L’utilisation sécuritaire des outils de collaboration

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Contexte La Politique sur l’utilisation acceptable des dispositifs et des réseaux (PUADR) du gouvernement du Canada reconnaît que le libre accès aux outils modernes est essentiel pour transformer la façon dont les fonctionnaires travaillent et servent la population canadienne. Cette Politique exige que les fonctionnaires aient un accès ouvert à Internet, notamment aux sites du GC et aux outils et services externes qui amélioreront la communication et la collaboration numérique, et qui encourageront le partage des connaissances et de l’expertise pour appuyer l’innovation. Les outils de collaboration permettent aux fonctionnaires de maintenir un dialogue interactif avec les collectivités qu’ils servent. On peut notamment citer à titre d’exemple des sites comme Twitter et LinkedIn; des outils de partage de présentations en ligne comme Prezi ou SlideShare, ou encore des plateformes de discussion en temps réel comme Slack Considérations En ce qui a trait à la sécurité de la TI, les connexions aux outils et services externes comportent les mêmes risques que les autres connexions à Internet. Par conséquent, les ministères doivent tenir compte de ce qui suit: publier de l’information sur des outils externes et des services Web divulguera probablement l’origine de l’information; toute information publiée par l’entremise d’Internet, pour quelque durée que ce soit, est effectivement enregistrée de façon permanente. Il n’existe pas mesure pour contrôler l’information une fois qu’elle est publiée; la nature des outils externes et des services Web comme les réseaux sociaux en fait des cibles attrayantes pour les personnes mal intentionnées. Ces sites sont intrinsèquement sujets à la présence d’utilisateurs peu scrupuleux qui fournissent des liens vers du contenu malveillant susceptible de corrompre l’infrastructure d’un ministère; le contenu d’outils externes comme Trello, Slack, etc. peut être stocké sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada, de sorte que le contenu et les métadonnées d’utilisateur connexes peuvent être surveillés par des produits, des services ou des entreprises non canadiens et/ou des tierces parties; tout ce qui est partagé au moyen d’outils externes et de services Web pourrait être assujetti à la Loi sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP). Les fonctionnaires doivent s’assurer que l’information relative au mandat de l’organisation et/ou contenant des décisions sur les activités gouvernementales est correctement saisie et gérée, conformément aux meilleures pratiques de gestion de l’information; on encourage les fonctionnaires à vérifier les exigences en matière de conservation des données lorsqu’ils utilisent des outils externes, conformément à la Politique sur la gestion de l’information du SCT. Certains outils externes conserveront vos données même après la désactivation de votre compte Do's and Don'ts Do's Don'ts Protect your identity by using privacy settings on all tools and devices, and limit the amount of information you provide on your profile page. Never share protected or sensitive information, unless you have express consent from your departmental information technology group. Use strong authentication mechanisms (for example, multi-factor authentication) where possible to protect from unauthorized access and enable auto-lock of your device. Open unsolicited links, attachments, or when prompted to install any software. If you don’t know the sender or were not expecting to receive a link or attachment, think twice before opening. Use unique passwords for every account, especially separate passwords for personal and work accounts. Do not re-use the same passwords that are used for your internal corporate credentials. Be conscious of what you are sharing and with whom and assume that everything you share could be made public Use caution and avoid using untrusted networks or free Wi-Fi. Use modern operating systems and web browsers that are maintained with up-to-date software and configured with appropriate hostbased protections. Never post or share passwords or credentials on web services and tools Report any suspicious activity or security incidents so that your departmental security team can address the issue. Do not ignore SSL certificate errors and unsecure (e.g. HTTP) websites References Guidance for the Secure Use of Collaboration Tools