Difference between revisions of "Theme Management Committee Covid-Mar 19 2020 - Comité de gestion des thèmes Covid-19 mars 2020"

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== Meeting information ==
 
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==Invitation==
 
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* February 7, 2020 - 10:30 AM to 11:00 PM
 
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* Webex only
 
  
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==Agenda==
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* Welcome & Guidance updates - Laura Piper, DTO
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* Current Canada.ca content mapping and inventory - David Pepin, DTO
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**[https://docs.google.com/spreadsheets/d/11_wV-BO1HLusI_4Kw2zGTV9gd-fOQPfCkcOFudBnknM/edit Inventory of COVID-19 related web pages across Government of Canada]
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* Theme Lead Roundtable - Theme Leads
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* Next Steps - Laura Piper, DTO
  
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'''WebEx: https://gts-ee.webex.com/meet/adey.farahtbs-sct.gc.ca'''
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==Notes and action items==
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'''Welcome & Guidance updates'''
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'''Teleconference:'''
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* The meeting was convened to help better connect digital activities across the GC. The intent is to help minimize duplication and improve the response to COVID-19 on Canada.ca
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* A note is expected for the Heads of Communications that will emphasize the accessibility of all COVID-19 comms
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Call-in toll-free number: 1-877-413-4782 (Canada)
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* Celeste shared the following link: [https://www.ctvnews.ca/health/coronavirus/disabled-canadians-feel-excluded-from-covid-19-messaging-1.4857691]
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Call-in number: 1-613-960-7511 (Canada)
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* DTO has developed and shared content design guidance for crisis communications:[https://design.canada.ca/crisis/content.html]
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Conference ID : 851 6155#
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** We are reviewing the Alerts guidance we put live a few days ago: [https://design.canada.ca/crisis/alerts.html]
  
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==Agenda==
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'''Current Canada.ca content mapping and inventory'''
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* Review action items from last meeting
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* David has developed a mapping of current content to help everyone understand who is working on what across the GC: [https://mm.tt/1442881138?t=NxWNRaQDvl]
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* Quick update
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* TBS is working to create an overall inventory for the GC.
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** ISED suggested that an inventory by Theme would be helpful.
  
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==Notes and action items==
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''' Theme Lead Roundtable'''
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Recording of the webex and call: [https://drive.google.com/a/gcdigital.canada.ca/file/d/13cgqZQP6Fk9yDKa5GIJLfm7UklP5mEnm/view?usp=sharing https://drive.google.com/a/gcdigital.canada.ca/file/d/13cgqZQP6Fk9yDKa5GIJLfm7U]
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* Ricky Laforge (Finance) is creating a working group to coordinate the content related to the economic response.  More details will be forthcoming.
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* PHAC is the lead on the COVID-19 file
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** New 133 number being created to support calls
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** Currently getting thousands of calls per day
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** There is a lot of sensitivity on the messaging so the comms activities need to be tightly coordinated
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* Culture, history and sport Theme enquired about capacity request for COVID support
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* Heath indicated that a list is being prepared and will be shared with COVID Comms leadership team
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** Excess capacity might be able to be used by other departments with TBS perhaps assisting in the coordination
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* Business Theme demand for business related content is taxing available capacity
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** Avoiding duplication and circular references is a major focus
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* PCO working to help better coordinate activities and ensure consistency in the overall approach
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* IRCC - Better coordination across teams in government is helpful.
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* DND - COVID-19 content for the Forces has been developed and is being shared with the PS and Military Theme.
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* Public Safety - How do we better coordinate discussion on key topics? Need to update the main contact list.  
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* ESDC - EI Benefits pages are being developed and working with HC Comms team.
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* PCO - Can we add “avoid pictures of text” to the current content guidance.
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* HC - We will continue reiterating that visuals aren’t always helpful but in some cases it may not be possible and post launch clean-up may be required.
  
