Guide du processus d'élaboration des règlements fédéraux

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À propos du présent guide

Les règlements sont des instruments importants auxquels a recours le gouvernement du Canada afin d'atteindre différents objectifs stratégiques et d'améliorer la qualité de vie des Canadiens. Ils constituent des outils clés contribuant à préserver la santé et à assurer la sécurité des Canadiens, à protéger l'environnement et à mettre en place les conditions propices à une économie innovatrice et prospère.

Comptetenu des répercussions que les règlements peuvent avoir sur les Canadiens et sur notre économie, le processus d'élaboration des règlements fédéraux est très structuré. Le processus est balisé par des exigences législatives précises, énoncées dans la Loi sur les textes réglementaires et par des exigences stratégiques formulées dans la Directive du Cabinet sur la rationalisation de la réglementation (DCRR). Le processus peut être complexe, aussi le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a-t-il élaboré un ensemble de cadres et de documents afin d'aider les organismes de réglementation.

Le Guide du processus d'élaboration des règlements fédéraux est l'un de ces documents. Il a été préparé à l'intention des fonctionnaires en poste dans les ministères, les organismes et les sociétés d'État de l'administration fédérale canadienne qui ont pour tâche d'élaborer des règlements ou d'assurer l'application de la Directive du Cabinet sur la rationalisation de la réglementation.

On trouvera des renseignements complémentaires et d'autres documents d'orientation sur le processus réglementaire fédéral au site Affaires réglementaires. L'adresse, le courriel et les numéros de téléphone suivants peuvent également être utiles.

Courriel : info@tbs-sct.gc.ca

Téléphone : 613-957-2400

Numéro sans frais : 1-877-636-0656

ATME : 613-957-9090

Télécopieur : 613-943 5071

Adresse postale :

Secteur des affaires réglementaires

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada,

155, rue Queen, pièce 1100

Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Partie 1 : Les règlements à titre d'instruments stratégiques

Au Canada, les règlements sont pris par les personnes ou les organismes, comme le gouverneur en conseil (GC), un ministre ou un organisme, auxquels le Parlement a délégué ce pouvoir en vertu d'une loi. Les règlements ont force de loi et énoncent le plus souvent des règles d'application générale plutôt que de viser des personnes ou des situations particulières.

Le processus décrit ici est fondé sur l'hypothèse selon laquelle des fonctionnaires ont évalué tous les instruments envisageables aux fins d'atteindre un objectif stratégique donné et ont conclu qu'un règlement est requis. Il incombe aux ministères et aux organismes d'évaluer l'efficacité et la pertinente des instruments réglementaires et non réglementaires pour atteindre les objectifs stratégiques. Le Secteur des affaires réglementaires du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SAR du SCT) a rédigé un guide intitulé Évaluation, choix et mise en œuvre d'instruments d'action gouvernementale, qui donne des directives sur le choix d'instrument avant l'élaboration d'un projet de règlement.

Directive du Cabinet sur la rationalisation de la réglementation

La Directive du Cabinet sur la rationalisation de la réglementation (DCRR) est entrée en vigueur le 1er avril 2007, se substituant à la Politique de réglementation du gouvernement du Canada. Elle fournit une orientation concernant le processus réglementaire fédéral (les exigences législatives applicables à ce processus sont énoncées dans la Loi sur les textes réglementaires) et s'applique à tous les organismes fédéraux qui prennent part à l'élaboration et à la mise en application de règlements. À toutes les étapes du cycle de réglementation, il incombe aux représentants du gouvernement de se conformer aux exigences de la Directive, quant à l'élaboration, à la mise en œuvre, à l'évaluation et à l'examen.

La DCRR constitue un tournant fondamental dans l'approche réglementaire fédérale. Elle établit clairement que les règlements ne sont qu'un des instruments stratégiques dont dispose le gouvernement et qu'ils ne constituent pas toujours le moyen le plus efficace. Lorsqu'un enjeu de politique publique se pose et que l'on décide que l'État doit intervenir, les organismes de réglementation doivent évaluer l'efficacité et la pertinence à la fois de règlements et d'instruments non réglementaires avant de prendre des mesures. La réglementation ne doit pas être envisagée seule mais doit plutôt être l'un des instruments complémentaires utilisés pour donner suite à un enjeu de politique publique. On n'optera pour la réglementation qu'après avoir analysé tout l'éventail des instruments disponibles.

Qu'est-ce qu'un règlement?

Le règlement est l'un des instruments utilisés par le gouvernement pour atteindre un objectif de politique publique et améliorer la qualité de vie de la population canadienne.

Dans son sens le plus large, le règlement énonce des principes, des règles ou des conditions régissant le comportement des citoyens et des organismes. Les administrations publiques ont recours à une combinaison d'instruments réglementaires et autres pour atteindre leurs objectifs de politique publique. Les règlements sont des instruments législatifs : ils ont force de loi et prévoient généralement des règles et des pénalités d'application générale au lieu de viser des situations ou des personnes particulières.

La prise d'un règlement s'inscrit dans le pouvoir de promulguer des lois conféré au Parlement par la Constitution. En vertu d'une délégation législative de pouvoir du Parlement – ce que l'on appelle un « pouvoir habilitant » –, le gouverneur en conseil (le gouverneur général, agissant sur avis du Cabinet fédéral), le Conseil du Trésor (CT), un ministre ou un organisme administratif se voit accorder le pouvoir de prendre des règlements. C'est pourquoi on parlera de mesures législatives « subordonnées » dans le cas des règlements. La loi habilitante doit donner le pouvoir de prendre des règlements et ceux-ci doivent être conformes à toutes les dispositions de cette loi habilitante.

La Loi sur les textes réglementaires fournit une définition précise de ce qu'est un règlement. Le Groupe des services rédactionnels et consultatifs du ministère de la Justice a pour tâche de déterminer si un projet de règlement est conforme à cette définition. Pour toute question à ce sujet, on communiquera soit avec la Section de la réglementation – administration centrale (613-957-0087), soit avec l'une des sections de réglementation ministérielles suivantes du Groupe des services rédactionnels et consultatifs :

la Section de la réglementation – Défense nationale : 613-995-2653

la Section de la réglementation – Environnement Canada : 819-994-6346

la Section de la réglementation – Santé Canada : 613-952-9645

la Section de la réglementation – Transports Canada : 613-993-1956

La Directive repose sur la précédente politique réglementaire et énonce les principes principaux suivants :

protéger et promouvoir l'intérêt public, comme le définit le Parlement dans la loi, en ce qui a trait à la santé, à la sécurité, à la qualité de l'environnement et au bien-être économique et social des Canadiens;
promouvoir une économie de marché équitable et compétitive qui favorise l'entrepreneuriat, l'investissement et l'innovation;
prendre des décisions fondées sur des données probantes et les connaissances scientifiques et empiriques les plus perfectionnées dont on dispose au Canada et dans le monde, tout en reconnaissant que lorsqu'il y a un risque grave ou irréversible et une absence de certitude scientifique complète, l'application de la précaution pourrait être nécessaire;
favoriser l'accessibilité, la clarté et l'adaptabilité de la réglementation grâce à l'inclusivité, la transparence, la responsabilisation et les examens par le public;
promouvoir l'efficience et l'efficacité de la réglementation en s'assurant que les avantages de la réglementation justifieront les coûts, en concentrant les ressources humaines et financières là où elles peuvent être le plus bénéfique possible, et en présentant des résultats tangibles aux Canadiens;
garantir la rapidité d'action, la cohérence des politiques et un minimum de chevauchement des efforts tout au long du processus de réglementation grâce à la consultation, à la coordination et à la coopération au sein du gouvernement fédéral, avec d'autres gouvernements au Canada et à l'étranger, ainsi qu'avec les entreprises et les Canadiens.

La DCRR fournit une orientation sur la gestion de la mise en œuvre des règlements, sur l'évaluation des résultats et sur l'examen des cadres réglementaires. À cette fin, la DCRR met de l'avant une approche de réglementation fondée sur le « cycle de vie », chaque étape de ce cycle étant assortie d'exigences précises. Conformément à cette approche, les règlements doivent constamment atteindre les objectifs stratégiques applicables et être évalués et renouvelés sur une base permanente, de sorte que l'on dispose d'un système de réglementation plus efficace, plus efficient et plus responsable. Pour que les règlements donnent de bons résultats, il faut que chaque étape soit perçue, non comme une activité distincte, mais comme un élément faisant partie intégrante d'un cycle de rétroaction continue.

Planification prospective

De manière à appuyer cette approche de la réglementation, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a mis de l'avant une exigence de rapport au moyen d'un formulaire, le « Plan des activités à venir » (dont on trouvera un exemple à l'annexe A). Ce plan a pour objet :

de décrire, à l'intention du gouverneur en conseil, les projets de règlement et de décret (réglementaire et autre) qui seront soumis à l'examen du Comité du Cabinet du CT au cours de la session parlementaire à venir;
de situer ces initiatives dans le contexte du programme d'ensemble du gouvernement;
d'établir les liens avec d'autres initiatives prévues ou en cours;
de préciser la manière dont ces initiatives concordent avec les objectifs de la DCRR.

