Académie du numérique/Accélérateur du numérique EFPC/Équipe 5 - MPO

Retrouvez l’équipe de 14h30 à 15h30 (ET) dans leur salle de réunion virtuelle pour une démonstration en direct et une séance de questions-réponses.   Cliquez ici pour accéder à la salle   ou composez le numéro (audio uniquement)   [647-484-5913,,504360124#] ID de téléconférence: 504 360 124#

Améliorer l’expérience de bienvenue au MPO  

Notre équipe  

Notre équipe comprend des membres des services corporatifs de notre ministère, notamment des développeurs de l’équipe des solutions corporatives et du personnel des ressources humaines. Nous avons Edithe Sauvé et Stéphanie Hébert-Arseneault de l’équipe administrative des ressources humaines, avec Martin Dion, Jarett Noade, Justin Angus et Marcio Paulo du côté du développement.  

Cette combinaison nous permet d’aborder le processus d’embauche et de dotation au ministère des Pêches et des Océans d’un point de vue à la fois administratif et technique.  

Notre problème initial  

Le processus d’embauche actuel est fragmenté et complexe. Les gestionnaires doivent saisir les mêmes informations dans six formulaires différents pour atteindre différents services corporatifs afin de lancer le processus d’intégration de l'employé. Chaque service a sa propre forme de suivi et de traitement des demandes qui sont indépendantes les unes des autres. Les gestionnaires doivent suivre manuellement chaque partie du processus et le fait d’oublier de suivre une partie du processus peut retarder la date d’entrée en fonction de l’employé, ce qui est frustrant tant pour les gestionnaires que pour les employés. Ainsi, le processus actuel est source d’erreurs et prend du temps pour toutes les parties concernées.

Il est important de résoudre ce problème car l’embauche et la prise en charge sont l’occasion pour l’organisation de faire une impression positive sur l’employé nouvellement embauché. Si le ministère des Pêches et des Océans veut se positionner comme un employeur de choix et attirer et retenir les talents, la rationalisation de son processus d’embauche et de prise en charge est une première étape logique à franchir.

Évolution de notre problème  

Au départ, nous avions prévu de nous concentrer uniquement sur la normalisation des premières étapes du processus d’embauche et d’accueil, en automatisant le suivi des demandes soumises par les gestionnaires et l’envoi de certains courriels de routine selon une approche uniformisée.  

Au cours de l’Accélérateur, nous avons interrogé des responsables du recrutement et des adjoints administratifs. Grâce à ces entretiens, nous avons découvert un processus d’accueil plus complet qui avait été mis en place dans la région des Maritimes. Lors de la prise en charge d’un nouvel employé, l’équipe d’intégration des Maritimes tient compte de la situation unique de la personne, par exemple s’il s’agit d’un étudiant ou d’une personne transférée de l’extérieur de la province, ou de quelqu’un avec un handicap. Au besoin, l’équipe d’intégration des Maritimes lui fournit des ressources supplémentaires en fonction de sa situation particulière. Cette expérience nous a fait prendre conscience que l’embauche et l’accueil ne doivent pas être uniformes.

Le prototype de notre solution  

À long terme, notre plan est de personnaliser l’accueil pour chaque type d’embauche dans l’ensemble du ministère, à l’instar du processus actuel de l’équipe chargée de l’accueil dans les Maritimes. À court terme, nous avons décidé de nous concentrer sur la rationalisation du processus d’embauche et d’intégration afin de le rendre plus rapide et plus facile pour les gestionnaires.  

Cela signifie notamment réduire le nombre de formulaires à remplir après la signature d'une lettre d'offre de six à un seul formulaire. Une fois soumis, le formulaire déclenche automatiquement des demandes auprès des services ministériels requis. Grâce à notre solution, le gestionnaire est également en mesure de suivre le statut de chaque demande de service.  

Cela nous semblait être le point de départ le plus logique pour améliorer l’expérience.  

Enseignements tirés

L’Accélérateur du numérique de l’EFPC a été très intéressant et nous a fait découvrir de nouvelles façons d’aborder la résolution de problèmes, notamment par la recherche sur les utilisateurs. Nous avons également pu expérimenter le développement de produits en mode agile, ce qui a été une approche très utile pour notre équipe. C’était également amusant, sur le plan personnel, de travailler à un projet aussi ambitieux qui a des répercussions sur l’amélioration des processus dans divers secteurs de Pêches et Océans Canada.