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Line 716:
Line 716: − + − Ongoing communication and information exchange are critical to successful regulatory consultations.+ + − Those involved in such consultations have views based on the information and experience available to them up to that time. Often the parties involved, including departmental officials, are not fully aware of all of the issues and impacts of proposed regulations.<blockquote style="background-color: lightgrey; border: solid thin grey;">+ − Officials should recognize that consultations play an important '''educational role''' for many stakeholders. Stakeholders (including members of the public) often have much to learn about the process of regulatory development, the issues involved, and any technical or scientific aspects associated with proposed regulations.</blockquote>To make meaningful contributions, participants must have access to neutral, timely, and relevant information. Inherent in the notion of accessibility is the need for terminology and language to be appropriate, relevant, and understandable to the stakeholders. − Departments and agencies should where possible take steps to develop and provide documents supporting the consultation efforts. Such documents are particularly helpful to stakeholders, to enable them to give meaningful input. Stakeholders should have all the information they need during the consultation process, including the supporting rationales, technical or scientific information, analyses performed, costs and benefits, trade-offs considered, risk assessment, potential impacts and consequences, and alternatives examined. While some sensitive information (e.g. Cabinet confidences and certain economic and security-sensitive information) cannot be shared, every effort should be made to ensure transparency.+ − When possible, stakeholders should be given the draft regulatory text to help them develop specific, precise comments. Departments may share regulatory texts with stakeholders prior to the text being blue-stamped by the Department of Justice Canada. Once the text has been blue-stamped, it may not be publicly released until pre-publication of the proposed regulations.+ − Consultation material, including contact names and numbers, should be distributed well in advance so that participants have time to familiarize themselves with the issue and the consultation process at hand.+ − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − A successful regulatory consultation process needs to be effectively managed, facilitated, mediated, and communicated. Officials conducting the consultations should have the skills required to support effective consultations and maintain ongoing, constructive, and professional relationships with stakeholders.+ − − Having officials with the appropriate skill set helps to ensure that stakeholders are not frustrated by the process and that situations in which stakeholders take an adversarial approach can be defused. − − Officials need to have the interpersonal skills necessary to listen, build consensus, and accept the views of stakeholders, occasionally in hostile environments that can be prone to conflicting views and demands. Because conflicts may be difficult to avoid during consultations, understanding how to manage them and how to help others manage them can reduce their overall impact. − + − + − + − + − + − + − + − + − + − The officials need to understand the objectives of the regulatory proposal, the issues that might be raised, and the parameters of the decision-making process.+ + + + + − The consultative process should be led by officials (or contractors) who can supervise the details, deal with unexpected situations, and modify the process as required. They should also be able to encourage the exchange of ideas and help participants articulate their opinions.+ − Considerations in selecting a consultation facilitator should include the scope and impact of the regulatory proposal, the differing views of stakeholders, the potential for conflict between stakeholders, and the level of trust the stakeholders have in government. The individual selected should ideally be able to gain the trust of stakeholders, ensure credibility, and have the skills, personality, and temperament to manage and defuse conflict.+ − Active listening by officials is necessary so that the views of stakeholders are considered. Stakeholders should be provided with meaningful opportunities to influence decisions rather than simply validate those already made.+ − Officials involved in regulatory consultations may wish to take courses in facilitation, communication, conflict management, negotiation, and mediation. The Canada School of Public Service offers courses in these areas (http://www.myschool-monecole.gc.ca/).+ − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − + − +
Lignes directrices pour des consultations efficaces sur la réglementation (view source)
Revision as of 13:37, 14 September 2021
, 13:37, 14 September 2021→Communicating neutral, relevant, and timely information
* s'assurer qu'ils possèdent bien eux-mêmes les compétences nécessaires pour mener ces consultations.
* s'assurer qu'ils possèdent bien eux-mêmes les compétences nécessaires pour mener ces consultations.