Grâce aux plans des activités à venir, le SCT peut anticiper les projets et collaborer plus étroitement avec les organismes de réglementation afin de veiller, spécialement lorsque le facteur temps s'avère important (par exemple, pour les projets devant faire l'objet d'une discussion stratégique ou d'une décision de financement par le Cabinet), à ce que des stratégies soient en œuvre pour prêter attention à tout élément risquant de retarder l'examen de ces projets.

Types de règlements

On classe généralement les règlements fédéraux selon les catégories suivantes :

règlements pris par le gouverneur en conseil : en vertu de la loi habilitante, le gouverneur en conseil a le pouvoir de prendre des règlements ayant trait à des sujets précis. Ces règlements sont les plus courants et sont élaborés conformément au processus décrit à la partie 2 du présent guide;
règlements ministériels : la loi habilitante confère à un ministre ou au dirigeant d'un organisme le pouvoir de prendre des règlements. Ces règlements ne sont pas visés par le présent Guide.

Processus d'élaboration de règlements – principaux intervenants

Différents intervenants prennent part au processus d'élaboration des règlements fédéraux. Chacun de ces intervenants a un rôle et des responsabilités distincts, décrits ci-dessous :

organismes de réglementation – Certains ministères ou organismes et certaines sociétés d'État, commissions ou autres entités du secteur public fédéral peuvent être autorisés par une loi fédérale à élaborer et à proposer, par l'entremise de leur ministre ou leur administrateur général, des règlements associés à des domaines particuliers de politique publique. Les organismes de réglementation peuvent aussi être responsables de la mise en application des règlements.
Conseil du Trésor – Le CT est un comité du Cabinet qui soumet des conseils au gouverneur en conseil, notamment au sujet des projets de règlement du gouvernement. Il est présidé par le président du Conseil du Trésor.
Gouverneur en conseil – C'est-à-dire le gouverneur général, agissant sur l'avis du Conseil privé de la Reine (représenté pour les fins de la réglementation, par les ministres du Conseil du Trésor). En vertu de la loi, le Parlement peut déléguer au gouverneur en conseil des responsabilités et des tâches, dont l'approbation de la plupart des règlements fédéraux.
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) – Le Secteur des affaires réglementaires (SAR du SCT) a pour tâche de veiller à ce que les analyses présentées par les ministères et les organismes concernant des projets de politique ou de règlement soient conformes aux engagements et aux orientations énoncés dans la Directive du Cabinet sur la rationalisation de la réglementation, et également à ce que ces analyses appuient adéquatement la prise de décisions par le Cabinet. Ce secteur doit également promouvoir la cohérence stratégique entre les projets nouveaux, les politiques existantes et le programme stratégique du gouvernement.
Ministère de la Justice – Les conseillers législatifs du ministère de la Justice procèdent à l'examen des projets de règlements conformément à la Loi sur les textes réglementaires. Ces derniers travaillent de concert avec les jurilinguistes, les bijuristes et les réviseurs pour la préparation des règlements pour le compte d'organismes de réglementation. De plus, le ministère est aussi là pour expliquer le processus législatif et réglementaire; donner des avis juridiques sur l'étendue du pouvoir habilitant et déterminer si un document est assujetti au processus réglementaire; s'assurer que les projets de règlement sont conformes aux politiques gouvernementales et respectent les obligations internationales; ainsi que former un partenariat avec les clients pour toutes les communications avec le Comité mixte permanent d'examen de la réglementation, en ce qui concerne les questions juridiques et rédactionnelles.
Bureau du Conseil privé – Conformément à la Loi sur les textes réglementaires, le greffier du Conseil privé, par l'entremise de la Division des décrets du Conseil (DDC) du Bureau du Conseil privé (BCP), reçoit les projets de règlement à l'intention du gouverneur en conseil qui sont soumis par les organismes de réglementation dans les deux langues officielles, en fait l'examen en consultation avec le sous-ministre de la Justice, indique à l'organisme de réglementation (actuellement le Comité du Cabinet du Conseil du Trésor) que le projet de règlement a été dûment examiné, puis enregistre les règlements pris par le gouverneur en conseil ou un autre organisme de réglementation.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) – TPSGC publie la Gazette du Canada, le journal officiel du gouvernement du Canada. Les projets de règlement et la documentation connexe sont publiés dans la Partie I de la Gazette du Canada et les règlements pris, dans la Partie II, tandis que la Partie III sert à publier les lois fédérales ayant reçu la sanction royale ainsi que la liste des proclamations du Canada et des décrets d'entrée en vigueur des lois fédérales. La version électronique (format PDF) des lois et des règlements est maintenant considérée un texte légal officiel.
Comité mixte permanent d'examen de la réglementation – Le mandat de ce comité est défini par la Loi sur les textes réglementaires, la Loi sur la révision et la codification des textes législatifs et le Règlement de la Chambre des communes. Conformément à la Loi sur les textes réglementaires, le Comité peut examiner tout texte réglementaire pris après le 31 décembre 1971. Selon la Loi sur la révision et la codification des textes législatifs , le Comité peut examiner en détail tout règlement inclus dans la Codification des règlements du Canada 1978 ou dans les règlements révisés aux termes de cette Loi, même les règlements pris avant l'entrée en vigueur de la Loi sur les textes réglementaires en 1972. Le Règlement de la Chambre des communes élargit la portée du mandat accordé par ces deux lois, en autorisant le Comité à examiner tout autre dossier qui lui est renvoyé par la Chambre et le Sénat.

Partie 2 : Aperçu du processus d'élaboration des règlements fédéraux

Le processus d'élaboration des règlements fédéraux est structuré de façon à uniformiser l'approche de réglementation dans l'administration fédérale tout en assurant le respect des engagements stratégiques et des obligations juridiques du gouvernement du Canada. Un processus bien structuré garantit aussi un degré de prévisibilité aux citoyens, aux institutions et aux entreprises que touche la réglementation.

Au départ

La Division du Comité du Cabinet sur les opérations, au sein de laquelle on retrouve le Secteur des affaires réglementaires (SAR) du SCT, collabore avec les organismes de réglementation au cours du processus d'élaboration des règlements et donne à ces organismes des conseils à ce sujet. Chaque analyste du SAR se voit confier un « portefeuille » de ministères et d'organismes. Le SAR compte également une Division de la politique réglementaire qui interprète les dispositions de la Directive du Cabinet sur la rationalisation de la réglementation et vient en aide aux organismes de réglementation, en élaborant et publiant des guides complets sur l'analyse réglementaire.

L'analyste du SAR dont le portefeuille comprend votre ministère ou organisme devrait participer au processus d'élaboration d'un projet de règlement dès les premières étapes – idéalement, aussitôt après que l'on aura décidé de prendre un règlement. On dispose de trois moyens à cette fin :

Si votre ministère ou organisme dispose d'un coordonnateur de la réglementation, informez-le de votre initiative de réglementation et demandez-lui d'organiser une rencontre ou de vous mettre en communication avec l'analyste du portefeuille approprié du SAR;
Si votre ministère ou organisme n'a pas de coordonnateur de la réglementation, communiquez directement avec votre analyste du SAR.
Si vous ne connaissez pas le nom de votre analyste du SAR, composez le 613-943-5076 ou communiquez avec le SCT afin d'obtenir de l'aide.

Étapes du processus d'élaboration des règlements

La liste de contrôle qui suit énumère les étapes du processus d'approbation des règlements devant être pris par le gouverneur en conseil. Le processus en question a été conçu de manière à faire en sorte que les exigences de la Loi sur les textes réglementaires et de la DCRR soient respectées. Des précisions concernant chaque étape sont fournies dans les pages suivantes. Aux termes de la DCRR, les organismes de réglementation devraient consulter les Canadiens et les parties intéressées tout au long de ce processus.

