EFPC ressources - équipe spéciale de virtualisation
Introduction
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Alors qu’une grande partie de la fonction publique est subitement passée à l’ère virtuelle au printemps 2020, les services de gestion d’événements de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) ont mis sur pied une équipe spéciale du « virage virtuel » chargée d’explorer des options efficaces pour la prestation virtuelle de ses offres, tant sur le plan de la conception de l’expérience que de la sélection et de l’intégration des technologies. L’équipe s’est concentrée sur l’organisation de rencontres virtuelles indépendantes, plus particulièrement des réunions, des séances de collaboration, des événements organisationnels et des conférences. Dans le cadre de ce forum, les employés de l’EFPC ont mis au point toute une série d’aide-mémoires, de napperons, de listes de vérification et de dossiers de présentation pour répondre aux besoins opérationnels. Vous trouverez ci-dessous des ressources qui pourraient aider votre équipe à concevoir et à organiser des événements de qualité dans des espaces virtuels.
Veuillez noter que ces ressources ont été mises à jour pour la dernière fois en août 2020, sauf indication contraire – MS Teams et d’autres plateformes continuent de procéder à des mises à jour régulièrement. Bon nombre de ces ressources sont encore en cours de développement ou continuent d’être mises à l’essai au sein de l’École. N’hésitez pas à utiliser, à adapter ou à peaufiner ces ressources en fonction des besoins de votre équipe et de votre travail.
Il existe d’autres répertoires de documents et de ressources utiles qui aideront les membres de votre équipe à collaborer, à apprendre ainsi qu’à concevoir et à organiser des événements à distance et virtuellement :
· Trajetsenbus : Guide du télétravail (conçu par l’Académie du numérique de l’EFPC)
· Guide 3.0 du Laboratoire d’apprentissage (conçu par le Laboratoire d’apprentissage de l’EFPC; ouverture de session dans GCcampus requise)
Ressources
Par logiciel
| Tableau explicatif pour les invitations aux réunions | Ce tableau peut être envoyé avec les invitations Outlook pour des événements ou des réunions dans MS Teams. Il décrit les fonctions de base liées aux réunions de MS Teams. (Le document est disponible en français et en anglais.) |
| Tableau explicatif sur l’interface des réunions | Ce tableau serait utile pour un producteur ou un animateur souhaitant présenter les fonctions de MS Teams en direct durant un essai technique avec les participants. Il explique de façon visuelle l’interface des réunions sur les applications mobiles et d’ordinateur de bureau de MS Teams. (Le document est disponible en français et en anglais.) |
| Liste de vérification du producteur | Cette liste de vérification peut servir de guide aux producteurs chargés de la coordination de séances de collaboration ou de courts exposés dans MS Teams. Comme le guide pour les essais techniques, il est conçu pour MS Teams, mais il peut facilement être adapté à une autre plateforme. |
| Guide pour les essais techniques | Ce guide est conçu pour les essais techniques avec les participants qui ont lieu avant l’événement ou la séance d’apprentissage proprement dite (séance 0). Bien qu’il soit conçu pour MS Teams, il peut facilement être adapté à une autre plateforme en fonction des besoins. |
Microsoft a mis au point une série de courtes vidéos explicatives au cas où vous auriez besoin d’aide pour utiliser MS Teams. N’oubliez pas de consulter la page Nouveautés dans Microsoft Teams pour connaître les nouvelles caractéristiques et fonctions du logiciel.
