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Line 270: − + + + + + + − * '''Lundi (fin de journée) : Le projet de pont en anglais pour le pré-brief du co-président est dû''' + − * '''Lundi (fin de journée) : Le matériel de présentation FINAL (Français et en anglais) est dû'''
GC Enterprise Architecture/Board/When to come (view source)
Revision as of 14:08, 22 February 2023
, 14:08, 22 February 2023no edit summary
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=== Step 2 ===
=== Step 2 ===
a. If '''REQUIRED''' to come: '''Complete''' a draft of the GC EARB Presenter Template <b>([[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_EN.pptx|English Template]] / [[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|French Template]])</b> and send the presentation to the [Mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca TBS EA team] (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
a. If '''REQUIRED''' to come: '''Complete''' a draft of the GC EARB Presenter Template <b>([[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_EN.pptx|English Template]] / [[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|French Template]])</b>
::* This replaces the previous version of the template.
::* This replaces the previous version of the template.
== Enterprise Solution ==
== Enterprise Solution ==
If your solution should be considered as an Enterprise Solution, please go to <b><u>[https://wiki.gccollab.ca/GC_Enterprise_Architecture/Enterprise_Solutions the Enterprise Solution]</u></b> page for further information.
If your solution should be considered as an Enterprise Solution, please go to <b><u>[https://wiki.gccollab.ca/GC_Enterprise_Architecture/Enterprise_Solutions the Enterprise Solution]</u></b> page for further information and to get the right GC EARB template specifically for Enterprise Solution.
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* Look at <u>[[GC_Enterprise_Architecture/Board/Forward_Agenda| forward agenda]]</u> and send a request to <u>[mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca EA team]</u> to schedule a date
* Look at <u>[[GC_Enterprise_Architecture/Board/Forward_Agenda| forward agenda]]</u> and send a request to <u>[mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca EA team]</u> to schedule a date
* To know when to submit your first draft for GC EARB, please use the following <u><b>[[Media:GC EARB - Document timeline planner.xlsx|Document Timeline Planner]]</u></b> tool.
* To know when to submit your first draft for GC EARB, please use the following <u><b>[[Media:2023-02-22_-_GC_EARB_-_Document_timeline_planner.xlsx|Document Timeline Planner]]</u></b> tool.
* Complete a draft of the <u>GC EARB Presenter Template ([[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_EN.pptx|English Template]] / [[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|French Template]])</u>. For items that are informational or follow-up reports on conditions or actions from previous presentations, and where there are no concerns to raise, can be considered as “consent agenda items.” The review agenda items are not allocated any presentation time at the meeting. Departments are requested to use the Condition Templates <u>[[Media:GCEARB Condition Template (DRAFT).pptx|DRAFT English GC EARB Condition Template]] / [[Media:GCEARB Condition Template (DRAFT)-FR.pptx|DRAFT French GC EARB Condition Template]]</u> to demonstrate compliance with conditions.
* Complete a draft of the <u>GC EARB Presenter Template ([[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_EN.pptx|English Template]] / [[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|French Template]])</u>. For items that are informational or follow-up reports on conditions or actions from previous presentations, and where there are no concerns to raise, can be considered as “consent agenda items.” The review agenda items are not allocated any presentation time at the meeting. Departments are requested to use the Condition Templates <u>[[Media:GCEARB Condition Template (DRAFT).pptx|DRAFT English GC EARB Condition Template]] / [[Media:GCEARB Condition Template (DRAFT)-FR.pptx|DRAFT French GC EARB Condition Template]]</u> to demonstrate compliance with conditions.
* Email the draft GC EARB presentation to the <u>[mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca EA team]</u> (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
* Email the draft GC EARB presentation to the <u>[mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca EA team]</u> (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
== Meeting Logistics – How It Works ==
== Meeting Logistics – How It Works ==
=== Minimum 3 weeks ahead ===
=== Minimum 4 weeks ahead ===
* You send your draft version of the GC EARB deck (can be either English or French) to TBS GC EA team
* You send your draft version of the GC EARB deck (can be either English or French) to TBS GC EA team
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=== 1 week ahead ..... ===
=== 2 weeks ahead of EARB ..... ===
* '''Thursday (end of day): Draft English deck for the co-chair pre-brief is due'''.
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=== 1 Week ahead of EARB ...... ===
* Thursday: Co-chair pre-brief happens and any final feedback from them will be shared with you
* Thursday: Co-chair pre-brief happens and any final feedback from them will be shared with you
* '''Friday (end of day): FINAL presentation materials (BOTH French and English) is due'''
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=== Week of EARB ...... ===
=== Week of EARB ...... ===
* The Secretariat will extend the calendar invitations to the presenters (typically 1-2 people) and other audiences that may be required
* The Secretariat will extend the calendar invitations to the presenters (typically 1-2 people) and other audiences that may be required
* Packages are prepared and distributed to GC EARB members for their review prior to the scheduled meeting.
