Difference between revisions of "Étudiants/Orientation3/Orientation"

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[[File:ImageTBSHeader.png|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ImageTBSHeader.png]][[Étudiants/Orientation3/Orientation|Egalement disponible en Français]]
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[[Students/Guidance3/Guidance|Also available in English]]
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='''Guidance on Students During the COVID-19 Pandemic'''=
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='''Orientation sur les étudiants pendant la pandémie de COVID 19'''=
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This document is also available in PDF
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Ce document est [[:en:images/c/cd/Orientation_sur_les_étudiants_pendant_la_pandémie_de_COVID_19_-_Partie_III.pdf|également disponible en PDF]]
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=Part 3: Virtual Onboarding=
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=Partie 3: Intégration virtuelle=
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COVID-19 has required us to adapt our tools, approaches, and strategies to a rapidly changing context. Students can be a powerful part of this response. The Clerk of the Privy Council and the Chief Human Resources Officer recently called upon hiring managers to consider engaging students to support our response to COVID-19 and recovery efforts. Students should be hired in a timely manner, assisted in the preparation of their workspace, welcomed, provided meaningful work, and have steps taken to ensure they are paid on time and accurately. To that end, and to support departments and agencies, organizational human resources teams, hiring managers, and students, the Office of the Chief Human Resources Officer has developed three guidance documents:
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La COVID 19 nous a demandé d’adapter nos outils, nos approches et nos stratégies à un contexte qui évolue rapidement. Les étudiants peuvent jouer un rôle important dans cette réponse. Le greffier du Conseil privé et la dirigeante principale des ressources humaines ont récemment demandé aux gestionnaires d’embauche d’envisager de recruter des étudiants pour appuyer notre réponse à la COVID 19 et aux efforts de rétablissement.
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*Part I: Rehiring current and former students, hiring new students, and obtaining security statuses
 
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*Part II: Pay, Equipment, Access & Security
 
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*'''Part III: Virtual onboarding'''
 
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At all times, when rehiring current or former students or hiring new students, organizations must ensure value for money and respect sound stewardship in their decisions.
 
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==Part A – Guidance for Hiring Managers (Virtual Onboarding)==
 
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'''Q: How can I ensure that students are successfully onboarded?'''
 
  
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'''A:''' The most important and first step in the onboarding process is making sure that all the paperwork and logistics have been completed before the student’s first day. This includes completing all documentation, confirming access to the technology required to do their work, and putting in place any accommodation needs. This will provide a positive first experience and allow the student to integrate into the department and team quickly.
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Les étudiants devraient être embauchés en temps opportun, recevoir de l’aide pour la préparation de leur espace de travail, être accueillis, obtenir un travail constructif et faire l’objet de mesures afin d’assurer leur rémunération à temps et correctement. À cette fin, et pour appuyer les ministères et organismes, les équipes des ressources humaines organisationnelles, les gestionnaires d’embauche et les étudiants, le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines a élaboré trois documents d’orientation :
  
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Work with your HR and IT providers to ensure you follow the processes and requirements put in place within your department according to the previous Guidance on Students during the COVID-19 Pandemic:
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*Partie I : Réembaucher des étudiants actuels et anciens, embaucher de nouveaux étudiants et obtenir des cotes de sécurité
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* [[Students/Guidance1|Part 1: Re-hiring, hiring, and obtaining security statuses]]
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*Partie II : Rémunération, équipement, accès et sécurité
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* [[Students/Guidance2|Part 2: Pay, Equipment, Access & Security]]<br>
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*'''Partie III: Intégration virtuelle '''
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En tout temps, lorsqu’elles réembauchent des étudiants actuels ou anciens ou embauchent de nouveaux étudiants, les organisations doivent veiller à optimiser les ressources et à respecter une saine gestion dans leurs décisions.
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==Partie A – Orientation à l’intention des gestionnaires d’embauche (intégration virtuelle)==
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'''Q: Comment puis-je m’assurer que les étudiants sont bien intégrés?'''
  
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'''R:''' La première et la plus importante étape du processus d’intégration consiste à s’assurer que tous les documents ont été remplis et que la logistique a été mise en place avant la première journée de l’étudiant. Cela comprend la préparation de tous les documents, la confirmation de l’accès aux outils technologiques requis pour faire le travail et la mise en place des mesures d’adaptation nécessaires. Cela donnera une première expérience positive et permettra à l’étudiant de s’intégrer rapidement au ministère et à l’équipe.
  
