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GC Enterprise Architecture/Board/When to come (view source)

Revision as of 14:08, 22 February 2023

3,255 bytes added ,  14:08, 22 February 2023
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=== Step 2 ===
 
=== Step 2 ===
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a. If '''REQUIRED''' to come: '''Complete''' a draft of the GC EARB Presenter Template <b>([[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_EN.pptx|English Template]] / [[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|French Template]])</b> and send the presentation to the [Mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca TBS EA team] (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
+
a. If '''REQUIRED''' to come: '''Complete''' a draft of the GC EARB Presenter Template <b>([[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_EN.pptx|English Template]] / [[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|French Template]])</b>  
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::* This replaces the previous version of the template ([[Media:2020-12-15-GC_EARB_Presenter_GENERAL.pptx|English template]] / [[Media:2021-03-11_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|French template]]). Presentations that are already in progress may continue using that version of the template.
+
::* This replaces the previous version of the template.
    
OR
 
OR
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b. If '''NOT REQUIRED''' to come: '''Provide rationale''' in an email then forward to:
+
b. If '''NOT REQUIRED''' to come: '''Provide rationale''' in an email  
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then forward either the filled out template OR the rationale to:
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<b><u>[Mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca TBS EA team] </b></u> (if the link doesn't work, copy and paste this email address: EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
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=== Step 3 ===
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Once the filled out document is received, a GC EA member will be assigned as a lead for the initiative and he/she will schedule a review with extended EA teams (various SMEs) to go through the document with the submitting department.</br>
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During the review, the GC EA lead will go through page by page and the SMEs may ask questions or suggest recommendations to update the page.</br>
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Once the review is completed, the department need to incorporate the changes to the document and resubmit it to the GC EA lead.
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=== Step 4 ===
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Once the updated document is resubmitted, a follow-up review may be scheduled to go through the document again.</br>
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This process may be repeated until the document is ready for GC EARB.
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=== Step 5 ===
 +
 
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When the document is finally ready, the department may start the translation process of the document.</br>
 +
In the meantime, the GC EA lead will submit the final draft document to the attention of the GC EARB co-chairs for a review on a scheduled date.</br>
 +
The co-chairs may provide additional input / recommendation to the document, after which the department will be notified of the additional required changes by the GC EA lead.
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=== Step 6 ===
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The department submit the final document of both English and French version for the GC EARB to the GC EA lead.</br>
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The committee secretariat send the GC EARB meeting invite to the department, the discussions during the meeting will be transcribed and the decision will be made at the meeting whether or not the initiative is endorsed.</br>
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The Record of Discussion will be published once it has been approved by the co-chairs.
   −
the [Mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca TBS EA team] (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
      
</br>
 
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== Enterprise Solution ==
 
== Enterprise Solution ==
   −
If your solution should be considered as an Enterprise Solution, please go to <b><u>[https://wiki.gccollab.ca/GC_Enterprise_Architecture/Enterprise_Solutions the Enterprise Solution]</u></b> page for further information.
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If your solution should be considered as an Enterprise Solution, please go to <b><u>[https://wiki.gccollab.ca/GC_Enterprise_Architecture/Enterprise_Solutions the Enterprise Solution]</u></b> page for further information and to get the right GC EARB template specifically for Enterprise Solution.
    
</br>
 
</br>
Line 64: Line 94:     
* Look at <u>[[GC_Enterprise_Architecture/Board/Forward_Agenda| forward agenda]]</u> and send a request to <u>[mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca EA team]</u> to schedule a date
 
