Theme Management Committee Covid-April 29 2020 - Comité de gestion des thèmes Covid-29 avril 2020
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Agenda
1. Updates
2. Email subscription service - Pascale Elvas
3. Learning from COVID-19
4. Content inventory case studies
Notes and action items
1. Updates
TBS
- DTO Newsletter went out this morning. Sign up for the DTO Newsletter and the WebManagers email on the main page of the TMC Wiki
- Indigenous usability testing underway with ISC
- Research insights - lessons learned to share more broadly
- Head of Communications message went out on Monday from Deputy Minister for the COVID-19 response, Isabelle Mondou
Health Canada
- Approvals for next round of changes to the landing page are underway
No updates from PCO and Principal Publisher
2. Email subscription service - Pascale Elvas
- Began work in March on an email subscription service for trusted, authoritative content on COVID-19 from the Government of Canada
- Working with partners to publish open source code
- Plain language and action-oriented messaging
- Content must be timely and of interest
- Leveraged tools, approvals and processes we already have so we could get something put together in days instead of months
- Driven by user-need and data, a demand for email updates over text
- Based on Gov.UK Notify
- Not asking people personal information and not collecting personal information
- Over 23,000 users so far and want to increase it
- Running daily analytics to be responsive to what people are searching for
- Keeping an eye on misinformation
- Authority to collect email is based on Health Canada authority to provide information in a health crisis
- Started with public health information but legal team has cleared sharing information on more general COVID topics
- NOT drafting new content, linking to already existing content
- Went live on April 22nd
- Iterative roll out - so far, growing subscribers organically, now ready to announce it more widely and want help to amplify message
Credibility and accessibility
- Messages include FIP and wordmark to increase credibility
- People sign up on Canada.ca
- Did background work so it doesn’t go in the junk boxes
- Did extensive accessibility checks
- Put the whole link in the email so that people can see it
What’s next?
- Looking for feedback to help improve the service
- Working on an API approach to make it an automated process
- Working on the unsubscribe feedback
- Creating a survey for people who unsubscribe to help improve service
- More iteration
They will be sharing documents on Slack. If people have something they want to share, email Pascale and Alexis.
3. Learning from COVID-19
- Review of draft Canada.ca Council COVID-19 Lessons Learned deck for feedback - the aim of the deck is to gather lessons on ways of working that should carry through into normal times for the management of Canada.ca
- Overall great feedback and colleagues considered it a very valuable tool
- Deck will be shared on Slack. Please go in and add your insight and comments.
4. Content inventory - Instructions and case studies - Scott Duncan TBS/DTO
- Content inventory
- New button added to the top of the page that provides additional instructions
- Scott gave examples and showed people how the tool can be used to optimize content
- If you are using it and have an issue, email us and let us know: dto.btn@tbs-sct.gc.ca
Other discussions in chat
Chatbots - conversational design principles: https://designguidelines.withgoogle.com/conversation/conversation-design/welcome.html#welcome-designing-actions-on-google
Pair writing
https://uxplanet.org/how-ux-writers-can-harness-the-power-of-pair-writing-74d02f13d18b
Ordre du jour
1. Mises à jour
2. Service d'abonnement au courrier électronique - Pascale Elvas
3. Tirer les leçons de COVID-19
4. Études de cas sur l'inventaire du contenu
Notes et actions à prendre
Abonnez-vous à Obtenir les nouvelles sur la COVID-19 du gouvernement du Canada
1. Mises à jour
SCT
- Le bulletin d'information du BTN a été diffusé ce matin. Inscrivez-vous au bulletin d’information du BTN et à la liste d’envoi des gestionnaires Web sur la page Wiki du Comité de gestion des thèmes
- Des tests d’utilisabilité auprès des Autochtones sont en cours avec Services aux Autochtones Canada
- Les résultats de la recherche - les leçons apprises à partager plus largement
- Le message du chef des Communications a été diffusé lundi par la sous-ministre pour la réponse à la COVID-19, Isabelle Mondou
Santé Canada
- Les approbations pour la prochaine vague de modifications de la page d'accueil sont en cours
Pas de mises à jour du BCP et de l'éditeur principal.
