PFAN - Rules for contribution

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About PFAN News and Updates Rules for Contributions Name Authority Manual Participant's Manual PFAN Policy Statements PFAN Training Frequently Asked Questions (FAQ) Other Documentation LAC


General Rules for Contributions

  1. The file contains descriptions of persons, families, corporate bodies, geographical entities, works and expressions.
  2. Participating libraries contribute to the file by establishing authorities generated in the course of their cataloguing activities. However, participating libraries are not obligated to establish an authority record for each access point included in a bibliographic record nor all the authority records related to a particular access point except in the following cases:
  1. All bodies that are part of an established hierarchy; e.g., when establishing a body that is entered subordinately to its parent body, if a name authority record for the parent body is not present in the authority file, it must be established and contributed as well.
  2. All bodies referred through in cross-references; e.g., if an authorized access point is entered independently and a variant access point is given through a higher body, the higher body needs to be represented in the authority file as well; this may mean that the library will need to create an additional name authority record in addition to the one the library needs to use in its catalogue.
  3. All personal and corporate names used in see also references (5XXs); e.g., when establishing a name for an author who uses a pseudonym, or an access point representing an earlier or later name of a corporate body, the library will need to connect the access points by means of see-also references. In order to avoid blind references, the participant will need to make sure that the corresponding authorized access point is established.
  4. All access points under which preferred titles are established; e.g., if an author-title record with the conventional collective title Works is entered under an author who is not established in the authority file, a name authority record for the author must be contributed as well.
  5. Although participating libraries are not required to contribute name-titles authority records, if one is contributed, all eligible elements must be represented in the authority file.
  2. The file does not contain duplicates. Participating libraries must ensure that an authority record does not already exist before creating a new one. Consequently, participating libraries must update an existing authority record rather than create a new one when they wish to include additional information about the entity represented by the record (for example, a birth date).
  3. When an authority contains coding which indicates that it is not RDA compliant (008/10 (Descriptive cataloging rules) containing a value other than z and no 040 $e "rda") is revised, the access points it contains must be revised, if necessary, to comply with RDA and the coding in fields 008 and 040 modified accordingly.
  4. The authorities must be formulated in MARC21 according to RDA and follow the options indicated in the LC-PCC PS, the LAC-BAnQ policy statements and other policies established by the Standards Committee.
  2. A name authority record must contain the following elements:
  1. the authorized access point (MARC field 1XX);
  2. the sources used to justify the authorized access point, including additions that are part of the authorized access point, variant forms of the access point and certain identification elements (MARC field 670);
  3. the cross-references leading to the authorized access point from variant access points (MARC field 4XX) or from related access points (MARC field 5XX) if appropriate.
  4. control data and the content designation for proper identification and manipulation of the data.

An authority record may contain :

  1. additional information, recorded in fixed fields (008) and in note fields of the authority record (MARC fields 667, 675 ou 678);
  2. optional MARC fields such as fields 046 et 3XX;
  3. equivalent access points in the MARC 7XX linking fields.

Sources:

Last Update: 2019-05-23

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Mandatory MARC Fields

MARC Field Note
Leader Supplied by WMS
003 Supplied by WMS
008 Code completely
016
040 Supplied by WMS
046 $f $g Supply the birth date (9.3.2) and death date (9.3.3.) if they are known but not included in the authorized access point
1XX
368 $c Supply another designation associated with a person (9.6) when it is not included in the authorized access point for:
  • a person named in a sacred text or in an apocryphal book
  • a fictitious or legendary person
  • a real non-human entity.
4XX Supply if necessary.
500 Supply for different identities.
510 Supply for sequential relationships between corporate bodies other than conferences, only to immediately preceeding or succeeding entities (establish relationships between conferences only in records for authorized corporate access points)
663 Supply for individuals who have three different identities or more
667 Supply for certain situations explained in Name Authority Manual, 667 and in other guidelines
670 Supply to cite the catalogued resource and to justify the authorized access point, including additions that are part of the authorized access point, variant access points and certain identification elements
675 Supply to cite the catalogued resource when the resource does not supply any information

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Fundamental RDA Elements PFAN

(combination of core RDA elements and "core if" RDA elements with addition elements)

Version: January 2021

Explanations of the symbols in this table:

"Element" Column: • A plus sign (+) identifies additional elements chosen by PFAN as core elements in records, with specified conditions, in addition to core RDA elements and "core if" RDA elements.
FRBR Column:
FRBR/FRAD Entities: C = Corporate Body (collectivité)

E = Expression

F = Family (famille)