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'''Q: How is virtual onboarding different?'''
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Collaborez avec vos fournisseurs de RH et de TI pour vous assurer de respecter les processus et les exigences mis en place dans votre ministère conformément à la précédente Orientation sur les étudiants pendant la pandémie de COVID 19 :
  
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'''A:''' The principles, steps and practices for effective onboarding remain the same whether in person or virtual. Effective onboarding sets the tone for the student and provides the necessary information and tools to be successful.  It is important to plan for the student’s arrival, establish a personal relationship, provide a positive and welcoming work culture, be clear about expectations and provide feedback, encouragement and learning.
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* [[Étudiants/Orientation1|Partie I : Réembaucher des étudiants actuels et anciens, embaucher de nouveaux étudiants et obtenir des cotes de sécurité]]
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* [[Étudiants/Orientation2|Partie II : Rémunération, équipement, accès et sécurité]] <br>
  
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In a virtual approach, however, you need to rethink or modify how you will accomplish these steps. For example, you will need to consider how to best leverage new technologies to meet with new students, new formats for sharing and storing information, and continue to build on your skills to manage virtual teams. Keep building on successful practices and approaches as you go. <br>
 
  
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'''Q: En quoi l’intégration virtuelle est-elle différente?'''
  
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'''Q: What tools and resources are available to support virtual onboarding?'''
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'''R:''' Les principes, les étapes et les pratiques d’intégration efficaces demeurent les mêmes, que ce soit en personne ou virtuellement. Une intégration efficace donne le ton à l’étudiant et lui fournit les renseignements et les outils nécessaires pour réussir.  Il est important de planifier l’arrivée de l’étudiant, d’établir une relation personnelle, d’instaurer une culture de travail positive et accueillante, d’être clair au sujet des attentes et de fournir de la rétroaction, des encouragements et de l’apprentissage.
  
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'''A:''' Two interim guides have been developed to help managers and students navigate virtual onboarding in the current environment. These provide principles and suggestions to consider at each step of the student onboarding process and point to the many tools currently available to managers and employees. These can be used as stand-alone documents or adapted to align with and compliment the process and tool available within your department.
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Dans le contexte d’une approche virtuelle, cependant, vous devez repenser ou modifier la façon dont vous réaliserez ces étapes. Par exemple, vous devrez réfléchir à la meilleure façon de tirer parti des nouvelles technologies pour rencontrer de nouveaux étudiants, aux nouveaux formats pour partager et stocker l’information, et continuer à miser sur vos compétences pour gérer des équipes virtuelles. Continuez de miser sur les pratiques et les approches qui portent fruit au fur et à mesure.  
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*Student Guide:
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*Manager Guide:
 
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The Canada School of Public Service have also created learning paths to support both managers and students with virtual onboarding:
 
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* Manager Learning Path: https://www.csps-efpc.gc.ca/mngr/mngr-students-eng.aspx
 
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* Student Learning Path: https://www.csps-efpc.gc.ca/mngr/students-eng.aspx
 
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Finally, the Canada School of Public Service will be hosting virtual onboarding sessions for both managers and students – the Managers session is anticipated to be late-May, and the Students session is anticipated to be early June. Further information will be available on the [https://www.csps-efpc.gc.ca/ Canada School webpage] in the near future.
 
  
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==Part B - Guidance for HR Professionals (Virtual Onboarding)==
 
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'''Q: How can we best support managers in onboarding students?'''
 
  
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'''A:''' One of the most important supports HR professionals can provide managers is ensuring that they have the most up-to-date information about the student hiring process. Some departments have established processes to provide consistent welcome messaging to all students and consolidate learning tools and resources to include in welcome packages. Consider sharing any of your tools and templates on the Human Resources Council site for other departments to see and adapt.
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'''Q: Quels outils et ressources sont disponibles pour appuyer l’intégration virtuelle?'''
  
