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Theme Management Committee Covid-April 27 2020 - Comité de gestion des thèmes Covid-27 avril 2020 (view source)
Revision as of 09:01, 20 October 2020
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==Notes and action items==
==Notes and action items==
'''1. Updates'''
'''1. Updates'''
'''TBS'''
'''TBS'''
* DTO Newsletter is going out tomorrow or Wednesday
* [[DTO Communique / Communique du BTN|DTO Newsletter]] is going out tomorrow or Wednesday
* Testing on the landing page was completed over the weekend, recommendations will go up for approvals next
* Testing on the landing page was completed over the weekend, recommendations will go up for approvals next
* Testing on CERB and CEWS continues along with ongoing recommendations coming out of that testing
* Testing on CERB and CEWS continues along with ongoing recommendations coming out of that testing
** Reduce the number of links and make way for whole-of-government perspective
** Reduce the number of links and make way for whole-of-government perspective
'''2. HC PHAC update - Rob Wiebe'''
'''2. HC PHAC update - Rob Wiebe'''
We've come a long way from when the COVID site launched in January. The site has grown through a few iterations and now it's really taken on a whole of government approach as more partner departments are involved and others come on board.
We've come a long way from when the COVID site launched in January. The site has grown through a few iterations and now it's really taken on a whole of government approach as more partner departments are involved and others come on board.
If you have any questions, email Rob Wiebe.
If you have any questions, email Rob Wiebe.
'''3. Contact Us - Jennifer Mealing (DTO)'''
'''3. Contact Us - Jennifer Mealing (DTO)'''
Redesigning Contact us pages to reduce the number of people spending hours on the phone or waiting days for an email back. Canadians can find answers easily:
Redesigning Contact us pages to reduce the number of people spending hours on the phone or waiting days for an email back. Canadians can find answers easily:
Celeste: We should create a deck about this success story of tying in multiple types of data and then usability testing to improve outcomes for Canadians. Great for senior management.
Celeste: We should create a deck about this success story of tying in multiple types of data and then usability testing to improve outcomes for Canadians. Great for senior management.
'''4. Discussion on the Department for Women and Gender Equality (WAGE) and where it lands in IA'''
'''4. Discussion on the Department for Women and Gender Equality (WAGE) and where it lands in IA'''
* Currently providing data for researchers, not content for victims
* Currently providing data for researchers, not content for victims
* If content for victims is developed, could fit somewhere related to health - more discussion needed
* If content for victims is developed, could fit somewhere related to health - more discussion needed
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<!--PLACE FRENCH TEXT BELOW THIS LINE AND ABOVE THE CLOSING DIV-->
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2. Mises à jour de SC ASPC - Rob
2. Mises à jour de SC ASPC - Rob
3. Communiquer avec nous - Jennifer
3. Contactez-nous - Jennifer
==Notes et actions à prendre==
==Notes et actions à prendre==
'''1. Mises à jour'''
'''SCT'''
* Le bulletin d'information du BTN sortira demain ou mercredi
* Les tests sur la page principale ont été réalisés au cours du week-end, les recommandations seront prochainement soumises à approbation
* Les tests sur la PCU et la SSUC se poursuivent, ainsi que les recommandations suite aux tests
'''Susan Harper (Santé Canada)'''
* Travaille à faire avancer les changements de la page principale vers l'approbation et la mise en œuvre
* Réduire le nombre de liens et faire place à une perspective pangouvernementale
'''2. Mises à jour de Santé Canada - Agence de la santé publique du Canada (Rob Wiebe)'''
Nous avons fait beaucoup de chemin depuis le lancement du site sur la COVID-19, en janvier. Après quelques modifications, il adopte réellement une approche pangouvernementale, grâce à la participation d’un plus grand nombre de ministères partenaires et à l’intégration d’autres.
Dans l’ensemble, le site a connu énormément de succès à ce jour en ce qui concerne les éléments suivants :
* Sensibiliser davantage le public à la COVID-19;
* Donner accès à des services clés liés à la COVID-19
* Soutenir les partenariats stratégiques liés à la COVID-19.
