Accès à l’information et protection des renseignements personnels - Sociétés d'État/FAQ

Publication proactive par les sociétés d’État : Foire aux questions

Aperçu

Dépenses afférentes aux déplacements et frais d’accueil

Reclassification de postes

Rapports déposés au Parlement

FAQ

Général

Q1: Que doivent publier les sociétés d’État de manière proactive?

Les sociétés d’État et leurs filiales à cent pour cent doivent publier de manière proactive : les dépenses afférentes aux déplacements les frais d’accueil les rapports déposés au Parlement De plus, les sociétés d’État et leurs filiales à cent pour cent figurant à l'annexe IV de la Loi sur la gestion des finances publiques, incluant la Commission canadienne du lait, sont également assujetties à l’exigence de publication proactive des renseignements sur la reclassification de postes. Les sociétés d’État peuvent publier des renseignements sur leur propre site Web ou dans le site ouvert.canada.ca. Les filiales à cent pour cent qui publient dans le site Web d’une société d’État mère devraient le faire en s’identifiant clairement comme entités. Il est important de ne pas oublier que les documents qui sont publiés de manière proactive par les institutions assujetties à la partie 1 de la Loi sur l’accès à l’information peuvent être demandés dans le cadre du système basé sur les demandes, de sorte que les demandeurs seront en mesure de comparer la version fournie dans le cadre du système basé sur les demandes et la version qui a été publiée de manière proactive. Toutes les publications doivent respecter les normes relatives aux langues officielles et à l’accessibilité, conformément à la Politique sur les communications et l’image de marque du gouvernement.

Q2: Qui est le « responsable de l’institution fédérale » de mon institution?

L’article 3 de la Loi sur l’accès à l’information prévoit la définition suivante du « responsable d’une institution fédérale » : responsable d’institution fédérale a) Le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada sous l’autorité duquel est placé un ministère ou un département d’État; ou b) la personne désignée en vertu du paragraphe 3.2(2) à titre de responsable, pour l’application de la présente loi, d’une institution fédérale autre que celles visées à l’alinéa a) ou, en l’absence d’une telle désignation, le premier dirigeant de l’institution, quel que soit son titre. (head) Les institutions sont encouragées à consulter leur conseiller juridique en cas d’incertitude concernant la façon dont cette définition s’applique à leur organisation. Cette définition s’applique à la partie 1 (système fondé sur les demandes) et à la partie 2 (publication proactive) de la Loi sur l’accès à l’information.

Q3: Comment le respect des nouvelles exigences en matière de publication proactive sera-t-il assuré?

Au sein des institutions fédérales, les responsables des institutions fédérales ou leurs délégués sont chargés de surveiller le respect des exigences de la Loi sur l’accès à l’information. En conséquence, chaque institution doit déterminer la gouvernance et les processus appropriés aux fins de la publication proactive au sein de leur organisation, y compris la surveillance du respect des exigences. De plus, puisque les exigences et les échéances sont claires dans les dispositions législatives, le public sera en mesure de surveiller le respect des exigences par les institutions.

Q4: Est-ce que quelqu’un peut déposer une plainte auprès de la commissaire à l’information au sujet de renseignements publiés de façon proactive?

La commissaire à l’information ne joue pas un rôle de surveillance en ce qui concerne les exigences de publication proactive de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information (voir le paragraphe 91(1) de la LAI). Toutefois, une personne peut présenter une demande d’accès à l’information pour des documents qui ont été publiés de façon proactive. Un demandeur peut déposer une plainte auprès de la commissaire à l’information au sujet de documents communiqués en réponse à une demande.

Q5: Puis-je demander une prorogation pour publier des documents de manière proactive tout comme je peux le faire pour répondre à une demande d’accès à l’information?
Non. Aucune disposition de la partie 2 ne permet aux institutions de retarder la production proactive au-delà des échéances fixées par les dispositions législatives.

Q6: Qu’arrive-t-il si les documents qui doivent être publiés de manière proactive renferment des renseignements qui font l’objet d’une exclusion ou d’une exception en vertu de la Loi sur l’accès à l’information?