A. Demande de publication préalable d'un projet de règlement
Étape	Description	Intervenants	Approbations
1	Évaluer le degré d'impact (triage) et déterminer si l'on demandera une exemption de publication préalable. Se reporter au tableau qui suit à propos de l'Exemption de publication au préalable.	Organisme de réglementation (OR) et SAR du SCT	Signature d'un directeur de l'OR
2	Effectuer une analyse, préparer le résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR) et obtenir l'approbation de l'analyste du SAR au sujet du REIR	OR et SAR du SCT
3	Rédiger le règlement	OR et ministère de la Justice	Directeur général de l'OR
4	Examiner le projet de règlement et le REIR (la portée de l'examen varie selon le mandat de la section de la réglementation visée) et émettre des copies estampillées	Ministère de la Justice
5	Envoyer à la Division des décrets du Conseil (DDC) du BCP une présentation relative au règlement	OR et DDC du BCP	Signature du ministre responsable
6	Le Conseil du Trésor examine la présentation et décide s'il y a lieu de l'approuver aux fins de publication préalable	CT, SAR du SCT et DDC du BCP	Approbation de la publication préalable par le CT
7	Assurer la publication préalable de l'ébauche du projet réglementaire dans la Partie I de la Gazette du Canada	DDC du BCP et TPSGC

B. Demande d'approbation finale, de publication et d'enregistrement d'un projet de règlement
Étape	Description	Intervenants	Approbations
8	Recevoir et examiner les commentaires relatifs au projet de règlement, réviser le règlement, mettre à jour le REIR, s'il y a lieu, et obtenir l'approbation de l'analyste du SAR du SCT	OR ou SAR du SCT
9	Examiner l'ébauche du projet réglementaire et le REIR, et préparer des copies estampillées	Ministère de la Justice
10	Envoyer à la DDC du BCP la version finale signée de la présentation relative au règlement	OR ou DDC du BCP	Signature du ministre responsable
11	Le gouverneur en conseil (les ministres du CT qui conseillent le gouverneur général), se fondant sur l'avis des ministres du CT, examine la présentation et décide s'il y a lieu de prendre le règlement	CT, Gouverneur général SAR du SCT, et DDC du BCP	Règlements pris par le gouverneur en conseil
12	Enregistrer le règlement et le publier dans la Partie II de la Gazette du Canada	DDC du BCP et TPSGC
13	Examen du Comité mixte permanent d'examen de la réglementation

C. Activités constantes de mesure du rendement et d'évaluation des activités de réglementation

Il est raisonnable de prévoir une période pouvant aller de 6 à 24 mois pour mener à bien le processus d'approbation d'un projet de règlement devant être pris par le gouverneur en conseil, depuis le début du processus de triage jusqu'à ce que le règlement soit pris. Fixez certains échéanciers au début du projet, et discutez avec votre analyste du SAR du SCT, en consultation avec le ministère de la Justice, pour voir si ces échéanciers sont réalistes. Un modèle de calendrier (chemin critique) est proposé à la partie 3 du présent guide.

Demande d'approbation de publication préalable

Étape 1 : Énoncé de triage

La première étape du processus d'élaboration des règlements consiste à évaluer le niveau d'impact de la proposition réglementaire, déterminer si une exemption de publication préalable sera demandée, préparer un énoncé de triage, et obtenir l'approbation de votre analyste du SAR relativement à l'énoncé. Ceci concorde avec l'exigence, énoncée dans la DCRR, voulant que les projets de règlement soient évalués dès le début du processus afin de déterminer si les procédures d'approbation peuvent être rationalisées et comment il convient d'affecter les ressources.

Vous devez présenter une ébauche de l'énoncé de triage à votre analystedu SAR du SCT afin qu'il puisse examiner et commenter le document. L'analyste et vous aurez à déterminer le degré d'impact du projet de règlement, afin d'établir les échéanciers et d'affecter les ressources en fonction des besoins principaux, ceux qui correspondent aux projets ayant un impact moyen ou élevé.

C'est également à cette étape que l'on évaluera l'incidence qu'un projet pourrait avoir sur les échanges commerciaux internationaux. Si l'organisme de réglementation ne peut évaluer comme il se doit les exigences de publication préalable dans l'optique des obligations commerciales internationales (p. ex. à savoir s'il faut prévoir une période de publication préalable de 75 jours), il convient de consulter l'analyste du SAR du SCT, qui décidera de la marche à suivre. Au besoin, le SAR consultera le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI).

Une fois que la version finale de l'énoncé de triage est prête, deux originaux signés par le directeur responsable du projet seront présentés au SAR du SCT afin qu'elles soient cosignées. L'une des copies sera retournée à l'organisme de réglementation qui parraine le projet. La version finale de l'énoncé de triage doit avoir été préparée et cosignée par l'organisme de réglementation et par le SAR du SCT avant que l'on puisse passer à l'étape 2, étant donné que cet énoncé aura un impact sur le niveau d'analyse et de consultation requis ainsi que sur le gabarit approprié du résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR). Une copie de la version finale de l'énoncé devrait également être envoyée aux conseillers législatifs du ministère de la Justice lorsque le projet de règlement ou la liste d'instructions pour la rédaction de celui-ci est présenté au ministère de la Justice aux fins d'examen et, le cas échéant, aux fins de rédaction.

Le Guide de l'énoncé de triage fournit des renseignements ainsi qu'une orientation en vue de la préparation de cet énoncé. Votre analyste du SAR peut également fournir des conseils et de l'aide ainsi qu'étudier les demandes d'exemption de publication préalable.

CONSEIL : Nous avons jugé que la création d'une équipe pour élaborer et mettre en œuvre un PMRÉ avait été une pratique efficace. L'équipe devrait comprendre, entre autres, non seulement des agents d'élaboration des règlements, des évaluateurs ainsi que des agents ministériels, mais également des spécialistes de l'analyse coûts-avantages, des évaluateurs du risque et des gestionnaires, du personnel de la GI/TI, des analystes du Secrétariat et des membres de groupes de promotion de l'observation, de l'exécution et de la surveillance.

Exemption de publication préalable

La politique de publication préalable des projets de règlement dans la partie I de la Gazette du Canada a pour but de promouvoir la transparence et l'efficacité en accordant une dernière période pour formuler des commentaires avant qu'un projet de règlement soit étudié par les ministres du CT en vue de son approbation par le gouverneur en conseil. Dans certains cas, le projet de règlement doit faire l'objet d'une publication préalable aux termes d'une exigence de la loi. Par contre, il existe des situations où une exemption de publication préalable peut être accordée ou prévue par la loi. Voici quelques exemples de telles situations :
les règlements faisant l'objet d'une exemption de publication en vertu de l'article 15 du Règlement sur les textes réglementaires;

les règlements faisant l'objet d'une exemption de publication en vertu de la loi habilitante;

les règlements dont l'incidence est jugée faible à la lumière de l'énoncé de triage;

les règlements adoptés en raison de situations d'urgence engendrant un risque grave au chapitre de la santé, de la sécurité ou de l'environnement;

les règlements ayant un caractère délicat, lorsqu'il est établi que la publication préalable aurait des effets négatifs ou irait à l'encontre de l'objet visé, par exemple dans le cas de règlements rattachés à des modifications touchant des subventions ou des taux d'intérêt;

les règlements ne nécessitant que des modifications correctives, par exemple une renumérotation de dispositions, des corrections ayant pour but d'assurer la concordance entre les versions anglaise et française ou la correction d'erreurs grammaticales ou typographiques;

les règlements qui présentent un caractère répétitif et sont régulièrement repris sous la même forme (p. ex. le règlement sur l'Office de répartition des approvisionnements d'énergie, qui doit être modifié tous les deux ans aux fins de nommer les membres de l'Office).

Le SAR du SCT fournit des conseils aux ministères et organismes sur l'à-propos d'une exemption de publication préalable et fait des recommandations aux ministres du CT. Ces derniers étudieront les demandes d'exemption selon les circonstances propres à chaque cas. Aucune exemption n'est accordée si la publication préalable est requise par la loi.
Il faut aborder la question de l'exemption de publication préalable avec l'analyste du SAR avant la rédaction du règlement. Dans les cas où une telle exemption est prévue dans le projet de règlement, les conseillers législatifs du ministère de la Justice n'estampilleront pas un règlement pour publication dans la Partie II de la Gazette du Canada tant que le SAR du SCT n'aura pas confirmé par écrit qu'il appuie l'exemption de publication préalable.

Centre de compétences en réglementation

La Directive du Cabinet sur la rationalisation de la réglementation met de l'avant une approche de gestion des règlements fondée sur le cycle de vie, de pair avec différentes exigences nouvelles ayant trait aux processus, à la coordination et aux travaux d'analyse. Sachant qu'il faut parfois des années pour qu'un organisme de réglementation se dote de toutes les capacités internes afin de se conformer à ces exigences, le SCT a mis sur pied le Centre de compétences en réglementation (CCR) dans le but d'offrir de l'aide à cette fin.
Le CCR fournit des conseils et des services spécialisés afin d'aider les ministères à se doter de la capacité interne requise en vue d'élaborer des projets de règlement judicieux et fondés. Les spécialistes du CCR offrent les services d'orientation suivants :

des services d'analyse à l'appui des travaux d'élaboration de règlements, en particulier au chapitre de l'évaluation du risque, de l'analyse coûts-avantages, de la mesure du rendement et des plans d'évaluation;

des services d'encadrement et de conseil pour l'évaluation des progrès dans l'élaboration des règlements, et la formulation constante de commentaires et de conseils;

la tenue d'ateliers et de présentations portant sur un ou plusieurs aspects du processus d'élaboration de règlements, en fonction des besoins particuliers de votre équipe;

des examens menés par des pairs afin de faire une évaluation critique des analyses effectuées et de formuler des commentaires avant que l'on mette la dernière main aux présentations relatives à des règlements.