Voici les jalons atteints depuis l’élaboration de la stratégie numérique pangouvernementale et du plan de mise en œuvre à la mi-mars :
* Publication de renseignements épidémiologiques en ligne
* Lancement du partenariat entre Santé Canada et l’Agence de santé publique du Canada (en tant que responsable thématique et ministère responsable), le Bureau de la transformation numérique du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), le partenaire privé et le Bureau du Conseil privé
* Mise à profit du Comité de gestion de la transformation (CGT) afin de soutenir les mises à jour pangouvernementales et l’orientation pour le Web
* Création et publication de renseignements en ligne à l’intention des employés
* Lancement d’une application et d’un outil d’autoévaluation pour la COVID-19
* Lancement de réunions hebdomadaires sur un thème de santé pour garantir que les partenaires sont à jour
* Lancement d’un tableau de bord pour suivre l’éclosion de COVID-19
* Lancement d’un système d’avis par courriel
* Appui au lancement de deux applications (application sur la COVID-19 et application ArriveCan) et le portail sur la santé mentale
* Publication de modélisations de données
* Ajout de mises à jour Web à l’ordre du jour du groupe de travail des sous-ministres adjoints (SMA) en tant que point permanent à l’ordre du jour hebdomadaire des SMA (Santé Canada et SCT)
* Présentation de matériel d’éducation du public dans plus de 30 langues
En ce qui concerne les visites, le site a été extrêmement consulté des dernières semaines du mois de mars au début du mois d’avril : on dénombrait de cinq à six millions de pages consultées par jour. Depuis, ces nombres sont à la baisse.
Voici d’autres statistiques :
* Les trois principales pages consultées sont : la page de demande de Prestation canadienne d’urgence de l’Agence du revenu du Canada (ARC), la page sur la Prestation canadienne d’urgence de Service Canada et la page de mise à jour sur l’éclosion. Cette dernière comprend la carte des cas et mène au rapport épidémiologique complet (en format PDF), contient des liens menant aux tableaux de données du site de Statistique Canada et au tableau de bord interactif des cas de COVID-19 et des décès au Canada, et présente les données et la modélisation pour orienter les mesures de santé publique (en format PDF).
* Le lien qui mène à la demande de prestations d’assurance-emploi demeure le lien sortant le plus utilisé, mais le trafic est moins important
* Dans l’assistant virtuel, la bonification de l’Allocation canadienne pour enfants a remplacé le soutien aux entreprises dans la liste des cinq principaux sujets
* Le trafic des moteurs de recherche est demeuré à 52 % et il a augmenté légèrement pour les sites de médias sociaux et autres sites Web; le trafic direct (tapé, signet ou courriel, etc.) a légèrement baissé.
* Le trafic de l’Ontario et du Québec a baissé légèrement à 42 % et à 18 % respectivement, tandis que celui de la Colombie-Britannique et de l’Alberta est passé à 15 % et à 12 % respectivement.
* La mise à jour épidémiologique quotidienne, avec 53 000 téléchargements, est le document PDF le plus téléchargé.
* Le trafic des appareils mobiles a légèrement baissé, passant de 61 % à 60 %.
* L’application d’autoévaluation compte 448 000 utilisateurs à ce jour, tandis que le site Web de l’outil d’autoévaluation a reçu plus de 4,2 millions de visites.
En ce qui concerne la gestion du site en général, nous gardons à l’esprit cinq facteurs clés quand nous créons, nous publions et nous intégrons du contenu.
Nous voulons que le site :
# respecte les normes d’accessibilité;
# soit facile à utiliser et à comprendre du point de vue de l’utilisateur;
# soit facile à mettre à jour et à entretenir;
# affiche un rendement fiable lorsqu’il reçoit un grand nombre de requêtes;
# fonctionne adéquatement dans différents milieux p. ex., la faible bande passante et des navigateurs et systèmes d’exploitation différents, entre autres.
Nous avons proposé une gouvernance pour gérer la page principale. Nous espérons qu’elle nous donnera un cadre clair pour gérer la disposition des liens, le nombre de liens par catégorie, la création de liens menant à des produits de tiers et le cycle de vie du contenu.
Nous collaborons avec Service Canada (applications et avis par courriel), le SCT (expérience de l’utilisateur, modifications recommandées pour accroître la convivialité), Emploi et Développement social Canada (assistant virtuel), le ministère des Finances Canada et l’ARC (prestations liées à la réponse) et d’autres ministères (Services aux Autochtones pour ce qui concerne les Autochtones, Affaires mondiales Canada pour le contenu sur les déplacements et l’Agence des services frontaliers du Canada pour ArriveCan, etc.) pour intégrer leur contenu lié à la COVID-19 et optimiser la présence pangouvernementale.
Voici les défis auxquels nous nous sommes heurtés et la façon dont nous les avons surmontés :
* Accessibilité et convivialité
Nous devions publier des documents en format PDF, des présentations PowerPoint et des tableaux de bord, et créer des liens vers des applications et des sites de tiers qui ne sont pas accessibles. Ces documents nous ont été fournis rapidement et nous n’avons eu que peu de temps pour nous préparer.
La mise à jour épidémiologique quotidienne est un document en format PDF; c’est celui qui a été le plus téléchargé.