La publication proactive en vertu de la partie 2 n’exigerait pas la publication de renseignements dont la communication serait refusée en réponse à une demande d’accès à l’information, notamment les renseignements personnels ou les documents confidentiels du Cabinet. Voici les dispositions pertinentes de la LAI : Publication facultative 90(1) Le responsable d’une institution fédérale n’est pas tenu de faire publier tout ou partie des renseignements ou documents visés à l’un ou l’autre des articles 82 à 88 dans le cas où il pourrait, s’il était saisi d’une demande de communication présentée au titre de la partie 1, refuser la communication totale ou partielle d’un document comportant de tels renseignements ou du document en question pour un motif de refus prévu à cette partie. Publication non permise (2) Il ne les fait pas publier dans le cas où il devrait, s’il était saisi d’une telle demande, en refuser la communication totale ou partielle soit pour un motif de refus prévu à cette partie, soit parce que celle ci ne s’applique pas aux renseignements ou documents en question.

Q7: Les renseignements qui sont publiés de manière proactive devraient-ils être rédigés de nouveau ou modifiés en vue d’être plus transparents plutôt que de les caviarder de manière à ce que les renseignements de nature délicate ne soient plus inclus?

Les documents ne devraient pas être rédigés de nouveau ou modifiés aux fins de la publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information. Au contraire, les caviardages devraient être apportés de manière appropriée, conformément à l’article 90 de la Loi. Il est important de ne pas oublier que les documents qui sont publiés de manière proactive par les institutions assujetties à la partie 1 de la Loi sur l’accès à l’information peuvent être demandés dans le cadre du système basé sur les demandes, de sorte que les demandeurs seront en mesure de comparer la version fournie dans le cadre du système basé sur les demandes et la version qui a été publiée de manière proactive. Le commissaire à l’information exerce un pouvoir de surveillance à l’égard des documents communiqués en réponse à une demande d’accès à l’information.

Q8: Que doivent faire les institutions avec les documents de tierces parties (comme les articles de journaux ou les rapports non gouvernementaux) aux fins de la publication proactive?

La Couronne a pour politique et pratique de respecter les intérêts privés des titulaires de droits d’auteur, dans la mesure du possible. Par conséquent, il est recommandé, à titre de pratique exemplaire, d’éviter, dans la mesure du possible, de publier en ligne des œuvres de tiers protégées par le droit d’auteur, soit en n’incluant pas ces documents dans l’ensemble des documents d’information, soit en ayant recours à des exceptions en matière de divulgation, selon le cas. Conformément aux articles 80 et 90 de la Loi sur l’accès à l’information, les ministres et les responsables des institutions fédérales ne sont pas tenus de publier de façon proactive des renseignements qui ne seraient pas communiqués en réponse à une demande d’accès à l’information au titre de la partie 1 de la Loi sur l’accès à l’information. Cela comprendrait l’application des exclusions prévues à l’alinéa 68a) pour les documents publiés ou les documents mis en vente dans le public, le cas échéant. Si une institution ne publie pas de façon proactive les œuvres de tiers protégées par le droit d’auteur qui sont incluses dans un ensemble de documents d’information en se fondant sur l’exclusion prévue à l’article 68, les titres et les éditeurs pourraient être fournis dans le but d’assurer la transparence lors de la publication proactive du reste de l’ensemble des documents d’information. Le Guide du rédacteur contient des instructions sur la façon de documenter les sources d’information qui n’ont pas été préparées par une institution. Cependant, les fonctionnaires sont encouragés à envisager, au moment de la préparation des documents d’information, des solutions alternatives à l’utilisation de l'œuvre comme telle ou d’en limiter l’utilisation, par exemple, en communiquant uniquement l’information nécessaire sous une forme nouvelle ou originale. Cela est particulièrement le cas pour les œuvres qui ne sont ni publiées, ni mises en vente, ou qui ne seraient autrement pas visées par une exclusion en vertu de la LAI. L’article 32.1 de la Loi sur le droit d’auteur peut s’appliquer si une institution décide de publier de manière proactive les œuvres de tiers protégées par le droit d’auteur qui sont contenues dans un ensemble de documents d’information. L’article 32.1 de la Loi sur le droit d’auteur stipule que la communication de documents effectuée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou la communication de documents du même genre effectuée en vertu d’une loi provinciale d’objet comparable ne constitue pas une violation des droits d’auteur. Si des documents de tiers (comme les articles de journaux ou des rapports non gouvernementaux) sont publiés de façon proactive, ceux-ci devraient être conformes à la licence du gouvernement ouvert. DISPOSITIONS PERTINENTES – LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION La Loi ne s’applique pas à certains documents 68 La présente loi ne s’applique pas aux documents suivants : a) les documents publiés ou les documents mis en vente dans le public Publication facultative 90(1) Le responsable d’une institution fédérale n’est pas tenu de faire publier tout ou partie des renseignements ou documents visés à l’un ou l’autre des articles 82 à 88 dans le cas où il pourrait, s’il était saisi d’une demande de communication présentée au titre de la partie 1, refuser la communication totale ou partielle d’un document comportant de tels renseignements ou du document en question pour un motif de refus prévu à cette partie. DISPOSITIONS PERTINENTES – LOI SUR LE DROIT D’AUTEUR Non-violation 32.1(1) Ne constituent pas des violations du droit d’auteur : a) la communication de documents effectuée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou la communication de documents du même genre effectuée en vertu d’une loi provinciale d’objet comparable;

