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Theme Management Committee Covid-May 13 2020 - Comité de gestion des thèmes Covid-13 mai 2020



Agenda

1. Updates

2. Discussion around planning for the next phase

3. Roundtable


Notes and action items

1. Updates

TBS

  • Finalizing task for Gerry McGovern top task study which should be live tomorrow morning
  • Link will be sent out to TMC to gather our view of the study
  • Setting up some moderated accessibility testing with people using assistive technology for some of the tasks we have already tested  
  • Putting together our next DTO newsletter and web managers message

HC PHAC - Susan Harper

  • Building a timeline about how HC/PHAC content has evolved. Focusing on milestones
  • PCO is also building a timeline. They will share updates at a later date

Page success widget - Penny Day

  • Page success widget launched on May 11th (Symptoms and treatment and Prevention and risk pages)
  • Text “Report a problem” has been replaced with “Did you find what you are looking for
  • May 11th - 149 messages for the two pages over 24 hours
  • 103 were from symptoms pages. 101 English.
  • Most common response - “the answer I need is missing,” but it is the first one in the list
  • Prevention page - people are asking questions about face masks, travel to cottages, spreading infections, etc.  
  • So far, not receiving any inappropriate comments
  • Volume is much higher than anticipated and these aren’t even the highest traffic pages
  • Will eventually be moving to a datastore model instead of email model
  • Mix of qualitative and quantitative answers
  • In the process of figuring out next steps
2. Discussion around planning for the next phase
  • Thinking about content coming for re-opening phase
  • A lot will be updating existing content but there will be new content as well
  • Considerations based on lessons learned:
    • increase alignment with strat comms about messagings and content gaps to help us get ahead of the curve instead of being reactionary
    • increase alignment with programs
    • develop integrated report with performance measurement
    • optimizing space for incoming content and updates
    • defining processes for whole of government approach to content
    • update digital strategy that they shared early on
    • streamline linking structure on landing page
    • stabilize architecture
    • improve access to federal/provincial territorial content
    • prioritize content updates
    • continue great work we have been doing with our partners about optimization and rapid testing
3. Roundtable discussion

Policing Justice and Emergency Theme (Heather O’Connell and Stephane Bachand)

  • Two pages they manage are live and now connected to the COVID-19 landing page
  • They will be analyzing the pages and figuring out next steps
  • Reaching out to Money and Finance theme about fraud content
  • Public Safety has been granted authority to do public alerting. No indication that we need this but setting it up as a precaution in case the need arises
  • More on this has been added to forward agenda

Global Affairs Canada - Dimitrios Samis

  • Travel section was supposed to be live but some additional work is needed
  • Mental Health section for people who need help abroad will be added on Safety and Security page
  • Will go live soon

CRA - Natasha Pecarski

  • CESB Student Benefit went live this morning - in the midst of updating the alerts
  • Looking at creating new chatbot on CERB and Student Benefit

CDS - Yael Berger

  • Find Financial Help during covid-19 - individual finder launched on Monday
  • 14,842 unique visitors which lead to 100,000 views
  • 4,000 clicked on results page
  • 130 pieces of actionable feedback on the bottom about students, seniors, and people with disabilities
  • News release is going out late this week/early next week along with Student Benefit Portal

Public Safety and Military theme - TBS - Veronique Gauvreau

  • Wrapping up UX testing
  • Phase 1 content will be online sometime next week
  • Phase 2 - return to the workplace for Public service

DND - Dan Bedford

  • Working on Military response page and updating numbers

ISC/CIRNAC - Sean McKibbon

  • Working with CRA on a page of scenarios illustrating how Indigenous families and individuals can avail themselves of various supports and illustrate what they might be eligible for
  • Will start publishing weekly Epi curve charts which show new cases in indigenous communities
  • Working with DTO to do usability testing on key pages
  • One of the main findings has been that Indigenous people often go to the main Canada.ca page or Health Canada and PHAC pages first

Principal Publisher - Debbie Laurin-Leclerc

  • Prioritizing subdomains
  • Avoid vanity urls


Ordre du jour

1. Mises à jour

2. Discussion sur la planification de la prochaine phase

3. Table ronde


Notes et actions à prendre

1. Mises à jour

SCT

  • Finalise les tâches pour l'étude de Gerry McGovern qui devrait être en direct demain matin
  • Le lien sera envoyé au CGT afin de recueillir notre point de vue de l’étude
  • Mets sur pied des tests d'accessibilité modérés avec des personnes utilisant des technologies d'assistance pour certaines des tâches que nous avons déjà testées  
  • Prépare le prochain bulletin d'information du BTN et courriel au gestionnaires Web

SC ASPC - Susan Harper

  • Établit une chronologie de l'évolution du contenu de SC ASPC. Nous nous concentrons sur les jalons
  • Le BCP établit également une chronologie. Ils partageront les mises à jour à une date ultérieure