L’outil d’aperçu de la pandémie de COVID-19 avait des problèmes d’accessibilité, de convivialité et d’utilisation sur un appareil mobile. Nous avions dû le lancer à court préavis; nous l’avons amélioré après qu’il a été mis à la disposition du public. Nous avons aussi créé des liens menant aux tableaux de données et créé une version mobile après la publication de l’aperçu.
Information sur la modélisation des données – cet aspect a été compliqué à gérer. Jusqu’à maintenant, nous avons publié une présentation PowerPoint en format PDF. En raison du processus de création et d’approbation du contenu, nous recevons ces documents à la dernière minute, ce qui ne nous donne pas beaucoup de temps pour créer une version HTML accessible. Il faut un contexte et des descriptions longues et complexes (interprétations), qui sont longs à préparer et qui ne sont pas envoyés rapidement à l’équipe.
Pour régler ces défis, nous accélérons la création d’une version accessible en format HTML du rapport épidémiologique quotidien et du portail de modélisation des données, qui peuvent être mis à jour automatiquement. Nous espérons qu’une fois que cette version sera prête sur le plan technique et qu’elle aura rattrapé les tendances de modélisation actuelles présentées par le ministère, il ne faudra pas beaucoup de temps pour rester à jour puisque les graphiques ne semblent pas changer considérablement d’une semaine à l’autre.
Nous avons aussi eu des interactions sociales et nous sommes maintenant intégrés plus tôt aux projets. À titre d’exemple, nous publions un autre tableau de bord cette semaine. Étant donné que nous avons été intégrés tôt dans le processus, nous avons pu avoir une influence sur les corrections liées à l’accessibilité et à la convivialité et nous avons créé les liens requis pour la publication de données avec Statistique Canada et Données ouvertes.
* Publication de données
Les chiffres clés sur le nombre de cas, de personnes testées, de cas probables, de cas confirmés et de décès qui sont affichés dans différentes pages du site (par exemple, la page principale, la page sur l’éclosion, la carte dans les différents rapports créés et présentés) ont été mis à jour manuellement tous les jours.
À quelques reprises, différentes pages n’indiquaient pas les mêmes chiffres, en raison d’une erreur de saisie, du moment de la publication et de la coordination menée en arrière-plan pour déterminer le moment où les données seraient disponibles. Par ailleurs, des chiffres contradictoires ont fait leur apparition dans l’environnement public, par la ministre, l’administratrice en chef de la santé publique ou les médias, selon le moment où la page avait été consultée.
Pour régler ce problème, nous avons travaillé sur l’automatisation. Au bout de quelques semaines, l’ensemble des valeurs, des graphiques et des tableaux publiés dans le site étaient conçus pour être mis à jour automatiquement. Nous avons aussi amélioré la coordination et la saisie de données en arrière-plan pour permettre de saisir plus rapidement et plus facilement les données et pour avoir un certain nombre de valeurs autocalculées en vue de réduire le risque d’erreur de transcription.
Ce travail réduira davantage le risque d’avoir des renseignements erronés ou désuets sur le site Web et libérera des heures de travail tous les jours pour les membres des équipes de travail.
* Volume extrême, et contenu et directives en constante évolution
La situation liée à la COVID-19 évolue extrêmement vite, et les conseils aux Canadiens changent au même rythme. L’équipe doit être en mesure de présenter les mises à jour sur le contenu le plus rapidement possible et de son mieux, tout en gérant de nombreuses priorités concurrentes. Chaque jour apporte son lot de nouveaux défis et nous avons très peu de temps lorsqu’il faut présenter du nouveau contenu.
En même temps, notre environnement de travail a complètement changé et nous avons dû nous adapter à une nouvelle façon de travailler à distance, tout en maintenant le même niveau élevé de travail. Nous vivons la situation de la COVID-19 pendant de longues heures au travail et nous devons aussi gérer les répercussions de la pandémie sur les familles et les activités quotidiennes par la suite.
À cause de la vitesse à laquelle nous devons travailler et des longues heures pendant lesquelles nous travaillons tous, il est arrivé à quelques reprises qu’un contenu qui ne devait pas l’être a été publié. Il a fallu le changer en ligne immédiatement ou l’éliminer de toute urgence.
Afin d’aider à respecter les priorités et à donner les approbations, nous avons travaillé à l’interne à mieux gérer ce qui constitue du contenu prioritaire (p. ex., santé et sécurité, liens aux annonces ministérielles) et créé un processus d’approbation hybride en vertu duquel le contenu prioritaire a un niveau de contrôle différent de celui qui ne l’est pas et n’a qu’un point d’approbation. Il n’est en place que depuis une semaine, mais il fonctionne bien. Par ailleurs, il aide à gérer les priorités de l’équipe, en ce sens où le contenu non prioritaire n’a souvent pas à être publié en quelques heures, ce qui offre un avantage supplémentaire.