* Look at <u>[[GC_Enterprise_Architecture/Board/Forward_Agenda| forward agenda]]</u> and send a request to <u>[mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca EA team]</u> to schedule a date
−
* To know when to submit your first draft for GC EARB, please use the following <u><b>[[Media:GC EARB - Document timeline planner.xlsx|Document Timeline Planner]]</u></b> tool.
+
* To know when to submit your first draft for GC EARB, please use the following <u><b>[[Media:2023-02-22_-_GC_EARB_-_Document_timeline_planner.xlsx|Document Timeline Planner]]</u></b> tool.
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* Complete a draft of the <u>[[Media:2020-12-15-GC_EARB_Presenter_GENERAL.pptx|GC EARB Presenter Template.]] ([[Media:2021-03-11_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|French Presenter Template]])</u>. For items that are informational or follow-up reports on conditions or actions from previous presentations, and where there are no concerns to raise, can be considered as “consent agenda items.” The review agenda items are not allocated any presentation time at the meeting. Departments are requested to use the Condition Templates <u>[[Media:GCEARB Condition Template (DRAFT).pptx|DRAFT English GC EARB Condition Template]] / [[Media:GCEARB Condition Template (DRAFT)-FR.pptx|DRAFT French GC EARB Condition Template]]</u> to demonstrate compliance with conditions.  
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* Complete a draft of the <u>GC EARB Presenter Template ([[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_EN.pptx|English Template]] / [[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|French Template]])</u>. For items that are informational or follow-up reports on conditions or actions from previous presentations, and where there are no concerns to raise, can be considered as “consent agenda items.” The review agenda items are not allocated any presentation time at the meeting. Departments are requested to use the Condition Templates <u>[[Media:GCEARB Condition Template (DRAFT).pptx|DRAFT English GC EARB Condition Template]] / [[Media:GCEARB Condition Template (DRAFT)-FR.pptx|DRAFT French GC EARB Condition Template]]</u> to demonstrate compliance with conditions.  
 
* Email the draft GC EARB presentation to the <u>[mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca EA team]</u> (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
 
* Email the draft GC EARB presentation to the <u>[mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca EA team]</u> (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
 
* GC Enterprise Architecture will contact you to review and conduct initial assessment.
 
* GC Enterprise Architecture will contact you to review and conduct initial assessment.
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== Meeting Logistics – How It Works ==
 
== Meeting Logistics – How It Works ==
   −
=== Minimum 3 weeks ahead ===
+
=== Minimum 4 weeks ahead ===
    
* You send your draft version of the GC EARB deck (can be either English or French) to TBS GC EA team  
 
* You send your draft version of the GC EARB deck (can be either English or French) to TBS GC EA team  
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   −
=== 1 week ahead ..... ===
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=== 2 weeks ahead of EARB ..... ===
 +
 
 +
* '''Thursday (end of day): Draft English deck for the co-chair pre-brief is due'''.
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=== 1 Week ahead of EARB ...... ===
   −
* '''Monday (end of day): Draft English deck for the co-chair pre-brief is due'''.
   
* Thursday: Co-chair pre-brief happens and any final feedback from them will be shared with you
 
* Thursday: Co-chair pre-brief happens and any final feedback from them will be shared with you
 +
* '''Friday (end of day): FINAL presentation materials (BOTH French and English) is due'''
    
</br>
 
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=== Week of EARB ...... ===
 
=== Week of EARB ...... ===
   −
* '''Monday (end of day): FINAL presentation materials (BOTH French and English) is due'''
   
* The Secretariat will extend the calendar invitations to the presenters (typically 1-2 people) and other audiences that may be required
 
* The Secretariat will extend the calendar invitations to the presenters (typically 1-2 people) and other audiences that may be required
 
* Packages are prepared and distributed to GC EARB members for their review prior to the scheduled meeting.
 
