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Guide sur les étudiants pendant la pandémie de COVID-19
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Partie II : Paye, Équipement, Accès et Sécurité
La COVID-19 nous a obligés à adapter nos outils, nos approches et nos stratégies à un contexte en évolution rapide. Les étudiants peuvent jouer un rôle important dans cette réponse. Le greffier du Conseil privé et la dirigeante principale des ressources humaines ont récemment demandé aux gestionnaires d’embauche d’envisager d’embaucher des étudiants pour appuyer notre réponse à la COVID-19 et nos efforts de reprise.
Les étudiants devraient être embauchés en temps opportun, aidés dans la préparation de leur espace de travail, accueillis, se voir attribuer un travail significatif et prendre des mesures pour s'assurer qu'ils soient payés à temps et avec précision. À cette fin, et pour appuyer les ministères et organismes, les équipes organisationnelles des ressources humaines, les gestionnaires d’embauche et les étudiants, le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines a élaboré trois documents d’orientation :
- Partie I : Réembaucher les étudiants actuels et anciens, embaucher de nouveaux étudiants et obtenir des cotes de sécurité
- Partie II : Paye, Équipement, Accès et Sécurité
- Partie III : Intégration virtuelle
En tout temps, lorsque vous réembauchez des étudiants actuels ou anciens ou que vous embauchez de nouveaux étudiants, les organismes doivent assurer l’optimisation des ressources et respecter une saine gérance dans leurs décisions.
Partie A – Orientation pour les gestionnaires d’embauche (intégration, paye, équipement et accès)
Q: Comment puis-je m’assurer que mes étudiants sont bien intégrés et engagés?
R: Le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines travaille avec des partenaires de l’École de la fonction publique du Canada, de la Commission de la fonction publique, du Bureau du dirigeant principal de l’information, de Services partagés Canada et de Services publics et Approvisionnement Canada afin de créer du matériel qui appuiera l’intégration et l’engagement des étudiants. Une fois qu’il aura été finalisé au cours des prochaines semaines, il sera communiqué aux chefs des ressources humaines, complétant ainsi les ressources ministérielles existantes.
Q: Comment puis-je m’assurer que les étudiants sont payés de façon opportune et exacte?
R: Respectez les échéanciers prescrits par votre ministère ou organisme pour la soumission de tous les documents liés à l’embauche ou la réembauche de votre étudiant ou au prolongement de son affectation, veillant à ce que les RH et les équipes de rémunération ont suffisamment de temps pour traiter ces transactions.
Q: Comment puis-je connecter mes étudiants et faire en sorte qu’ils soient prêts à travailler?
R: Suivez vos procédures internes, qui comprendraient de collaborer avec votre bureau de service des TI. Sachez que les procédures peuvent actuellement être différentes (p. ex. limiter l’équipement au personnel essentiel), mais plusieurs options sont disponibles, y compris :
- Une configuration « normale », qui comprend souvent un appareil informatique (ordinateur, ordinateur portable ou tablette), et parfois un téléphone intelligent;
- Une connexion à GCcollaboration à utiliser sur leurs appareils personnels ou un dispositif ministériel non-RPV;
- Dans certains cas, un iPad.
Si vous n’êtes pas certain, communiquez avec votre bureau de service de TI sur les options disponibles dans votre ministère.
Q: Peut-on demander aux étudiants qui n’ont pas accès à l’équipement de travailler au bureau?
R: Conformément aux avis actuels de santé publique, les employés qui ne sont pas essentiels et qui n’ont pas besoin d’être au bureau devraient travailler à distance. Toutefois, consultez les autorités compétentes de votre ministère, qui peuvent inclure Santé et sécurité au travail, vos propres cadres supérieurs et le chef des ressources humaines.
Q: Qu’est-ce que GCcollaboration? Comment puis-je y accéder?
R: GCcollaboration est une version infonuagique de Microsoft 365 (p. ex., Outlook, Word, PowerPoint, Excel), à ne pas confondre avec GCcollab, qui permet l’accès au courriel et au travail à partir d’appareils personnels (p. ex., ordinateurs portables, téléphones mobiles, iPads) pour des informations non classifiées ou non protégées.
Demandez l’accès à votre bureau de services de TI, à condition que votre ministère soit répertorié ici (seulement disponible en anglais) comme un utilisateur GCcollaboration et l’étudiant que vous cherchez à embaucher ait un appareil personnel qu’il est prêt à utiliser à des fins de travail ou un appareil ministériel non-RPV.
Si votre ministère n’a pas accès à GCcollaboration, travaillez avec votre bureau des services de TI pour y accéder par l’entremise de Services partagés Canada.
Q: What information do I need to provide my IT Services Desk to request GCcollaboration access for my team members?
A:
- First name;
- Surname; and
- Departmental email address, and, in order to authenticate the GCcollaboration account, either
- Personal email address; or
- Phone number.
Q: What guidance can I give to my students on the use of GCcollaboration?
A: Guides to help with the log on and authentication process are available for PC, Mac, Android, and iOS. In addition, pre-recorded and live training sessions are available here.
Q: Why should I consider an iPad instead of normal equipment?
