Groupe de travail federal provincial territorial sur la gestion du contenu web COVID-19/9 Juin 2020

Ordre du jour

1. Présentations
2. Objectifs de la réunion et du groupe de travail
3. Table ronde : succès et défis actuels de la réponse web face à COVID-19
4. Prochaines étapes

Remarques préliminaires

Objectifs de la réunion :

Établir des liens avec d'autres juridictions
Découvrir ce que d'autres juridictions font pour la COVID-19
Déterminer si la création d'un groupe de travail pour améliorer le contenu Web de la COVID-19 suscite de l'intérêt

Objectifs du groupe de travail :

Partager l'information, la recherche et les expériences concernant le contenu Web de la COVID-19
Améliorer la coordination Web entre les juridictions afin de fournir une meilleure expérience utilisateur pour le contenu de la COVID-19

Présentations

Sask. - Carolyn Hamilton – forte demande d'information (insatiable), le site s'est multiplié, a apporté des ressources supplémentaires
Man. – Richard Cormier – DComms/Engagement (santé publique), les demandes se sont multipliées et ont pris de l'ampleur. Elle a été déplacée le 13 mars pour la centraliser
Ont. – Emily Tamfo (SNO), Spencer Daniels (SNO), Lauren Sugar (Bureau du Conseil), Sarah Brown (SNO), Marcella Young (SCT), David Cox (Bureau du Conseil) – Ontario.ca, site de la COVID, répertoire d’approvisionnement d'EPI pour les entreprises (mise en relation avec les fournisseurs), rapports trimestriels, meilleures pratiques pour le Web
Qc – Martin Boucher (DG des communications numériques gouvernementales), Quebec.ca (4 juin 2018) - Le contenu du ministère de la Santé est déjà intégré à Quebec.ca, ce qui a aidé avec information de la COVID
N.-É. – Kara McAllister (Directrice de la stratégie Web), Allan Lawlor (Gestionnaire) – La présence de la COVID s'est accrue, à la recherche d'une collaboration, novascotia.ca, visualisation des données, site web pour le plan de réouverture, le contenu s'accroît et le contenu supérieur du site web (le plus visité)
Î.-P.-É – Vera Lynn Weeks (Éditeur web de la communication ministérielle), Beth Doucette (group TI) – phase "renouveler l'Î.-P.-É. ensemble", aucun cas dans l'Î.-P.-É. maintenant, phase 4, réouverture, les visiteurs saisonniers pourraient être autorisés car les frontières ont été fermées, soutien des formulaires Web pour les programmes/services/opérations en ligne, les processus des entreprises ont changé en raison de la pandémie
T.N.-O – Umesh, Christina – sur le site Web des T.N.-O., l’information sur la vaccination a augmenté et il a fallu créer un site Web autonome (5 mai), l'intérêt pour la vaccination elle-même/les tests, maintenant il s'agit plutôt de la réouverture, des frontières restreintes, toute personne qui entre doit passer en isolement obligatoire de 14 jours, réouverture de la phase I, phase 2 dans les deux prochaines semaines, les restrictions de voyage resteront en vigueur jusqu'à ce qu'il y ait un vaccin
Yn – Joanne (équipe de contenu numérique), capable de construire un site très rapidement en étant sur un nouveau site (migré il y a 2 ans), intéressé à se développer du point de vue de l'utilisateur
GC - Melissa Teasdale, Debbie Laurin (Éditeur principal) - fournir l'infrastructure de Canada.ca
GC - Mary Beth Baker, Celeste Cote (BCP) - la coordination, la facilitation, le rassemblement des personnes, l'examen des données analytiques, y compris les centres d'appel
GC - Rob Wiebe, Susan Harper (Santé Canada) - Gestion de Canada.ca/Coronavirus
GC - Peter Smith, Laura Piper (SCT) - recherche et conception pour Canada.ca, normes Web du GC, entièrement orientées vers le soutien de la réponse à la pandémie depuis la mi-mars

