FAQ - Ajout de dates dans les notices d'autorité de noms de personnes

Quelles sont les recommandations de BAC concernant l'ajout de dates dans une notice d'autorité de nom de personne?

BAC recommande aux autres institutions participantes de suivre les pratiques suivantes :

Ne pas enregistrer la date de naissance complète (année, mois, jour) pour les personnes vivantes ni pour les individus qui sont morts depuis moins de vingt ans.
Il n'y a aucune restriction pour les individus qui sont décédés depuis plus de vingt ans.
Il n'y a aucune restriction pour les individus au sujet desquels l'information est disponible dans une source accessible au grand public (telles que Wikipédia ou un livre imprimé).
Il est possible de différencier les individus vivants en employant d'autres critères, tel qu'indiqué par RDA.

Est-ce que les autres institutions participantes doivent suivre les recommandations de BAC?

Chaque institution est libre de les suivre ou non, en fonction de ses politiques particulières. Pour les institutions qui décident de suivre les pratiques recommandées par BAC, il est aussi possible d'enregistrer la date de naissance complète dans l'autorité d'une personne si le catalogueur en a préalablement obtenu le consentement. Cette pratique est jugée acceptable par BAC même si elle ne figure pas dans ses recommandations initiales.

Pouvons-nous ajouter une date en sous-zone $d à un point d'accès autorisé d'une notice déjà présente dans Canadiana?

Parce que la révision d'un point d'accès autorisé (PAA) engendre du travail de maintenance des fichiers bibliographiques (MFB), modifier un PAA existant pour y ajouter uniquement une date de naissance ou de décès lorsqu'une date n'est pas déjà présente est vraiment la dernière option à envisager. Noter que l'ajout d'une date est toujours permis dans certaines circonstances (voir point 6 ci-dessous).

Lorsqu'un PAA en cours d'établissement est en conflit avec le PAA pour une autre personne déjà établi dans Canadiana et qu'une date est disponible pour la personne déjà représentée dans Canadiana mais pas pour la nouvelle, il est donc préférable de rendre le nouveau PAA unique en utilisant les autres possibilités qu'offre RDA pour distinguer un point d'accès d'un autre (par exemple, ([Profession/occupation]), (Auteur de [titre de l'ouvrage]), etc.) plutôt que de modifier le PAA déjà existant.

L'énoncé de politique de BAC-BAnQ pour la règle 9.19.1.1 mentionne toutefois : « Si aucun ajout n'est disponible afin de différencier le point d'accès dans la nouvelle notice d'autorité, faire un ajout au point d'accès autorisé existant. »

Lors de la révision des notices d'autorité existantes, la date de naissance, si on dispose de cette information, doit être enregistrée dans la zone 046 $f même si elle n'est pas incluse dans le point d'accès (voir Guide des autorités de noms, zone 046, 2e paragraphe).

Pouvons-nous ajouter une date à un nouveau point d'accès autorisé que l'on crée s'il n'y a pas de conflit?

Oui. La date est un élément fondamental lors de la création d'une autorité. Elle doit être ajoutée lorsqu'elle est disponible car elle permet d'éviter un futur conflit.

Pouvons-nous ajouter une sous-zone $d à un PAA que nous dérivons du fichier LC/NAF (nouvelle notice ajoutée à Canadiana)?

Oui. La forme du point d'accès autorisé dans Canadiana n'a pas à être la même que celle du fichier LC/NAF puisqu'il s'agit de deux fichiers d'autorité distincts. Il peut même arriver qu'un point d'accès autorisé créé par BAC dans LC/NAF soit différent du point d'accès pour la même personne dans Canadiana.

Existe-t-il des circonstances lors desquelles on peut ajouter des dates à un PAA d'une notice déjà présente dans Canadiana?

L'ajout d'une date de naissance ou de décès est toujours permis dans les situations suivantes :

Lorsqu'une autre modification doit être apportée au PAA (p. ex. pour corriger une coquille, mettre à jour le nom privilégié de la personne lorsque celle-ci change de nom ou qu'un autre nom est devenu prédominant);
Lorsqu'une date est déjà présente, pour compléter une date de naissance avec une date de décès ou vice versa;
Lorsqu'aucun autre ajout n'est disponible pour différencier le point d'accès dans la nouvelle notice d'autorité. Il s'agit d'une solution de dernier recours puisqu'elle a une incidence sur la MFB.

Peut-on ajouter une date, en $d, aux variantes de noms en zone 400 si nous mentionnons cette information en zone 046 mais que la date ne fait pas partie du PAA?

De façon générale, si le PAA contient une date, les variantes de point d'accès devraient également en contenir une. De la même manière, si le point d'accès autorisé ne contient pas de date, les variantes de point d'accès ne devraient pas en contenir, sauf si une date est nécessaire dans la variante pour éviter un conflit entre cette variante et un PAA.

Dernière mise à jour 2021-05-28