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'''Review action items from last meeting'''
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'''Next Steps'''
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* clarify the target audience of the overall GC design system (on GCpedia): added a small section on the main GitHub page
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We did not discuss the next steps with the group. This is what we will do:
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* flesh out the recruiting for the testing:
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* Hold a weekly TMC, every Thursday 3, until further notice
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** write something for the Slack workspace and the DTO communiqué to recruit participants: done
+
* DTO will create a GCConnex Wiki presence to share content map and inventory, TMC invites and notes
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** consider at which point we should also have testers from outside of the GC: will keep in mind, but nothing concrete was done yet
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* DTO will connect into the Finance working group to see how we can help
−
* reach out to CDTS team to see if they could contribute something on the app/transactional side: sent an email to CDTS - it looks like they will likely not be able to contribute directly, but there's a lot in there we could port to the GC design system
 
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* write something for the Slack workspace and the DTO communiqué to ask departments if they want to contribute (at the same time we ask for participants for the documentation testing): done
 
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* develop a template/checklist on what is needed in terms of testing/rationale: working on it - will present something at next working group meeting
 
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* flesh out the alpha-beta-stable process: working on it - will present something at next working group meeting
 
−
* DTO to consider the different hosting options (GitHub, AEM, Drupal, others?) for the design system: for now, because we're in alpha, we're not contemplating moving from GitHub. Brent suggests that we should look into the accessibility of the CMS.
 
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* consider the idea of doing a design sprint, at the same time as the code sprint – and have designers and developers get together for the last part of the sprints: we started thinking about how to make this a reality - will get back to the working group
 
  
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'''Quick update'''
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'''Information sharing and ideas'''
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* the alpha design system is here, in a specific GitHub branch of the repo, accessible through Netlify: [https://design-system-systeme-conception.netlify.com/ '''https://design-system-systeme-conception.netlify.com/''']  
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HC talked about creating a map - probably static at first - folks mentioned:
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* the (very) draft content is accessible in both languages
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** Stats can has experience coding maps using live data
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* you can start looking at it - we will ask for more specific feedback soon
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** Apparently there is a really good map on RadioCanada - could we just use that? [https://ici.radio-canada.ca/info/2020/coronavirus-covid-19-pandemie-cas-carte-maladie-symptomes-propagation/]
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* we are working on streamlining how to add components to the library, through a data model and a template
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** Also, discussion about social media posting (accessibility, and linking back to content on the website) ...
 
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== Renseignements sur la réunion ==
 
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==Invitation==
 
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*Le 7 février 2020 - 10h30 à 11h00
 
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*Seulement sur Webex
 
  
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==Ordre du jour==
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* Mot de bienvenue et présentations - Laura Piper, BTN
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* Cartographie du contenu actuel de Canada.ca - David Pepin, BTN
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**[https://docs.google.com/spreadsheets/d/11_wV-BO1HLusI_4Kw2zGTV9gd-fOQPfCkcOFudBnknM/edit#gid=1735095982 Inventaire des pages Web liées à la COVID-19 dans l'ensemble du gouvernement du Canada]
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* Table ronde des responsables des thèmes - Responsable des thèmes
 +
* Prochaines étapes - Laura Piper, BTN
  
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'''WebEx : https://gts-ee.webex.com/meet/adey.farahtbs-sct.gc.ca'''
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==Notes et actions à prendre==
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'''Mot de bienvenue et présentations'''
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'''Téléconference :'''  
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* La réunion a été convoquée pour aider à mieux relier les activités numériques à travers le GC. L'objectif est d'aider à minimiser la duplication de contenu et d'améliorer la réponse à la COVID-19 sur Canada.ca
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* Une note est attendue pour les chefs des communications qui mettra l'accent sur l'accessibilité de toutes les comms liées à la COVID-19
−
Numéro sans frais : 1-877-413-4782 (Canada)
+
* Celeste a partagé le lien suivant : [https://www.ctvnews.ca/health/coronavirus/disabled-canadians-feel-excluded-from-covid-19-messaging-1.4857691]
−
Numéro: 1-613-960-7511 (Canada)
+
* Le BTN a élaboré et partagé des directives sur la conception de contenu pour les communications de crise : [https://conception.canada.ca/crise/contenu.html ]
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ID conférence : 851 6155#
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** Nous sommes en train de revoir le guide des alertes que nous avons mis en ligne il y a quelques jours :[https://conception.canada.ca/crise/alertes.html]
  
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==Ordre du jour==
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'''Cartographie du contenu actuel de Canada.ca et inventaire de contenu'''
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* Révision des mesures à prendre de la reunion précédente
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* David a élaboré une cartographie des contenus actuels pour aider chacun à comprendre qui travaille sur quoi dans l'ensemble du GC : [https://mm.tt/1442881138?t=NxWNRaQDvl]
−
* Mise à jour rapide
+
* Le SCT travaille à la création d'un inventaire global pour le GC
−
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** ISDE a suggéré qu'un inventaire par thème serait utile
  
