environment that is separate from Phoenix. Canadian Heritage employees will continue to be paid through the Phoenix pay system while testing is completed.

Canadian Heritage was selected as the first exploratory phase Department because their organization provides a good representation of the government’s human resources complexities, including multiple occupational groups, regional representation, overtime, and other considerations.

Engagement Update

Since the beginning of the exploratory phase in October 2020 the NextGen team has made progress on engagement with HR and pay stakeholders. The NextGen team has engaged with more 890 participants from 20 federal organizations in engagement activities that include workshops, working sessions and user research with HR and pay practitioners, end users, and technical experts. Leadership interviews have also been conducted with senior executives to gather their perspectives on the current and future operations of HR and pay teams. These engagement activities are providing the NextGen team with valuable information that will inform the next steps for the NextGen initiative.

Expansion of Pilot to New Departments

The NextGen HR and Pay initiative continues to advance. On July 27, 2021, the expansion of the pilot to additional government departments was announced by the Government of Canada. This follows the successful completion of the Exploratory Phase, which took place from October 2020 to April 2021.  

Canadian Heritage was selected for the first pilot because the organization provides a modest representation of the government’s human resources complexities. Work will continue with Canadian Heritage.

To better understand the complexities of the  human resources and pay systems in other federal departments, the pilot is now being expanded to test with the Department of Fisheries and Oceans and the Canadian Coast Guard. Testing will take place in a controlled environment.

The pilot will also include Canada Economic Development for Quebec Regions (CED-Q) to ensure an effective user experience in French and confirm a product that works effectively in both official languages.

The pilot with CED-Q also allows the NextGen HR and Pay team to confirm that small and regional government organizations with headquarters outside of the National Capital Region will be served equally by the proposed software.

Throughout the Exploratory Phase, more than 890 participants from 20 federal organizations took part in engagement forums including 38 workshops and 90 working sessions. In total, there were more than 180 hours of workshops, 170 hours of working and follow-up sessions, and 2,400 workshop people hours. Learnings and results from the Exploratory Phase will continue to inform and define the way forward.

The NextGen HR and Pay team continues to engage with employees and HR advisors who use the system, as well as with bargaining agents, in the development of a user-centric HR and Pay solution. Extensive consultation will continue throughout this initiative.

Using an agile and iterative approach, the NextGen HR and Pay team remains committed to taking the necessary time to let each step in the process inform the next.

For more information on the NextGen initiative, please visit our website to follow our progress and share your feedback!

Organizational Structure

The Next Generation Human Resources and Pay is a Branch within Shared Services Canada under the leadership of the Assistant Deputy Minister, Next Generation Human Resources and Pay, Shereen Benzvy Miller.

The Assistant Deputy Minister is supported by a dynamic and skilled leadership team who are at the helm of this initiative and leading the following portfolios:

  • Gloria Haché, Director General
    Strategy and Program Management, including Business Transformation and the new Centre of Expertise
  • Jacqeline Jodoin, Director General
    Strategic Governance and Corporate Services
  • Valerie Bournival, Director General
    Portfolio Management Office (PMO), including the coordination across the portfolio, risk, reporting and vendor relation.
  • Steve Dufour, Director General
    Operations Delivery and the Pilots relating to the technical blueprint, enterprise principles and standards, and enterprise architecture.
  • André Cyr, Strategic Delivery Lead
    Strategic direction on enterprise technical solutions for the Next Generation HR and Pay initiative.


Note:  This information will be updated within 30 calendar days following organizational changes to the Next Generation HR and Pay senior management team.

Archive

Digital Delivery

Procurement Materials

Human Resources

Engagement Materials

Please note: All information and recommendations in NextGen HR and Pay user research documents, including the Engagement Workshop Report and the User Day Playbook, represent employee perspectives as to their current HR and Pay pain points, as well as their needs and wants for a future integrated HR and Pay solution. The information and recommendations have not been validated against current government policies, collective agreements and other considerations, and therefore can only be considered as preliminary information and not user requirements. 

Employee Engagement Workshops

User Day

LeadersGC

Digital User Expo

HR Materials

Corporate Secretariat

Meeting agendas

General briefing materials

Ressources humaines et paye de la prochaine génération

Bienvenue sur le wiki de la Prochaine Génération RH et Paye!

Ce site sert comme un dépôt pour les documents de ProGen. L’équipe ProGen s’est engagé à travailler dans l’ouvrir en partageant des documents comme ils sont créés. Bien que le travail se poursuit pour faire progresser l’initiative ProGen, ces documents seront affichés publiquement ci-dessous:

Au début de 2018, une équipe chargée des ressources humaines (RH) et de la paye de prochaine génération (ProGen RH et paye) a été mise sur pied au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) pour chercher une solution future en matière de RH et de paye pour le gouvernement du Canada. Cette solution sera numérique, mobile et accessible et reposera sur les besoins des utilisateurs et sur des processus modernes de gestion du personnel.

