Réponse dans les 30 jours

Nouvelles exigences relatives aux politiques : Explication écrite des délais de réponses aux demandes de renseignements personnels

À compter du 1er octobre 2018, les institutions fédérales seront tenues de fournir une explication écrite au demandeur lorsqu'une demande d'accès à des renseignements personnels prendra plus de 30 jours à compléter. Les institutions seront également tenues de rendre compte en de plus amples détails des raisons qui justifient les prolongations, dans le rapport annuel de l'institution au Parlement. Ces exigences sont décrites dans la Directive sur les demandes de renseignements personnels et la correction des renseignements personnels.

Contexte

Engagement du gouvernement

Le gouvernement s’est engagé à rendre les renseignements du gouvernement plus accessibles pour les Canadiens, y compris l’accès aux renseignements personnels les concernant détenus par le gouvernement :

“	« La transparence consiste également à permettre aux Canadiens d’accéder plus rapidement à leurs renseignements personnels détenus par le gouvernement. Afin que les Canadiens puissent accéder plus facilement à l’information du gouvernement, y compris à leurs renseignements personnels, le gouvernement propose de créer un site Web centralisé et simple, où les Canadiens pourront présenter des demandes à n’importe quelle institution gouvernementale. Ces demandes seront assorties d’une garantie de réponse en 30 jours pour les demandes de renseignements personnels : s’il faut plus de 30 jours pour répondre à une demande, le gouvernement présentera au demandeur et au commissaire à la protection de la vie privée une explication écrite pour justifier le retard. » .	”
—Budget de 2016 Dispositions actuelles La Loi sur la protection des renseignements personnels exige actuellement que les institutions gouvernementales répondent à une demande de renseignements personnels dans un délai de 30 jours ou qu’elles informent le demandeur qu’une prolongation du délai s’impose. La Loi permet à une institution de prolonger le délai accordé pour répondre à une demande jusqu’à 30 jours de plus, si : le fait de respecter le délai initial viendrait interférer de façon déraisonnable avec les activités de l’institution gouvernementale (sous-alinéa 15a)(i)); des consultations qui ne peuvent pas être menées dans les 30 jours sont nécessaires pour répondre à la demande (sous-alinéa 15a)(ii); du temps supplémentaire s’impose pour traduire les renseignements ou en changer le support (alinéa 15b)). Les institutions sont aussi tenues d’informer le demandeur, dans l’explication écrite du retard, de son droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée concernant l’avis de prolongation. Nouvelles exigences à compter du 1e octobre 2018 La Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction modifiée exige également que les institutions : donnent une explication écrite au demandeur de la raison du délai; rendent compte publiquement du nombre de prolongations de délai et des raisons qui les ont occasionnées, dans le cadre de leur rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Commissariat à la protection de la vie privée sera informé des raisons des retards dans les rapports annuels des institutions. Le SCT a créé des Modèles d’explications écrites pour appuyer les institutions dans la mise en œuvre de la Garantie de réponse ou d’explications écrites dans un délai de 30 jours. La Directive proposée et les Modèles d’explications écrites ne changent pas les circonstances établies dans la section 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dans laquelle une institution fédérale peut prendre une prolongation. Prochaines étapes La Directive modifiée a été publiée le 26 juin 2018 et entre en vigueur le 1er octobre 2018. On encourage les institutions à modifier leurs pratiques professionnelles et à fournir aux demandeurs des explications écrites pour les prolongations de délais avant le 1er octobre 2018. On recueillera des données sur les explications écrites à compter du mois d’octobre 2018. Une orientation et des outils intérimaires d’établissement de rapports seront mis à la disposition des institutions avant le 1er octobre 2018. Réunions, ateliers et présentations Réunion de la collectivité de l’AIPRP – le 19 juin 2018 Présentation sur la Garantie de réponse ou d’explication écrite dans un délai de 30 jours Mises à jour de la Politique sur la garantie de réponse ou d’explication écrite Politique sur la protection de la vie privée RÉVISÉE Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction RÉVISÉE Politiques sur la protection de la vie privée RÉVISÉE (avec les changements majeurs surlignés) Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction RÉVISÉE (avec les changements majeurs surlignés) Outils de mise en œuvre Modèle d’explications écrites Liste de contrôle de mise en œuvre sur 30 jours