Difference between revisions of "FAQ – Adding dates in authority records for personal names"

Revision as of 09:27, 3 June 2021

What are LAC's recommendations for adding dates to an authority records for personal names?

LAC recommends that other participating institutions follow the following practices:

Do not record a full date of birth (year, month, day) for living individuals, nor for people who died less than 20 years ago.
There are no restrictions for individuals who have been dead for more than 20 years.
There are no restrictions for individuals about whom information is already publicly available in a source open to the general public (such as Wikipedia, or a printed book).
It is possible to differentiate living individuals by adding other elements, as indicated in RDA.

Do other participating institutions have to follow LAC's recommendations?

Each institution is free to follow these or not, according to its own internal policies. For institutions choosing to follow LAC's recommended practices, it is also possible to record the full birth date in a person’s authority record, if the cataloguer has received consent from the person. This practice is considered acceptable by LAC, even though it is not part of its initial recommendations.

May we add a date in a $d subfield, in an authorized access point, in an existing Canadiana record?

Revising an existing authorized access point (AAP) creates additional work for bibliographic file maintenance (BFM); therefore, modifying an existing AAP simply to add a birth or death date, when they are absent, is really a last-resort option. Please note that adding a date is allowed in some circumstances (see point 6 below).

When an AAP being established conflicts with another AAP already established in Canadiana for another person, and a date is available for the person already established in Canadiana, but not for the new person, it is therefore preferable to make the new AAP unique by using another method allowed by RDA to distinguish AAPs, such as, (Profession/occupation), (Author of [Title of work]), etc., rather than modifying the existing AAP.

The LAC-BAnQ Policy Statement for RDA 9.19.1.1 states, however: “If there are no additions readily available to differentiate the access point in the new authority record, make an addition to the existing authorized access point”.

When revising existing authority records, the date of birth, if known, must be recorded in field 046 $f, even if not included as part of the access point (see Name authority manual, field 046, 2nd paragraph).

May we add a date to a new Authorized Access Point, being newly created, if there is no conflict?

Yes. The date is a core element when an authority record is created. It must be added, if known, as it helps avoid future conflicts.

May we add a new subfield $d to an AAP being derived from the LC/NAF file (a new authority record added to Canadiana)?

Yes. The form of the authorized access point, in Canadiana, does not need to be identical to the form of the authorized access point in the LC/NAF file, since they are two distinct authority files. It may even happen that an authorized access point created by LAC in LC/NAF be different from the access point created for the same entity in Canadiana.

Are there any situations where we may add dates to an existing AAP in a record already in Canadiana?

Adding a birth or death date is always allowed in the following situations:

When another change has to be made to the AAP (for instance, to fix a typo, update the persons preferred name when the author changes names, or if another name is now more commonly used);
When a date is already present, to complete an open birth date with a death date, or the reverse;
When no other addition is available to differentiate an access point in a new authority record. This is a last-resort solution, since it has an impact on BFM.

May we add a date, in $d, to the variant names recorded in field 400, if this information is recorded in field 046 but is not part of the AAP?

Generally speaking, if the AAP includes a date, the variant access points should also include a date. In the same way, if the AAP does not include a date, the variant access points should not include a date, except if a date is required, in the variant, to avoid a conflict between this variant and another AAP.