2. Service d'abonnement au courriel - Pascale Elvas
- A commencé à travailler en mars sur un service d'abonnement au courriel pour un contenu fiable et faisant autorité sur la COVID-19 du gouvernement du Canada
- Nous travaillons avec des partenaires pour publier un code source ouvert
- Un langage simple et des messages axés sur l’action
- Le contenu doit être opportun et intéressant
- Nous avons tiré parti des outils, des autorisations et des processus dont nous disposons déjà pour pouvoir élaborer quelque chose en quelques jours au lieu de plusieurs mois
- La demande de mises à jour par courriel plutôt que par texte est motivée par les besoins des utilisateurs et les données
- Basé sur la notification du gouvernement britannique
- Aucune information personnelle n'est demandée ou collectée
- Plus de 23 000 utilisateurs à ce jour et souhaitent l'augmenter
- Analyses des données quotidiennes pour répondre à ce que les gens recherchent
- Surveillance de la désinformation
- L'autorisation de collecter des courriels repose sur le pouvoir de Santé Canada de fournir des informations en cas de crise sanitaire
- L'équipe juridique a autorisé le partage d'informations sur des sujets plus généraux de la COVID
- Nous ne rédigeons pas de nouveaux contenus, mais nous établissons des liens avec des contenus déjà existants
- En ligne depuis le 22 avril
- Déploiement itératif - jusqu'à présent, le nombre d'abonnés augmente de façon organique, mais ils sont maintenant prêts à l'annoncer plus largement et veulent de l'aide pour diffuser le message
Crédibilité et accessibilité
- Les messages comprennent le FIP et le mot-symbole pour renforcer la crédibilité
- Les gens s'inscrivent sur Canada.ca
- Travail de fond pour éviter que les messages ne se retrouvent dans les poubelles
- A procédé à des contrôles d'accessibilité approfondis
- Le lien complet est placé dans le courriel afin que les gens puissent le voir
Prochaine étapes
- À la recherche de commentaires pour améliorer le service
- Travaille sur une approche d'API pour en faire un processus automatisé
- Travaille sur les commentaires de désabonnement
- Création d'un sondage pour les personnes qui se désabonnent afin d'améliorer le service
- Plus d'itération
Ils partageront des documents sur Slack. Si les gens ont quelque chose à partager, envoyez un courriel à Pascale et Alexis.
3. Tirer les leçons de la COVID-19
- Révision de l'ébauche du document du Conseil de Canada.ca sur les leçons apprises de la COVID-19, en vue de recueillir des commentaires - le but du document est de recueillir des leçons sur les méthodes de travail qui devraient être appliquées en temps normal pour la gestion de Canada.ca
- Dans l'ensemble, les commentaires ont été très positifs et les collègues ont estimé qu'il s'agissait d'un outil très utile
- Le document sera partagé sur Slack. N'hésitez pas à y aller et à ajouter vos commentaires
4. Inventaire du contenu - Instructions et études de cas - Scott Duncan - SCT/BTN
- Outil d’inventaire du contenu Web du GC de la COVID-19
- Ajout d'un nouveau bouton en haut de la page qui fournit des instructions pour l'inventaire du contenu Web
- Scott a donné des exemples et a montré aux gens comment l'outil peut être utilisé pour optimiser le contenu
- Si vous l'utilisez et que vous avez un problème, envoyez-nous un courriel pour nous en avertir : dto.btn@tbs-sct.gc.ca
Autres discussions sur le chat
- Chatbots - principes de conception conversationnelle (en anglais seulement)
- Écriture en binôme (en anglais seulement)
https://uxplanet.org/how-ux-writers-can-harness-the-power-of-pair-writing-74d02f13d18b
