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− | == Meeting information ==
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− | ==Invitation==
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− | * March 19, 2020 - 3:00 PM to 4:00 PM
| |
− | * Google Meet only
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− |
| |
− | '''Meet: meet.google.com/znj-oyjd-yni'''
| |
− |
| |
− | '''Teleconference:'''
| |
− | Call-in toll-free number: 1 778-747-5476 (Canada)
| |
− | PIN: 221 244 209#
| |
| | | |
| ==Agenda== | | ==Agenda== |
| * Welcome & Guidance updates - Laura Piper, DTO | | * Welcome & Guidance updates - Laura Piper, DTO |
| * Current Canada.ca content mapping and inventory - David Pepin, DTO | | * Current Canada.ca content mapping and inventory - David Pepin, DTO |
| + | **[https://docs.google.com/spreadsheets/d/11_wV-BO1HLusI_4Kw2zGTV9gd-fOQPfCkcOFudBnknM/edit Inventory of COVID-19 related web pages across Government of Canada] |
| * Theme Lead Roundtable - Theme Leads | | * Theme Lead Roundtable - Theme Leads |
| * Next Steps - Laura Piper, DTO | | * Next Steps - Laura Piper, DTO |
| | | |
| ==Notes and action items== | | ==Notes and action items== |
− | '''Welcome & Guidance updates''' | + | '''Welcome & Guidance updates''' |
− | * The meeting was convened to help better connect digital activities across the GC. The intent is to help minimize duplication and improve the response to COVID-19 on Canada.ca. | + | * The meeting was convened to help better connect digital activities across the GC. The intent is to help minimize duplication and improve the response to COVID-19 on Canada.ca |
| * A note is expected for the Heads of Communications that will emphasize the accessibility of all COVID-19 comms | | * A note is expected for the Heads of Communications that will emphasize the accessibility of all COVID-19 comms |
| * Celeste shared the following link: [https://www.ctvnews.ca/health/coronavirus/disabled-canadians-feel-excluded-from-covid-19-messaging-1.4857691] | | * Celeste shared the following link: [https://www.ctvnews.ca/health/coronavirus/disabled-canadians-feel-excluded-from-covid-19-messaging-1.4857691] |
Line 33: |
Line 24: |
| ** We are reviewing the Alerts guidance we put live a few days ago: [https://design.canada.ca/crisis/alerts.html] | | ** We are reviewing the Alerts guidance we put live a few days ago: [https://design.canada.ca/crisis/alerts.html] |
| | | |
− | '''Current Canada.ca content mapping and inventory''' | + | '''Current Canada.ca content mapping and inventory''' |
− | * Ricky Laforge (Finance) is creating a working group to coordinate the content related to the economic response. More details will be forthcoming. | + | * David has developed a mapping of current content to help everyone understand who is working on what across the GC: [https://mm.tt/1442881138?t=NxWNRaQDvl] |
| * TBS is working to create an overall inventory for the GC. | | * TBS is working to create an overall inventory for the GC. |
| ** ISED suggested that an inventory by Theme would be helpful. | | ** ISED suggested that an inventory by Theme would be helpful. |
| | | |
− | ''' Theme Lead Roundtable''' | + | ''' Theme Lead Roundtable''' |
− | * David has developed a mapping of current content to help everyone understand who is working on what across the GC: [https://mm.tt/1442881138?t=NxWNRaQDvl] | + | * Ricky Laforge (Finance) is creating a working group to coordinate the content related to the economic response. More details will be forthcoming. |
| * PHAC is the lead on the COVID-19 file | | * PHAC is the lead on the COVID-19 file |
| ** New 133 number being created to support calls | | ** New 133 number being created to support calls |
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Line 48: |
| * HC - We will continue reiterating that visuals aren’t always helpful but in some cases it may not be possible and post launch clean-up may be required. | | * HC - We will continue reiterating that visuals aren’t always helpful but in some cases it may not be possible and post launch clean-up may be required. |
| | | |
− | '''Next Steps''' | + | '''Next Steps''' |
| We did not discuss the next steps with the group. This is what we will do: | | We did not discuss the next steps with the group. This is what we will do: |
| * Hold a weekly TMC, every Thursday 3, until further notice | | * Hold a weekly TMC, every Thursday 3, until further notice |
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Line 54: |
| * DTO will connect into the Finance working group to see how we can help | | * DTO will connect into the Finance working group to see how we can help |
| | | |
− | '''Information sharing and ideas''' | + | '''Information sharing and ideas''' |
| HC talked about creating a map - probably static at first - folks mentioned: | | HC talked about creating a map - probably static at first - folks mentioned: |