A: Consult your IT service desk before considering an iPad as they may not be an option for all departments, or even all sectors and branches.
iPads may offer an advantage over normal equipment in the narrow circumstances where the department wants to limit traffic on its virtual private network AND the user does not need to access network drives or information management platforms (i.e. GCdocs, SharePoint) nor have a need to send and receive email with information above protected B.
Q: Who pays for the iPad?
A: iPads are normally paid for out of the cost center of the hiring manager.
Q: Can I authorize the purchase of additional equipment for students?
A: If you provide normal equipment, an iPad, or access to GCcollaboration, in most cases, the student should have the basics needed to work remotely.
If, however, you provide access to GCcollaboration and they do not have a personal device, work with those in your department responsible (e.g. corporate services) to determine how to proceed, as there may be processes in place to either give non-VPN devices or to explore other options.
Q: Should I request a mobile phone for students?
A: Your department will have internal policies and processes in place to help you answer this question. Refer such questions to their departmental IT service desk, considering value for money and remote work requirements.
Q: How can I get a myKEY for my students?
A: Request your IT service desk get you a myKEY if they can complete the local registration function remotely (i.e. via videoconference). Check with them.
Q: What guidance should I provide students on setting up their workspace?
A: We have guidance on this here.
Part B - Guidance for Hiring Managers (Security)
Q: How can I obtain a security status for a new student?
A: TBS has established a temporary variation to the Standard on Security Screening. Departments must continue to carry out all security screening activities outlined in the Standard on Security Screening, including ensuring a completed Security Screening Application and Consent Form is on file, and conducting a financial inquiry. However, the temporary variation will allow departments to grant conditions security statuses in those circumstances where fingerprinting cannot be conducted due to current physical distancing requirements.
The decision to grant conditional security statuses rests with your Deputy Head. That said, the use of this variation should be focused on low-risk positions.
These measures are expected to remain in place until August 31, 2020, but this date may change as circumstances evolve.
Consult with your organization’s security officials to determine practices in your organization.
Q: Is there anything else we should be doing, from a security perspective, when hiring students?
A: Yes. Make sure students have received appropriate guidance on information management and information security, especially where tools they use may restrict access (e.g. GCcollaboration). In addition, students should be provided:
- Existing internal Information on IM/IT security requirements (department-specific);
- IM/IT Security training sessions (department-specific);
- CSPS or Departmental Security Awareness Training (department-specific);
- Departmental information management/security course(s) (department-specific); and
- The Teleworking one-pager from TBS.
Part C - Guidance for IT Professionals (Equipment)
Q: Can I remotely connect a user and provide them equipment?
A: Yes. Consult your internal processes, policies, and procedures, as some departments have adapted or evolved these in light of the COVID-19 pandemic, including as they relate to issuing accounts, email, myKEYs, setting up devices, and delivering devices.
Q: What do we do about the limited remote access connections?
A: Consult your internal processes, policies, and procedures, as some departments have adapted or evolved these in light of the COVID-19 pandemic.
When you are considering giving equipment to an employee, take into account the availability and capacity of Remote Access infrastructure. If you are able to provide equipment and a remote access link, you should do so.
Q: What if I cannot ensure a remote access connection?
A: Please consult your internal processes, policies, and procedures, as some departments have adapted or evolved these in light of the COVID-19 pandemic.
If you cannot ensure a remote access connection for the user, either:
- provide an internet-enabled (but not network-enabled) device and set up a GCcollaboration account;
- work with the hiring manager to determine if the student has a personal device, and set up a GCcollaboration account; or
- work with the hiring manager to determine if an iPad is appropriate, and requisition one from SSC.
Q: How do I provide an iPad to an employee?
A: Follow your standard processes for ordering a mobile device, and instead select iPad with a data connection. Departments can also order iPads using a bulk procurement process.
Q: Can I ship or deliver a device to a user?
A: Yes, but first consult your internal processes and policies, as they may have already been amended in light of COVID-19.
Several departments have changed their processes to either enable contactless on-site pick-up or to have devices shipped.
When providing equipment to new staff, please be sure that devices are fully set up in line with departmental requirements and that they are sanitized before being shipped.
Q: Can I virtually authenticate user identity for the purposes of issuing a myKEY?
A: Yes. Shared Services Canada sent out a communication on March 31, 2020, stating:
- The Key Management Centre has implemented a new COVID-19 Directive Improvement to help the Local Registration Authority (LRA) community with identification proofing. We have temporarily enabled the distribution of authorization codes via video or phone. Where the external subscriber is unable to provide a signature (no scanner equipment at home), the sponsor and LRA can provide the signature physically or digitally for the request.
Q: Does my department have access to GCcollaboration?
A: Most departments have access to GCcollaboration. Check here to find out.
Q: My department does not have access to GCcollaboration. What should I do?
A: Submit a request to the SSC Digital Communication and Collaboration Mailbox, copying your Department Lead for GCcollaboration (often your Chief Information Officer).
There is no cost for GCcollaboration and sign-up can be processed quickly (within a few days).
Q: I’ve received a request to give a user access to GCcollaboration. What do I do?
A: Follow the steps in Part A of this guidance, submitting a request to the SSC Digital Communication and Collaboration Mailbox.