====Communicating neutral, relevant, and timely information====
==== Communiquer en temps opportun des renseignements neutres et pertinents ====
La communication et les échanges d'information réguliers sont indispensables pour mener à bien des consultations sur la réglementation.<blockquote style="background-color: lightgrey; border: solid thin grey;">
Les responsables devraient reconnaître que, pour bien des intervenants, les consultations jouent un '''rôle éducatif''' important. Les intervenants, y compris les membres du public, ont souvent beaucoup à apprendre sur le processus d'élaboration des règlements et doivent aussi maîtriser les aspects techniques et scientifiques qui peuvent être associés au règlement proposé.</blockquote>Les participants se font des opinions fondées sur les renseignements et l'expérience dont ils disposent à ce moment-là. Il arrive souvent que les parties au processus, y compris les responsables ministériels, ne soient pas tout à fait au courant de l'ensemble des enjeux et des conséquences des règlements proposés.
Pour faire des contributions valables, les participants doivent avoir accès en temps opportun à des renseignements neutres et pertinents. Le principe essentiel de l'accessibilité est que les renseignements utilisent une terminologie et soient rédigés en un langage qui soient appropriés et pertinents et que les intervenants puissent comprendre facilement.
Les ministères et les organismes devraient prendre les mesures nécessaires pour élaborer et fournir, dans la mesure du possible, des documents à l'appui des consultations. De tels documents sont particulièrement utiles aux intervenants qui entendent bien se préparer et offrir un apport valable. Les intervenants devraient disposer de tous les renseignements dont ils ont besoin pendant le processus de consultation, y compris la justification du règlement proposé, les renseignements techniques ou scientifiques, les analyses effectuées, les coûts et les avantages, les compromis envisagés, l'évaluation du risque, les répercussions et les conséquences éventuelles, et les solutions de rechange examinées. Bien que l'on ne puisse révéler certains renseignements de nature délicate (p. ex. les documents confidentiels du Cabinet, certains renseignements économiques, des informations délicates du point de vue de la sécurité), on devrait prendre toutes les dispositions possibles pour faire preuve de transparence.
Si cela est possible, on devrait remettre le projet de règlement aux intervenants, pour les aider à faire des commentaires spécifiques et précis. Les ministères peuvent communiquer aux intervenants le texte d'un projet de règlement avant que le ministère de la Justice Canada n'y appose son timbre bleu. Par contre, une fois estampillé en bleu, le texte ne peut pas être divulgué au public avant sa publication préalable.
Il convient de distribuer très à l'avance toute documentation concernant la consultation, y compris les noms et les coordonnées des personnes-ressources, pour que les participants aient le temps de se familiariser avec la question et avec le processus de consultation.
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|+Checklist 11
|+Aide-mémoire 11
!Yes
!Oui
!N/A
!s/o
!In communicating neutral, relevant, and timely information, officials should:
!Au chapitre de la communication en temps opportun de renseignements neutres et pertinents, les responsables devraient :
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|Determine the level of knowledge, including technical knowledge, and range of expertise among participants
|Déterminer le niveau de connaissance, y compris les connaissances techniques et spécialisées, des participants.
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|Provide timely information in clear, plain language
|Fournir les renseignements dans un langage simple et clair.
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|Explore whether a learning event is necessary
|Déterminer si une séance de formation s'impose.
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|Distribute necessary background information
|Distribuer la documentation de base nécessaire.
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|Decide whether stakeholders should be provided with a draft regulatory text
|Décider si l'on devrait ou non remettre aux intervenants le texte d'un projet de règlement.
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|Include contact names and related contact information
|Inclure le nom et les coordonnées des personnes-ressources.
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|Ensure that all stakeholders are provided with the same information
|Veiller à ce que tous les intervenants reçoivent les mêmes renseignements.
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|-
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|Develop a code of conduct for the consultation and obtain the agreement of participants
|Élaborer le code de conduite de la consultation et obtenir l'approbation des participants.
|}
|}
====Ensuring that officials have the necessary skills====
==== S'assurer que les responsables disposent des compétences nécessaires ====
Toute bonne consultation en matière de réglementation suppose une gestion, une animation, une médiation et une communication efficaces. Les responsables devaient posséder les compétences requises pour garantir l'efficacité de l'exercice et pour soutenir des relations continues, constructives et professionnelles avec les intervenants.
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|+Consultation Skills/Knowledge
|+Compétences et connaissances en consultation
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|
*Consensus building
*Bâtir un consensus
*Facilitation
*Animation
*Meeting management
*Gestion des réunions
*Negotiation
*Négociation
*Conflict resolution
*Résolution des conflits
*Problem solving
*Résolution des problèmes
*Risk management
*Gestion du risque
*Information management
*Gestion de l'information
*Communication
*Communication
|}
|}
Employer des responsables qui possèdent l'ensemble des compétences requises aide à s'assurer que les intervenants ne sont pas découragés par le processus et que les situations où les participants adoptent une attitude contestataire peuvent être désamorcées.