* Packages are prepared and distributed to GC EARB members for their review prior to the scheduled meeting.
Line 161: Line 195:  
</br>
 
</br>
 
=== Étape 2 ===
 
=== Étape 2 ===
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a. Si '''REQUIS''' à venir : '''Compléter''' une ébauche de la <b>[[Media:2020-12-15-GC_EARB_Presenter_GENERAL.pptx|Modèle de présentateur CEAI GC en anglais]] ([[Media:2021-03-11_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|Modèle de présentateur CEAI GC en français]])</b> et envoyez la présentation au [Mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca L’équipe d’AI du SCT] (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
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a. Si '''REQUIS''' à venir : '''Compléter''' une ébauche du Modèle de présentateur CEAI GC <b>([[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_EN.pptx|Modèle anglais]] / [[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|Modèle français]])</b>
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::* Ceci remplace la version anterieure du modèle ([[Media:2020-12-15-GC_EARB_Presenter_GENERAL.pptx|Modèle anglais]] / [[Media:2021-03-11_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|Modèle français]]). Les présentations qui sont déjà en cours peuvent continuer avec cette version antérieure du modèle.
+
::* Ceci remplace la version antérieure du modèle.</br>
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OU
 
OU
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b. Si « NON REQUIS » à venir : « Fournir une justification » dans un courriel, transférez-le à:
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b. Si « NON REQUIS » à venir : « Fournir une justification » dans un courriel</br></br>
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et envoyez la présentation ou la justification </br>
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au [Mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca L’équipe d’AI du SCT] (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
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=== Étape 3 ===
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Une fois le document rempli reçu, un membre de l'AI du GC sera désigné comme responsable de l'initiative et il/elle planifiera une révision avec des équipes d'AI élargies (des experts diverses) pour examiner le document avec le service demandeur.</br>
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Au cours de la révision, le responsable de l'AI du GC parcourra page par page et les experts peuvent poser des questions ou suggérer des recommandations pour mettre à jour la page.</br>
 +
Une fois la révision terminé, le ministère doit incorporer les modifications au document et le soumettre à nouveau au responsable de l'AI du GC.
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=== Étape 4 ===
 +
 
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Une fois que le document mis à jour est soumis à nouveau, une révision de suivi peut être programmé pour parcourir à nouveau le document.</br>
 +
Ce processus peut être répété jusqu'à ce que le document soit prêt pour le CEAI du GC.
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 +
=== Étape 5 ===
 +
 
 +
Lorsque le document est enfin prêt, le ministère peut commencer le processus de traduction du document.</br>
 +
Dans l'intervalle, le responsable de l'AI du GC soumettra le projet de document final à l'attention des co-présidents du CEAI du GC pour réviser à une date prévue.</br>
 +
Les co-présidents peuvent apporter des commentaires/recommandations supplémentaires au document, après quoi le ministère sera informé des modifications supplémentaires requises par le responsable de l'AI du GC.
 +
 
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=== Étape 6 ===
 +
 
 +
Le ministère soumet le document final en version anglaise et française pour le CEAI du GC au responsable de l'AI GC.</br>
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Le secrétariat du comité envoie l'invitation à la réunion du CEAI du GC au ministère, les discussions lors de la réunion seront transcrites et la décision sera prise lors de la réunion si l'initiative est approuvée ou non.</br>
 +
Le compte rendu des discussions sera publié une fois qu'il aura été approuvé par les coprésidents.
   −
[Mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca L’équipe d’AI du SCT] (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
      
</br>
 
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Line 181: Line 246:     
* Examinez la [[GC_Enterprise_Architecture/Board/Forward_Agenda| programme avancé]] et envoyez une demande à [mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca l’équipe d'AI] pour planifier une date
 
