Theme Management Committee Covid-April 29 2020 - Comité de gestion des thèmes Covid-29 avril 2020

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Agenda

1. Updates

2. Email subscription service - Pascale Elvas

3. Learning from COVID-19

4. Content inventory case studies


Notes and action items

1. Updates

TBS

  • DTO Newsletter went out this morning. Sign up for the DTO Newsletter and the WebManagers email on the main page of the TMC Wiki
  • Indigenous usability testing underway with ISC
  • Research insights - lessons learned to share more broadly
  • Head of Communications message went out on Monday from Deputy Minister for the COVID-19 response, Isabelle Mondou

Health Canada

  • Approvals for next round of changes to the landing page are underway

No updates from PCO and Principal Publisher

2. Email subscription service - Pascale Elvas
  • Began work in March on an email subscription service for trusted, authoritative content on COVID-19 from the Government of Canada
  • Working with partners to publish open source code
  • Plain language and action-oriented messaging
  • Content must be timely and of interest
  • Leveraged tools, approvals and processes we already have so we could get something put together in days instead of months
  • Driven by user-need and data, a demand for email updates over text
  • Based on Gov.UK Notify
  • Not asking people personal information and not collecting personal information
  • Over 23,000 users so far and want to increase it
  • Running daily analytics to be responsive to what people are searching for
  • Keeping an eye on misinformation
  • Authority to collect email is based on Health Canada authority to provide information in a health crisis
  • Started with public health information but legal team has cleared sharing information on more general COVID topics
  • NOT drafting new content, linking to already existing content
  • Went live on April 22nd
  • Iterative roll out - so far, growing subscribers organically, now ready to announce it more widely and want help to amplify message

Credibility and accessibility

  • Messages include FIP and wordmark to increase credibility
  • People sign up on Canada.ca
  • Did background work so it doesn’t go in the junk boxes
  • Did extensive accessibility checks
  • Put the whole link in the email so that people can see it

What’s next?

  • Looking for feedback to help improve the service
  • Working on an API approach to make it an automated process
  • Working on the unsubscribe feedback
  • Creating a survey for people who unsubscribe to help improve service
  • More iteration

They will be sharing documents on Slack. If people have something they want to share, email Pascale and Alexis.

3. Learning from COVID-19 
  • Review of draft Canada.ca Council COVID-19 Lessons Learned deck for feedback - the aim of the deck is to gather lessons on ways of working that should carry through into normal times for the management of Canada.ca
  • Overall great feedback and colleagues considered it a very valuable tool
  • Deck will be shared on Slack. Please go in and add your insight and comments.
4. Content inventory - Instructions and case studies - Scott Duncan TBS/DTO
  • Content inventory
  • New button added to the top of the page that provides additional instructions
  • Scott gave examples and showed people how the tool can be used to optimize content
  • If you are using it and have an issue, email us and let us know: dto.btn@tbs-sct.gc.ca

Other discussions in chat

Chatbots - conversational design principles: https://designguidelines.withgoogle.com/conversation/conversation-design/welcome.html#welcome-designing-actions-on-google

Pair writing

https://uxplanet.org/how-ux-writers-can-harness-the-power-of-pair-writing-74d02f13d18b


Ordre du jour

1. Mises à jour

2. Service d'abonnement au courrier électronique - Pascale Elvas

3. Tirer les leçons de COVID-19

4. Études de cas sur l'inventaire du contenu


Notes et actions à prendre

1. Mises à jour

SCT

  • Le bulletin d'information du BTN a été diffusé ce matin. Inscrivez-vous au bulletin d’information du BTN et à la liste d’envoi des gestionnaires Web sur la page Wiki du Comité de gestion des thèmes
  • Des tests d’utilisabilité auprès des Autochtones sont en cours avec Services aux Autochtones Canada
  • Les résultats de la recherche - les leçons apprises à partager plus largement
  • Le message du chef des Communications a été diffusé lundi par la sous-ministre pour la réponse à la COVID-19, Isabelle Mondou

Santé Canada

  • Les approbations pour la prochaine vague de modifications de la page d'accueil sont en cours

Pas de mises à jour du BCP et de l'éditeur principal.