Les responsables doivent posséder l'entregent nécessaire pour écouter, établir un consensus et accepter les opinions des parties intéressées, parfois dans un environnement hostile où des opinions et des demandes conflictuelles peuvent surgir. Parce qu'il est parfois difficile, pendant la consultation même, d'éviter les conflits, on peut en atténuer les répercussions si l'on sait comment les gérer et comment aider les autres à en faire autant.
Les responsables doivent bien comprendre les objectifs du projet de règlement, les questions qui risquent d'être soulevées et les paramètres du processus décisionnel.
Il convient que le processus de consultation soit mené par des fonctionnaires (ou des entrepreneurs) qui peuvent superviser les détails, s'occuper des situations imprévues et modifier le processus au besoin. Ils devraient être également capables d'encourager l'échange des idées et d'aider les participants à exprimer leurs opinions.
Dans le choix des animateurs, plusieurs facteurs entrent en ligne de compte, notamment : la portée et les incidences du projet de règlement; les différentes opinions des intervenants; le potentiel de conflit entre les intervenants; le degré de confiance que ceux-ci manifestent à l'endroit du gouvernement. Dans la mesure du possible, les animateurs devraient être capables d'asseoir leur crédibilité, de gagner la confiance des intervenants et posséder les compétences, la personnalité et le tempérament nécessaires pour gérer et désamorcer les conflits.
L'écoute active est obligatoire pour que les opinions des intervenants puissent être prises en considération. Les intervenants doivent se voir offrir de véritables occasions d'influencer les décisions plutôt qu'une simple séance de validation de décisions déjà prises.
Il se peut que les responsables des consultations désirent suivre des cours en animation, en communication, en gestion des conflits, en négociation ou en médiation. L'École de la fonction publique du Canada offre certains cours dans ces domaines (http://www.myschool-monecole.gc.ca/).
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|+Checklist 12
|+Aide-mémoire 12
!Yes
!Oui
!N/A
!s/o
!In facilitating a regulatory consultation process, officials should:
!Au chapitre de l'animation des consultations sur la réglementation, les responsables devraient :
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|Share expectations for the consultation process with participants and encourage participants to do the same
|Communiquer aux participants leurs attentes à l'égard du processus de consultation, et encourager les participants à en faire autant.
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|Establish a participant code of conduct
|Établir un code de conduite des participants.
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|Let participants express their viewpoints, without expressing their own thoughts or feelings
|Permettre aux participants d'exprimer leurs points de vue sans dire à leur place ce qu'ils pensent, savent ou ressentent.
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|Understand the importance of the issue for participants, and whether any conflicts need to be resolved or can be set aside momentarily
|Comprendre l'importance que la question revêt pour les participants, et déterminer s'il faut résoudre le conflit qui peut surgir ou l'écarter provisoirement.
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|Separate the problem into components and develop solutions for each component
|Diviser le problème en ses divers éléments et élaborer une solution pour chacun.
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|Determine the potential for satisfactory resolution of a problem
|Déterminer les possibilités de résoudre un problème de façon appropriée.
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|Determine whether participants are willing to explore alternative solutions
|Déterminer si les participants sont prêts à examiner des solutions de rechange.
|}
|}
==Full Checklist==
==Aide-mémoire==
<big>'''Defining the purpose and objectives of the regulatory consultation'''</big>
<big>'''Définition des buts et des objectifs de la consultation'''</big>
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|+Checklist 1
|+Aide-mémoire 1
!Yes
!Oui
!N/A
!s/o
!A clear statement of purpose at the beginning of the consultation plan should:
!Un énoncé clair du but du règlement, apparaissant dans la première partie d'un plan de consultation, devrait :
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|Explain the problem the proposed regulations are addressing
|Expliquer le problème visé par le projet de règlement.
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|Explain why the regulations are being developed (i.e. economic, social, or safety benefits)
|Expliquer pourquoi on élabore le règlement (p. ex. avantages économiques, sociaux ou en matière de sécurité).
