Accès à l’information et protection des renseignements personnels - Sociétés d'État/FAQ
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Générale
À quelle étape le projet de loi C-58, Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, est-il rendu?
L’historique du projet est disponible dans le site Web du Parlement, où vous pouvez accéder à la dernière version du projet de loi.
Quels changements sont proposés dans le projet de loi C-58?
Le projet de loi C-58 crée une nouvelle partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) qui légifère la publication proactive et qui élargit la portée de la Loi en vue d’inclure les institutions qui n’étaient pas visées auparavant.
Le projet de loi apporte des changements importants au système fondé sur les demandes, y compris :
- conférer au commissaire à l’information le pouvoir de rendre des ordonnances;
- permettre aux institutions fédérales de demander l’autorisation du commissaire à l’information afin de ne pas donner suite à des demandes vexatoires ou entachées de mauvaise foi;
- faciliter le partage de services de traitement des demandes d’accès à l’information et à des renseignements personnels entre les institutions dans le cadre du même portefeuille ministériel;
Un résumé législatif figure dans le site Web de la Bibliothèque du Parlement.
Quand les institutions doivent elles publier de manière proactive des renseignements?
En ce qui concerne les institutions fédérales, les obligations en matière de publication proactive entreront en vigueur à la date de la sanction royale du projet de loi C‑58. Par conséquent, les institutions sont encouragées à se préparer maintenant pour répondre aux exigences du projet de loi C-58. Par exemple, les institutions peuvent établir des processus opérationnels et commencer à publier les titres et les numéros de référence des notes d’information avant l’entrée en vigueur.
Qu’arrive-t-il si les documents qui doivent être publiés de manière proactive renferment des renseignements qui sont assujettis à une exclusion ou à une exception en vertu de la Loi sur l’accès à l’information?
La publication proactive en vertu de la partie 2 n’exigerait pas la publication de renseignements dont la communication serait refusée en réponse à une demande d’accès à l’information, notamment les renseignements personnels ou les documents confidentiels du Cabinet. Voici les dispositions pertinentes du projet de loi C-58 :
Section 90 (1) Le responsable d’une institution fédérale n’est pas tenu de faire publier tout ou partie des renseignements ou documents visés à l’un ou l’autre des articles 82 à 88 dans le cas où il pourrait, s’il était saisi d’une demande de communication présentée au titre de la partie 1, refuser la communication totale ou partielle d’un document comportant de tels renseignements ou du document en question pour un motif de refus prévu à cette partie.
(2) Il ne les fait pas publier dans le cas où il devrait, s’il était saisi d’une telle demande, en refuser la communication totale ou partielle soit pour un motif de refus prévu à cette partie, soit parce que celle ci ne s’applique pas aux renseignements ou documents en question.
Mise en oeuvre
Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a t il des outils que les institutions peuvent utiliser pour orienter ce processus de transition?
Ce site offre des lignes directrices et des outils comme les organigrammes de processus que les institutions peuvent utiliser pour faciliter la mise en œuvre dans leurs organisations respectives. Nous continuerons d’ajouter d’autres outils et renseignements au cours des prochaines semaines.
Puisque les exigences applicables aux institutions fédérales entrent en vigueur à la date de la sanction royale du projet de loi C-58, les institutions sont encouragées à commencer à examiner leurs processus internes afin de déterminer où il pourrait être nécessaire d’apporter des ajustements afin de s’acquitter de ces nouvelles obligations et d’envisager également la mise en œuvre de pratiques avant l’entrée en vigueur de la loi.
Quelle gouvernance doit être mise en œuvre au sein de mon organisation pour appuyer la publication proactive?
Chaque institution devra déterminer la gouvernance et les processus appropriés pour appuyer la publication au sein de son organisation. Le SCT a assuré la disponibilité de lignes directrices et d’outils comme les organigrammes de processus que les institutions peuvent utiliser et adapter pour faciliter la mise en œuvre dans leurs organisations respectives.
Le projet de loi C-58 changera-t-il ce que nous publions déjà de manière proactive?
Même si certaines exigences en matière de publication proactive prévue dans le projet de loi C-58 renforcent les exigences existantes prévues aux politiques, certains des délais de publication ont changé. D’autres exigences seront nouvelles pour la plupart des institutions.
Les institutions sont encouragées à comparer les processus proactifs existants aux exigences prévues dans le projet de loi C 58. Les exigences en matière de publication proactive des institutions fédérales sont énumérées ici.
Comment puis je déterminer si un dirigeant ou un employé dans mon organisation est assujetti aux nouvelles exigences en matière de publication proactive?
Les institutions sont encouragées à consulter leur conseiller juridique afin de déterminer si un dirigeant de leur organisation est visé par la définition prévue à l’article 81 du projet de loi :
dirigeant ou employé Toute personne qui, au sein d’une institution fédérale, exerce les attributions d’un sous ministre, d’un sous ministre délégué, d’un sous ministre adjoint, d’un administrateur général, d’un administrateur délégué, d’un président, d’un vice président, d’un premier dirigeant ou d’un membre du conseil d’administration, ou toute personne qui y occupe un poste de niveau équivalent. (senior officer or employee)
Qui est le « responsable de l’institution fédérale » de mon institution?