2. Service d'abonnement au courriel - Pascale Elvas
  • A commencé à travailler en mars sur un service d'abonnement au courriel pour un contenu fiable et faisant autorité sur la COVID-19 du gouvernement du Canada
  • Nous travaillons avec des partenaires pour publier un code source ouvert
  • Un langage simple et des messages axés sur l’action
  • Le contenu doit être opportun et intéressant
  • Nous avons tiré parti des outils, des autorisations et des processus dont nous disposons déjà pour pouvoir élaborer quelque chose en quelques jours au lieu de plusieurs mois
  • La demande de mises à jour par courriel plutôt que par texte est motivée par les besoins des utilisateurs et les données
  • Basé sur la notification du gouvernement britannique
  • Aucune information personnelle n'est demandée ou collectée
  • Plus de 23 000 utilisateurs à ce jour et souhaitent l'augmenter
  • Analyses des données quotidiennes pour répondre à ce que les gens recherchent
  • Surveillance de la désinformation
  • L'autorisation de collecter des courriels repose sur le pouvoir de Santé Canada de fournir des informations en cas de crise sanitaire
  • L'équipe juridique a autorisé le partage d'informations sur des sujets plus généraux de la COVID
  • Nous ne rédigeons pas de nouveaux contenus, mais nous établissons des liens avec des contenus déjà existants
  • En ligne depuis le 22 avril
  • Déploiement itératif - jusqu'à présent, le nombre d'abonnés augmente de façon organique, mais ils sont maintenant prêts à l'annoncer plus largement et veulent de l'aide pour diffuser le message

Crédibilité et accessibilité

  • Les messages comprennent le FIP et le mot-symbole pour renforcer la crédibilité
  • Les gens s'inscrivent sur Canada.ca
  • Travail de fond pour éviter que les messages ne se retrouvent dans les poubelles
  • A procédé à des contrôles d'accessibilité approfondis
  • Le lien complet est placé dans le courriel afin que les gens puissent le voir

Prochaine étapes

  • À la recherche de commentaires pour améliorer le service
  • Travaille sur une approche d'API pour en faire un processus automatisé
  • Travaille sur les commentaires de désabonnement
  • Création d'un sondage pour les personnes qui se désabonnent afin d'améliorer le service
  • Plus d'itération

Ils partageront des documents sur Slack. Si les gens ont quelque chose à partager, envoyez un courriel à Pascale et Alexis.

3. Tirer les leçons de la COVID-19
  • Révision de l'ébauche du document du Conseil de Canada.ca sur les leçons apprises de la  COVID-19, en vue de recueillir des commentaires - le but du document est de recueillir des leçons sur les méthodes de travail qui devraient être appliquées en temps normal pour la gestion de Canada.ca
  • Dans l'ensemble, les commentaires ont été très positifs et les collègues ont estimé qu'il s'agissait d'un outil très utile
  • Le document sera partagé sur Slack. N'hésitez pas à y aller et à ajouter vos commentaires
4. Inventaire du contenu - Instructions et études de cas - Scott Duncan - SCT/BTN
  • Outil d’inventaire du contenu Web du GC de la COVID-19
  • Ajout d'un nouveau bouton en haut de la page qui fournit des instructions pour l'inventaire du contenu Web
  • Scott a donné des exemples et a montré aux gens comment l'outil peut être utilisé pour optimiser le contenu
  • Si vous l'utilisez et que vous avez un problème, envoyez-nous un courriel pour nous en avertir : dto.btn@tbs-sct.gc.ca

Autres discussions sur le chat

  • Chatbots - principes de conception conversationnelle (en anglais seulement)

https://designguidelines.withgoogle.com/conversation/conversation-design/welcome.html#welcome-designing-actions-on-google

  • Écriture en binôme (en anglais seulement)

https://uxplanet.org/how-ux-writers-can-harness-the-power-of-pair-writing-74d02f13d18b