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|Define what the proposed regulations will do
|Définir ce que fera le règlement proposé
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|Describe how the regulations will be developed (i.e. process to be followed)
|Décrire comment le règlement sera élaboré (p. ex. processus à suivre).
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|Outline the scope of the regulatory consultation process (i.e. what can and cannot be considered as part of the consultations)
|Indiquer la portée du processus de consultation (p. ex. ce que l'on peut considérer comme faisant ou ne faisant pas partie des consultations).
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|Identify the authority for the regulations
|Déterminer quelle est l'autorité réglementaire sous-jacente au règlement.
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|-
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|Be written in plain, easy-to-understand language
|Être rédigé dans un langage simple et facile à comprendre.
|}
|}
<big>'''Public environment analysis'''</big>
<big>'''Analyse de l'environnement public'''</big>
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|+Checklist 2
|+Aide-mémoire 2
!Yes
!Oui
!N/A
!s/o
!In conducting an internal scan, officials should:
!Dans une analyse interne, les responsables devraient :
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|Determine senior management's commitment to the proposal
|Déterminer le degré d'engagement de la haute direction concernant le projet.
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|Confirm ministerial support for the proposal
|Chercher à obtenir l'appui du ministre à l'endroit du projet.
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|-
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|Determine whether there is appropriate policy authority for the regulatory proposal
|Déterminer si les autorisations de principe appropriées existent.
|-
|-
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|Assess consistency with government priorities (e.g. Speech from the Throne, budget)
|Évaluer la mesure dans laquelle le projet correspond aux priorités du gouvernement (p. ex. discours du Trône, budget).
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|
|Research emerging legislation, policy, or litigation that could affect the consultation
|Faire des recherches concernant la législation, les politiques ou les litiges en cours qui peuvent influer sur la consultation
|}
|}
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|+Checklist 3
|+Aide-mémoire 3
!Yes
!Oui
!N/A
!s/o
!In conducting an external scan, officials should:
!Dans une analyse externe, les responsables devraient :
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|Determine the level of public interest (e.g. public opinion research, degree of impact on citizens)
|Déterminer le degré d'intérêt du grand public (p. ex. la recherche sur l'opinion publique, le niveau d'incidence sur les citoyens).
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|Examine how the general public might perceive the issue
|Examiner de quelle façon le grand public pourrait percevoir la question.
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|Assess stakeholders' perceptions of the proposal
|Évaluer les perceptions du projet qu'ont les intervenants.
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|Review past positions of stakeholders (e.g. websites, previous submissions, letters, past consultations)
|Passer en revue les positions adoptées auparavant par les intervenants (p. ex. sites Web, présentations antérieures, lettres, consultations passées).
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|Determine whether the issue is contentious (e.g. whether there is special interest or media interest)
|Déterminer si la question est controversée (p. ex. s'il y a un intérêt particulier au sein de la population, un intérêt des médias).
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|Assess the social, economic, health, and/or environmental impacts of the proposal
|Déterminer les conséquences sociales, économiques et environnementales du projet, ainsi que ses épercussions sur la santé. l
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|Examine relevant reports from parliamentary committees
|Examiner les rapports pertinents des comités parlementaires
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|Review reports from relevant independent bodies
|Examiner les rapports d'organes autonomes pertinents.
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|Assess potential provincial, territorial, and municipal government views
|Évaluer les réponses éventuelles des gouvernements provinciaux et territoriaux et des administrations municipales.
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|Review any previous lobbying by stakeholders
|Examiner toute démarche de lobbying que les intervenants auraient pu faire par le passé.
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|Assess whether there will be difficult choices or trade-offs
|Déterminer s'il y aura des choix ou des compromis difficiles.
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|Determine whether certain stakeholder groups benefit more than others
|Déterminer si certains groupes d'intervenants sont plus avantagés que d'autres.
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|Determine whether there were similar approaches taken by other governments
|Déterminer si d'autres gouvernements ont adopté des démarches semblables.
|}
|}
<big>'''Developing realistic timelines'''</big>
<big>'''Élaboration de calendriers réalistes'''</big>
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|+Checklist 4
|+Aide-mémoire 4
!Yes
!Oui
!N/A
!s/o
!In developing realistic timelines, officials should:
!Pour établir un calendrier réaliste, les responsables devraient :
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|Assess the level of knowledge, understanding, and expertise of stakeholders (i.e. determine whether there is a significant level of learning required on the part of the public and/or the government for informed discussions to take place)
|Évaluer le niveau de connaissances, de compréhension et d'expertise des intervenants (p. ex. déterminer si le public et/ou le gouvernement doivent posséder un minimum de connaissances sur le sujet pour qu'il soit possible de tenir des discussions éclairées).
