Theme Management Committee Covid-May 20 2020 - Comité de gestion des thèmes Covid-20 mai 2020
Agenda
1. Updates
2. Latest Announcements for COVID-19 - Lisa Fast (DTO) and Tanya Gagnon (Principal Publisher)
Notes and action items
1. Updates
TBS
- Canadian version of the Gerry McGovern top task study closed yesterday
- Just under 7,000 responses and 650 were French
- Blog post on FAQs and another on descriptive links will be coming out in the next few days
- DTO newsletter and Web Managers email are planned for early next week
Health Canada - Susan Harper
- Landing page continues to evolve
- There is a new Data topic page
- Updating Mental Health link to include physical wellbeing
- Widget tool - receiving 100 to 200 emails a day consistently since it was launched last week. It is good qualitative data
- Conversations about moving forward on how to manage it
PCO - Mary Beth Baker
- Trying to get data on web applications related to COVID-19 native apps
- Posted a message in the Analytics Slack channel. Looking for the number of subscribers and unsubscribes. Please reach out if you have something to add.
- Will be reaching out on Friday with a request for pre-existing educational resources for parents to create a page on Canada.ca
- Slack channel for any parent resource questions/discussion is #parent-resources
2. Latest Announcements for COVID-19 - Lisa Fast (DTO) and Tanya Gagnon (Principal Publisher)
Background
- Latest announcement page was created in March but wasn’t a priority
- Results of Gerry McGoverns top task study showed “latest news” was high on the list, so we need to re-prioritize this
- People are also looking for the latest COVID-19 information
- Looking to move the Latest announcements page out of the Outbreak update to its own section
- Mockups are ready to go
Governance
- Still sorting out the governance:
- Who is going to own it after?
- Who is going to manage the list that goes into the filter?
- What content goes into the filter?
Mock-up of Announcements page:
- Features pushed to the bottom
- Filter news to COVID-19 announcements
- Only 2 filters - All institutions or PHAC
Initial instructions for how to add a COVID-19 tag are on the Metadata wiki page.
PP will go back and tag previous articles but going forward, teams have to do it for themselves.
Health & PHAC will be the content lead on this.
Hot off the Press
Please note that a message went out to Heads of communications May 20 with updated instructions for announcements related to COVID-19.
Effective immediately, departments must:
- Enter announcements related to COVID-19 in the Communications Calendar Management System (CCMS) at least 4 days before the announcement
- Ensure PCO receives communications products to support announcements related to COVID-19 at least 24 hours before the announcement
- Identify non-COVID-19 announcements in the CCMS 10 days prior to the announcement
- Ensure PCO receives communications products to support non-COVID-19 announcements 3 days before the announcement
Please liaise with your minister’s office ahead of time to confirm whether non-COVID-19 announcements will proceed.
Recovery phase
There is a new #reopening-recovery channel in the GC Comms Slack
Ordre du jour
1. Mises à jour
2. Dernières annonces pour COVID-19 - Lisa Fast (BTN) et Tanya Gagnon (éditrice principale)
Notes et actions à prendre
1. Mises à jour
SCT
- La version canadienne de l'étude de Gerry McGovern sur les tâches principales a été fermée hier
- Près de 7 000 réponses en anglais et 650 en français
- Un billet de blogue sur les FAQ et un autre sur les liens descriptifs seront publiés dans les prochains jours
- Le bulletin d'information du BTN ainsi que le courriel destiné aux gestionnaires Web sont prévus pour le début de la semaine prochaine
Santé Canada - Susan Harper
- La page d'accueil continue d'évoluer
- Il y a une nouvelle page sujet sur les données
- Mise à jour du lien sur la santé mentale pour y inclure le bien-être physique
- Outil de widget - reçoit régulièrement entre 100 à 200 e-courriels par jour depuis son lancement la semaine dernière. Il s'agit de bonnes données qualitatives
- Des conversations ont lieu sur la façon d'aller de l'avant et de le gérer
BCP - Mary Beth Baker
- Tente d'obtenir des données sur les applications Web liées aux applications natives de la COVID-19
- J'ai publié un message sur l’espace de travail #Analytics dans Slack. Recherche le nombre d'abonnés et de désabonnements. Veuillez nous contacter si vous avez quelque chose à ajouter
- Nous vous contacterons vendredi avec une demande de ressources éducatives préexistantes pour les parents afin de créer une page sur Canada.ca
- Pour toute question/discussion sur les ressources pour les parents publier votre message sur l’espace de travail #parent-resources dans Slack
2. Dernières annonces pour COVID-19 - Lisa Fast (BTN) and Tanya Gagnon (Éditeur principal)
Contexte
- La dernière page d'annonce a été créée en mars mais n'était pas une priorité
- Les résultats de l'étude de Gerry McGovern sur les tâches principales ont montré que les "dernières nouvelles" figuraient en tête de liste, et nous devons donc revoir nos priorités
- Les gens cherchent également les dernières informations sur la COVID-19
- On souhaite déplacer la page "Dernières annonces" de la mise à jour sur les épidémies vers sa propre section
- Les maquettes sont prêtes à être utilisées
Gouvernance
On en est encore à régler la question de la gouvernance :
- Qui sera propriétaire après?
- Qui va gérer la liste qui va dans le filtre?
- Quels contenu sera filtré?
Maquette de la page des annonces :
- "En vedette" poussée vers le bas
- Filtrer les nouvelles aux annonces de la COVID-19
- Seulement 2 filtres - Toutes les institutions ou l'ASPC
Les premières instructions sur la façon d'ajouter une balise COVID-19 se trouvent sur la page du wiki consacrée aux métadonnées.
L'ÉP reviendra en arrière et balisera les articles précédents, mais à l'avenir, les équipes devront le faire elles-mêmes.
Santé Canada et l'ASPC seront les responsables du contenu à cet égard.
Nouveautés
Veuillez noter qu'un message a été envoyé aux responsables des communications le 20 mai avec des instructions à jour pour les annonces relatives à la COVID-19.
À compter de maintenant, les ministères doivent :
- Saisir les annonces relatives à la COVID-19 dans le système de gestion du calendrier des communications (SGCC) au moins 4 jours avant l'annonce
- Veiller à ce que le BCP reçoive les produits de communication à l'appui des annonces relatives à la COVID-19 au moins 24 heures avant l'annonce
- Identifier les annonces non liées à la COVID-19 dans le CCMS 10 jours avant l'annonce
- S'assurer que le BCP reçoit les produits de communication pour soutenir les annonces non liées à la COVID-19 3 jours avant l'annonce
Veuillez contacter le bureau de votre ministre à l'avance pour confirmer si les annonces non liées à la COVID-19 auront lieu.
Phase de redressement
Il y a un nouvel espace de travail #réouverture-récupération dans le GC Comms Slack.