Widget du succès de la page - Penny Day

  • Le widget du succès de la page a été lancé le 11 mai (sur les pages Symptômes et traitement et Prévention et risques)
  • Le texte « Signaler un problème » a été remplacé par « Avez-vous trouvé ce que vous cherchiez? »
  • 11 mai - 149 messages pour les deux pages en 24 heures
  • 103 provenaient des pages sur les symptômes. 101 en anglais.
  • Réponse la plus courante est « La réponse dont j’ai besoin n’est pas là », mais c'est la première de la liste
  • Page de prévention - les gens posent des questions sur les masques faciaux, les voyages dans les chalets, la propagation des infections, etc.  
  • Jusqu'à présent, aucun commentaire inapproprié n'a été reçu
  • Le volume est beaucoup plus élevé que prévu et ce ne sont même pas les pages les plus fréquentées
  • Sera éventuellement remplacé par un modèle de base de données au lieu d'un modèle de courriel
  • Mélange de réponses qualitatives et quantitatives
  • En cours de définition des prochaines étapes
2. Discussion sur la planification de la prochaine phase
  • Réflexion sur le contenu à venir pour la phase de réouverture
  • Beaucoup de choses seront mises à jour, mais il y aura aussi du nouveau contenu
  • Considérations basées sur les leçons apprises :
    • améliorer l'alignement avec les communications stratégiques sur les messages et les lacunes de contenu pour nous aider à prendre de l'avance au lieu de réagir
    • renforcer l'alignement sur les programmes
    • élaborer un rapport intégré avec mesure des performances
    • optimiser l'espace pour les nouveaux contenus et les mises à jour
    • définir les processus d'approche du contenu pour l'ensemble du gouvernement
    • mettre à jour la stratégie numérique qu'ils ont partagée dès le début
    • rationaliser la structure des liens sur la page d'accueil
    • stabiliser l'architecture
    • améliorer l'accès au contenu fédéral/provincial/territorial
    • donner la priorité aux mises à jour du contenu
    • poursuivre l'excellent travail que nous avons accompli avec nos partenaires en matière d'optimisation et de tests rapides
3. Table ronde

Thème des Services de police, justice et urgences - Heather O’Connell and Stephane Bachand

  • Deux pages qu'ils gèrent sont en ligne et sont maintenant connectées à la page d'accueil de la COVID-19
  • Ils analyseront les pages et détermineront les prochaines étapes
  • Communiquera avec le thème de l'argent et finance à propos du contenu sur la fraude
  • La Sécurité publique a reçu l'autorisation de procéder à des alertes publiques. Aucune indication que nous en ayons besoin, mais la mise en place de cette mesure est une précaution au cas où le besoin s'en ferait sentir
  • Plus d'informations à ce sujet ont été ajoutées à l'agenda prévisionnel

Affaires mondiales Canada - Dimitrios Samis

  • La section "Voyage" devait être en ligne, mais des efforts supplémentaires sont nécessaires
  • Une section sur la santé mentale pour les personnes qui ont besoin d'aide à l'étranger sera ajoutée à la page Sécurité et sûreté
  • Les page seront bientôt en ligne

ARC - Natasha Pecarski

  • La PCUE a été mise en ligne ce matin - en plein milieu de la mise à jour des alertes
  • Création d'un nouveau chatbot sur la PCU et la PCUE

SNC - Yael Berger

  • Trouver une aide financière pendant la COVID-19 - Le chercheur individuel a été lancé lundi
  • 14 842 visiteurs uniques qui donnent lieu à 100 000 vues
  • 4 000 ont cliqué sur la page de résultats
  • 130 éléments d'information sur les étudiants, les personnes âgées et les personnes handicapées
  • Le communiqué de presse sera diffusé en fin de semaine ou au début de la semaine prochaine, en même temps que le portail sur les avantages pour les étudiants

Thème de la Fonction publique et force militaire - SCT - Véronique Gauvreau

  • Finalise les test d’expérience utilisateur
  • Le contenu de la phase 1 sera en ligne la semaine prochaine
  • Phase 2 - retour au travail pour le service public

MDN - Dan Bedford

  • Travaille sur la page Réponse des forces armées et mettre à jour les numéros

SAC/RCAANC - Sean McKibbon

  • Collabore avec l'ARC sur une page de scénarios illustrant la manière dont les familles et les individus autochtones peuvent bénéficier de diverses aides et présente ce dont ils pourraient être éligibles
  • Commencera à publier des graphiques hebdomadaires de courbes d'épidémiologie qui montrent les nouveaux cas dans les communautés autochtones
  • Travaille avec le BTN pour tester l'utilisabilité des pages clés
  • L'une des principales conclusions est que les autochtones consultent souvent la page principale de Canada.ca ou les pages de Santé Canada et de l'ASPC en premier

Éditeur principal - Debbie Laurin-Leclerc

  • Donner la priorité aux sous-domaines
  • Éviter les URL personnalisées
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