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|Determine what information needs to be developed or collected for stakeholders
|Déterminer les renseignements à élaborer ou à recueillir à l'intention des intervenants.
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|Determine the appropriate time of year for the consultations to take place (e.g. account for summer
|Déterminer la saison de l'année qui convient le mieux pour des consultations (p. ex. tenir compte des vacances d'été).
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|Assess whether the deadlines for decision making are realistic
|Déterminer si les échéances des prises de décisions sont réalistes.
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|Factor in the timing of other aspects of the regulatory process (e.g. drafting by the Department of Justice Canada, senior management approval, ministerial sign-off, Treasury Board of Canada Secretariat review, parliamentary schedule, pre-publication timelines, final approval)
|Tenir compte des moments prévus pour d'autres aspects du processus réglementaire (p. ex. rédaction préliminaire par le ministère de la Justice Canada , approbation de la haute direction, signature du ministre, examen par le Secrétariat, calendrier parlementaire, délais de publication préalable, approbation définitive).
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|Prepare and implement a communication plan
|Préparer et mettre en œuvre un plan de communication.
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|Assess the time needed for participants and stakeholders to understand material, consult with their constituencies or members, and prepare input
|Évaluer le temps dont les participants et les intervenants auront besoin pour comprendre la documentation, consulter leurs membres ou leurs commettants, et préparer leur réponse.
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|Research the availability of both government officials and stakeholders
|Faire des recherches pour déterminer la disponibilité des responsables du gouvernement et des intervenants
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|Determine the amount of time required for the consultation
|Déterminer la durée nécessaire de la consultation.
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|Determine the time required for contracting outside help (i.e. bidding times, internal process, approval)
|Déterminer le temps nécessaire à la passation des marchés avec des entrepreneurs externes (p. ex. délais d'appel d'offres, processus interne, approbation).
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|Assess how many consultation sessions are required
|Évaluer le nombre de séances de consultation qui seront nécessaires.
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|Determine how much time is required to analyze the results and report back to stakeholders
|Déterminer le temps que l'on devra consacrer à l'analyse des résultats et à la communication d'un rapport aux intervenants.
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|Determine the time required for translation of material / background documents and participant input, if necessary
|Déterminer le temps nécessaire à la traduction du matériel et des documents d'information ainsi que des commentaires des participants, s'il y a lieu.
|}
|}
'''<big>Internal and interdepartmental coordination</big>'''
'''<big>Coordination des consultations réglementaires entre les ministères et les organismes fédéraux</big>'''
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|+Checklist 5
|+Aide-mémoire 5
!Yes
!Oui
!N/A
!s/o
!In developing a consultation plan, officials should:
!Dans une analyse externe, les responsables devraient :
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|Discuss the proposal with relevant policy centres within the department
|Discuter du projet avec les centres décisionnels compétents au sein du ministère.
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|Seek the advice of departmental communications and consultation experts
|Demander des conseils aux spécialistes des communications et des consultations ministérielles.
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|Liaise with corporate services (e.g. financial, contracting, translation, webmaster)
|Établir la communication avec les services ministériels (p. ex. services financiers, passation des marchés, traduction, webmestre).
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|Conduct a file search for similar consultations
|Effectuer une recherche dans les dossiers pour découvrir d'autres consultations semblables.
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|Resolve internal departmental issues
|Résoudre les difficultés internes du ministère.
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|Conduct a scan of other departments' roles and mandates to determine whether other departments are concerned (i.e. review websites, liaise with other departments)
|Faire une analyse des rôles et des mandats d'autres ministères pour déterminer si d'autres ministères fédéraux sont intéressés (p. ex. examiner les sites Web, communiquer avec d'autres ministères).
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|Review and update the Consulting With Canadians website
|Étudier et mettre à jour le site Web « Consultations auprès des Canadiens ».