O = Work (œuvre)

L = Place (lieu)

P = Person (personne)

Element RDA No FRBR Decision with restrictions, if applicable MARC Coding
RECORDING ATTRIBUTES OF WORKS AND EXPRESSIONS
Status of Identification + 5.7 Yes 008/33
Source Consulted + 5.8 Yes 670, 675
Cataloguer's Note + 5.9 Yes in certain situation explained in the Name Authority Manual, 667 and in other guidelines 667
IDENTIFYING WORKS AND EXPRESSIONS
Preferred title for the work

Musical work

Legal work

Religious work

Official communications

6.2.2

6.14.2

6.19.2

6.23.2

6.26.2

O Yes 1XX
Form of work 6.3 O Yes, in the authorized access point if needed to differentiate 1XX, 380
Date d’une œuvre

Œuvre juridique

6.4

6.20

O Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction; voir Date d’un traité ci-dessous 1XX, 046
Lieu d’origine d’une œuvre 6.5 O Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction 1XX, 370
Autre caractéristique distinctive d’une œuvre

Œuvre juridique

6.6

6.21

O Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction 1XX, 381
Distribution d’exécution 6.15 O Oui, dans le point d’accès autorisé; (1) si le titre n’est pas distinctif, donner si applicable;

(2) si le titre est distinctif, donner si nécessaire pour établir une distinction

1XX, 382
Désignation numérique d’une œuvre musicale 6.16 O Oui, dans le point d’accès autorisé; (1) si le titre n’est pas distinctif, donner si applicable

(2) si le titre est distinctif, donner si nécessaire pour établir une distinction

1XX, 383
Tonalité 6.17 O Oui, dans le point d’accès autorisé; (1) si le titre n’est pas distinctif, donner si applicable

(2) si le titre est distinctif, donner si nécessaire pour établir une distinction

1XX, 384
Date d’un traité 6.20.3 O Oui, dans le point d’accès autorisé 1XX, 046
Identifiant d’œuvre 6.8 O Oui 016
Type de contenu 6.9 E Oui 1XX, 336
Date d’une expression

Œuvre religieuse

6.10

6.24

E Oui, s’il y a lieu, dans le point d'accès autorisé pour les expressions d’œuvres musicales et religieuses 1XX, 046
Langue d’une expression 6.11 E Oui, dans le point d’accès autorisé pour une traduction ou une édition dans une autre langue 1XX, 377,

670

Autre caractéristique distinctive d’une expression

Œuvre musicale

Œuvre religieuse

6.12

6.18

6.25

E Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction 1XX, 381
Identifiant d’expression 6.13 E Oui 016
ENREGISTREMENT DES ATTRIBUTS DES PERSONNES, DES FAMILLES ET DES COLLECTIVITÉS
Statut d’identification + 8.10 Oui 008/33
Indicateur de nom indifférencié + 8.11 Oui ; voir le Guide pour les autorités de noms, 008/32 pour les politiques du PFAN sur les notices d’autorité de noms indifférenciées 008/32
Source consultée + 8.12 Oui 670, 675
Note du catalogueur + 8.13 Oui dans certaines situations expliquées dans le Guide pour les autorités de noms, 667 et dans d’autres lignes directrices 667
IDENTIFICATION DES PERSONNES
Nom privilégié d’une personne 9.2.2 P Oui 100
Date de naissance 9.3.2 P Oui, dans le point d’accès autorisé si disponible au moment de créer le point d’accès autorisé

Oui, comme élément (zone 046) si disponible mais pas incluse dans le point d’accès autorisé

100,

046

Date de décès 9.3.3 P Oui, dans le point d’accès autorisé si disponible au moment de créer le point d’accès autorisé

Oui, comme élément (zone 046) si disponible mais pas incluse dans le point d’accès autorisé

100, 046
Période d’activité d’une personne 9.3.4 P Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction 100, 046
Titre d’une personne 9.4 P Oui, dans le point d’accès autorisé (1) pour les titres indiquant la royauté, la noblesse, un rang ou une fonction ecclésiastiques, ou pour un terme de politesse pour une personne à vocation religieuse; (2) si nécessaire pour établir une distinction pour un autre terme indiquant un rang, un honneur ou une fonction 100, 368
Forme développée du nom 9.5 P Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction 100, 378
Autre désignation associée à une personne 9.6 P Oui, dans le point d’accès autorisé (1) pour les saints et les esprits et (2) si nécessaire pour établir une distinction