Le CCR collabore aussi avec la collectivité des responsables de la réglementation fédérale et avec l'École de la fonction publique du Canada (ÉFPC) afin d'établir et de promouvoir des pratiques exemplaires et des activités d'apprentissage à l'intention des responsables de la réglementation fédérale. Par exemple, l'ÉFPC a préparé un programme de formation de base sur la réglementation; les participants à ce programme acquièrent des connaissances de base sur le processus réglementaire fédéral, l'approche de réglementation fondée sur le cycle de vie et les modifications découlant de la DCRR.
On trouvera de plus amples renseignements sur le CCR à l'adresse Internet www.reglementation.gc.ca
Pour de plus amples renseignements sur les possibilités de formation sur la réglementation, veuillez consulter le site de l'École de la fonction publique du Canada.

Étape 2 : Analyse et élaboration du résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR)

Aux termes de la DCRR, les organismes de réglementation, lorsqu'ils élaborent un projet de règlement, doivent effectuer des analyses détaillées (en fonction du degré d'impact établi à l'étape de l'énoncé de triage) et mener des consultations poussées. Ils doivent ensuite faire la synthèse de leurs travaux et présenter cette information aux décideurs et au public au moyen d'un REIR, qui est publié dans la partie I de la Gazette du Canada. Un REIR correctement rédigé fait une synthèse concluante de renseignements non techniques qui permet aux divers auditoires qui s'y intéressent de comprendre la question qui est visée par le règlement, la raison pour laquelle cette question fait l'objet du règlement, les objectifs du gouvernement, les coûts et avantages du règlement, l'identification des groupes qu'il touchera, la liste des groupes consultés lors de l'élaboration du règlement, et la façon dont le gouvernement prévoit évaluer et mesurer le rendement du règlement par rapport aux objectifs déclarés.

Mesure du rendement et évaluation des activités de réglementation

Tel que mentionné précédemment, conformément à l'approche fondée sur le cycle de vie mise de l'avant dans la DCRR, il faut veiller constamment à ce que les règlements continuent d'atteindre leurs objectifs stratégiques. Procéder en permanence à la mesure du rendement et à l'évaluation des règlements constitue donc un aspect important du processus réglementaire fédéral.
On peut procéder à la mesure du rendement et à l'évaluation des activités de réglementation dans différentes situations. Par exemple, dans le cas de projets de règlements évalués comme ayant une forte incidence, les organismes de réglementation doivent préparer un Plan de mesure et d'évaluation du rendement (PMER) et en résumer les principaux éléments dans leur REIR.
Les règlements dont l'impact est faible ou moyen peuvent faire l'objet d'examens ponctuels de la part de l'organisme de réglementation, dans le cadre d'un cycle d'examen périodique, d'un examen général des objectifs stratégiques (par exemple, à la suite d'un rapport du Bureau du vérificateur général) ou en réponse à des commentaires formulés par le public ou par des parties intéressées.
Le Manuel du plan de mesure du rendement et d'évaluation fournit d'autres renseignements à ce sujet.

Votre analyste du SAR du SCT joue un rôle important dans le processus d'élaboration et d'approbation du REIR. La responsabilité de l'analyste consiste à fournir des conseils et de l'aide durant le processus d'élaboration des règlements, mais la DCRR indique que le SAR du SCT doit examiner les projets de règlement. Il incombe aussi au SAR, en application de la DCRR, de discuter avec les ministères et les organismes au sujet de la qualité des analyses et de leur fournir des conseils sur la manière de satisfaire aux les exigences de la Directive (fonction de remise en question).

Votre analyste du SAR collaborera avec vous afin de s'assurer que le REIR contienne des renseignements suffisants et pertinents au sujet de l'impact du projet de règlement, qu'il soit rédigé dans un langage clair comportant le moins de termes techniques et de jargon possible, et que son libellé concorde avec celui de la loi habilitante et la réglementation. Il pourra demander d'autres renseignements pertinents quant au projet de règlement, afin d'accroître sa compréhension de celui-ci (p. ex. évaluation du risque, livres blancs, présentations).

La fonction de remise en question est exercée dans un esprit de collaboration. Le processus d'examen et de remise en question au début des travaux peut servir à améliorer de façon notable la qualité du projet de règlement et contribuer au respect des exigences d'analyse énoncées dans la DCRR. Cela peut aussi permettre de s'assurer que le projet concorde adéquatement avec les priorités de l'État et que toutes les décisions stratégiques, législatives et financières requises soient demandées et obtenues. De plus, les analystes du SAR, forts de leur connaissance de l'environnement réglementaire général, peuvent déterminer si un projet va à l'encontre d'autres règlements existants ou envisagés, ou si le projet pourrait être amélioré grâce à de meilleures communications ou à une coopération accrue entre organismes de réglementation. En bout de ligne, une collaboration s'amorçant rapidement durant les travaux facilitera l'examen du projet par les ministres du Conseil du Trésor.

Modèles de résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR)

Il existe deux modèles de REIR qui correspondent aux exigences de la DCRR: l'un est réservé aux projets ayant un faible impact et l'autre, aux projets ayant un impact moyen ou élevé.

Cette présentation des REIR est exigée pour tous les nouveaux projets de règlement depuis le 1er avril 2008. Les modèles sont disponibles dans le site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Tel qu'indiqué à la section 3.0 de la DCRR, les organismes de réglementation peuvent aussi avoir à procéder à d'autres analyses portant sur des exigences législatives ou stratégiques particulières. L'analyste du SAR du SCT pourra fournir de l'aide au sujet des exigences de la DCRR et des autres analyses à effectuer.

Respect des obligations internationales

Aux termes de la DCRR, les ministères et les organismes doivent veiller à ce que leurs projets de règlement soient conformes aux obligations internationales du Canada, notamment dans le domaine des échanges commerciaux. C'est à l'étape de l'établissement des priorités que les organismes de réglementation doivent établir si des accords commerciaux internationaux auxquels le Canada est partie ont des répercussions sur leur projet de règlement (pensons à l'Accord sur les obstacles techniques au commerce de l'Organisation mondiale du commerce, à l'Accord sur l'application des mesures sanitaires et phytosanitaires et aux chapitres 7 et 9 de l'Accord de libre-échange nord-américain), et cette information doit être incorporée à la présentation au CT. Pour obtenir de l'aide à cette fin, on peut communiquer avec le service des Règlements et obstacles techniques, ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, au 613-944-8977.

Votre projet a-t-il des répercussions financières ou opérationnelles?

Si votre projet de règlement a des répercussions financières ou opérationnelles, d'autres exigences peuvent s'appliquer; par exemple, une présentation au CT (pour l'approbation du financement et du mandat). Vous devriez discuter de cette question avec votre analyste du SAR du SCT aussitôt que possible au cours du processus.

Les projets de règlement en question seront aussi étudiés par le Conseil du Trésor dans le cadre de son double rôle de conseil de gestion du gouvernement du Canada (partie A) et de conseiller en réglementation (partie B).

Aide disponible

Différents documents peuvent vous aider dans le cadre de l'élaboration d'un projet de règlement.

Les documents d'orientation suivants sont disponibles dans le site Internet des Affaires réglementaires :

Évaluation, choix et mise en œuvre d'instruments d'action gouvernementale;
Guide d'analyse coûts-avantages pour le Canada : Propositions de réglementation;
Lignes directrices sur la coopération et les obligations réglementaires internationales;
Lignes directrices pour des consultations efficaces sur la réglementation.

D'autres ressources utiles sont mentionnées à la fin du présent document.

L'importance des consultations

Il est précisé dans la DCRR que les organismes de réglementation devraient identifier les parties pouvant être intéressées ou touchées par un projet de règlement et offrir à ces parties la possibilité de prendre part à des consultations ouvertes et valables, et ce, à toutes les étapes du processus de réglementation. Dans cette optique, l'un des aspects clés de la fonction de remise en question qu'exerce le SAR du SCT consiste à s'assurer que les parties touchées par un projet de règlement ont eu l'occasion d'exprimer leurs opinions et leurs préoccupations au sujet de la conception, de la mise en application et des répercussions du projet.
Aux termes de la DCRR, les organismes de réglementation qui mènent des consultations doivent :

informer et consulter les Canadiens au sujet de la nature et des répercussions des enjeux de politique publique, en fonction des données probantes et des connaissances scientifiques et empiriques disponibles;

permettre aux Canadiens de prendre part à la définition des objectifs stratégiques;

établir clairement le processus et les échéanciers, de sorte que les parties touchées puissent s'organiser et fournir des commentaires;

fournir en temps utile des renseignements aux Canadiens et aux parties touchées concernant les résultats des consultations et les priorités prises en compte dans le cadre du processus décisionnel.