L’article 3 de la Loi sur l’accès à l’information prévoit la définition suivante du « responsable d’une institution fédérale » :
- responsable d’institution fédérale
(a) Le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada sous l’autorité duquel est placé un ministère ou un département d’État; ou
(b) la personne désignée en vertu du paragraphe 3.2(2) à titre de responsable, pour l’application de la présente loi, d’une institution fédérale autre que celles visées à l’alinéa a) ou, en l’absence d’une telle désignation, le premier dirigeant de l’institution, quel que soit son titre. (head)
Dès l’entrée en vigueur du projet de loi C-58, cette définition s’appliquera à la partie 1 (système fondé sur les demandes) et à la partie 2 (publication proactive) de la Loi sur l’accès à l’information.
Si le projet de loi C-58 reçoit la sanction royale au milieu du mois, dois je publier de manière proactive les documents pour tout le mois ou seulement pour la période suivant la sanction royale?
Les dispositions transitoires du projet de loi C 58, reproduites ci dessous, prévoient que les exigences en matière de publication proactive s’appliquent aux renseignements ou aux documents qui ont été préparés à la date d’entrée en vigueur des exigences ou après cette date. Les exigences entreront en vigueur à la date de la sanction royale du projet de loi.
Par exemple, en ce qui concerne les titres des notes d’information, si la sanction royale a lieu le 15 juin, une institution sera tenue, dans les 30 jours suivant la fin du mois de juin, de publier les titres et les numéros de référence des notes d’information qui ont été reçues par le cabinet d’un ministre ou par le cabinet du sous ministre entre le 15 juin et la fin du mois de juin.
Toutefois, il convient de noter que les dépenses afférentes aux déplacements et les frais d’accueil, les contrats, les subventions et contributions et la reclassification de postes sont actuellement assujettis aux exigences des politiques sur la publication proactive. Ces exigences des politiques s’appliqueront aux dépenses engagées, aux contrats ou ententes conclus et aux reclassifications de postes antérieurs à l’entrée en vigueur du projet de loi C 58.
Non application de la partie 2
46 Toute disposition de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information exigeant la publication de renseignements ou de documents est inapplicable à l’égard :
(a) des dépenses et frais engagés avant la date d’entrée en vigueur de cette disposition;
(b) des contrats, accords et ententes conclus avant cette date;
(c) des lettres exposant les mandats confiés aux ministres avant cette date;
(d) des notes et documents d’information et des notes pour la période des questions préparés avant cette date;
(e) des rapports déposés au Sénat ou à la Chambre des communes avant cette date;
(f) des postes dotés au sein des institutions fédérales qui ont été reclassifiés avant cette date.
Où publier cette information?
À quel endroit les sociétés d’État seront-elles tenues de publier des renseignements de façon proactive?
Les sociétés d’État et les filiales en propriété exclusive peuvent continuer à publier des articles sur les sites Web institutionnels, avec la possibilité de les publier sur open.canada.ca. Si la publication sur open.canada.ca se fait à l’aide des modèles normalisés, les filiales en propriété exclusive doivent publier par l’intermédiaire de l’organisation mère.
Quels renseignements peuvent être publiés sur le Portail du gouvernement ouvert?
Les sociétés d’État peuvent publier tout renseignement normalisé (voyages et accueil) sur le Portail du gouvernement ouvert à l’aide de modèles normalisés. Si les sociétés d’État souhaitent publier des publications non normalisées sur le Portail du gouvernement ouvert (rapports déposés au Parlement), elles devront créer un dossier de métadonnées sur open.canada.ca, qui renverra à la publication sur leur page. Ce même processus s’applique à tous les ministères qui souhaitent publier des renseignements non normalisés sur le Portail du gouvernement ouvert. La création d’un dossier de métadonnées sur open.canada.ca garantit que toutes les publications sont centralisées et consultables en un seul endroit.
Les renseignements qui ont déjà été placés dans le domaine public doivent ils être publiés de nouveau en vertu de cette mesure législative?
Les dispositions transitoires du projet de loi C-58, reproduites ci dessous, prévoient que les exigences en matière de publication proactive s’appliquent aux renseignements ou aux documents qui ont été préparés à la date d’entrée en vigueur des exigences ou après cette date. Les exigences entreront en vigueur à la date de la sanction royale du projet de loi.
Quels sont les délais de conservation des renseignements publiés de manière proactive?
Une ligne directrice sur les délais de conservation sera publiée au cours des prochaines semaines.
Dépenses afférentes aux déplacements et frais d’accueil
Où puis je trouver les exigences selon lesquelles les reçus doivent être disponibles dans les cinq (5) ouvrables sur demande?
Il ne s’agit pas d’une exigence prévue par la Loi, mais elle sera requise en vertu de la politique. Cette exigence de la politique est en cours d’élaboration.
Rapports déposés au Parlement
Quels rapports déposés au Parlement doivent être publiés de manière proactive?
L’article 84 du projet de loi C-58 prévoit qu’un rapport d’une institution fédérale concernant ses activités qui doit être déposé au Sénat ou à la Chambre des communes au titre d’une loi doit être publié par voie électronique dans les 30 jours suivant son dépôt.
Rapports déposés au Parlement
84 Dans les 30 jours suivant le dépôt – exigé au titre d’une loi – au Sénat ou à la Chambre des communes d’un rapport de l’institution fédérale concernant ses activités, le responsable de l’institution le fait publier sur support électronique.