Last update: 2021-06-01

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 __TOC__
-== 1. Quelles sont les recommandations de BAC concernant l’ajout de dates dans une notice d’autorité de nom de personne? ==
+== What are LAC's recommendations for adding dates to an authority records for personal names? ==
-BAC recommande aux autres institutions participantes de suivre les pratiques suivantes :
+LAC recommends that other participating institutions follow the following practices:
-* Ne pas enregistrer la date de naissance complète (année, mois, jour) pour les personnes vivantes ni pour les individus qui sont morts depuis moins de vingt ans.
+* Do not record a full date of birth (year, month, day) for living individuals, nor for people who died less than 20 years ago.
-* Il n’y a aucune restriction pour les individus qui sont décédés depuis plus de vingt ans.
+* There are no restrictions for individuals who have been dead for more than 20 years.
-* Il n’y a aucune restriction pour les individus au sujet desquels l’information est disponible dans une source accessible au grand public (telles que Wikipédia ou un livre imprimé).
+* There are no restrictions for individuals about whom information is already publicly available in a source open to the general public (such as Wikipedia, or a printed book).
-* Il est possible de différencier les individus vivants en employant d’autres critères, tel qu’indiqué par RDA.
+* It is possible to differentiate living individuals by adding other elements, as indicated in RDA.
-== 2. Est-ce que les autres institutions participantes doivent suivre les recommandations de BAC? ==
+== Do other participating institutions have to follow LAC's recommendations? ==
-Chaque institution est libre de les suivre ou non, en fonction de ses politiques particulières. Pour les institutions qui décident de suivre les pratiques recommandées par BAC, il est aussi possible d’enregistrer la date de naissance complète dans l’autorité d’une personne si le catalogueur en a préalablement obtenu le consentement. Cette pratique est jugée acceptable par BAC même si elle ne figure pas dans ses recommandations initiales.
+Each institution is free to follow these or not, according to its own internal policies. For institutions choosing to follow LAC's recommended practices, it is also possible to record the full birth date in a person’s authority record, if the cataloguer has received consent from the person. This practice is considered acceptable by LAC, even though it is not part of its initial recommendations.
-== 3. Pouvons-nous ajouter une date en sous-zone $d à un point d’accès autorisé d’une notice déjà présente dans Canadiana? ==
+== May we add a date in a $d subfield, in an authorized access point, in an existing Canadiana record? ==
-Parce que la révision d’un point d’accès autorisé (PAA) engendre du travail de maintenance des fichiers bibliographiques (MFB), modifier un PAA existant pour y ajouter uniquement une date de naissance ou de décès lorsqu’une date n’est pas déjà présente est vraiment la dernière option à envisager. Noter que l’ajout d'une date est toujours permis dans certaines circonstances (voir point 6 ci-dessous).
-Lorsqu'un PAA en cours d'établissement est en conflit avec le PAA pour une autre personne déjà établi dans Canadiana et qu'une date est disponible pour la personne déjà représentée dans Canadiana mais pas pour la nouvelle, il est donc préférable de rendre le nouveau PAA unique en utilisant les autres possibilités qu’offre RDA pour distinguer un point d’accès d’un autre (par exemple, ([Profession/occupation]), (Auteur de [titre de l’ouvrage]), etc.) plutôt que de modifier le PAA déjà existant.
+Revising an existing authorized access point (AAP) creates additional work for bibliographic file maintenance (BFM); therefore, modifying an existing AAP simply to add a birth or death date, when they are absent, is really a last-resort option. Please note that adding a date is allowed in some circumstances (see [[FAQ_%E2%80%93_Adding_dates_in_authority_records_for_personal_names#Are_there_any_situations_where_we_may_add_dates_to_an_existing_AAP_in_a_record_already_in_Canadiana.3F |point 6]] below).
-L’énoncé de politique de BAC-BAnQ pour la règle 9.19.1.1 mentionne toutefois : « Si aucun ajout n’est disponible afin de différencier le point d’accès dans la nouvelle notice d’autorité, faire un ajout au point d’accès autorisé existant. »
+When an AAP being established conflicts with another AAP already established in Canadiana for another person, and a date is available for the person already established in Canadiana, but not for the new person, it is therefore preferable to make the new AAP unique by using another method allowed by RDA to distinguish AAPs, such as, (Profession/occupation), (Author of [Title of work]), etc., rather than modifying the existing AAP.