La DCRR précise également que les ministères et les organismes doivent collaborer avec les collectivités, les organisations et les administrations autochtones afin de garantir le respect des obligations relatives aux droits protégés en vertu de l'article 35 de la Loi constitutionnelle de 1982. Des directives sont fournies dans le document intitulé Consultation et accommodement des groupes autochtones – Lignes directrices provisoires à l'intention des fonctionnaires fédéraux, publié par le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien.
On encourage les organismes de réglementation à informer rapidement le public de leur intention d'édicter un règlement dans la mesure du possible, car les parties touchées seront plus enclines à accepter le règlement si elles ont eu la possibilité de concourir à la définition du problème et de la solution à apporter. Un tel avis pourra être fourni au moyen du Rapport sur les plans et les priorités de l'organisme, de la publication et de la mise à jour périodique d'un plan ministériel de réglementation dans un site Web ou de la publication d'un avis d'intention dans la partie I de la Gazette du Canada.

Étape 3 : Rédaction du règlement

Vous pouvez choisir entre deux approches pour l'élaboration du libellé d'un règlement :

transmettre au ministère de la Justice des instructions de rédaction et demander que les conseillers législatifs de ce ministère rédigent le règlement;
rédiger une ébauche du projet de règlement à l'interne et soumettre ce document à l'examen juridique du ministère de la Justice.

Instructions de rédaction

Les instructions de rédaction doivent être préparées par les responsables des programmes dans les deux langues officielles. Clarté et précision sont de mise. Les instructions peuvent prendre des formes variées, par exemple :

une explication détaillée de la politique que l'on veut mettre en œuvre au moyen du projet de règlement;
un exposé abrégé du projet de règlement;
une demande visant à inclure ou à exclure des termes ou des concepts particuliers;
une demande visant à incorporer de nouveaux éléments à un règlement existant.

Dans le cas de la modification d'un règlement existant, les instructions doivent expliquer l'objet et les résultats escomptés des modifications proposées. Elles peuvent aussi comporter des suggestions concernant la manière d'incorporer les nouvelles exigences et mentionner la jurisprudence pertinente, le cas échéant, ainsi que les renvois dans le règlement.

Élaboration de l'ébauche à l'interne

La tâche de rédiger un règlement à l'interne est confiée aux responsables de programmes, en collaboration avec l'unité des services juridiques de l'organisme. Il faut soumettre trois copies de l'ébauche du projet réglementaire dans les deux langues officielles au ministère de la Justice pour examen juridique (se reporter à l'étape 4). Veillez à ce que les versions française et anglaise concordent. Le document proposé constituera les « instructions » et les conseillers législatifs du ministère de la Justice y apporteront les changements nécessaires.

Autres exigences

Peu importe que l'on transmette des instructions de rédaction ou une ébauche du règlement, il faut également fournir les documents suivants au ministère de la Justice :

une ébauche, dans chaque langue officielle, de l'avis de publication préalable (sauf en cas d'exemption de publication préalable);
une copie, dans chaque langue officielle, de l'ébauche du REIR;
une copie de la version finale de l'énoncé de triage, cosignée par l'organisme de réglementation et le SAR du SCT;
le cas échéant, tous les documents visant les modifications au règlement qui ont été transmis au Comité mixte permanent d'examen de la réglementation ou reçus de ce comité.

Il est possible de remettre les documents en version papier ou électronique. Si la version papier est fournie, il faut deux copies de chaque document.

Vous devez également informer les conseillers législatifs du ministère de la Justice de toute question d'ordre juridique pouvant être soulevée par le projet de règlement ainsi que des opinions juridiques formulées à ce sujet; faites aussi mention de la jurisprudence applicable.

Projets de règlement – Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (Documents confidentiels du Cabinet)

Les projets de règlement doivent être présentés à un comité du Cabinet (le CT) et constituent à ce titre des documents confidentiels du Conseil privé de la Reine.
La confidentialité entourant les discussions du Cabinet s'applique aux points à l'ordre du jour des réunions, à la nature des discussions entre les ministres et aux décisions prises par ces derniers.
Les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada sont décrits à l'article 69 de la Loi sur l'accès à l'information, à l'article 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à l'article 39 de la Loi sur la preuve au Canada. Entrent dans cette catégorie les notes d'information destinées au CT, les versions provisoires des décrets et des REIR ainsi que les projets de règlement. Veuillez noter que, dans la mesure où la version d'un projet de règlement est approuvée à des fins de consultation par le responsable pertinent, c.-à-d. au moins par une personne du niveau de directeur général, un projet de règlement peut être diffusé à ces fins. Dès sa publication ou sa prise, selon le cas, le projet de règlement n'est plus un document confidentiel du Cabinet, mais il le redevient lorsqu'il est renvoyé à ses auteurs pour modification.
Préalablement aux consultations portant sur des projets de règlement, il est important de discuter avec votre équipe des services juridiques au sujet des documents et de l'information que vous prévoyez communiquer, de manière à éviter de diffuser par inadvertance des documents confidentiels du Conseil privé de la Reine.
Les Lignes directrices pour des consultations efficaces sur la réglementation fournissent de plus amples renseignements sur les exigences des consultations relatives aux règlements et sur les processus et outils connexes. Pour trouver des renseignements portant sur les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine, consultez également les chapitres du Manuel du Conseil du Trésor consacré à l'accès à l'information (chapitre 2-6, décembre 1993).

Étape 4 : Examen par les conseillers législatifs du ministère de la Justice et estampillage

Aux termes du paragraphe 3(2) de la Loi sur les textes réglementaires, le greffier du Conseil privé, de concert avec le sous-ministre du ministère de la Justice (dans les faits, cette responsabilité est confiée aux conseillers législatifs du ministère de la Justice) procède à l'examen juridique de chaque projet de règlement pour vérifier :

que le règlement est autorisé par une loi habilitante;
que le règlement ne reflète pas un usage inhabituel on imprévu du pouvoir habilitant;
que le règlement n'empiète pas indûment sur les droits et libertés en vigueur et ne va pas à l'encontre de la Charte des droits et libertés ni de la Loi constitutionnelle de 1982;
que le règlement, par sa forme et son libellé, est conforme aux normes en vigueur.
Le document est également examiné par d'autres spécialistes (réviseurs, jurilinguistes et bijuristes).

L'examen mené par le ministère de la Justice peut avoir lieu :

soit après la présentation d'une ébauche par l'organisme de réglementation – le ministère de la Justice rédigera alors une nouvelle version des dispositions qui ne sont pas conformes aux normes reconnues;
soit durant la rédaction du libellé par le ministère de la Justice lui-même.

Une fois l'examen achevé, les conseillers législatifs du ministère de la Justice transmettent à l'organisme de réglementation parrainant le projet de règlement un projet de discussion. Le document tient compte des changements rendus nécessaires dans la foulée de l'examen juridique. L'organisme de réglementation effectue ensuite un dernier examen du libellé et confirme que celui-ci concorde avec la politique pertinente.

Demande de copies estampillées

Le gestionnaire responsable du projet de règlement doit transmettre une demande écrite (lettre ou courriel) aux conseillers législatifs du ministère de la Justice afin d'obtenir des copies estampillées du règlement, une fois l'assentiment et l'approbation données par l'unité des Services juridiques ministériels de ce même ministère. Le fait qu'un règlement soit estampillé indique que le règlement a été examiné conformément à la Loi sur les textes réglementaires. Si une question en suspens pose un risque juridique majeur, le sous-ministre de la Justice en avisera par écrit le greffier, conformément aux obligations de celui-ci énoncées à l'article 3 de la Loi sur les textes réglementaires. Le greffier en informera alors l'organisme de réglementation. Au même moment, il veillera à ce qu'une copie de l'ébauche du projet de règlement soit transmise au directeur, Opérations du comité du Cabinet au SAR du SCT.

Étape 5 : Envoi d'une présentation signée à la DDC du BCP

Une fois approuvé pour fins de présentation par le ministre parrain, le projet de règlement est envoyé à la DDC du BCP, qui a pour tâche de présenter le projet au Conseil du Trésor. Une présentation relative au règlement doit être reçue par la DDC au moins 15 jours ouvrables avant la réunion du CT où le projet pourrait être inscrit à l'ordre du jour aux fins d'examen. L'inscription des projets à l'ordre du jour du Conseil du Trésor demeure à la discrétion du président.

Le Conseil du Trésor se réunit chaque semaine lorsque le Parlement siège, et des réunions sont tenues au besoin le reste de l'année (par exemple, durant le congé d'été). Les dates d'échéance sont modifiées (repoussées) pour tenir compte des jours fériés pendant cette période. Les projets reçus après l'échéance applicable sont inscrits à l'ordre du jour de la réunion subséquente. Pour qu'un projet soit examiné, tous les éléments requis doivent être présents et satisfaire aux exigences d'analyse de la DCRR.