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==Notes et actions à prendre==
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'''Table ronde des responsables des thèmes '''
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Enregistrement du Webex et de l'appel: https://drive.google.com/a/gcdigital.canada.ca/file/d/13cgqZQP6Fk9yDKa5GIJLfm7UklP5mEnm/view?usp=sharing
+
* Ricky Laforge (Finances) crée un groupe de travail pour coordonner le contenu lié à la réponse économique.  Plus de détails seront communiqués prochainement
 +
* L'ASPC est le leader du dossier COVID-19
 +
** Création d'un nouveau numéro 133 pour les appels
 +
** Il reçoit actuellement des milliers d'appels par jour
 +
** Les messages sont très sensibles et les activités de communication doivent donc être étroitement coordonnées.
 +
* Culture, Histoire et sport s'est renseigné sur la demande de capacité pour le soutien des activités liées à la COVID
 +
* Santé a indiqué qu'une liste est en cours de préparation et sera partagée avec l'équipe qui dirige les comms sur la COVID
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** Les capacités excédentaires pourraient être utilisées par d'autres ministères, le SCT pouvant éventuellement aider à la coordination
 +
* La demande de contenus liés au thème Entreprises est une source de pression sur les capacités disponibles
 +
** L'accent est mis sur la nécessité d'éviter le duplicata et les références circulaires
 +
* Le BCP s'efforce de contribuer à une meilleure coordination des activités et d'assurer la cohérence de l'approche globale
 +
* IRCC - Une meilleure coordination entre les équipes au sein du gouvernement est utile.
 +
* Défense  - Le contenu lié à la COVID-19 pour les Forces a été développé et est partagé avec le thème Fonction publique et militaires
 +
* Sécurité publique - Comment mieux coordonner les discussions sur les sujets clés ? Nécessité de mettre à jour la liste principale des contacts.  
 +
* ESDC - Les pages sur les prestations d'assurance-emploi sont en cours d'élaboration et nous travaillons avec l'équipe de de communications de Santé Canada
 +
* BCP - Pouvons-nous ajouter "éviter les images de texte" aux lignes directrices actuelles sur le contenu.
 +
* Santé Canada - Nous continuerons à rappeler que les visuels ne sont pas toujours utiles mais que dans certains cas, cela peut ne pas être possible et qu'un nettoyage après le lancement peut être nécessaire.
  
−
'''Révision des mesures à prendre de la reunion précédente'''
+
'''Prochaines étapes'''
−
* clarifier le public cible du système de conception global du GC (sur GCpedia) : ajout d'une petite section sur la page principale de GitHub
+
Nous n'avons pas discuté des prochaines étapes avec le groupe. C'est ce que nous allons faire :
−
* étoffer le recrutement pour les tests
+
* Organiser un CGT hebdomadaire, tous les jeudis à 15h, jusqu'à nouvel ordre
−
** écrire quelque chose pour l'espace de travail Slack et le communiqué du BTN pour recruter des participants : fait
+
* Le BTN va créer une présence Wiki GCConnex pour partager la carte et l'inventaire du contenu, les invitations et les notes du CGT
−
** examiner à quel moment nous devrions également faire appel à des testeurs extérieur au GC :  nous garderons ceci à l'esprit, mais rien de concret n'a encore été fait
+
* Le BTN se connectera au groupe de travail sur les finances pour voir comment nous pouvons aider
−
* contacter l'équipe du CDTS pour voir si elle peut apporter une contribution sur le plan des applications ou du transactionnel : il semble qu'ils ne pourront probablement pas contribuer directement, mais il y a beaucoup de choses là-dedans que nous pourrions ajouter au système de conception GC
 
−
* écrire quelque chose pour l'espace de travail Slack et le communiqué du BTN pour demander aux départemetns s'ils veulent contribuer (en même temps, nous demanderons des volontaires pour participer aux tests de documentation) : fait
 
−
* élaborer un gabarit/une liste de contrôle sur ce qui est nécessaire en termes de test et de justification : nous y travaillons- nous présenterons quelque chose lors de la prochaine réunion du groupe de travail.
 