Le 1er avril 2020, l’équipe ProGen a été transférée du SCT à Services partagés Canada (SPC). Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) du SCT demeure responsable des politiques de RH et de paye et est également responsable pour d’autres initiatives de transformation des RH au sein du gouvernement du Canada.

. Dans sa qualité de dirigeant de la gestion des ressources humaines et de l’information ainsi que de la technologie de l’information du gouvernement du Canada, le SCT continuera de jouer un rôle actif dans la réussite de cette initiative comme partenaire clé offrant une expertise et des conseils stratégiques. SPC est bien placé pour mener à bien cet important projet puisque le ministère est chargé de fournir des services de TI modernes, sûrs et fiables qui permettent d’offrir des programmes et des services numériques aux fonctionnaires et à la population canadienne.

L’équipe ProGen travaillera de façon collaborative pour tester des solutions en vue de fournir au gouvernement du Canada une solution fiable et intégrée en matière de RH et de paye, tout en gardant les personnes qui utiliseront ce nouveau système au cœur de son mandat.

Pour en savoir plus sur le projet du gouvernement de remplacer Phénix par une solution de RH et de paye répondant aux besoins du gouvernement du Canada, voir ci-dessous.

Ressources: Apprenez-en plus sur l'initiative Ressources humaines et paye de la prochaine génération

Mise en œuvre de la première phase exploratoire du projet ProGen à Patrimoine canadien

En octobre 2020, l’équipe ProGen a commencé à travailler sur la première phase exploratoire de ce projet. Les enseignements et les résultats de cette phase exploratoire contribueront à orienter et à déterminer la voie à suivre.

Comme il s’agit d’un processus itératif où chaque étape sert à orienter la suivante, les dates exactes des phases ultérieures n’ont pas encore été fixées. La phase exploratoire devrait durer environ six mois. Toutefois, ce délai pourrait être raccourci ou allongé en fonction des résultats. Au cours de cette phase, l’équipe ProGen élaborera des produits de travail tels qu’une analyse de rentabilisation, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, une stratégie de gestion du changement et tiendra compte d’autres considérations en matière de planification.

L’approche adoptée tient compte des grands principes numériques du gouvernement, tels que l’ouverture et l’itération, et se fonde sur des pratiques exemplaires modernes ainsi que des leçons tirées de l’expérience. Le gouvernement prend le temps nécessaire pour fournir une solution qui tiendra compte de la complexité des RH et de la paye au gouvernement. L’équipe ProGen continuera de communiquer ouvertement sur l’état d’avancement de cette initiative et de dialoguer régulièrement avec les employés et les autres intervenants.

La phase exploratoire n’aura pas d’incidence sur la paye des employés, car elle se déroulera dans un environnement contrôlé, indépendant de celui de Phénix. Ainsi, les employés de Patrimoine canadien continueront d’être payés au moyen du système de paye Phénix pendant la période d’essai.

Patrimoine canadien a été choisi comme ministère où mettre en œuvre la première phase exploratoire parce que son organisation représente bien les complexités des ressources humaines du gouvernement, notamment les multiples groupes professionnels, la représentation régionale, les heures supplémentaires ainsi que d’autres considérations.

La point sur la mobilisation

Depuis le début de la phase exploratoire, en octobre 2020, l’équipe ProGen a mobilisé les intervenants des ressources humaines (RH) et de la paye. En effet, cette équipe a communiqué avec plus de 890 participants de 20 organisations fédérales dans le cadre d’activités de mobilisation comprenant des ateliers, des séances de travail et des recherches sur les utilisateurs avec des praticiens des RH et de la paye, des utilisateurs finaux et des experts techniques. L’équipe a également mené des entretiens avec des cadres supérieurs afin de recueillir leurs points de vue sur les activités actuelles et futures des équipes chargées des RH et de la paye. Ces activités de mobilisation permettent à l’équipe ProGen de recueillir de précieux renseignements qui serviront à orienter les prochaines étapes de l’initiative ProGen.

Projet pilote étendu à de nouveaux ministères

L’initiative liée au système de ressources humaines et de paye de la prochaine génération (ProGen RH et paye) continue de progresser. Le 27 juillet 2021, à la suite de la conclusion fructueuse de la phase exploratoire, qui s’est déroulée d’octobre 2020 à avril 2021, le gouvernement du Canada a annoncé que la portée du projet pilote de l’initiative sera élargie.