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Inform managers and students if you have departmental learning planned to support onboarding. Stay informed of learning events to support managers and students thought the Canada School of the Public Service and networks such as the Managers’ Network and the Youth Network.
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'''R:''' Deux guides provisoires ont été élaborés pour aider les gestionnaires et les étudiants à naviguer dans l’intégration virtuelle au sein de l’environnement actuel. Ces documents fournissent des principes et des suggestions à prendre en considération à chaque étape du processus d’intégration des étudiants et font état des nombreux outils actuellement à la disposition des gestionnaires et des employés. Ils peuvent être utilisés comme documents autonomes ou adaptés pour s’harmoniser au processus et à l’outil disponibles au sein de votre ministère et agir à titre de compléments à ces derniers.
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*Guide du gestionnaire : [[Étudiants/Orientation3/embarquementgestionnaire|HTML]] | [[:en:images/b/b0/Guide_du_gestionnaire_intégration_étudiants_COVID_FR.pdf|PDF]]
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*Guide de l’étudiant : [[Étudiants/Orientation3/embarquementedutiants|HTML]] | [[Images/9/9a/Guide de l'étudiant intégration étudiants COVID FR.pdf|PDF]]
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L’École de la fonction publique du Canada a également créé des parcours d’apprentissage pour aider les gestionnaires et les étudiants dans le cadre de l’intégration virtuelle :
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* Parcours d’apprentissage pour les gestionnaires : https://www.csps-efpc.gc.ca/mngr/mngr-students-fra.aspx
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* Parcours d’apprentissage pour les étudiants : https://www.csps-efpc.gc.ca/mngr/students-fra.aspx
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Enfin, l’École de la fonction publique du Canada tiendra des séances d’intégration virtuelle à l’intention des gestionnaires et des étudiants; la séance des gestionnaires devrait avoir lieu à la fin de mai et la séance des étudiants devrait avoir lieu au début de juin. De plus amples renseignements seront disponibles sur la  [https://www.csps-efpc.gc.ca/ page Web de l’École de la fonction publique du Canada] prochainement.
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==Partie BP – Orientation à l’intention des professionnels des RH (intégration virtuelle)==
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'''Q: Quelle est la meilleure façon d’aider les gestionnaires à intégrer les étudiants?'''
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'''R:''' L’une des mesures de soutien les plus importantes que les professionnels des RH peuvent offrir aux gestionnaires consiste à s’assurer qu’ils disposent des renseignements les plus récents sur le processus d’embauche des étudiants. Certains ministères ont établi des processus pour fournir des messages de bienvenue uniformes à tous les étudiants et regrouper les outils et les ressources d’apprentissage pour les inclure dans les trousses de bienvenue. Envisagez de partager vos outils et modèles sur le site du Conseil des ressources humaines afin que d’autres ministères puissent les consulter et les adapter.
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Informez les gestionnaires et les étudiants si vous prévoyez un apprentissage ministériel pour appuyer l’intégration. Tenez-vous au courant des activités d’apprentissage visant à soutenir les gestionnaires et les étudiants par l’intermédiaire de l’École de la fonction publique du Canada et des réseaux comme le Réseau des gestionnaires et le Réseau des jeunes.

Latest revision as of 11:11, 22 May 2020

Also available in English

Orientation sur les étudiants pendant la pandémie de COVID 19

Ce document est également disponible en PDF

Partie 3: Intégration virtuelle

La COVID 19 nous a demandé d’adapter nos outils, nos approches et nos stratégies à un contexte qui évolue rapidement. Les étudiants peuvent jouer un rôle important dans cette réponse. Le greffier du Conseil privé et la dirigeante principale des ressources humaines ont récemment demandé aux gestionnaires d’embauche d’envisager de recruter des étudiants pour appuyer notre réponse à la COVID 19 et aux efforts de rétablissement.

Les étudiants devraient être embauchés en temps opportun, recevoir de l’aide pour la préparation de leur espace de travail, être accueillis, obtenir un travail constructif et faire l’objet de mesures afin d’assurer leur rémunération à temps et correctement. À cette fin, et pour appuyer les ministères et organismes, les équipes des ressources humaines organisationnelles, les gestionnaires d’embauche et les étudiants, le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines a élaboré trois documents d’orientation :

  • Partie I : Réembaucher des étudiants actuels et anciens, embaucher de nouveaux étudiants et obtenir des cotes de sécurité
  • Partie II : Rémunération, équipement, accès et sécurité
  • Partie III: Intégration virtuelle

En tout temps, lorsqu’elles réembauchent des étudiants actuels ou anciens ou embauchent de nouveaux étudiants, les organisations doivent veiller à optimiser les ressources et à respecter une saine gestion dans leurs décisions.

