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Line 107: − + − + − + − + − + − + − + − + + + + + + + + + − + − All WG documents and information, including Terms of Referenc, Meeting Agendas and Minutes are maintained on the WG Intranet page and SharePoint site.+
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|'''Président'''
|'''Président'''
|ADM(Mat) Level 1 Diversity and Inclusion Advisor.
|conseiller en diversité et inclusion de niveau 1 du SMA(Mat)
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|'''Membres'''
|'''Membres'''
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=== 7. Responsibilities: ===
=== 7. Responsabilités: ===
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
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|'''Chair'''
|'''Président'''
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* Create a safe space to facilitate open and effective communication within the WG.
* Créer un espace sûr pour faciliter une communication ouverte et efficace au sein du GT
* Organize and host WG meetings.
* Organiser et accueillir les réunions du groupe de travail
* Share knowledge and information with openness and transparency with the WG.
* Partager les connaissances et les informations en faisant preuve d’ouverture et de transparence avec le GT.
* Report on WG activities to L0, L1, L2 leadership.
* Faire rapport sur les activités du groupe de travail aux dirigeants de N0, de N1 et de N2.
* Support WG members to develop L2 and L3 plans and activities.
* Soutenir les membres du GT dans l’élaboration des plans et activités de N2 et de N3.
* Sponsor L2 and L3 D&I initiatives.
* Parrainer les initiatives en matière de D et I de N2 et de N3.
* Raise awareness of WG activities and best practices to other Defence Team groups and Federal Public Service organizations.
* Faire connaître les activités et les pratiques exemplaires du GT aux autres groupes de l’Équipe de la Défense et aux organisations de la fonction publique fédérale.
* Share D&I activities and best practices of other Defence Team groups and Federal Public Service organizations.
* Partager les activités de D et I et les pratiques exemplaires des autres groupes de l’Équipe de la Défense et des organisations de la fonction publique fédérale.
* Solicit advice, feedback, and input from WG.
* Solliciter des conseils, des commentaires et des données du GT.
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|'''Members'''
|'''Membres'''
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* Participate in WG meetings.
* Participer aux réunions du GT.
* Participate in L1 D&I and WG activities and initiatives.
* Participer aux activités et aux initiatives du GT et en matière de D et I de N1.
* Share L2 organizational D&I activities and initiatives
* Partager les activités et initiatives en matière de D et I de l’organisation de N2.
* Distribute information and knowledge from WG to their L2 and L3 organizations.
* Diffuser les informations et les connaissances du GT aux organisations de N2 et de N3.
* Create safe spaces for discussion and learning within their L2 and L3 organizations.
* Créer des espaces sûrs pour la discussion et l’apprentissage au sein de leurs organisations de N2 et de N3.
* Promote WG activities and initiatives within their L2 organization.
* Promouvoir les activités et les initiatives du GT au sein de leur organisation de N2.
* Maintain open D&I relationship with senior leadership of their L2 organization.
* Maintenir une relation ouverte de D et I avec la direction de leur organisation de N2.
* Build L2 and L3 D&I action plans.
* Élaborer des plans d’action sur la D et I au N2 et au N3.
* Build L2 and L3 D&I working groups.
* Créer des groupes de travail sur la D et I au N2 et au N3.
* Solicit advice, feedback, and input from L2 and L3 organizations.
* Solliciter des conseils, des commentaires et des données des organisations de N2 et de N3.
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|'''Allies'''
|'''Alliés'''
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* Participate in WG meetings.
* Participate in WG meetings.
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=== 8. Meetings ===
=== 8. Réunions ===
* Meetings are scheduled and organized by the WG Chair or their delegate biweekly.-<blockquote>Frequency are adjusted as needed</blockquote>
* Agendas and relevant attachments are shared prior to the meeting.
* Meeting minutes are provided before the meeting along with any additional attachments.
Les réunions sont programmées et organisées par le président du GT ou son délégué toutes les deux semaines.
* Meetings take place virtually using the MS Teams platform.
* Time is set aside at each meeting for round table discussion to include, but not limited to:<blockquote>Successes or lessons learned on D&I initiatives and engagement efforts; Communications challenges and requests for help / ideas; Opportunities to collaborate, co-create, cross-promote; Activities that might be scalable or transferrable across organizations.</blockquote>
* Les fréquences sont ajustées en fonction des besoins.
* WG members or observers are welcome to contribute to meeting Agenda and to invite other participants to attend.
* L’ordre du jour et les pièces jointes pertinentes sont transmis avant les réunions.
* Meetings provide opportunity for invited guests from outside the WG to share activities, initiatives, successes and challenges.
* Les procès-verbaux de la réunion précédente sont fournis avant toute nouvelle réunion, ainsi que toute pièce jointe supplémentaire.
* Les réunions ont lieu virtuellement à l’aide de la plateforme MS Teams.
* Lors de chaque réunion, un temps est réservé à des discussions en table ronde portant, entre autres, sur les points suivants :
** succès ou leçons retenues des initiatives sur la D et I et des efforts d’engagement
** défis de communication et demandes d’aide/d’idées
** possibilités de collaboration, de co-création et de promotion croisée
** activités qui pourraient être extensibles ou transférables entre organisations
* Les membres du GT ou les observateurs sont invités à contribuer à l’ordre du jour de la réunion et à inviter d’autres participants à y assister.
* Les réunions sont l’occasion pour les invités extérieurs au GT de partager leurs activités, initiatives, succès et défis.
=== 9. Recordkeeping ===
=== 9. Tenue de dossiers ===
Tous les documents et informations du GT sont conservés sur la page Intranet du GT et sur le site SharePoint.