Patrimoine canadien a été choisi pour la mise en œuvre du premier projet pilote, car son modèle de RH est un échantillon représentatif des complexités des systèmes de ressources humaines de l’ensemble du gouvernement. Les travaux auprès de Patrimoine canadien se poursuivront.

Pour mieux comprendre les complexités des systèmes de ressources humaineset de paye d’autres ministères fédéraux, il a été convenu d’élargir la portée du projet pilote afin d’y inclure le ministère des Pêches et des Océans et la Garde côtière canadienne. La mise à l’essai aura lieu dans un environnement contrôlé.

De plus, dans le but de créer un produit qui fonctionnera bien dans les deux langues officielles, Développement économique Canada pour les régions du Québec (DEC-Q) participera également au projet pilote pour assurer une expérience efficace aux utilisateurs francophones.

En outre, le partenariat établi avec DEC-Q permettra à l’équipe ProGen RH et paye de s’assurer que le logiciel proposé sera aussi fonctionnel pour les organisations gouvernementales de petite taille et celles dont l’administration centrale est située à l’extérieur de la région de la capitale nationale.

Au cours de la phase exploratoire, plus de 890 participants de 20 organismes fédéraux ont pris part aux forums de mobilisation, dont 38 ateliers et 90 séances de travail. En tout, ce sont plus de 180 heures d’ateliers, 170 heures de séances de travail et de suivi et 2 400 heures que des personnes ont consacrées à des ateliers. Les conclusions et les résultats issus de la phase exploratoire continueront d’orienter et de définir les prochaines étapes.

L’équipe ProGen RH et paye continue de communiquer avec les employés et les conseillers en RH qui utilisent le système et de travailler de concert avec les agents négociateurs à l’élaboration d’une solution de RH et de paye axée sur l’utilisateur. De vastes consultations continueront d’être menées pendant toute la durée de l’initiative.

En utilisant une approche souple et itérative, l’équipe ProGen RH et paye demeure déterminée à prendre le temps qu’il faut pour prendre en compte chaque étape du processus dans la suivante.

Pour plus d'informations sur l'initiative ProGen, visitez notre site web pour suivre notre progrès, et partagez vos commentaires!

Structure organisationnelle

Ressources humaines et paye de la prochaine génération est une direction générale de Services partagés Canada. Elle est dirigée par Shereen Benzvy Miller, sous‑ministre adjointe, Ressources humaines et paye de la prochaine génération.

La sous‑ministre adjointe est appuyée par une équipe de direction dynamique et compétente. Celle‑ci est à la tête de ce projet et dirige les portefeuilles suivants :

  • Gloria Haché, directrice générale
    Stratégie et gestion de programme, ce qui comprend la transformation opérationnelle et le nouveau Centre d’expertise
  • Jacqeline Jodoin, directrice générale
    Gouvernance stratégique et Services ministériels
  • Valerie Bournival, directrice générale
    Bureau de gestion du portefeuille, ce qui comprend la coordination dans l’ensemble du portefeuille, les risques, les rapports et les relations avec les fournisseurs;
  • Steve Dufour, directeur général
    Mise en œuvre des opérations et projets pilotes liés au plan technique, aux principes et aux normes d’entreprise et à l’architecture d’entreprise.
  • André Cyr, Chef, Attribution stratégique
    Direction stratégique sur les solutions techniques d’affaire pour l’initiative ProGen RH et paye.


Remarque : Ces renseignements seront mis à jour dans un délai de 30 jours civils suivant tout changement organisationnel à l’équipe de la haute direction de Ressources humaines et paye de la prochaine génération.

Archives

Livraison numérique

Matériel d'approvisonnement

Ressources humaines

Matériel de mobilisation

Remarque : L’ensemble des renseignements et des recommandations contenus dans les documents de recherche sur la prochaine génération des ressources humaines (RH) et paye, y compris le rapport d’atelier et le guide de la journée d’utilisateurs, représentent le point de vue des employés sur leurs problèmes actuels liés aux RH et à la paye, ainsi que leurs besoins et leurs désirs quant à une solution intégrée en matière de RH et de paye future. Les renseignements et les recommandations n’ont pas été validés en fonction des politiques gouvernementales actuelles, des conventions collectives et d’autres facteurs, et ne peuvent donc être considérés que comme des renseignements préliminaires et non comme des exigences des utilisateurs.

Atelier de mobilisation des employés

La Journee d'utilisateurs

LeadersGC

Expo numérique des utilisateurs

Matériel de RH

Secrétariat d'entreprise

Ordres du jour des réunions

Matériel d’information général

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