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Line 2: − + − This document is [[:en:images/3/30/Student_Employment_Guidance_(Part_2_of_3)_-_EN.pdf|also available in PDF]]+ − + − + − Students should be hired in a timely manner, assisted in the preparation of their workspace, welcomed, provided meaningful work, and have steps taken to ensure they are paid on time and accurately. To that end, and to support departments and agencies, organizational human resources teams, hiring managers, and students, the Office of the Chief Human Resources Officer has developed three guidance documents:+ − + − + − + − At all times, when rehiring current or former students or hiring new students, organizations must ensure value for money and respect sound stewardship in their decisions.+ − + − + − + + − + − '''A:''' Respect the timelines prescribed by your department or agency for the submission of all paperwork related to the hire/rehire/extension of your student, ensuring HR and Compensation teams have sufficient time to process these transactions.<br> + − + + + + + − '''A:'''Follow your internal procedures, which would include working with your IT Service Desk. Be aware that procedures may currently be different (e.g. limiting equipment to critical staff), but multiple options are available, including: − # A “normal” set-up, which often includes a computing device (computer, laptop, or tablet), and occasionally a smartphone; − # A connection to GCcollaboration to use on their personal devices or a non-VPN departmental device; or − # In some cases, an iPad. − If you are unsure, ask your IT Service Desk about the options available in your department.<br> + − + − '''A:''' In line with current public health advisories, employees who are not critical and do not need to be in the office should work remotely. However, consult the relevant authorities within your department which may include Occupational Health & Safety, your own senior management, and the Head of Human Resources.<br> + − + − '''A:''' GCcollaboration is a cloud-based version of Microsoft 365 (e.g. Outlook, Word, PowerPoints, Excel), not to be mistaken with [[gccollab:splash/|GCcollab]], that allows email and work access from personal devices (eg. laptops, mobile phones, iPads) for unclassified or unprotected information.+ − Request access from your IT Service Desk, providing your department is [[GCcollaboration Department Listing|listed here]] as a GCcollaboration user and the student you are seeking to hire has a personal device they are willing to use for work purposes or a non-VPN departmental device.+ − − If your department does not have access to GCcollaboration, work with your IT Service Desk to gain access through Shared Services Canada.<br>
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[[File:ImageTBSHeader.png|thumb]]
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= '''Guidance on Students During the COVID-19 Pandemic''' =
= '''Guide sur les étudiants pendant la pandémie de COVID-19''' =
Ce document est [[:en:images/3/32/Conseils_pour_l'embauche_d'étudiants_-_Partie_II_-_FR.pdf|également disponible en PDF]]
= Part 2: Pay, Equipment, Access & Security =
= Partie II : Paye, Équipement, Accès et Sécurité =
COVID-19 has required us to adapt our tools, approaches, and strategies to a rapidly changing context. Students can be a powerful part of this response. The Clerk of the Privy Council and the Chief Human Resources Officer recently called upon hiring managers to consider engaging students to support our response to COVID-19 and recovery efforts
La COVID-19 nous a obligés à adapter nos outils, nos approches et nos stratégies à un contexte en évolution rapide. Les étudiants peuvent jouer un rôle important dans cette réponse. Le greffier du Conseil privé et la dirigeante principale des ressources humaines ont récemment demandé aux gestionnaires d’embauche d’envisager d’embaucher des étudiants pour appuyer notre réponse à la COVID-19 et nos efforts de reprise.
Les étudiants devraient être embauchés en temps opportun, aidés dans la préparation de leur espace de travail, accueillis, se voir attribuer un travail significatif et prendre des mesures pour s'assurer qu'ils soient payés à temps et avec précision. À cette fin, et pour appuyer les ministères et organismes, les équipes organisationnelles des ressources humaines, les gestionnaires d’embauche et les étudiants, le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines a élaboré trois documents d’orientation :
* Part I: Rehiring current and former students, hiring new students, and obtaining security statuses
* Partie I : Réembaucher les étudiants actuels et anciens, embaucher de nouveaux étudiants et obtenir des cotes de sécurité
* '''Part II: Pay, Equipment, Access & Security'''
* '''Partie II : Paye, Équipement, Accès et Sécurité'''
* Part III: Virtual onboarding
* Partie III : Intégration virtuelle
En tout temps, lorsque vous réembauchez des étudiants actuels ou anciens ou que vous embauchez de nouveaux étudiants, les organismes doivent assurer l’optimisation des ressources et respecter une saine gérance dans leurs décisions.