| Zoom: une introduction | Ce tableau peut être envoyé avec les invitations Outlook pour des événements ou des réunions dans Zoom. Le document est disponible en français et en anglais. Veuillez noter que ce document n’a pas été mis à jour depuis mars 2020. |
| Zoom : Conseils en matière de confidentialité et de sécurité | Un résumé des précautions et des mesures de sécurité à suivre pour sécuriser les réunions Zoom. Le document est disponible en anglais seulement. Veuillez noter que ce document n’a pas été mis à jour depuis début avril 2020. |
| Comment naviguer dans WebEx | Cette introduction aux fonctions et aux outils de la formation sur WebEx peut être envoyée aux participants avant une séance virtuelle pour les aider à mieux connaître la plateforme. (Le document est disponible en anglais seulement.) |
| Diapositives techniques sur WebEx | Les diapositives offrent un aperçu des fonctions et des outils de la formation WebEx qui peuvent aider un producteur ou un animateur à présenter en direct la plateforme aux participants. (Le document est disponible en français et en anglais.) |
| Utiliser l’aide-mémoire sur les séances en petits groupes | Ce guide explique comment mettre sur pied et dépanner des séances en petits groupes. (Le document est disponible en anglais seulement.) |
| Aide-mémoire : L'utilisation des sondages et jeux-questionnaires | Un guide pour des activités interactives en WebEx Training. |
| Modèle du cours pilote externe : Lettre de bienvenue à l’intention des participants (FR / EN) | Cette lettre de bienvenue a été envoyée aux participants dans le cadre d’un cours pilote de l’EFPC. N’hésitez pas à l’utiliser comme point de départ pour vos propres lettres de bienvenue, en particulier celles qui concernent les événements impliquant une formation WebEx. |
| Modèle du cours pilote externe : Guide du participant (FR / EN) | Ce guide a été envoyé aux participants dans le cadre d’un cours pilote de l’EFPC. N’hésitez pas à l’utiliser comme point de départ ou à vous en inspirer pour concevoir vos propres séances virtuelles. |
Conception et organization d’événements
| Aide-mémoire à l'intention des orateurs et des panélists (Virtualisation) (FR) | Un guide détaillé à l’intention des invités et des conférenciers qui participent à des événements virtuels. |
| Virtual Events Checklist for Panelists and Speakers (EN) | A detailed guide for panelists and speakers involved in virtual events. |
| Liste de vérification relative aux événements du secteur d’activité | Un guide propre à l’EFPC pour la conception, la préparation et la réalisation d’événements. Il s’agit d’un excellent point de départ pour les personnes qui proviennent de l’extérieur de l’École. On y présente les étapes d’un événement ainsi que les questions et les éléments à considérer lors de la planification d’un événement à partir de zéro. (Le document est disponible en anglais seulement.) |
| Conseils sur l’utilisation de supports visuels lors d’événements virtuels (FR) | Utiliserez-vous une présentation PowerPoint pendant votre événement virtuel? Si c’est le cas, ces conseils pourraient vous être utiles. |
| Tips for Using Visual Aids During Virtual Events (EN) | Will you be using a PowerPoint presentation during your portion of a virtual event? If so, you might want to consider these tips. |
| Pratiques exemplaires pour les séances virtuelles | Un aperçu des pratiques exemplaires en ce qui concerne la préparation, la tenue et le suivi postérieur à la séance des rassemblements virtuels à petite échelle. (Le document est disponible en anglais seulement.) |
| EFPC - ESM grille d'évaluation des logiciels (EN) | Les résultats de l'analyse effectuée par le BPR des évènements organizés par ESM. (Le document est disponible en anglais seulement.) |
| Protocoles pour les conférenciers participant sur place lors de COVID-19 (FR en haut / EN en haut) | Un guide propre à l’EFPC pour les conférenciers participant sur place. |
| Les éléments essentiels de la facilitation: Concevoir des rassemblements virtuels réussis | Introduction aux trois éléments essentiels de la conception de rassemblements virtuels efficaces |
| Facilitation Essentials: Designing Successful Virtual Gatherings | Intro to 3 key elements to designing successful virtual gatherings |
| Guide sur l’art d’accueillir des conversations qui comptent dans des espaces virtuels | Créé en collaboration avec les animateurs d’Art of Hosting, mai 2020 |
| Leading Groups Online: A Down and Dirty Guide to Leading Online Courses, Meetings, Trainings, and Events During the Coronavirus Pandemic | Par Jeanne Rewa et Daniel Hunter. © 2020 Daniel Hunter et Jeanne Rewa. Utilisé sous la licence internationale de Creative Commons Attribution – Pas d’utilisation commerciale – Pas de modification 4.0 (lien vers la licence) – aucun changement apporté. |
| Séances d’information dans MS Teams – leçons retenues | Réflexions sur les premières séances d’information sur MS Teams visant à dégager les points à améliorer. (Le document est disponible en anglais seulement.) |
| Événements et services multimédia - leçons retenues | Réflexions sur le travail du BPR des évènements organizés par ESM, et au sujet de l'organization des évènements virtuels. (Le document est disponible en français et en anglais.) |