Partie A – Orientation à l’intention des gestionnaires d’embauche (intégration virtuelle)

Q: Comment puis-je m’assurer que les étudiants sont bien intégrés?

R: La première et la plus importante étape du processus d’intégration consiste à s’assurer que tous les documents ont été remplis et que la logistique a été mise en place avant la première journée de l’étudiant. Cela comprend la préparation de tous les documents, la confirmation de l’accès aux outils technologiques requis pour faire le travail et la mise en place des mesures d’adaptation nécessaires. Cela donnera une première expérience positive et permettra à l’étudiant de s’intégrer rapidement au ministère et à l’équipe.

Collaborez avec vos fournisseurs de RH et de TI pour vous assurer de respecter les processus et les exigences mis en place dans votre ministère conformément à la précédente Orientation sur les étudiants pendant la pandémie de COVID 19 :


Q: En quoi l’intégration virtuelle est-elle différente?

R: Les principes, les étapes et les pratiques d’intégration efficaces demeurent les mêmes, que ce soit en personne ou virtuellement. Une intégration efficace donne le ton à l’étudiant et lui fournit les renseignements et les outils nécessaires pour réussir. Il est important de planifier l’arrivée de l’étudiant, d’établir une relation personnelle, d’instaurer une culture de travail positive et accueillante, d’être clair au sujet des attentes et de fournir de la rétroaction, des encouragements et de l’apprentissage.

Dans le contexte d’une approche virtuelle, cependant, vous devez repenser ou modifier la façon dont vous réaliserez ces étapes. Par exemple, vous devrez réfléchir à la meilleure façon de tirer parti des nouvelles technologies pour rencontrer de nouveaux étudiants, aux nouveaux formats pour partager et stocker l’information, et continuer à miser sur vos compétences pour gérer des équipes virtuelles. Continuez de miser sur les pratiques et les approches qui portent fruit au fur et à mesure.


Q: Quels outils et ressources sont disponibles pour appuyer l’intégration virtuelle?

R: Deux guides provisoires ont été élaborés pour aider les gestionnaires et les étudiants à naviguer dans l’intégration virtuelle au sein de l’environnement actuel. Ces documents fournissent des principes et des suggestions à prendre en considération à chaque étape du processus d’intégration des étudiants et font état des nombreux outils actuellement à la disposition des gestionnaires et des employés. Ils peuvent être utilisés comme documents autonomes ou adaptés pour s’harmoniser au processus et à l’outil disponibles au sein de votre ministère et agir à titre de compléments à ces derniers.

  • Guide du gestionnaire : HTML | PDF
  • Guide de l’étudiant : HTML | PDF

L’École de la fonction publique du Canada a également créé des parcours d’apprentissage pour aider les gestionnaires et les étudiants dans le cadre de l’intégration virtuelle :

Enfin, l’École de la fonction publique du Canada tiendra des séances d’intégration virtuelle à l’intention des gestionnaires et des étudiants; la séance des gestionnaires devrait avoir lieu à la fin de mai et la séance des étudiants devrait avoir lieu au début de juin. De plus amples renseignements seront disponibles sur la page Web de l’École de la fonction publique du Canada prochainement.

Partie BP – Orientation à l’intention des professionnels des RH (intégration virtuelle)

Q: Quelle est la meilleure façon d’aider les gestionnaires à intégrer les étudiants?

R: L’une des mesures de soutien les plus importantes que les professionnels des RH peuvent offrir aux gestionnaires consiste à s’assurer qu’ils disposent des renseignements les plus récents sur le processus d’embauche des étudiants. Certains ministères ont établi des processus pour fournir des messages de bienvenue uniformes à tous les étudiants et regrouper les outils et les ressources d’apprentissage pour les inclure dans les trousses de bienvenue. Envisagez de partager vos outils et modèles sur le site du Conseil des ressources humaines afin que d’autres ministères puissent les consulter et les adapter.

Informez les gestionnaires et les étudiants si vous prévoyez un apprentissage ministériel pour appuyer l’intégration. Tenez-vous au courant des activités d’apprentissage visant à soutenir les gestionnaires et les étudiants par l’intermédiaire de l’École de la fonction publique du Canada et des réseaux comme le Réseau des gestionnaires et le Réseau des jeunes.

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