Theme Management Committee Covid-May 8 2020 - Comité de gestion des thèmes Covid-8 mai 2020

Agenda

1. Updates

2. Privy Council Office update

3. Real-time updates - PP/HC - Melissa/Michael Lawson

1.Updates

TBS

Working with Health/PHAC/PCO on the top task study with Gerry McGovern - will speak on it more on Monday
Monday will share results on CIRNAC/ISC testing
CESB student will go live next week

Updates from others:

Canadian Heritage released their Emergency Support Fund for cultural, heritage and sport organizations today.
Global Affairs said that Travel pages will be live next week

No update from Health Canada.

2. PCO update - Brenna Maher

New Deputy Minister responsible for COVID-19 Response (Communications): Isabelle Mondou, supporting Ken Mackillop
Messages went out to Heads of Comms over the past few weeks about two new directors general to expand our communications strategy into sustained effort. Welcome Laura Wesley (Director General of Communications Responsible for COVID Response Priorities) and Brian Laghi (Director General of Communications Responsible for COVID Response Planning).

3. Real-time case number updates- Melissa Teasdale (Principal Publisher)/Michael Lawson (Health Canada)

Presented on the collaboration that is being done on automating the reporting of numbers of COVID cases on Canada.ca
COVID pages are highly visited and should be the authoritative source
Information has to be accurate, timely and consistent
Manual entry was subject to human error labour-intensive for teams
Principal Publisher already had a tool to use for 1-800 wait times and Winterlude
This solution is now used to update COVID numbers in real time across all pages using API
The numbers are updated in real-time automatically
Entered in one spot and now all different places pull in the numbers at the same time
These numbers are used in briefings
Gives consistently and credibility to all that we do
This is a solution that can be used by other departments if they have a similar need
Great story of collaboration and sharing resources

Challenges/Lessons Learned

Close collaboration and communication accelerated the process. If they didn’t have it, it would have been difficult.

Any issues? Help? Questions? Email: dto.btn@tbs-sct.gc.ca

1. Mises à jour

2. Mises à jour du Bureau du Conseil privé

3. Mises à jour en temps réel - PP/SC - Melissa Teasdale/Michael Lawson

1. Mises à jour

SCT

Travaille avec la Santé/ACSP/BCP sur l'étude des tâches principales avec Gerry McGovern - plus de détails à venir lundi
Résultats des tests de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada et Services aux Autochtones Canada seront partagés lundi
La prestation d'urgence canadienne pour les étudiants sera mise en place la semaine prochaine

Les mises à jour des autres :

Patrimoine canadien a annoncé leur fonds d’urgence relatif à la COVID-19 pour soutenir les organismes chargés de la culture, du patrimoine et du sport
Les Affaires mondiales ont annoncé que les pages Voyages seront en ligne la semaine prochaine

Aucune mises à jour de Santé Canada.

2. Mise à jour du BCP - Brenna Maher

Nouvelle sous-ministre responsable de la réponse à la COVID-19 (Communications) : Isabelle Mondou, soutenant Ken Mackillop
Au cours des dernières semaines, des messages ont été adressés aux responsables des communications au sujet de deux nouveaux directeurs généraux afin d'élargir notre stratégie de communication dans le cadre d'un effort soutenu. Bienvenue Laura Wesley (Directrice générale de la communication responsable des priorités d'intervention de la COVID) et Brian Laghi (Directeur général de la communication responsable de la planification de l'intervention de la COVID)

3. Mise à jour des nombres de cas en temps réel - Melissa Teasdale (Éditeur principal)/Michael Lawson (Santé Canada)

Présenté sur la collaboration qui se fait sur l'automatisation de la déclaration du nombre de cas de la COVID sur Canada.ca
Les pages de la COVID sont très visitées et devraient être la source faisant autorité
Les renseignements doivent être précis, opportuns et cohérents
La saisie manuelle était sujette à l'erreur humaine, ce qui a demandé beaucoup de travail aux équipes
L'éditeur principal avait déjà un outil à sa disposition pour les temps d'attente 1-800 et le Bal de Neige
Cette solution est maintenant utilisée pour mettre à jour les chiffres de la COVID en temps réel sur toutes les pages à l'aide de l'API
Les chiffres sont mis à jour automatiquement en temps réel
Les chiffres sont entrés au même endroit et maintenant tous les différents endroits tirent les chiffres en même temps
Ces chiffres sont utilisés dans les briefings
Donne une cohérence et une crédibilité à tout ce que nous faisons
C'est une solution qui peut être utilisée par d'autres ministères s'ils ont un besoin similaire
Une belle histoire de collaboration et de partage des ressources

Défis/leçons apprises

Une collaboration et une communication étroites ont accéléré le processus. Si elles n'avaient pas existé, cela aurait été difficile.

Des problèmes ? De l'aide ? Des questions ? Envoyez un courriel : dto.btn@tbs-sct.gc.ca