Défis

T.N.-O : Défi concernant la quantité d'informations au-delà de la santé, trop de contenu pour la structure existante de l'AI, a été déplacé pour être standardisé et a créé un nouveau site pour gérer cela, souhaite en savoir plus sur les assistants virtuels / chatbots des autres
Yn : La nature du contenu, qui a dépassé ce stade et qui est intégré dans le site Web principal, qui fonctionne bien, doit être testée plus souvent, ce qui est difficile à faire compte tenu de la vitesse à laquelle le contenu est diffusé, du chargement d'un grand nombre de fichiers .pdfs, qui n'est pas idéal, et de la nécessité de mieux maintenir la norme web.
Î.-P.-É : Surcharge d'informations, tentative de maintenir les normes, état d'esprit des employés au rythme des choses, demandes de contenu variées, affichage de conseils qui changent souvent chaque jour, ne fait aucun test ÉU, mais constate (d'après les réactions des médias sociaux, etc.) que les gens sont frustrés par le contenu qui change constamment
N.-É. : De même opinion que l’Î.-P.-É, le contenu changeant et les délais sont comprimés, il est difficile de s'en tenir à la structure du contenu (AI), il est difficile d'aligner l'AI sur les objectifs changeants du site, de plus en plus de parties prenantes à la table (à l'origine, la santé publique) apportent beaucoup d'autres objectifs, le défi consiste à coordonner des messages cohérents
Qc : Beaucoup de demandes pour publier des programmes, pressé, difficile à ne pas oublier les principes (accessibilité/usabilité, etc.), souvent pris à faire des “digital rescue in realtime” (sauvetage numérique en temps réel), médias sociaux – beaucoup d’annonces, mais pas de réponses aux questions immédiatement. Blogue sur l’experience : https://www.quebec.ca/a-propos/blogue/coulisses-communications-numeriques-pandemie-covid19/
Ont. : Des défis similaires dans tout le pays, essayer de suivre le rythme, essayer de maintenir une bonne expérience utilisateur, mais avoir besoin de remédier après parfois afin de faire circuler l'information, 2 pas en avant/1 pas en arrière, être de garde 24 heures sur 24 - le soir et le week-end, l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée n'existe pas car la COVID ne dort pas, essayer de garder l'enthousiasme tout en traitant les demandes de contenu. Outil d'auto-évaluation : rapide, approche PMV, dans la communauté open source, personnes utilisant ce code en dehors du gouv., tests des utilisateurs, cycles de publication plus courts, comment s'intégrer aux anciens systèmes scolaires, défis de la réponse globale à la COVID, ajustement du processus et des délais d'approbation (les bloqueurs d'approbation sont revenus récemment, le taux de changement du gouv. par rapport au rythme du fichier a été un défi - repousser les limites), les sessions de recherche des utilisateurs ont démarré aujourd'hui, demande de solutions aux parties prenantes (politiques, exécutifs, etc.), voir la valeur de ÉU
Man. : Mêmes défis dans d'autres juridictions, nécessité de mettre en place un site central très rapidement sans pouvoir s'attaquer au langage simple, aux tests de convivialité, etc., le rythme de développement du contenu est très élevé, défis concernant l'interprétation du contenu de santé publique (qu'est-ce qu'une directive et qu'est-ce qu'un ordre), consultation réussie avec l'engagement de MB : demander aux entreprises ce dont elles ont besoin pour la réouverture, comment l'ordre de santé publique s'applique à leur entreprise - cela a réduit la pression sur les centres d'appel et les canaux sociaux
Sask. : De même opinion que les autres, la réouverture de la phase 3 se fait assez rapidement, la recherche de cohérence sur le site/les pages, les mises à jour quotidiennes/hebdomadaires doivent être appliquées sur toutes les pages appropriées, le gouvernement est très sensible aux médias sociaux - ce qui ajoute de la pression pour combler les lacunes en matière de contenu, étant maintenant entraîné dans des travaux non-COVID, ce qui pose des problèmes de capacité

Prochaines étapes

Les membres fédéraux doivent se charger de la construction des infrastructures - groupes Slack, wiki, etc.
Établir des ordres du jour en collaboration
Les réunions auront lieu toutes les deux semaines
Le gouvernement fédéral va organiser les réunions
Les régions peuvent assurer la présidence à tour de rôle une fois que nous nous sommes organisés
Utiliser la distribution par courriel pour assurer le suivi avec le groupe
Groupes de travail parallèles possibles (par exemple, outils de médias sociaux)

Remarques finales

Nous vous remercions d'être venus et de nous avoir fait part de vos expériences.
Si vous pensez que vous n'êtes pas la bonne personne pour ce groupe de travail, n'hésitez pas à en faire part à un autre collègue.
Au plaisir de vous parler la prochaine fois!