Oui, comme élément (zone 368) si non incluse dans le point d'accès autorisé, pour une personne nommée dans une écriture sacrée ou un livre apocryphe, une personne fictive ou légendaire, ou une entité non humaine réelle

100, 368
Profession ou occupation 9.16 P Oui, dans le point d’accès autorisé (1) pour une personne dont le nom est constitué d’une expression ou d’une appellation n’évoquant pas une personne et (2) si nécessaire pour établir une distinction 100, 374
Identifiant de personne 9.18 P Oui 016
IDENTIFICATION DES FAMILLES
Nom privilégié d’une famille 10.2.2 F Oui 100
Type de famille 10.3 F Oui, dans le point d’accès autorisé 100, 376
Date associée à une famille 10.4 F Oui, dans le point d’accès autorisé 100, 046, 376
Lieu associé à une famille 10.5 F Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction 100, 370
Membre illustre d’une famille 10.6 F Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction 100, 376
Identifiant de famille 10.10 F Oui 016
IDENTIFICATION DES COLLECTIVITÉS
Nom privilégié d’une collectivité 11.2.2 C Oui 11X, 151
Emplacement d’un congrès, etc. 11.3.2 C Oui, dans le point d’accès autorisé pour les congrès, etc. ponctuels ou les occurrences isolées dans une série de congrès, etc. 11X, 370
Autre lieu associé à une collectivité 11.3.3 C Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction 11X, 370
Date de congrès, etc. 11.4.2 C Oui, dans le point d’accès autorisé pour les congrès, etc. ponctuels ou les occurrences isolées dans une série de congrès, etc. 11X, 046
Date de fondation 11.4.3 C Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction 11X, 046
Date de cessation 11.4.4 C Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction 11X, 046
Période d’activité d’une collectivité 11.4.5 C Oui, dans le point d’accès autorisé si nécessaire pour établir une distinction 11X, 046
Institution associée 11.5 C Oui, dans le point d’accès autorisé (1) pour les congrès, etc., si le nom de l’institution fournit une meilleure identification que le nom de la localité ou si le nom de la localité est inconnu ou ne peut être facilement déterminé;

(2) pour les autres collectivités, si nécessaire pour établir une distinction lorsque le nom de l’institution fournit une meilleure identification que le nom de la localité ou que le nom de la localité est inconnu ou ne peut être facilement déterminé

11X, 373
Numéro d’ordre d’un congrès, etc. 11.6 C Pour les congrès, etc. ponctuels ou les occurrences isolées dans une série de congrès, etc. 11X
Autre désignation associée à la collectivité 11.7 C Oui, dans le point d’accès autorisé (1) pour une collectivité avec un nom qui n’évoque pas une collectivité; (2) si nécessaire pour établir une distinction 11X, 368
Identifiant de collectivité 11.12 C Oui 016
IDENTIFICATION DES LIEUX
Nom privilégié d’un lieu + 16.2.2 L Oui dans le contexte de RDA 11.2 (p. ex., le nom d’un gouvernement) 151
PERSONNES, FAMILLES ET COLLECTIVITÉS ASSOCIÉES À UNE ŒUVRE
Créateur 19.2 O Oui, dans le point d’accès autorisé (s’il y a plus d’un créateur, le seul créateur requis est celui ayant la responsabilité principale nommé en premier dans les ressources matérialisant l’œuvre ou dans les sources de référence; si la responsabilité principale n’est pas indiquée, seul le créateur nommé en premier est requis) 1XX, 5XX
Autre agent associé à une œuvre 19.3 O Oui, dans le point d’accès autorisé (si le point d’accès représentant cet agent est utilisé pour construire le point d’accès autorisé représentant l’œuvre) 1XX, 5XX
ENREGISTREMENT DES RELATIONS ENTRE LES ŒUVRES, LES EXPRESSIONS, LES MANIFESTATIONS ET LES ITEMS
Source consultée + 24.7 Oui 670, 675
ENREGISTREMENT DES RELATIONS ENTRE LES PERSONNES, LES FAMILLES ET LES COLLECTIVITÉS
Source consultée + 29.6 Oui 670, 675
PERSONNES EN RELATION
Personne en relation + 30.1 P, F, C Pour les identités différentes 500
Explication d’une relation + 30.2 Pour les individus ayant trois identités différentes ou plus 663
COLLECTIVITÉS EN RELATION
Collectivité en relation + 32.1 P, F, C Pour les relations séquentielles entre collectivités autres que les congrès, uniquement aux entités qui précèdent ou succèdent immédiatement (établir des relations entre les congrès uniquement dans les notices pour les points d’accès autorisés collectifs) 510

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