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|Determine whether other departments have recently conducted consultations on similar topics
|Déterminer si d'autres ministères ont mené des consultations récentes sur des sujets semblables.
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|Examine potential areas of collaboration with other government departments
|Examiner des domaines de collaboration éventuelle avec d'autres ministères fédéraux.
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|Contact regional offices and provinces and territories if required
|Communiquer avec les bureaux régionaux ainsi qu'avec les provinces et les territoires, au besoin.
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|Hold meetings to brief other government departments on the proposal
|Tenir des réunions pour informer d'autres ministères gouvernementaux du projet.
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|Identify the views of different departments on the proposal
|Trouver les différents points de vue des ministères concernant le projet.
|}
|}
<big>'''Selecting consultation tools'''</big>
<big>'''Sélection d'un outil de consultation'''</big>
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|+Checklist 6
|+Aide-mémoire 6
!Yes
!Oui
!N/A
!s/o
!In selecting consultation tools, officials should:
!Avant de choisir un outil de consultation, les responsables devraient :
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|Research previous consultations to determine the methods usually used for consulting on this issue and with these stakeholders
|Examiner les consultations antérieures, afin de trouver les méthodes habituelles pour consulter ces mêmes intervenants à propos de cette même question.
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|Assess the advantages and disadvantages of using various consultation tools
|Évaluer les avantages et les inconvénients des divers outils de consultation.
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|Facilitate stakeholder involvement in selecting the most appropriate consultation tools
|Chercher l'outil le plus apte à faciliter la participation des intervenants.
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|Determine whether different interest groups should be brought to the same consultation meeting
|Décider s'il convient de faire participer des groupes d'intérêt différents à la même réunion de consultation.
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|Assess whether consensus is the goal of the consultations
|Déterminer si les consultations visent à parvenir à un consensus.
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|Ensure that the consultation tool selected is appropriate for the size and scope of the proposal
|S'assurer que l'outil de consultation retenu convient à l'envergure et à la portée du projet.
|}
|}
<big>'''Selecting participants'''</big>
<big>'''Sélection des participants'''</big>
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|+Checklist 7
|+Aide-mémoire 7
!Yes
!Oui
!N/A
!s/o
!In selecting stakeholders, officials should:
!Pour le choix des participants, les responsables devraient :
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|Define the range of stakeholder involvement
|Définir les différents degrés de participation des intervenants.
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|Identify which regions of the country should be represented
|Préciser les régions du pays qui devraient être représentées.
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|Develop criteria for selecting participants
|Élaborer des critères de sélection.
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|Determine participant availability
|Déterminer la disponibilité des participants.
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|Research who has been consulted on similar topics
|Faire des recherches pour déterminer qui a été consulté à propos de sujets semblables.
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|Contact key stakeholder groups for advice on who should participate
|Consulter les groupes d'intervenants concernant le choix des participants.
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|Do a web search for relevant groups
|Faire une recherche des groupes clés sur Internet.
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|Consult other officials or departments to identify participants
|Consulter d'autres responsables ou ministères pour identifier des participants.
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|Post a notice on the departmental website advising of the consultation process
|Afficher un avis sur le site Web du ministère pour faire connaître l'existence du processus de consultation.
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|Send a letter to stakeholder groups
|Envoyer une lettre aux groupes d'intervenants.
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|Consider advertising in local newspapers or trade publications, or on radio or television
|Passer des annonces dans les journaux locaux, dans les publications spécialisées, à la radio
ou à la télévision.
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<big>'''Effective budgeting'''</big>
<big>'''L'établissement d'un budget efficace'''</big>
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|+Checklist 8
|+Aide-mémoire 8
!Yes
!Oui
!N/A
!s/o
!In developing a budget for a regulatory consultation, officials should:
!En établissant un budget pour une consultation réglementaire, les responsables devraient :
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|Determine the funds available
|Déterminer quels fonds sont disponibles.
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|Determine whether the consultations will be facilitated by a third party
|Déterminer si les consultations seront animées par un tiers.
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|Assess whether funds are adequate for the scope of the consultations
|Déterminer si les fonds disponibles suffiront, compte tenu de la portée des consultations.
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|Examine whether other government departments can contribute to the funding
|Voir si d'autres ministères fédéraux peuvent contribuer au financement.