== Part A - Guidance for Hiring Managers (Onboarding, Pay, Equipment & Access) ==
== Partie A – Orientation pour les gestionnaires d’embauche (intégration, paye, équipement et accès) ==
'''Q: How can I ensure that my students are appropriately onboarded and engaged?'''
'''Q: Comment puis-je m’assurer que mes étudiants sont bien intégrés et engagés?'''
'''A:''' The Office of the Chief Human Resources Officer is working with partners at the Canada School of Public Service, Public Service Commission, the Office of the Chief Information Officer, Shared Services Canada, and Public Services and Procurement Canada to create materials that will support onboarding and engagement of students. Once it has been finalized in the coming weeks, it will be shared to the Heads of Human Resources, supplementing existing department-specific resources.<br>
'''R:''' Le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines travaille avec des partenaires de l’École de la fonction publique du Canada, de la Commission de la fonction publique, du Bureau du dirigeant principal de l’information, de Services partagés Canada et de Services publics et Approvisionnement Canada afin de créer du matériel qui appuiera l’intégration et l’engagement des étudiants. Une fois qu’il aura été finalisé au cours des prochaines semaines, il sera communiqué aux chefs des ressources humaines, complétant ainsi les ressources ministérielles existantes.
'''Q: Comment puis-je m’assurer que les étudiants sont payés de façon opportune et exacte?'''
'''Q: How can I ensure that students are paid accurately and on-time?'''
'''R:''' Respectez les échéanciers prescrits par votre ministère ou organisme pour la soumission de tous les documents liés à l’embauche ou la réembauche de votre étudiant ou au prolongement de son affectation, veillant à ce que les RH et les équipes de rémunération ont suffisamment de temps pour traiter ces transactions.
'''Q: Comment puis-je connecter mes étudiants et faire en sorte qu’ils soient prêts à travailler?'''
'''Q: How can I get my students connected and ready to work?'''
'''R:''' Suivez vos procédures internes, qui comprendraient de collaborer avec votre bureau de service des TI. Sachez que les procédures peuvent actuellement être différentes (p. ex. limiter l’équipement au personnel essentiel), mais plusieurs options sont disponibles, y compris :
# Une configuration « normale », qui comprend souvent un appareil informatique (ordinateur, ordinateur portable ou tablette), et parfois un téléphone intelligent;
# Une connexion à GCcollaboration à utiliser sur leurs appareils personnels ou un dispositif ministériel non-RPV;
# Dans certains cas, un iPad.
Si vous n’êtes pas certain, communiquez avec votre bureau de service de TI sur les options disponibles dans votre ministère.<br>
'''Q: Peut-on demander aux étudiants qui n’ont pas accès à l’équipement de travailler au bureau?'''
'''Q: Can students who cannot access equipment be asked to work in the office?'''
'''R:''' Conformément aux avis actuels de santé publique, les employés qui ne sont pas essentiels et qui n’ont pas besoin d’être au bureau devraient travailler à distance. Toutefois, consultez les autorités compétentes de votre ministère, qui peuvent inclure Santé et sécurité au travail, vos propres cadres supérieurs et le chef des ressources humaines. <br>
'''Q: Qu’est-ce que GCcollaboration? Comment puis-je y accéder?'''
'''Q: What is GCcollaboration? How do I access it?'''
'''R:''' GCcollaboration est une version infonuagique de Microsoft 365 (p. ex., Outlook, Word, PowerPoint, Excel), à ne pas confondre avec [[gccollab:splash/|GCcollab]], qui permet l’accès au courriel et au travail à partir d’appareils personnels (p. ex., ordinateurs portables, téléphones mobiles, iPads) pour des informations non classifiées ou non protégées.
Demandez l’accès à votre bureau de services de TI, à condition que votre ministère soit répertorié [[GCcollaboration Department Listing|ici (]]<nowiki/>seulement disponible en anglais) comme un utilisateur GCcollaboration et l’étudiant que vous cherchez à embaucher ait un appareil personnel qu’il est prêt à utiliser à des fins de travail ou un appareil ministériel non-RPV.
Si votre ministère n’a pas accès à GCcollaboration, travaillez avec votre bureau des services de TI pour y accéder par l’entremise de Services partagés Canada.<br>