* Examinez la [[GC_Enterprise_Architecture/Board/Forward_Agenda| programme avancé]] et envoyez une demande à [mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca l’équipe d'AI] pour planifier une date
−
* Complétez une ébauche de l'[[Media:2020-12-15-GC_EARB_Presenter_GENERAL.pptx|Modèle de présentateur CEAI GC.]] ([[Media:2021-03-11_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|Modèle en Français]]). Pour les éléments qui sont des rapports d’information ou de suivi sur les conditions ou les actions des présentations précédentes, et lorsqu’il n’y a pas de préoccupations à soulever, peuvent être considérés comme des « points de l’ordre du jour relatifs au consentement ». Les points de l’ordre du jour de l’examen ne sont pas attribués de temps de présentation à la réunion. Les ministères sont priés d’utiliser les modèles d’état [[Media:GCEARB Condition Template (DRAFT).pptx|Ébauche de la modèle d’état du CEAI GC en Anglais]] / [[Media:GCEARB Condition Template (DRAFT)-FR.pptx|Ébauche de la modèle d’état du CEAI GC en Français]] pour démontrer le respect des conditions.
+
* Complétez une ébauche du <u>Modèle de présentateur CEAI GC ([[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_EN.pptx|Modèle anglais]] / [[Media:2022-11-30_GC_EARB_Presenter_GENERAL_FR.pptx|Modèle français]])</u>. Pour les éléments qui sont des rapports d’information ou de suivi sur les conditions ou les actions des présentations précédentes, et lorsqu’il n’y a pas de préoccupations à soulever, peuvent être considérés comme des « points de l’ordre du jour relatifs au consentement ». Les points de l’ordre du jour de l’examen ne sont pas attribués de temps de présentation à la réunion. Les ministères sont priés d’utiliser les modèles d’état [[Media:GCEARB Condition Template (DRAFT).pptx|Ébauche de la modèle d’état du CEAI GC en Anglais]] / [[Media:GCEARB Condition Template (DRAFT)-FR.pptx|Ébauche de la modèle d’état du CEAI GC en Français]] pour démontrer le respect des conditions.
 
* Envoyez par courriel l’ébauche de la présentation du CEAI GC à [mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca l’équipe d’AI] (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
 
* Envoyez par courriel l’ébauche de la présentation du CEAI GC à [mailto:EA.AE@tbs-sct.gc.ca l’équipe d’AI] (EA.AE@tbs-sct.gc.ca)
 
* l'Architecture d’intégrée du GC communiquera avec vous pour examiner et effectuer une évaluation initiale.
 
* l'Architecture d’intégrée du GC communiquera avec vous pour examiner et effectuer une évaluation initiale.
Line 196: Line 261:     
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−
=== Minimum 2-3 semaines à l’avance, idéalement 4-6 semaines à l’avance ===
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=== Minimum 4 semaines à l’avance, idéalement 5-6 semaines à l’avance ===
    
* L'equipe d'AI à SCT partage votre brouillon avec les autres experts en la matière (EM) de la cybersécurité du  SCT, CCCS, SSC AI, etc.
 
* L'equipe d'AI à SCT partage votre brouillon avec les autres experts en la matière (EM) de la cybersécurité du  SCT, CCCS, SSC AI, etc.
Line 205: Line 270:  
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=== 1 semaine à l’avance..... ===
+
=== 2 semaines à l’avance..... ===
 +
 
 +
* '''Jeudi (fin de journée) : Le projet de pont en anglais pour le pré-brief du co-président est dû'''
 +
 
 +
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 +
=== 1 semaine à l'avance .... ===
   −
* '''Lundi (fin de journée) : Le projet de pont en anglais pour le pré-brief du co-président est dû'''
   
* Jeudi : Le pré-briefing du coprésident aura lieu et toute rétroaction finale de leur part sera partagée
 
* Jeudi : Le pré-briefing du coprésident aura lieu et toute rétroaction finale de leur part sera partagée
 +
* '''Vendredi(fin de journée) : Le matériel de présentation FINAL (Français et en anglais) est dû'''
    
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=== Semaine du CEAI .... ===
 
=== Semaine du CEAI .... ===
   −
* '''Lundi (fin de journée) : Le matériel de présentation FINAL (Français et en anglais) est dû'''
   
* Le Secrétariat adressera les invitations au calendrier aux présentateurs (généralement 1 à 2 personnes)
 
* Le Secrétariat adressera les invitations au calendrier aux présentateurs (généralement 1 à 2 personnes)
 
* Les trousses sont préparées et distribuées aux membres du CEAI GC pour examen avant la réunion prévue.
 
* Les trousses sont préparées et distribuées aux membres du CEAI GC pour examen avant la réunion prévue.
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