En situation d'urgence, si l'on veut qu'un projet reçu après l'échéance applicable soit examiné, le ministre parrain doit envoyer au président du Conseil du Trésor une lettre à cet effet y précisant la raison pour laquelle le projet a été soumis tardivement. Avant d'envoyer une telle lettre, il convient de consulter l'analyste du SAR du SCT, qui pourra fournir des conseils concernant le libellé de la lettre. Une fois prête, la lettre (signée par le ministre) doit être incorporée à la présentation relative au règlement ou, si cette présentation a déjà été transmise, doit être envoyée au greffier adjoint du Conseil privé (décrets) par un responsable ministériel, soit par messagerie protégée, soit par télécopieur sécurisé au 613-957-5773. Dans ce dernier cas, l'original de la lettre doit subséquemment être transmis par un responsable ministériel ou par messagerie protégée.

Conformément à la pratique établie du CT, et comme c'est le cas pour tous les projets inscrits à l'ordre du jour, l'examen des projets urgents demeure à la discrétion du président.

La liste de contrôle qui suit fait état des documents qui doivent être envoyés au greffier adjoint du Conseil privé. Sauf indication contraire (voir les modèles à la Partie IV de ce Guide pour connaître les exceptions), tous les documents doivent être fournis dans les deux langues officielles sous forme de documents séparés plutôt que de texte où le français et l'anglais sont côte à côte.

Liste de contrôle aux fins de la publication préalable dans la Partie I de la Gazette du Canada
Document	Original	Photocopies
Lettre d'accompagnement	Original (français et anglais)	4
Avis	Original estampillé	5
Règlement	Original estampillé	5
Résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR)	Original (dont la page couverture est signée par le ministre) + version électronique.	5
Supplementary Note (if applicable)	Original + version électronique.	4
Plan de communication	Original + version électronique.	4
Demande de publication dans la Gazette du Canada	Original.	Aucune
CD ou disquette	Un CD, une disquette ou une clé USB contenant la version électronique des documents et les illustrations, le cas échéant.	Sans objet

La DDC du BCP, lorsqu'elle reçoit une présentation signée, vérifie ce qui suit :

le projet de règlement relève du pouvoir du gouverneur en conseil;
tous les documents requis sont fournis et portent les signatures requises;
le projet de règlement a été estampillé;
le REIR et la Demande de publication dans la Gazette du Canada (document PDF - 161 KO) (formulaire PWGSC-TPSGC 3105-1) ont été signés par la personne compétente.

La DDC du BCP envoie ensuite une copie de la présentation au SAR du SCT pour examen et préparation d'une note d'information à l'intention des ministres du CT. Si des points demeurent non résolus, l'analyste du SAR pourra communiquer avec le fonctionnaire nommé dans le REIR ou avec le coordonnateur ministériel de la réglementation.

Étape 6 : Réunion du Conseil du Trésor et décision

Il incombe au SAR du SCT d'informer les ministres du CT au sujet des projets de règlement. On pourra demander à des fonctionnaires de l'organisme de réglementation (idéalement au niveau de SMA, mais à tout le moins au niveau de directeur) d'être présents lors de la réunion du CT afin de fournir des renseignements complémentaires. Le SAR vous fera savoir si tel est le cas et précisera la date, l'heure et l'endroit de la réunion, cette information étant confidentielle.

En sa qualité de comité du Cabinet du Conseil privé de la Reine pour le Canada, le Conseil du Trésor est fondé à prendre les décisions suivantes :

approuver ou rejeter la publication préalable du projet de règlement;
approuver ou rejeter une demande d'exemption de publication préalable;
soumettre le dossier à l'examen du Cabinet ou d'un des autres comités de ce dernier;
renvoyer le dossier au ministre responsable pour examen additionnel et complément d'information;
reporter l'étude du dossier à une autre réunion.

Les présentations approuvées sont envoyées au BCP en vue de la prise des mesures subséquentes (étape 7). Votre analyste du SAR vous indiquera les mesures de suivi pouvant être requises ou vous fera part de la décision du CT de rejeter un projet de règlement ou d'en reporter l'étude.

Étape 7 : Publication préalable dans la partie I de la Gazette du Canada

Après approbation par le CT, la DDC du BCP envoie le projet de règlement et le REIR connexe à la Direction de la Gazette du Canada de TPSGC.

Le projet de règlement et le REIR font ensuite l'objet d'une publication préalable dans la partie I de la Gazette du Canada. On trouvera des renseignements additionnels sur ce processus (p. ex. exigences de publication, échéanciers, tarifs d'insertion et formulaire de demande d'insertion (document PDF - 163.72 KO) dans le site de la Gazette du Canada.

La publication des règlements dans la partie I de la Gazette du Canada permet au gouvernement d'assurer la participation des Canadiens au processus de réglementation. La publication préalable offre à tous les citoyens la possibilité réelle de transmettre leurs commentaires sur un règlement avant que celui-ci ne soit pris (le nom et les coordonnées de la personne à qui envoyer les commentaires doivent apparaître dans le REIR).

La période normale de publication préalable dans la partie I est de 30 jours, sauf dans les situations suivantes :

la loi habilitante prévoit une autre période;
les ministres du CT conviennent d'une période différente;
le projet de règlement a une incidence sur les échanges commerciaux internationaux, de sorte que la période de publication préalable doit être d'au moins 75 jours afin que le Canada puisse se conformer à son obligation de préavis aux termes des différents accords commerciaux.

Un organisme de réglementation peut décider d'une période de publication préalable plus longue (par exemple si certaines parties intéressées importantes ont besoin de plus de temps pour étudier et commenter le projet de règlement). Il convient alors de publier un avis dans la partie I de la Gazette du Canada pour faire part de cette prolongation et des raisons qui la justifient. Une explication doit aussi être fournie dans le REIR lors de la publication de la version finale approuvée du règlement dans la partie II de la Gazette du Canada.

Éditions spéciales

Une nouvelle édition de la partie I de la Gazette du Canada est publiée chaque samedi, de sorte qu'il est facile pour les organismes de réglementation d'assurer en temps utile la publication préalable de leurs projets de règlement. Toutefois, dans des cas exceptionnels, un projet de règlement pourra faire l'objet d'une publication préalable dans une édition spéciale de la Gazette du Canada, afin de faire connaître le projet avant la démarche habituelle de publication. La Direction de la Gazette du Canada et le Bureau du Conseil privé décideront de la pertinence et de la possibilité d'opter pour cette procédure en fonction des circonstances propres à chaque cas.

Il faut prendre des arrangements longtemps avant la date de publication avec le gestionnaire, Gazette du Canada, par téléphone au 613-943-5261, ou par courriel à l'adresse infogazette@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Dépôt au Parlement

Bon nombre de lois habilitantes exigent que leurs projets de règlements ou leurs règlements soient déposés à la Chambre des communes ou au Sénat; certaines prévoient aussi que les projets de règlements fassent l'objet d'un renvoi à des comités parlementaires. Le moment du dépôt peut varier : aux termes de certaines lois, le dépôt doit avoir lieu avant la prise du règlement (p. ex. paragraphe 5(2) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés), tandis que d'autres précisent que le dépôt doit avoir lieu après (p. ex. article 46 de la Loi sur les cours fédérales).

Si un dépôt est requis, votre analyste du SAR du SCT pourra vous aider à déterminer le moment de le faire et la procédure à suivre. Également, votre groupe des affaires législatives ou parlementaires pourra aider à coordonner la procédure de dépôt, de concert avec le BCP. La lettre d'accompagnement destinée au greffier adjoint du Conseil privé (se reporter à l'étape 5) doit préciser si un dépôt est requis et, le cas échéant, la date à laquelle le dépôt doit avoir lieu.

Renseignements additionnels sur la Gazette du Canada
Publiée chaque samedi, la partie I de la Gazette du Canada fait état de tous les avis publics, des nominations officielles et des projets de règlement du gouvernement du Canada; elle contient aussi des avis publics variés du secteur privé dont la publication constitue une exigence énoncée dans une loi ou un règlement fédéral.
Aux termes de l'article 11 de la Loi sur les textes réglementaires, la partie II, publiée tous les deux mercredis, est le recueil de tous les règlements adoptés et de certaines autres catégories de textes réglementaires, dont les décrets, les ordonnances et les proclamations.
La partie III de la Gazette du Canada, laquelle porte principalement sur les lois du Parlement, est publiée dans les meilleurs délais après que ces lois aient reçu la sanction royale. Elle fournit également la liste des proclamations du Canada et des décrets d'entrée en vigueur des lois fédérales. Le ministère de la Justice établit la date de publication de chaque édition de la partie III.
On peut se procurer la Gazette du Canada dans la plupart des bibliothèques publiques et des bibliothèques de dépôt universel au Canada et à l'étranger. On peut aussi en obtenir des copies en ligne et par abonnement payant. Une Histoire de la Gazette du Canada est également disponible en ligne.