Q9: Si un ensemble de documents d’information comprend des documents qui ont déjà été publiés en ligne, dois-je modifier le code de ces documents pour les publier de façon proactive ou puis-je simplement fournir un hyperlien vers ces documents?

Si certains renseignements inclus dans un ensemble de documents d’information ont déjà été publiés en ligne, un lien vers les renseignements déjà publiés peut être utilisé aux fins de la publication proactive. Si un lien est utilisé, veillez à établir les processus opérationnels requis pour faire en sorte que les liens figurant dans l’ensemble des documents d’information publiés de façon proactive ne se désactivent pas si le contenu est déplacé ou archivé sur un autre site Web. Les liens menant à des sites Web autres que ceux du gouvernement du Canada doivent être établis conformément à la page avis du site canada.ca. Les facteurs à prendre en considération pour déterminer si l’établissement d’un lien est l’approche appropriée sont les suivants : Si le document a déjà été publié sur un site Web du gouvernement du Canada avec une adresse URL qui n’est pas censée être mise à jour (comme du contenu ministériel publié dans canada.ca ou un domaine institutionnel de gc.ca), une institution pourrait envisager d’utiliser un lien, puisque le document ne sera pas mis à jour. Si une version PDF de l’information est disponible sur gc.ca, une institution pourrait envisager d’utiliser un lien. S’il est possible que l’information du lien soit mise à jour ultérieurement (comme des organigrammes ou des renseignements biographiques sur la haute direction), les institutions devraient éviter d’utiliser un lien. Si le document est publié dans un site Web du gouvernement du Canada qui a été établi pour une initiative ou une campagne dont la date de début et de fin est prédéterminée, l’établissement d’un lien n’est pas recommandé, car il est possible qu’il cesse de fonctionner après la date de fin.

Publication de renseignements en ligne

Q1: Où les sociétés d’État doivent-elles publier de manière proactive leurs renseignements?
Les sociétés d’État et les filiales à cent pour cent peuvent publier des renseignements sur leur propre site Web ou dans le site ouvert.canada.ca. Les filiales à cent pour cent qui publient dans le site Web d’une société d’État mère devraient le faire en s’identifiant clairement comme entités.

Q2: Quels sont les renseignements qui peuvent être publiés dans le Portail du gouvernement ouvert (ouvert.canada.ca)?

Des modèles respectant de nombreuses exigences de publication proactive sont à votre disposition (par exemple. ex., des modèles pour les frais de déplacement, les frais d’accueil et la reclassification de postes). Si vous publiez des renseignements dans le site ouvert.canada.ca, il n’est pas nécessaire de les téléverser sur votre page institutionnelle. Toutefois, vous pouvez fournir un lien sur cette page pour rediriger les utilisateurs vers les publications du site ouvert.canada.ca. Dans le cas des publications proactives pour lesquelles il n’existe pas de modèle (par exemple, les rapports déposés au Parlement), les sociétés d’État peuvent les téléverser dans le site ouvert.canada.ca en tant que ressource d’« information accessible » ou les publier sur leur page institutionnelle et créer une fiche de métadonnées dans le site ouvert.canada.ca. Ainsi, tous les renseignements publiés de manière proactive peuvent être consultés à partir du site ouvert.canada.ca. Les publications doivent respecter les normes en matière de langues officielles et d’accessibilité, conformément à la Politique sur les communications et l’image de marque du gouvernement. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon de publier des données et des renseignements dans le site ouvert.canada.ca, veuillez consulter le Guide pour le gouvernement ouvert. Des directives sur les procédures particulières de publication proactive sont disponibles sur GCWiki.

Q3: Comment puis-je publier dans le Portail du gouvernement ouvert?
Les renseignements relatifs à la façon de publier dans le portail sont disponibles ici.

Q4: Quel est le format de publication dans ouvert.canada.ca pour les renseignements pour lesquelles il n'existe pas de modèle?
Des ressources peuvent être publiées dans tout format, pourvu qu’elles respectent la Norme sur l’accessibilité des sites Web (HTML, PDF-UA, .txt, ePub). Les normes d’accessibilité sont déjà intégrées dans les modèles qui se trouvent dans le site ouvert.canada.ca et qui servent à publier de manière proactive des renseignements.

