Section 1 – Achat de mobilier de bureau au par l'intermédiaire de Services publics et Approvisionnement Canada

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Pourquoi Services publics et Approvisionnement Canada a-t-il remplacé les offres à commandes par des arrangements en matière d'approvisionnement?

Les arrangements en matière d'approvisionnement (AMA) permettent de gagner du temps et d'économiser de l'argent grâce à la présélection de fournisseurs et d'un éventail particulier de leurs biens, permettant ainsi aux utilisateurs de négocier des prix à partir des prix plafonds préétablis conformément aux modalités et aux normes établies, tout en satisfaisant aux obligations liées aux accords commerciaux. Un contrat simple d'une page peut être utilisé pour les besoins dont la valeur est inférieure à 25 000 $ (saisissant 95 % des besoins). Ils permettent également aux clients de Services publics et Approvisionnement Canada de lancer un appel d'offres concurrentiel ou de négocier leur besoin particulier pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Les arrangements en matière d'approvisionnement permettent aux fournisseurs de se qualifier à tout moment pendant le processus de qualification continu et d'offrir des prix courants qui témoignent notamment des conditions du marché et du volume. Cette façon de faire avantage à la fois les fournisseurs et le Canada.

Qui peut utiliser les arrangements en matière d'approvisionnement?

Les utilisateurs désignés comprennent les ministères et organismes fédéraux et les sociétés d'État énumérés aux annexes I, I.1, II ou III de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Puis-je acheter du mobilier de bureau à l'aide des méthodes d'approvisionnement mises en place par ma propre organisation?

Selon la Politique sur les contrats du Conseil du Trésor, les ministères et les organismes du gouvernement fédéral dont le nom figure aux annexes I, I.1, ou II de la Loi sur la gestion des finances publiques doivent obligatoirement acheter le mobilier de bureau dont ils ont besoin au moyen des arrangements en matière d'approvisionnement établis par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), si : •les biens et services en question présentent une forme et une fonction semblables à celles des biens dont ils ont besoin pour mener leurs opérations •d'autres besoins opérationnels peuvent être satisfaits, par exemple par le recours à des fournisseurs autochtones dans le cadre du programme de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA)

Quels meubles de bureau puis-je acheter au moyen des arrangements en matière d'approvisionnement?

Espaces de travail
•Catégorie 1 : Cloisons interraccordables et systèmes autostables
•Catégorie 2 : Tables ou bureaux autostables à hauteur réglable
•Catégorie 3 : Classeurs et armoires de rangement métallique
•Catégorie 4 : Produits autostables en placage de bois
•Catégorie 5 : Équipements auxiliaires et appareils d'éclairage
•Catégorie 6 : Locaux de soutien et espaces de collaboration

Fauteuils de bureau
•Fauteuils (de bureau et de conférence) pivotants
•Fauteuils de visiteur

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez les arrangements en matière d'approvisionnement individuels sur le site Web de la Division des produits de l'ameublement.

Puis-je acheter des biens et des services avec ma carte d'achat (de crédit) du gouvernement du Canada?

Oui, Veuillez vous assurer que vous négociez un prix ferme pour votre besoin, car les accords d'un fournisseur ont des estimations de prix de produit.

Vous pouvez utiliser votre carte de crédit pour payer des biens et des services acquis au moyen des arrangements en matière d'approvisionnement si le fournisseur accepte les paiements par carte de crédit. Pour savoir si un titulaire d'arrangement en matière d'approvisionnement (titulaire d'AMA) accepte les paiements par carte de crédit, consultez les renseignements à ce sujet.

Je ne trouve pas les biens et les services dont j'ai besoin (« mon besoin ») dans les arrangements en matière d'approvisionnement. Que dois-je faire?

Si les biens ou les services concernés semblent similaires à ceux dont vous avez besoin, mais que vous n'êtes pas certain s'ils répondent à vos exigences, communiquez avec la personne ressource indiquée sur le site Web de la Division des produits de l'ameublement.

Si l'arrangement en matière d'approvisionnement en biens ou services ne peut pas répondre à vos besoins opérationnels, la demande doit être traitée comme un achat distinct. Par conséquent, un processus d'approvisionnement ordinaire en tenant compte du Règlement sur les marchés de l'État et des accords commerciaux doit être utilisé.

Pouvons-nous procéder à l'achat d'articles identifiés dans une évaluation ergonomique en utilisant nos autorités contractuelles ministérielles?

L'arrangement en matière d'approvisionnement ne peut pas être utilisé pour l'achat d'articles ne faisant pas partie d'un tel arrangement. Cependant, des évaluations ergonomiques servent à déterminer les caractéristiques et les attributs d'un produit faisant l'objet d'une demande particulière. Les utilisateurs désignés doivent donc d'abord vérifier l'arrangement en matière d'approvisionnement afin de déterminer si le produit est disponible. Si l'arrangement en matière d'approvisionnement ne comprend pas de produits semblables ou équivalents répondant aux besoins, l'utilisateur désigné peut procéder à l'achat à l'extérieur du cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement, après avoir consulté le responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement.