| ** Stats can has experience coding maps using live data | | ** Stats can has experience coding maps using live data |
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| <div style="float:left; width:47%; padding:5px;"> | | <div style="float:left; width:47%; padding:5px;"> |
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− |
| |
− | == Renseignements sur la réunion ==
| |
− | ==Invitation==
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− | *Le 19 mars 2020 - 3h00 à 4h00
| |
− | *Seulement sur Meet
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− |
| |
− | '''Meet : meet.google.com/znj-oyjd-yni'''
| |
− |
| |
− | '''Téléconference :'''
| |
− | Numéro sans frais : 1 778-747-5476(Canada)
| |
− | PIN: 221 244 209#
| |
| | | |
| ==Ordre du jour== | | ==Ordre du jour== |
| * Mot de bienvenue et présentations - Laura Piper, BTN | | * Mot de bienvenue et présentations - Laura Piper, BTN |
| * Cartographie du contenu actuel de Canada.ca - David Pepin, BTN | | * Cartographie du contenu actuel de Canada.ca - David Pepin, BTN |
| + | **[https://docs.google.com/spreadsheets/d/11_wV-BO1HLusI_4Kw2zGTV9gd-fOQPfCkcOFudBnknM/edit#gid=1735095982 Inventaire des pages Web liées à la COVID-19 dans l'ensemble du gouvernement du Canada] |
| * Table ronde des responsables des thèmes - Responsable des thèmes | | * Table ronde des responsables des thèmes - Responsable des thèmes |
| * Prochaines étapes - Laura Piper, BTN | | * Prochaines étapes - Laura Piper, BTN |
| | | |
| ==Notes et actions à prendre== | | ==Notes et actions à prendre== |
− | '''Mot de bienvenue et présentations''' | + | '''Mot de bienvenue et présentations''' |
− | * La réunion a été convoquée pour aider à mieux relier les activités numériques à travers le GC. L'objectif est d'aider à minimiser la duplication de contenu et d'améliorer la réponse à la COVID-19 sur Canada.ca. | + | * La réunion a été convoquée pour aider à mieux relier les activités numériques à travers le GC. L'objectif est d'aider à minimiser la duplication de contenu et d'améliorer la réponse à la COVID-19 sur Canada.ca |
− | * Une note est attendue pour les chefs des communications qui mettra l'accent sur l'accessibilité de toutes les comms liées à la COVID-19. | + | * Une note est attendue pour les chefs des communications qui mettra l'accent sur l'accessibilité de toutes les comms liées à la COVID-19 |
| * Celeste a partagé le lien suivant : [https://www.ctvnews.ca/health/coronavirus/disabled-canadians-feel-excluded-from-covid-19-messaging-1.4857691] | | * Celeste a partagé le lien suivant : [https://www.ctvnews.ca/health/coronavirus/disabled-canadians-feel-excluded-from-covid-19-messaging-1.4857691] |
| * Le BTN a élaboré et partagé des directives sur la conception de contenu pour les communications de crise : [https://conception.canada.ca/crise/contenu.html ] | | * Le BTN a élaboré et partagé des directives sur la conception de contenu pour les communications de crise : [https://conception.canada.ca/crise/contenu.html ] |
| ** Nous sommes en train de revoir le guide des alertes que nous avons mis en ligne il y a quelques jours :[https://conception.canada.ca/crise/alertes.html] | | ** Nous sommes en train de revoir le guide des alertes que nous avons mis en ligne il y a quelques jours :[https://conception.canada.ca/crise/alertes.html] |
| | | |
− | '''Cartographie du contenu actuel de Canada.ca et inventaire de contenu''' | + | '''Cartographie du contenu actuel de Canada.ca et inventaire de contenu''' |
| * David a élaboré une cartographie des contenus actuels pour aider chacun à comprendre qui travaille sur quoi dans l'ensemble du GC : [https://mm.tt/1442881138?t=NxWNRaQDvl] | | * David a élaboré une cartographie des contenus actuels pour aider chacun à comprendre qui travaille sur quoi dans l'ensemble du GC : [https://mm.tt/1442881138?t=NxWNRaQDvl] |
− | * Le SCT travaille à la création d'un inventaire global pour le GC. | + | * Le SCT travaille à la création d'un inventaire global pour le GC |
− | ** ISDE a suggéré qu'un inventaire par thème serait utile. | + | ** ISDE a suggéré qu'un inventaire par thème serait utile |
| | | |
− | '''Table ronde des responsables des thèmes ''' | + | '''Table ronde des responsables des thèmes ''' |
− | * Ricky Laforge (Finances) crée un groupe de travail pour coordonner le contenu lié à la réponse économique. Plus de détails seront communiqués prochainement. | + | * Ricky Laforge (Finances) crée un groupe de travail pour coordonner le contenu lié à la réponse économique. Plus de détails seront communiqués prochainement |
− | * PHAC is the lead on the COVID-19 file | + | * L'ASPC est le leader du dossier COVID-19 |
− | ** New 133 number being created to support calls | + | ** Création d'un nouveau numéro 133 pour les appels |
− | ** Currently getting thousands of calls per day | + | ** Il reçoit actuellement des milliers d'appels par jour |
− | ** There is a lot of sensitivity on the messaging so the comms activities need to be tightly coordinated | + | ** Les messages sont très sensibles et les activités de communication doivent donc être étroitement coordonnées. |