Q5: Existe-t-il des lignes directrices sur les formats accessibles?

Tout le contenu gouvernemental en ligne doit respecter les normes relatives aux langues officielles et à l’accessibilité. Tel qu’indiqué dans la Norme sur l’accessibilité des sites Web, toutes les pages Web du gouvernement doivent respecter les cinq exigences en matière de conformité des Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0. Plus particulièrement, la section 6.1.1 énonce qu’un document accessible doit être un fichier de type où « des techniques suffisantes propres à chaque technologie (dont on dépend) sont adoptées, le cas échéant ». Puisque les WCAG n’a que des techniques propres aux technologies .pdf, texte en clair, et .HTML, un document accessible doit donc être sous la forme de l’un de ces types de fichiers et suivre les techniques propres à chaque technologie. En ce qui concerne les ressources documentaires ouvertes, il doit y avoir au moins une version du document qui respecte la Norme sur l’accessibilité des sites Web, mais d’autres versions non accessibles peuvent également être ajoutées. Par exemple, il serait acceptable pour les institutions de publier une version.pdf accessible d’un document, ainsi qu’une version Microsoft Word non accessible.

Q6: Le dirigeant principal de l’information (DPI) doit-il approuver les métadonnées avant la publication proactive de renseignements dans le Portail du gouvernement ouvert?

Oui. Avant de publier les métadonnées de vos documents d’information dans le site ouvert.canada.ca, vous devez obtenir l’autorisation de votre DPI. Afin d’appuyer les institutions et les DPI quant à la gestion des risques liés à la publication de données et de ressources d’information, le SCT a dressé une « liste de contrôle de publication » qui codifie les exceptions courantes à la publication. Il incombe aux DPI de veiller à ce qu’une réponse « vrai » puisse être accordée pour chaque critère avant de rendre publiques sous la Licence du gouvernement ouvert des données ou des ressources d’information.

Q7: Si une institution suit ses propres processus d’approbation, le DPI doit-il d’abord autoriser ses publications proactives de renseignements dans le Portail du gouvernement ouvert?

Cela dépend. Il faut obtenir l’approbation du DPI avant de publier dans le site ouvert.canada.ca des renseignements sans modèle en tant que ressource d’« information accessible », comme un rapport déposé au Parlement. Toutefois, l’approbation du DPI n’est pas requise pour la publication de renseignements ouvert.canada.ca avec un modèle (par exemple, un modèle pour les frais afférents aux déplacements, les frais d’accueil ou la reclassification de postes). Pour obtenir de plus amples renseignements sur les autorisations du DPI, veuillez consulter notre Guide pour le gouvernement ouvert.

Q8: Les renseignements publiés de manière proactive doivent-ils être publiés dans les deux langues officielles?
Tous les renseignements publiés de manière proactive doivent respecter les exigences relatives aux langues officielles, conformément à la Politique sur les communications et l’image de marque du gouvernement.

Q9: Quels sont les délais de conservation des renseignements publiés de manière proactive?
À l’heure actuelle, le SCT collabore avec Bibliothèque et Archives Canada afin de déterminer les périodes de rétention et d’élimination de tous les renseignements publiés de manière proactive.

Q10: Comment mon institution peut-elle avoir accès au Registre du gouvernement ouvert?
Si votre institution n’a pas accès au Registre du gouvernement ouvert, veuillez communiquer avec l’équipe du Portail du gouvernement ouvert, à open-ouvert@tbs-sct.gc.ca. L’équipe sera heureuse de fournir à votre institution l’accès au Registre.

Dépenses afférentes aux déplacements et frais d’accueil

Q1: Comment puis-je déterminer si un dirigeant ou un employé dans mon organisation est assujetti aux exigences en matière de publication proactive des dépenses afférentes aux déplacements et frais d’accueil?

Les institutions sont encouragées à consulter leur conseiller juridique afin de déterminer si un dirigeant de leur organisation est visé par la définition prévue à l’article 81 de la Loi sur l’accès à l’information : dirigeant ou employéToute personne qui, au sein d’une institution fédérale, exerce les attributions d’un sous ministre, d’un sous ministre délégué, d’un sous ministre adjoint, d’un administrateur général, d’un administrateur délégué, d’un président, d’un vice-président, d’un premier dirigeant ou d’un membre du conseil d’administration, ou toute personne qui y occupe un poste de niveau équivalent. (senior officer or employee)

Q2: Lorsqu’une personne occupe de façon intérimaire un poste de dirigeant qui est assujetti aux exigences en matière de publication proactive des dépenses afférentes aux déplacements et frais d’accueil, celles-ci s’appliquent elles?