* Packages are prepared and distributed to GC EARB members for their review prior to the scheduled meeting.
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=== Étape 2 ===
=== Étape 2 ===
a. Si '''REQUIS''' à venir : '''Compléter''' une ébauche du Modèle de présentateur CEAI GC <b>([[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_EN.pptx|Modèle anglais]] / [[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|Modèle français]])</b> et envoyez la présentation au [Mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca L’équipe d’AI du SCT] (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
a. Si '''REQUIS''' à venir : '''Compléter''' une ébauche du Modèle de présentateur CEAI GC <b>([[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_EN.pptx|Modèle anglais]] / [[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|Modèle français]])</b>
::* Ceci remplace la version antérieure du modèle ([[Media:2020-12-15-GC_EARB_Presenter_GENERAL.pptx|Modèle anglais]] / [[Media:2021-03-11_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|Modèle français]]). Les présentations qui sont déjà en cours peuvent continuer avec cette version antérieure du modèle.
::* Ceci remplace la version antérieure du modèle.</br>
OU
OU
b. Si « NON REQUIS » à venir : « Fournir une justification » dans un courriel, transférez-le à:
b. Si « NON REQUIS » à venir : « Fournir une justification » dans un courriel</br></br>
et envoyez la présentation ou la justification </br>
au [Mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca L’équipe d’AI du SCT] (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
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=== Étape 3 ===
Une fois le document rempli reçu, un membre de l'AI du GC sera désigné comme responsable de l'initiative et il/elle planifiera une révision avec des équipes d'AI élargies (des experts diverses) pour examiner le document avec le service demandeur.</br>
Au cours de la révision, le responsable de l'AI du GC parcourra page par page et les experts peuvent poser des questions ou suggérer des recommandations pour mettre à jour la page.</br>
Une fois la révision terminé, le ministère doit incorporer les modifications au document et le soumettre à nouveau au responsable de l'AI du GC.
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=== Étape 4 ===
Une fois que le document mis à jour est soumis à nouveau, une révision de suivi peut être programmé pour parcourir à nouveau le document.</br>
Ce processus peut être répété jusqu'à ce que le document soit prêt pour le CEAI du GC.
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=== Étape 5 ===
Lorsque le document est enfin prêt, le ministère peut commencer le processus de traduction du document.</br>
Dans l'intervalle, le responsable de l'AI du GC soumettra le projet de document final à l'attention des co-présidents du CEAI du GC pour réviser à une date prévue.</br>
Les co-présidents peuvent apporter des commentaires/recommandations supplémentaires au document, après quoi le ministère sera informé des modifications supplémentaires requises par le responsable de l'AI du GC.
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=== Étape 6 ===
Le ministère soumet le document final en version anglaise et française pour le CEAI du GC au responsable de l'AI GC.</br>
Le secrétariat du comité envoie l'invitation à la réunion du CEAI du GC au ministère, les discussions lors de la réunion seront transcrites et la décision sera prise lors de la réunion si l'initiative est approuvée ou non.</br>
Le compte rendu des discussions sera publié une fois qu'il aura été approuvé par les coprésidents.
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=== Minimum 2-3 semaines à l’avance, idéalement 4-6 semaines à l’avance ===
=== Minimum 4 semaines à l’avance, idéalement 5-6 semaines à l’avance ===
* L'equipe d'AI à SCT partage votre brouillon avec les autres experts en la matière (EM) de la cybersécurité du SCT, CCCS, SSC AI, etc.
* L'equipe d'AI à SCT partage votre brouillon avec les autres experts en la matière (EM) de la cybersécurité du SCT, CCCS, SSC AI, etc.
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=== 1 semaine à l’avance..... ===
=== 2 semaines à l’avance..... ===
* '''Jeudi (fin de journée) : Le projet de pont en anglais pour le pré-brief du co-président est dû'''
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=== 1 semaine à l'avance .... ===
* Jeudi : Le pré-briefing du coprésident aura lieu et toute rétroaction finale de leur part sera partagée
* Jeudi : Le pré-briefing du coprésident aura lieu et toute rétroaction finale de leur part sera partagée
* '''Vendredi(fin de journée) : Le matériel de présentation FINAL (Français et en anglais) est dû'''
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=== Semaine du CEAI .... ===
=== Semaine du CEAI .... ===
* Le Secrétariat adressera les invitations au calendrier aux présentateurs (généralement 1 à 2 personnes)
* Le Secrétariat adressera les invitations au calendrier aux présentateurs (généralement 1 à 2 personnes)
* Les trousses sont préparées et distribuées aux membres du CEAI GC pour examen avant la réunion prévue.
* Les trousses sont préparées et distribuées aux membres du CEAI GC pour examen avant la réunion prévue.