− | * Culture, history and sport Theme enquired about capacity request for COVID support | + | * Culture, Histoire et sport s'est renseigné sur la demande de capacité pour le soutien des activités liées à la COVID |
− | * Heath indicated that a list is being prepared and will be shared with COVID Comms leadership team | + | * Santé a indiqué qu'une liste est en cours de préparation et sera partagée avec l'équipe qui dirige les comms sur la COVID |
− | ** Excess capacity might be able to be used by other departments with TBS perhaps assisting in the coordination | + | ** Les capacités excédentaires pourraient être utilisées par d'autres ministères, le SCT pouvant éventuellement aider à la coordination |
− | * Business Theme demand for business related content is taxing available capacity | + | * La demande de contenus liés au thème Entreprises est une source de pression sur les capacités disponibles |
− | ** Avoiding duplication and circular references is a major focus | + | ** L'accent est mis sur la nécessité d'éviter le duplicata et les références circulaires |
− | * PCO working to help better coordinate activities and ensure consistency in the overall approach | + | * Le BCP s'efforce de contribuer à une meilleure coordination des activités et d'assurer la cohérence de l'approche globale |
− | * IRCC - Better coordination across teams in government is helpful. | + | * IRCC - Une meilleure coordination entre les équipes au sein du gouvernement est utile. |
− | * DND - COVID-19 content for the Forces has been developed and is being shared with the PS and Military Theme. | + | * Défense - Le contenu lié à la COVID-19 pour les Forces a été développé et est partagé avec le thème Fonction publique et militaires |
− | * Public Safety - How do we better coordinate discussion on key topics? Need to update the main contact list. | + | * Sécurité publique - Comment mieux coordonner les discussions sur les sujets clés ? Nécessité de mettre à jour la liste principale des contacts. |
− | * ESDC - EI Benefits pages are being developed and working with HC Comms team. | + | * ESDC - Les pages sur les prestations d'assurance-emploi sont en cours d'élaboration et nous travaillons avec l'équipe de de communications de Santé Canada |
− | * PCO - Can we add “avoid pictures of text” to the current content guidance. | + | * BCP - Pouvons-nous ajouter "éviter les images de texte" aux lignes directrices actuelles sur le contenu. |
− | * HC - We will continue reiterating that visuals aren’t always helpful but in some cases it may not be possible and post launch clean-up may be required. | + | * Santé Canada - Nous continuerons à rappeler que les visuels ne sont pas toujours utiles mais que dans certains cas, cela peut ne pas être possible et qu'un nettoyage après le lancement peut être nécessaire. |
| | | |
− | '''Next Steps''' | + | '''Prochaines étapes''' |
− | We did not discuss the next steps with the group. This is what we will do:
| + | Nous n'avons pas discuté des prochaines étapes avec le groupe. C'est ce que nous allons faire : |
− | * Hold a weekly TMC, every Thursday 3, until further notice | + | * Organiser un CGT hebdomadaire, tous les jeudis à 15h, jusqu'à nouvel ordre |
− | * DTO will create a GCConnex Wiki presence to share content map and inventory, TMC invites and notes | + | * Le BTN va créer une présence Wiki GCConnex pour partager la carte et l'inventaire du contenu, les invitations et les notes du CGT |
− | * DTO will connect into the Finance working group to see how we can help | + | * Le BTN se connectera au groupe de travail sur les finances pour voir comment nous pouvons aider |
| | | |
− | '''Information sharing and ideas''' | + | '''Partage d’informations et d’idées''' |
− | HC talked about creating a map - probably static at first - folks mentioned:
| + | Santé Canada a parlé de créer une carte - probablement statique au début. Des gens ont mentionné: |
− | ** Stats can has experience coding maps using live data | + | ** Stats Can peut avoir l'expérience du codage des cartes en utilisant des données en direct |
− | ** Apparently there is a really good map on RadioCanada - could we just use that? [https://ici.radio-canada.ca/info/2020/coronavirus-covid-19-pandemie-cas-carte-maladie-symptomes-propagation/] | + | ** Apparemment, il y a une très bonne carte sur RadioCanada - pourrions-nous simplement l'utiliser ? [https://ici.radio-canada.ca/info/2020/coronavirus-covid-19-pandemie-cas-carte-maladie-symptomes-propagation/] |
− | ** Also, discussion about social media posting (accessibility, and linking back to content on the website) ... | + | ** De plus, il y a eu une discussion sur la publication dans les médias sociaux (accessibilité et liens vers le contenu du site) ... |
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| + | [[Category:COVID Communications]] |