Oui, les exigences en matière de publication proactive s’appliquent à une personne qui occupe de façon intérimaire un poste de dirigeant ou d’employé qui répond à la définition prévue à l’article 81 lorsqu’elle exerce les pouvoirs ou exécute des fonctions et des tâches de ce dirigeant ou employé. Par exemple, si un directeur général (DG) dont le poste n’est pas classifié en tant que « dirigeant ou employé » était tenu d’agir à titre de sous ministre adjoint (SMA), poste qui est classifié en tant que « dirigeant ou employé », les dépenses afférentes aux déplacements et les frais d’accueil engagés par le DG à titre de SMA devraient être publiés de manière proactive.

Q3: Si un sous ministre est également un membre du conseil d’administration d’une société d’État, quelle institution est tenue de publier les dépenses afférentes aux déplacements et les frais d’accueil du SM?
L’obligation en matière de publication proactive suit le remboursement des dépenses afférentes aux déplacements et des frais d’accueil engagés par un ministre ou un administrateur général. L’institution qui traite le remboursement serait tenue de publier les renseignements de manière proactive.

Q4: Les frais d’accueil du centre de coûts direct des dirigeants ou employés doivent-ils tous être publiés de manière proactive, peu importe s'ils ont participé à l’événement?
Oui, tous les frais d’accueil du centre de coûts direct des dirigeants ou employés doivent être publiés, même s’il n’a pas assisté à l’événement.

Q5: Les sociétés d’État disposeront-elles de lignes directrices?
Oui. Le Guide de publication proactive des frais de voyage et d’accueil est disponible aux sociétés d’État .

Q6: Des changements ont-ils été apportés à l’exigence de publication des dépenses annuelles de voyage, d’accueil et de conférences exigée dans le cadre de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements?
Non. La Loi sur l’accès à l’information n’a aucune incidence sur l’exigence de déclaration annuelle des frais de voyages, d’accueil et de conférences conformément à la section 4.1.2 de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements.

Q7: Est-ce que les reçus devront être disponibles dans les cinq (5) ouvrables sur demande?
Cette exigence n’est pas créée pour le moment, à cause de la complexité pour les institutions de l’opérationnaliser.

Rapports déposés au Parlement

Q1: Quels rapports déposés au Parlement doivent être publiés de manière proactive?

L’article 84 de la Loi sur l’accès à l’information prévoit qu’un rapport d’une institution fédérale concernant ses activités qui doit être déposé au Sénat ou à la Chambre des communes au titre d’une loi doit être publié par voie électronique dans les 30 jours suivant son dépôt. Le responsable de l’institution fédérale doit publier de manière proactive le rapport sur les activités de cette institution fédérale, même si un autre établissement a présenté un rapport au parlement en son nom. Par exemple, dans un cas où un ministre présente un rapport annuel au nom d’une société d’État. Le responsable de la société d’État doit s’assurer que le rapport annuel est publié de manière proactive sur le site Web de l’organisation ou sur ouvert.canada.ca.

Reclassification de postes

Q1: La reclassification de postes à la hausse et la reclassification de postes régressive sont-elles toutes les deux visées par les nouvelles exigences en matière de publication proactive?

L’article 85 de la Loi sur l’accès à l’information exige que les institutions dont le Conseil du Trésor est l’employeur publient les renseignements sur toutes les reclassifications de postes dans les 30 jours civils suivant la fin du trimestre au cours duquel un poste doté a été reclassifié. Reclassification de postes 85 Dans les 30 jours suivant le trimestre au cours duquel un poste doté au sein d’une institution fédérale – qui est un ministère mentionné à l’annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques ou un secteur de l’administration publique centrale mentionné à l’annexe IV de cette loi – a été reclassifié, le responsable de l’institution fait publier sur support électronique les renseignements suivants : a) le nom de l’unité administrative; b) le numéro et le titre du poste reclassifié; c) l’ancienne classification du poste et la nouvelle; d) le but de la reclassification; e) la date de prise d’effet de la reclassification; f) tout autre renseignement qui, selon les politiques du Conseil du Trésor, doit être publié. Cette exigence en matière de publication est conforme aux politiques et aux lignes directrices actuelles du Conseil du Trésor.