−
* étoffer le processus alpha-bêta-stable : nous y travaillons- nous présenterons quelque chose lors de la prochaine réunion du groupe de travail.
 
−
* le BTN doit examiner les différentes options d'hébergement (GitHub, AEM, Drupal, autres ?) pour le système de conception : pour l'instant, comme nous sommes en alpha, nous n'envisageons pas de quitter GitHub. Brent suggère que nous nous penchions sur l'accessibilité des CMS.
 
−
* envisager l'idée de faire un sprint de conception (design), en même temps que le sprint de code - et demander aux concepteurs et aux développeurs de se réunir pour la dernière partie des sprints : nous avons commencé à réfléchir à la manière de faire de cela une réalité - nous y reviondrons
 
  
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'''Mise à jour rapide'''
+
'''Partage d’informations et d’idées'''
−
* le système de conception alpha est ici, dans une branche spécifique de la "repo" GitHub, accessible par Netlify : [https://design-system-systeme-conception.netlify.com/ '''https://design-system-systeme-conception.netlify.com/''']  
+
Santé Canada a parlé de créer une carte - probablement statique au début. Des gens ont mentionné:
−
* l'ébauche (très préliminaire) est accessible dans les deux langues
+
** Stats Can peut avoir l'expérience du codage des cartes en utilisant des données en direct
−
* vous pouvez commencer à l'examiner - nous vous demanderons bientôt de la rétroaction plus précise
+
** Apparemment, il y a une très bonne carte sur RadioCanada - pourrions-nous simplement l'utiliser ?  [https://ici.radio-canada.ca/info/2020/coronavirus-covid-19-pandemie-cas-carte-maladie-symptomes-propagation/]
−
* nous travaillons à améliorer le process pourl'ajout de composants à la bibliothèque, grâce à un modèle de données et un gabarit
+
** De plus, il y a eu une discussion sur la publication dans les médias sociaux (accessibilité et liens vers le contenu du site) ...
 
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 +
[[Category:COVID Communications]]

Latest revision as of 08:40, 20 October 2020


Agenda

Notes and action items

Welcome & Guidance updates
  • The meeting was convened to help better connect digital activities across the GC. The intent is to help minimize duplication and improve the response to COVID-19 on Canada.ca
  • A note is expected for the Heads of Communications that will emphasize the accessibility of all COVID-19 comms
  • Celeste shared the following link: [1]
  • DTO has developed and shared content design guidance for crisis communications:[2]
    • We are reviewing the Alerts guidance we put live a few days ago: [3]
Current Canada.ca content mapping and inventory
  • David has developed a mapping of current content to help everyone understand who is working on what across the GC: [4]
  • TBS is working to create an overall inventory for the GC.
    • ISED suggested that an inventory by Theme would be helpful.
 Theme Lead Roundtable
  • Ricky Laforge (Finance) is creating a working group to coordinate the content related to the economic response. More details will be forthcoming.
  • PHAC is the lead on the COVID-19 file
    • New 133 number being created to support calls
    • Currently getting thousands of calls per day
    • There is a lot of sensitivity on the messaging so the comms activities need to be tightly coordinated
  • Culture, history and sport Theme enquired about capacity request for COVID support
  • Heath indicated that a list is being prepared and will be shared with COVID Comms leadership team
    • Excess capacity might be able to be used by other departments with TBS perhaps assisting in the coordination
  • Business Theme demand for business related content is taxing available capacity
    • Avoiding duplication and circular references is a major focus
  • PCO working to help better coordinate activities and ensure consistency in the overall approach
  • IRCC - Better coordination across teams in government is helpful.
  • DND - COVID-19 content for the Forces has been developed and is being shared with the PS and Military Theme.
  • Public Safety - How do we better coordinate discussion on key topics? Need to update the main contact list.
  • ESDC - EI Benefits pages are being developed and working with HC Comms team.
  • PCO - Can we add “avoid pictures of text” to the current content guidance.
  • HC - We will continue reiterating that visuals aren’t always helpful but in some cases it may not be possible and post launch clean-up may be required.
Next Steps

We did not discuss the next steps with the group. This is what we will do:

  • Hold a weekly TMC, every Thursday 3, until further notice
  • DTO will create a GCConnex Wiki presence to share content map and inventory, TMC invites and notes
  • DTO will connect into the Finance working group to see how we can help
Information sharing and ideas

HC talked about creating a map - probably static at first - folks mentioned:

    • Stats can has experience coding maps using live data
    • Apparently there is a really good map on RadioCanada - could we just use that? [5]
    • Also, discussion about social media posting (accessibility, and linking back to content on the website) ...