Demande d'approbation finale, publication et enregistrement

Une fois écoulée la période de publication préalable, plusieurs des mêmes étapes déjà décrites avant cette publication sont reprises pour compléter le processus d'élaboration du règlement. Votre analyste du SAR continue de remplir un rôle essentiel d'aide et de remise en question tout au long de ce processus.

Étape 8 : Analyse ultérieure à la publication préalable

La DCRR souligne que les organismes de réglementation doivent « tenir dûment compte des commentaires reçus durant la période de publication préalable » et qu'ils doivent « informer rapidement les Canadiens et les parties touchées sur le résultat des consultations et les priorités prises en compte dans le processus décisionnel ».

Il convient donc d'examiner avec soin tous les commentaires reçus durant la période de publication préalable, de manière à établir s'il y a lieu d'apporter des modifications au libellé du projet de règlement. Il peut être utile de recourir à un document de suivi des commentaires reçus, surtout si l'organisme de réglementation est amené plus tard à expliquer quelle suite a été donnée aux préoccupations exprimées par les parties intéressées ou pourquoi il n'a pas été possible d'y donner suite. Un modèle de document de suivi est présenté à la partie 4 du présent guide.

Si des modifications doivent être apportées au projet de règlement, les conseillers législatifs du ministère de la Justice les examineront conformément à l'article 3 de la Loi sur les textes réglementaires et les intégreront, s'il y a lieu (conformément aux instructions de rédaction fournies par l'organisme de réglementation). Outre les commentaires du public et des parties intéressées, il faut aussi prendre en considération les changements survenus sur la scène nationale et internationale qui pourraient avoir une incidence sur le libellé ou l'objet du projet de règlement.

Il faut réviser le REIR pour préciser la date de publication préalable, résumer les commentaires reçus, expliquer la suite donnée à ces commentaires et fournir les raisons justifiant les mesures prises par l'organisme de réglementation (décision de modifier ou non le règlement). L'organisme de réglementation doit ensuite obtenir l'approbation de l'analyste du SAR du SCT au sujet de la version mise à jour du REIR, puis en envoyer une copie aux conseillers législatifs du ministère de la Justice aux fins d'information.

Si aucun commentaire n'a été reçu durant la période de publication préalable, il faut indiquer ce qui suit dans le REIR : « Ce règlement a été publié au préalable dans la Gazette du Canada, partie I, le [date] et aucune observation n'a été reçue. »

Étape 9 : Examen par les conseillers législatifs du ministère de la Justice et estampillage

Avant de présenter pour prise un projet de règlement, il faut en obtenir de nouvelles copies estampillées, et ce, même si aucune modification n'a été apportée au règlement à la suite de la publication préalable. La version de l'estampille utilisée à cette étape est différente de celle apposée lors de la publication préalable; elle indiquera « GC II » pour indiquer que le règlement a été examiné, conformément à la Loi sur les textes réglementaires, pour publication dans la partie II de la Gazette du Canada.

L'organisme de réglementation doit s'assurer que le pouvoir habilitant n'a pas été modifié ou supprimé entre temps.

Les conseillers législatifs du ministère de la Justice remplissent les mêmes fonctions d'examen juridique à cette étape qu'à celle de la publication préalable (étape 4).

Une deuxième publication préalable s'avère-t-elle nécessaire?
Dans certaines situations, une deuxième publication préalable sera de rigueur.
Si des modifications de fond sont apportées au règlement après sa publication préalable, la nouvelle publication préalable permettra aux parties intéressées de prendre connaissance de la portée des modifications et de commenter ces dernières. Il est fortement recommandé d'en discuter avec votre analyste du SAR du SCT.
On fera également une deuxième publication préalable si la première remonte à 18 mois ou plus. On indique ainsi aux Canadiens que, en dépit du temps écoulé, on entend encore prendre le règlement. Une explication du délai devrait être présentée dans la version révisée du REIR.
En cas de changement de gouvernement ou de remaniement ministériel, il pourrait aussi être nécessaire de confirmer avec le ministre parrain et le Bureau du Conseil privé si une deuxième publication préalable est requise.

Étape 10 : Envoi de la version finale de la présentation relative au règlement à la DDC du BCP

Une fois la version finale du projet de règlement approuvée par le ou les ministre(s) responsable(s), les documents figurant dans la liste de contrôle qui suit doivent être envoyés au greffier adjoint du Conseil privé. Sauf indication contraire, tous les documents doivent être fournis dans les deux langues officielles sous forme de documents séparés plutôt que de texte où le français et l'anglais sont côte-à-côte.

La DDC du BCP acceptera uniquement les documents qui portent les signatures requises et les règlements estampillés. La DDC enverra une copie du projet de règlement au SAR du SCT.

Liste de contrôle pour la publication finale dans la Partie II de la Gazette du Canada :
Document	Original	Photocopies
Lettre d'accompagnement	Original	4
Recommandation du ministre au gouverneur en conseil	Original signé et daté, imprimé sur le papier du ministère.	4
Décret	Original estampillé (le ministère de la Justice doit fournir au BCP une version électronique du ou des documents).	6
Règlement	Original estampillé (le ministère de la Justice doit fournir au BCP une version électronique du ou des documents).	10
Résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR)	Original (dont la page couverture est signée par le ministre) + version électronique.	5
Note supplémentaire (le cas échéant)	Original + version électronique.	4
Plan de communication	Original + version électronique.	4
Demande de publication dans la Gazette du Canada	Original.	Aucune
CD ou disquette	Un CD, une disquette ou une clé USB contenant la version électronique des documents et des illustrations.	Sans objet

Étape 11 : Prise du règlement par le gouverneur en conseil

Le gouverneur en conseil est le gouverneur général du Canada, agissant sur l'avis du Cabinet. Depuis décembre 2003, c'est le Conseil du Trésor qui donne avis au gouverneur en conseil, au nom du Conseil privé de la Reine.

Comme c'est le cas pour les projets dont on cherche à obtenir la publication préalable, le SAR du SCT informe les ministres du CT au sujet des présentations soumises pour approbation finale. Les ministres du CT étudieront les résultats de la publication préalable et d'autres renseignements fournis dans la présentation, puis décideront s'il convient de recommander que le gouverneur général prenne le règlement dans sa version finale.

Si le CT décide de ne pas recommander la prise du règlement, il peut prendre différentes mesures :

demander une deuxième publication préalable;
transférer le dossier à l'examen du Cabinet ou d'un des autres comités de ce dernier;
retourner le dossier au ministre parrain pour qu'il procède à un examen plus poussé;
refuser d'approuver la présentation.

Ici encore, vous pourrez avoir besoin d'une personne possédant une expérience et des connaissances étendues (idéalement au niveau de SMA, mais à tout le moins au niveau de directeur) pour répondre aux questions ou pour fournir des renseignements additionnels lors de la réunion du CT. Le SAR du SCT fournira des conseils au besoin, et il fera part à la personne en question de la date, de l'heure et de l'endroit où se tiendra la réunion du CT.

Le règlement est pris lorsque le gouverneur général signe le décret qui y est joint, ce qui survient en général peu après la réunion du CT.

Étape 12 : Enregistrement, entrée en vigueur, publication dans la partie II de la Gazette du Canada et diffusion

Enregistrement

Aux termes de l'article 5 de la Loi sur les textes réglementaires, un règlement doit être soumis ou présenté au greffier du Conseil privé dans les sept jours (suivant sa prise) pour l'enregistrement prévu. Dans la pratique, l'enregistrement survient habituellement dans les 48 heures suivant la réunion du CT chargée de l'examen du projet de règlement.

Aux fins d'enregistrement, la DDC du BCP inscrit le titre du règlement, le nom de l'organisme de réglementation qui l'a pris, la disposition législative ou autre en vertu de laquelle il a été pris, la date de prise du règlement et la date de l'enregistrement. Le règlement se voit attribuer un numéro précédé de l'abréviation « DORS » (Décrets, ordonnances et règlements statutaires) ou « TR » (Textes réglementaires) selon le cas.

Certains types de règlements ne sont pas assujettis à l'exigence d'enregistrement en application de l'article 7 du Règlement sur les textes réglementaires. Le conseiller législatif du ministère de la Justice peut fournir des conseils à ce sujet; il serait également utile de consulter l'analyste du SAR du SCT.

Entrée en vigueur

Le règlement qui doit être enregistré entre normalement en vigueur à zéro heure à la date de l'enregistrement prévu à l'article 6 de la Loi sur les textes réglementaires ou à la date fixée dans le règlement.

Cela dit, un règlement peut entrer en vigueur jusqu'à sept jours avant son enregistrement, mais pas avant sa prise, si la date d'entrée en vigueur est précisée dans le règlement lui-même et si l'on communique au greffier du Conseil privé les raisons justifiant le caractère non fonctionnel de l'entrée en vigueur du règlement le jour son enregistrement.