-Lors de la révision des notices d’autorité existantes, la date de naissance, si on dispose de cette information, doit être enregistrée dans la zone 046 $f même si elle n’est pas incluse dans le point d’accès (cf. Guide des autorités de noms, zone 046, 2e paragraphe).
+The LAC-BAnQ Policy Statement for RDA 9.19.1.1 states, however: “If there are no additions readily available to differentiate the access point in the new authority record, make an addition to the existing authorized access point”.
-== 4. Pouvons-nous ajouter une date à un nouveau point d’accès autorisé que l’on créé s’il n’y a pas de conflit? ==
+When revising existing authority records, the date of birth, if known, must be recorded in field 046 $f, even if not included as part of the access point (see [[PFAN_-_Name_Authority_Manual#046_2nd_par | Name authority manual, field 046, 2nd paragraph]]).
-Oui. La date est un élément fondamental lors de la création d’une autorité. Elle doit être ajoutée lorsqu'elle est disponible car elle permet d’éviter un futur conflit.
+== May we add a date to a new Authorized Access Point, being newly created, if there is no conflict? ==
-== 5. Pouvons-nous ajouter une sous-zone $d à un PAA que nous dérivons du fichier LC/NAF (nouvelle notice ajoutée à Canadiana)?==
+Yes. The date is a core element when an authority record is created. It must be added, if known, as it helps avoid future conflicts.
-Oui. La forme du point d’accès autorisé dans Canadiana n’a pas à être la même que celle du fichier LC/NAF puisqu’il s’agit de deux fichiers d’autorité distincts. Il peut même arriver qu’un point d’accès autorisé créé par BAC dans LC/NAF soit différent du point d’accès pour la même personne dans Canadiana.
+== May we add a new subfield $d to an AAP being derived from the LC/NAF file (a new authority record added to Canadiana)? ==
-== 6. Pouvons-nous ajouter une date de décès dans un PAA ? ==
+Yes. The form of the authorized access point, in Canadiana, does not need to be identical to the form of the authorized access point in the LC/NAF file, since they are two distinct authority files. It may even happen that an authorized access point created by LAC in LC/NAF be different from the access point created for the same entity in Canadiana.
-La pratique de BAC, telle que spécifiée dans l’ÉP de BAC-BAnQ 9.19.1.3, consiste à ne pas ajouter une date de naissance et/ou de décès à un point d’accès autorisé existant (RCAA2 ou RDA) sans dates.
+== Are there any situations where we may add dates to an existing AAP in a record already in Canadiana? ==
-== 7. Existe-t-il des circonstances lors desquelles on peut ajouter des dates à un PAA d’une notice déjà présente dans Canadiana?==
+Adding a birth or death date is always allowed in the following situations:
-L’ajout d’une date de naissance ou de décès est toujours permis dans les situations suivantes :
+* When another change has to be made to the AAP (for instance, to fix a typo, update the persons preferred name when the author changes names, or if another name is now more commonly used);
+* When a date is already present, to complete an open birth date with a death date, or the reverse;
+* When no other addition is available to differentiate an access point in a new authority record. This is a last-resort solution, since it has an impact on BFM.
-* Lorsqu’une autre modification doit être apportée au PAA (p. ex. pour corriger une coquille, mettre à jour le nom privilégié de la personne lorsque celle-ci change de nom ou qu’un autre nom est devenu prédominant);
+== May we add a date, in $d, to the variant names recorded in field 400, if this information is recorded in field 046 but is not part of the AAP? ==
-* Lorsqu’une date est déjà présente, pour compléter une date de naissance avec une date de décès ou vice versa;
-* Lorsqu'aucun autre ajout n’est disponible pour différencier le point d’accès dans la nouvelle notice d’autorité. Il s’agit d’une solution de dernier recours puisqu’elle a une incidence sur la MFB.
-== 8. Peut-on ajouter une date, en $d, aux variantes de noms en zone 400 si nous mentionnons cette information en zone 046 mais que la date ne fait pas partie du PAA? ==
+Generally speaking, if the AAP includes a date, the variant access points should also include a date. In the same way, if the AAP does not include a date, the variant access points should not include a date, except if a date is required, in the variant, to avoid a conflict between this variant and another AAP.
-De façon générale, si le PAA contient une date, les variantes de point d'accès devraient également en contenir une. De la même manière, si le point d’accès autorisé ne contient pas de date, les variantes de point d'accès ne devraient pas en contenir, sauf si une date est nécessaire dans la variante pour éviter un conflit entre cette variante et un PAA.
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-''Dernière mise à jour 2021-05-25''
+''Last update:  2021-06-01''<!--(2021-05-28)-->
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