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|Evaluate whether contractors are needed for the preparation of written materials
|Déterminer si l'on devra engager des entrepreneurs pour la préparation du matériel écrit.
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|Determine whether translation (written and simultaneous) is required
|Déterminer si la traduction (traduction écrite et interprétation simultanée) est nécessaire.
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|Determine whether an independent evaluator is required
|Déterminer si un évaluateur indépendant est nécessaire.
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|Assess whether IT support is necessary (e.g. webmaster)
|Évaluer si l'appui d'un spécialiste en TI (p. ex. webmestre) est nécessaire.
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|Calculate travel costs (based on regions of the country that need to be visited)
|Calculer les frais de déplacement (en fonction des régions du pays devant être visitées).
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|Determine the kind of facilities required (e.g. hotels, conference centres, government facilities)
|Déterminer les besoins en installations (p. ex. hôtels, centres des congrès, installations gouvernementales).
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|Calculate the cost of notifying participants or the public of the consultations (i.e. advertising, mail-out, website)
|Calculer ce qu'il en coûtera pour informer les participants ou le public des consultations (p. ex. publicité, envois postaux, site Web).
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|Determine whether arrangements might be required for participants with special needs
|Déterminer s'il faudra prendre des arrangements pour accueillir les participants ayant des besoins spéciaux.
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|Assess whether intervener funding is available
|Déterminer si des fonds sont disponibles pour financer les intervenants.
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'''<big>Ongoing evaluation, end-of-process evaluation, and documentation of consultations</big>'''
'''<big>Surveillance, évaluation et documentation continues des consultations réglementaires</big>'''
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|+Checklist 9
|+Aide-mémoire 9
!Yes
!Oui
!N/A
!s/o
!In conducting an ongoing evaluation, officials should:
!En effectuant l'évaluation continue, les responsables devraient :
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|Determine the tangible results expected from the consultation process
|Déterminer les résultats concrets que la consultation devrait produire.
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|Assess the key activities that need to be carried out as part of the consultation
|Évaluer les activités essentielles à réaliser dans le cadre de la consultation.
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|Determine whether a neutral observer would be beneficial for monitoring the process
|Déterminer s'il sera avantageux qu'un observateur neutre surveille le processus.
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|Assess whether the methods used are appropriate for the identified objectives
|Évaluer si les méthodes employées conviennent aux objectifs précisés.
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|Evaluate whether the timetable allows enough time for input
|Évaluer si le calendrier prévoit un délai suffisant pour apporter des commentaires.
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|Develop a tracking document
|Élaborer un document de suivi.
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|Ensure that all comments are recorded
|S'assurer que tous les commentaires sont consignés.
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|Determine whether there is an appropriate number of participants
|Déterminer si le nombre de participants est approprié.
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|Assess whether stakeholders feel that the consultation is worthwhile
|Évaluer si les intervenants ont l'impression que la consultation est valable.
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<big>'''Évaluation à la fin du processus'''</big>
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|+Checklist 10
|+Aide-mémoire 10
!Yes
!Oui
!N/A
!s/o
!In conducting a final evaluation of the process and results of the consultations, officials should ask the following questions:
!Dans leur évaluation finale du processus et des résultats des consultations, les responsables devraient poser les questions suivantes :
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|Were the views received what you anticipated?
|Les points de vue exprimés sont-ils ceux auxquels vous vous attendiez?
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|Was the method effective in engaging different groups and individuals?
|La méthode choisie a-t-elle permis de faire participer différents groupes et différentes personnes?
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|Did those consulted feel the process was worthwhile?
|Est-ce que les personnes consultées ont l'impression que la consultation était valable?
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|Did the methods suit the objectives?
|Les méthodes étaient-elles adaptées aux objectifs?
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|If more than one method was used, what were the advantages and disadvantages of each?
|Si plus d'une méthode ont été utilisées, quels étaient les avantages et les inconvénients de chacune?
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|Were the quantitative and qualitative information, response rate, and representative sample anticipated?
|Le volume et la qualité de l'information obtenue, le taux de réponse et la représentativité de l'échantillon correspondent-ils aux attentes?
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|Was the timetable clear and adhered to? If not, why not?
|Le calendrier était-il clair et l'a-t-on respecté? Si tel n'est pas le cas, pourquoi?