Voici les résultats positifs en matière de collaboration et d’innovation
* Nous avons renforcé nos capacités
* Nous établissons mieux nos priorités
* Nous mettons en place une gouvernance pour la page principale
* Nous avons des directives qui nous aident à simplifier le travail et les approbations
* Nous apportons des changements et des améliorations au site en fonction de mesures
* Nous sommes tournés vers l’avenir et nous cernons les gros projets qui nous attendent
* Nous comprenons mieux les rôles, les responsabilités et l’expertise de chaque équipe
Quelles sont les prochaines étapes?
* Nous espérons faire approuver la gouvernance pour la page principale cette semaine
* Nous créons une nouvelle page de sujet pour l’équipement de protection individuelle et les fournitures médicales
* Nous cherchons des façons d’optimiser la page principale pour garantir que le haut de la page est utilisé pour une tâche principale et que nous avons des lignes directrices pour le gérer
* D’autres tableaux de bord et cartes seront bientôt publiés
* Nous automatisons le rapport épidémiologique quotidien et le contenu sur la modélisation des données
* Un jeu pour enfants est en cours d’élaboration – il ressemble à un jeu créé pour l’Agence spatiale canadienne – Mission : Astronaute. Le but du jeu est de donner aux enfants l’information et les idées nécessaires pour contribuer à réduire l’anxiété et l’incertitude entourant la pandémie et leur montrer comment prendre des mesures préventives.
Même si tout le monde est seul et travaille de longues heures de la maison, tout en conciliant famille, travail et répercussions de la pandémie, l’esprit de collégialité et de collaboration est extraordinaire, et tous sentent que « nous » sommes ensemble.
Nous collaborons avec d’autres équipes et d’autres ministères de façon agile. Les équipes ne sont plus distinctes et on se concentre à faire le travail pour que les Canadiens aient les renseignements les plus récents.
La collaboration et le soutien au ministère et avec les partenaires sont incroyables et l’expertise que chacun apporte a permis de créer un site exceptionnel sur la COVID-19 dont nous pouvons tous être fiers.
* Si vous avez des questions, envoyez un courriel à Rob Wiebe
'''3.''' '''Contactez-nous - Jennifer Mealing (BTN)'''
Nouvelle conception des pages Contactez-nous afin de réduire le nombre de personnes passant des heures au téléphone ou attendant des jours pour recevoir une réponse par courriel. Les Canadiens peuvent trouver facilement des réponses :
* Contactez-nous de SC ASPC (Prototype)
* Page 1-800
* Page Contactez-nous de la PCU - ARC
* Page Contactez-nous d’EDSC
Nous avons commencé à travailler sur la page Contactez-nous avec Santé Canada et l'ASPC en mars 2020. L'approche pour toutes les pages de contact a été similaire :
* Comprendre les principaux facteurs d'appel
* Basé sur notre projet d'optimisation de la page Contactez-nous avec l'ARC
* Au fur et à mesure de l'évolution de la situation, la page Contactez-nous doit être mise à jour aussi souvent qu'une fois par semaine en fonction des facteurs d’'appel
* Suivi quotidien et amélioration du prototype
* Le numéro de téléphone est placé en bas de la page, en utilisant un modèle afficher/masquer (aussi appelé accordéon) - disponible, mais les options en libre-service sont plus importantes
Peter a noté : avant que quelqu'un ne dise "mais cela ressemble à des FAQ" - c'est le cas, mais c'est probablement le cas d'une *unique* utilisation où une FAQ a un sens - après qu'ils aient déjà pris la décision de téléphoner).
Des liens vers le prototype seront publiés sur Slack.
L'équipe multidisciplinaire a très bien fonctionné. La collaboration avec les experts du centre d'appel et les experts en la matière a vraiment aidé.
Céleste : Nous devrions créer une présentation sur cette réussite qui consiste à relier plusieurs types de données et à effectuer des tests d'utilisabilité pour améliorer les résultats pour les Canadiens. C'est parfait pour la haute direction.
'''4. Discussion le ministère des Femmes et de l’Égalité et leur place dans l'AI'''
* Nous fournissons actuellement des données aux chercheurs, mais pas de contenu pour les victimes
* Si un contenu destiné aux victimes est élaboré, il pourrait être adapté à un domaine lié à la santé - il faut en discuter davantage
[[Category:COVID Communications]]
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