Les arrangements en matière d'approvisionnement pour Espaces de Travailles comportent-ils une disposition permettant l'achat d'articles ne faisant pas partie d'un arrangement en matière d'approvisionnement et, le cas échéant, jusqu'à concurrence de quel montant?

Oui, un maximum de 30 % des produits hors AMA peuvent être ajoutés pour chaque catégorie. Les utilisateurs désignés sont tenus de fournir les spécifications, les produits, les prix et les certifications associés aux produits non visés par l'arrangement en matière d'approvisionnement faisant partie du besoin.

Puis-je utiliser les arrangements en matière d'approvisionnement pour acheter du mobilier de bureau dont la livraison doit avoir lieu dans des zones visées par des ententes sur la revendication territoriale globale?

Non. Cette demande doit être traitée comme un achat distinct. Par conséquent, l'arrangement doit suivre le processus d'approvisionnement ordinaire en tenant compte du Règlement sur les marchés de l'État, des accords commerciaux et des ententes sur la revendication territoriale globale (ERTG) pertinentes.

Puis-je utiliser les arrangements en matière d'approvisionnement pour réserver un achat dans le cadre de la stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones?

Oui. Les fournisseurs autochtones dûment enregistrés aux termes de la SAEA (aussi appelés les fournisseurs inscrits au volet SAEA) sont désignés par un astérisque (*) qui accompagne leur nom sur les pages consacrées aux arrangements en matière d'approvisionnement du site Web de la Division des produits de l'ameublement. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la SAEA, consultez la page : Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones.

Qui sont les fournisseurs, et quels territoires desservent-ils?

Les fournisseurs présélectionnés dans le cadre des arrangements en matière d'approvisionnement, aussi appelés les titulaires d'AMA, sont les fabricants et les distributeurs agréés des produits visés. On trouve également des distributeurs agréés qui fournissent des propositions de prix, livrent et installent les produits au nom des titulaires d'AMA afin qu'ils puissent répondre aux besoins nationaux ou régionaux que leur confère l'arrangement en matière d'approvisionnement. Les distributeurs agréés qui ne sont pas titulaires d'AMA ne peuvent pas signer la demande de soumissions et les contrats subséquents au nom du titulaire d'AMA.

La plupart des arrangements en matière d'approvisionnement proposent de choisir parmi deux groupes de fournisseurs : 1.Fournisseurs du volet général. Ils offrent leurs services à l'échelle nationale, sauf là où les ententes sur les revendications territoriales globales s'appliquent 2.Fournisseurs autochtones. Ils sont dûment enregistrés aux termes du volet de la stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones de l'arrangement en matière d'approvisionnement. Ils offrent leurs services à l'échelle nationale ou régionale, sauf là où les ententes sur les revendications territoriales globales s'appliquent

Veuillez consulter le site Web de la Division des produits de l'ameublement pour déterminer ce que chaque titulaire d'AMA offre.

Les titulaires d'Arrangement en matière d'approvisionnement détiennent-ils des autorisations de sécurité?

Les titulaires d'arrangement en matière d'approvisionnement et leurs fournisseurs de services qui ne détiennent pas de cote de sécurité sont parrainés par la Division de l'ameublement, afin d'en obtenir une. Vous devez bien définir vos besoins en matière de sécurité et les inclure dans la demande de soumissions concernant vos besoins particuliers.

Je ne sais pas avec certitude si le fournisseur doit détenir une autorisation de sécurité pour accéder aux lieux où les produits seront livrés et installés. Que dois-je faire?

Communiquez avec l'agent de sécurité de votre ministère pour déterminer s'il y a des exigences à respecter en matière de sécurité, et suivez ses instructions. S'il y a de telles exigences, vous devrez remplir une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) [formulaire no TBS/SCT 350-103] et obtenir les clauses de sécurité pertinentes auprès de la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Services publics et approvisionnement Canada

La LVERS et les clauses de sécurité devront être ajoutées à la demande de soumissions et aux documents contractuels.

Pour plus d'information, visitez le site Achatsetventes.

Le site Web, les instructions ou les modèles ne sont pas clairs. Puis-je suggérer des changements?

La Division des produits de l'ameublement vous encourage à formuler des commentaires et des suggestions sur les façons possibles d'améliorer l'information donnée. Veuillez communiquer avec l'autorité responsable de l'arrangement en matière d'approvisionnement indiquée sur notre site Web. Assurez-vous d'inscrire « Fauteuils de bureau » ou « Espaces de travail » dans le champ de l'objet. Ensemble, nous pouvons assurer une amélioration continue.