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|Was enough time allowed for input?
|Le délai prévu pour les commentaires a-t-il été suffisant?
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|Was the information used in the process effective?
|Est-ce que l'information utilisée dans le cadre du processus s'est avérée efficace?
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|Was relevant information made available to the appropriate participants?
|A-t-on mis les renseignements pertinents à la disposition des participants qui en avaient besoin?
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|Was the information easy to access, relevant to the consultation, produced in plain language, easy to understand, and available in other languages and formats?
|Est-ce que l'information était d'accès facile, pertinente pour les besoins de la consultation, présentée dans un langage simple et facile à comprendre, et disponible dans d'autres langues et sous d'autres formes?
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|Was the process adequately budgeted for?
|Avait-on prévu un budget suffisant pour la consultation?
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|Were the supporting materials effective? For example, did the consultation document encourage informed deliberation and dialogue? Was the information easy to access, clear, and objective?
|Les documents à l'appui étaient-ils efficaces? Par exemple, le document de consultation a-t-il encouragé des discussions et des échanges éclairés? L'information était-elle facile d'accès, claire et objective?
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|Did you follow up with those consulted, and was that input used?
|Avez-vous fait un suivi auprès des personnes consultées, et les données que vous avez obtenues dans le cadre de cette démarche ont-elles été utilisées?
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|}
'''<big>Communicating neutral, relevant, and timely information related to the regulatory proposal</big>'''
'''<big>Communiquer en temps opportun des renseignements neutres et pertinents concernant le projet de règlement</big>'''
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|+Checklist 11
|+Aide-mémoire 11
!Yes
!Oui
!N/A
!s/o
!In communicating neutral, relevant, and timely information, officials should:
!Au chapitre de la communication en temps opportun de renseignements neutres et pertinents, les responsables devraient :
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|Determine the level of knowledge, including technical knowledge, and range of expertise among participants
|Déterminer le niveau de connaissance, y compris les connaissances techniques et spécialisées, des participants.
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|Provide timely information in clear, plain language
|Fournir les renseignements dans un langage simple et clair.
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|Explore whether a learning event is necessary
|Déterminer si une séance de formation s'impose.
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|Distribute necessary background information
|Distribuer la documentation de base nécessaire.
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|Decide whether stakeholders should be provided with a draft regulatory text
|Décider si l'on devrait ou non remettre aux intervenants le texte d'un projet de règlement.
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|Include contact names and related contact information
|Inclure le nom et les coordonnées des personnes-ressources.
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|Ensure that all stakeholders are provided with the same information
|Veiller à ce que tous les intervenants reçoivent les mêmes renseignements.
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|Develop a code of conduct for the consultation and obtain the agreement of participants
|Élaborer le code de conduite de la consultation et obtenir l'approbation des participants.
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|}
'''<big>Ensuring that officials have the necessary skills to engage in regulatory consultations</big>'''
'''<big>S'assurer que les responsables disposent des compétences nécessaires pour participer aux consultations réglementaires</big>'''
{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
|+Checklist 12
|+Aide-mémoire 12
!Yes
!Oui
!N/A
!s/o
!In facilitating a regulatory consultation process, officials should:
!Au chapitre de l'animation des consultations sur la réglementation, les responsables devraient :
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|Share expectations for the consultation process with participants and encourage participants to do the same
|Communiquer aux participants leurs attentes à l'égard du processus de consultation, et encourager les participants à en faire autant.
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|Establish a participant code of conduct
|Établir un code de conduite des participants.
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|Let participants express their viewpoints, without expressing their own thoughts or feelings
|Permettre aux participants d'exprimer leurs points de vue sans dire à leur place ce qu'ils pensent, savent ou ressentent.
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|Understand the importance of the issue for participants, and whether any conflicts need to be resolved or can be set aside momentarily
|Comprendre l'importance que la question revêt pour les participants, et déterminer s'il faut résoudre le conflit qui peut surgir ou l'écarter provisoirement.
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|Separate the problem into components and develop solutions for each component
|Diviser le problème en ses divers éléments et élaborer une solution pour chacun.
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|Determine the potential for satisfactory resolution of a problem
|Déterminer les possibilités de résoudre un problème de façon appropriée.
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|Determine whether participants are willing to explore alternative solutions
|Déterminer si les participants sont prêts à examiner des solutions de rechange.
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