Ordre du jour

Notes et actions à prendre

Mot de bienvenue et présentations
  • La réunion a été convoquée pour aider à mieux relier les activités numériques à travers le GC. L'objectif est d'aider à minimiser la duplication de contenu et d'améliorer la réponse à la COVID-19 sur Canada.ca
  • Une note est attendue pour les chefs des communications qui mettra l'accent sur l'accessibilité de toutes les comms liées à la COVID-19
  • Celeste a partagé le lien suivant : [6]
  • Le BTN a élaboré et partagé des directives sur la conception de contenu pour les communications de crise : [7]
    • Nous sommes en train de revoir le guide des alertes que nous avons mis en ligne il y a quelques jours :[8]
Cartographie du contenu actuel de Canada.ca et inventaire de contenu
  • David a élaboré une cartographie des contenus actuels pour aider chacun à comprendre qui travaille sur quoi dans l'ensemble du GC : [9]
  • Le SCT travaille à la création d'un inventaire global pour le GC
    • ISDE a suggéré qu'un inventaire par thème serait utile
Table ronde des responsables des thèmes
  • Ricky Laforge (Finances) crée un groupe de travail pour coordonner le contenu lié à la réponse économique. Plus de détails seront communiqués prochainement
  • L'ASPC est le leader du dossier COVID-19
    • Création d'un nouveau numéro 133 pour les appels
    • Il reçoit actuellement des milliers d'appels par jour
    • Les messages sont très sensibles et les activités de communication doivent donc être étroitement coordonnées.
  • Culture, Histoire et sport s'est renseigné sur la demande de capacité pour le soutien des activités liées à la COVID
  • Santé a indiqué qu'une liste est en cours de préparation et sera partagée avec l'équipe qui dirige les comms sur la COVID
    • Les capacités excédentaires pourraient être utilisées par d'autres ministères, le SCT pouvant éventuellement aider à la coordination
  • La demande de contenus liés au thème Entreprises est une source de pression sur les capacités disponibles
    • L'accent est mis sur la nécessité d'éviter le duplicata et les références circulaires
  • Le BCP s'efforce de contribuer à une meilleure coordination des activités et d'assurer la cohérence de l'approche globale
  • IRCC - Une meilleure coordination entre les équipes au sein du gouvernement est utile.
  • Défense - Le contenu lié à la COVID-19 pour les Forces a été développé et est partagé avec le thème Fonction publique et militaires
  • Sécurité publique - Comment mieux coordonner les discussions sur les sujets clés ? Nécessité de mettre à jour la liste principale des contacts.
  • ESDC - Les pages sur les prestations d'assurance-emploi sont en cours d'élaboration et nous travaillons avec l'équipe de de communications de Santé Canada
  • BCP - Pouvons-nous ajouter "éviter les images de texte" aux lignes directrices actuelles sur le contenu.
  • Santé Canada - Nous continuerons à rappeler que les visuels ne sont pas toujours utiles mais que dans certains cas, cela peut ne pas être possible et qu'un nettoyage après le lancement peut être nécessaire.
Prochaines étapes

Nous n'avons pas discuté des prochaines étapes avec le groupe. C'est ce que nous allons faire :

  • Organiser un CGT hebdomadaire, tous les jeudis à 15h, jusqu'à nouvel ordre
  • Le BTN va créer une présence Wiki GCConnex pour partager la carte et l'inventaire du contenu, les invitations et les notes du CGT
  • Le BTN se connectera au groupe de travail sur les finances pour voir comment nous pouvons aider
Partage d’informations et d’idées

Santé Canada a parlé de créer une carte - probablement statique au début. Des gens ont mentionné:

    • Stats Can peut avoir l'expérience du codage des cartes en utilisant des données en direct
    • Apparemment, il y a une très bonne carte sur RadioCanada - pourrions-nous simplement l'utiliser ? [10]
    • De plus, il y a eu une discussion sur la publication dans les médias sociaux (accessibilité et liens vers le contenu du site) ...
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