La date d'entrée en vigueur d'un règlement peut être antérieure à la date de sa prise (c.-à-d. rétroactive) uniquement si la loi habilitante l'autorise et si le règlement mentionne cette date.

Peu importe la situation, la décision du gouvernement de prendre un règlement ne doit pas faire l'objet d'une annonce publique tant que le décret correspondant n'a pas été signé par le gouverneur général. Il est cependant possible d'annoncer l'intention de prendre des mesures. Il convient aussi de consulter les conseillers en communications du ministère au sujet des annonces ministérielles relatives à des règlements et de coordonner les activités avec le BCP.

Publication

Aux termes de l'article 11 de la Loi sur les textes réglementaires, la plupart des règlements doivent être publiés dans la partie II de la Gazette du Canada dans les 23 jours suivant leur enregistrement (la partie II est publiée tous les deux mercredis). Ce processus est coordonné par la DDC du BCP. À l'instar de la publication préalable, une édition spéciale de la partie II de la Gazette du Canada peut être publiée dans des circonstances particulières, p. ex. pour permettre la publication et la mise en application urgentes d'un règlement avant l'horaire habituel de publication.

Omettre de publier un règlement n'invalide pas ce dernier mais empêche de sanctionner les infractions au règlement. En effet, selon le principe constitutionnel de la primauté du droit, le droit doit être connu de chacun.

Il existe cependant deux exceptions à cette règle générale. Il est possible de condamner une personne ou une organisation pour une infraction à un règlement non publié si le règlement fait l'objet d'une exemption de publication ou si l'une de ses dispositions porte expressément qu'il prend effet avant sa publication dans la partie II de la Gazette du Canada. Il faut alors prouver que des mesures raisonnables ont été prises pour que les personnes touchées par le règlement soient informées de sa teneur.

Distribution

En temps normal, des copies signées d'un décret sont envoyées par courrier au ministre parrain ainsi qu'au sous-ministre ou à l'administrateur général de l'organisme parrain, dans les cinq jours suivant la signature.

Habituellement, les décrets, y compris ceux servant à mettre en œuvre un règlement, sont rendus publics trois jours ouvrables après leur approbation par le gouverneur général. Ils sont disponibles dans la salle de lecture du BCP (4e étage, 85, rue Sparks, Ottawa), où les visiteurs peuvent consulter une courte liste des décrets et des règlements (on indique également le nom du ministère parrain, le fondement juridique et le numéro du Conseil privé), ainsi que sur le Web à l'adresse de la Base de données des décrets du Conseil.

Examen du comité mixte permanent d'examen de la réglementation

Le mandat de ce comité est défini par la Loi sur les textes réglementaires, la Loi sur la révision et la codification des textes législatifs et le Règlement de la Chambre des communes (les règles permanentes écrites qui régissent les activités de la Chambre des communes). Conformément à la Loi sur les textes réglementaires, le Comité peut examiner tout texte réglementaire pris après le 31 décembre 1971.

Composé de huit sénateurs et d'un nombre équivalent de députés, ce comité dispose des mêmes pouvoirs que les autres comités permanents. Il peut siéger en même temps que la Chambre ainsi que lorsque les travaux de cette dernière sont ajournés; convoquer des personnes et exiger la production de documents et de dossiers; faire imprimer des documents et des témoignages; ainsi que déléguer la totalité ou une partie de ses pouvoirs à un sous-comité (exception faite du pouvoir de faire directement rapport à la Chambre). Il peut aussi déposer des rapports à la Chambre et demander au gouvernement de présenter une réponse aux rapports en question. De plus, le Comité peut prendre l'initiative de faire abroger un règlement.

Le Comité examine tous les textes réglementaires en se fondant sur 13 critères, dont la conformité à la Charte canadienne des droits et libertés ou à la Déclaration canadienne des droits, le respect de la Loi sur les textes réglementaires relativement aux exigences de transmission, d'enregistrement et de publication, ainsi que l'exercice inhabituel ou inattendu des pouvoirs que confère la législation habilitante.

D'autres renseignements sur le Comité mixte permanent d'examen de la réglementation sont disponibles à la section 17 de La procédure et les usages de la Chambre des communes en ligne.

Partie 3 : Chemin critique – modèle

Chemin critique proposé

Le modèle de chemin critique qui suit a pour objet de faciliter le respect des échéanciers applicables à la présentation d'un projet de règlement pour fins de publication préalable et d'approbation finale.

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Part 4: Document Checklist and Templates

A number of documents are required to support the approval of GIC regulations. Document requirements at various stages of the approval process are summarized in the following checklist. This part of the guide also provides explanations and sample templates for some of these documents.

Documentation Checklist-Governor in Council Regulations
Documents^[1]	Submission for Legal Examination		Submission to the Treasury Board for Pre-Publication Approval Assistant Clerk PCO-OIC	Submission to the Treasury Board for Final Approval Assistant Clerk PCO-OIC
Documents^[1]	Either the Regulations Section, JUS, or the Departmental Regulations Sections	Treasury Board of Canada Secretariat–Regulatory Affairs Sector (TBS-RAS)^[2]
Letter of Transmittal to the Assistant Clerk of the Privy Council	Original signed by departmental manager	One copy or email or diskette	Original signed by ADM and four photocopies	Original signed by ADM and four photocopies
Ministerial Recommendation to the GIC	Draft (unsigned)	Draft (unsigned)	N/A	Original signed by minister and one photocopy
Notice of Pre-Publication	Email or diskette	One copy or email or diskette	One original stamped copy and five photocopies^[3]	N/A
Order in Council	Email or diskette	One copy or email or diskette	N/A	One original stamped copy and six photocopies of both English and French
Regulations	Email or diskette	One copy or email or diskette	One original stamped copy and five photocopies	One original stamped copy and 10 photocopies of both English and French
RIAS	Email or diskette	One copy or email or diskette	Original cover page signed by minister and five photocopies and diskette	Original cover page signed by minister and five photocopies and diskette
Supplementary Note, if any^[4]	N/A	One copy or diskette	Original hard copy and four photocopies	Original hard copy and four photocopies
Communications Plan^[4]	N/A	One copy or diskette	Original hard copy and four photocopies	Original hard copy and four photocopies
Request for Insertion in the Canada Gazette	N/A	N/A	Original signed by departmental official	Original signed by departmental official
Artwork, if any	Email or diskette	One copy or email or diskette	Original	Original
On each diskette label, indicate your department, contact name, phone number, and software used.

Regulatory Impact Analysis Statement Cover Page

The RIAS cover page is the recommendation of the sponsoring minister(s) to his or her Treasury Board colleagues to pre-publish a regulation. It should use the format shown in the accompanying template and must be signed by the sponsoring minister(s).

A diskette containing the final version of the RIAS must be included with the submission. It should be clearly identified and placed in a disk mailer envelope.

For additional guidance on developing a RIAS, including a RIAS template, consult the RIAS Writer's Guide.

Formatting Tips for the RIAS Cover Page

Use ministerial or departmental letterhead.

Use the official title of the minister (see the Canadian Ministry).

Use the font Times New Roman 12; all margins should be set at 1 in. (2.54 cm).

Bold and italicize only the mandatory sections. If there is a need for subdivisions, underlining the heading is sufficient.

Be concise; avoid repetition in the document.

The information from the Notice of Pre-Publication should not be reproduced in the RIAS.

The information may appear on one page, with the English and French versions side by side.

Canada Gazette should always be italicized (i.e., Canada Gazette, Part I; Canada Gazette, Part II).

The expression "proposed regulations" should be used during pre-publication but not for final publication of the regulations. When the final text of the regulations is published in the Canada Gazette, Part II, the regulations have already been made and thus are no longer "proposed."

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Regulatory Impact Analysis Statement (RTF version, 25 Kb)
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Ministerial Recommendation

A Ministerial recommendation is the official request from the minister to the GIC to make a regulation pertaining to a specific matter and, when applicable, to request an exemption from pre-publication. The information contained in this document must be identical to the information contained in the Order in Council.

The Ministerial Recommendation accompanies the regulatory proposal when it is submitted to the Treasury Board for final approval, registration, and publication in the Canada Gazette, Part II.

It is important to use the official title of the minister in the signature block. Please see http://webinfo.parl.gc.ca.

This recommendation is the vehicle by which the principle of ministerial accountability for regulations is honoured. As a result, it cannot be signed by the deputy minister using the authority of paragraph 24(2)(c) of the Interpretation Act. Paragraph 24(3) of the Interpretation Act specifically prohibits deputy ministers from exercising the regulation-making authorities of their ministers, be in it in the making of regulations or recommending regulations to the GIC.

Acting ministers formally designated by Cabinet may make regulations or sign ministerial recommendations if the substantive minister is unavailable to sign documents. In the absence of the substantive minister and the acting ministers, the prime minister or acting prime minister may make regulations or sign recommendations to Council for any department. PCO maintains a current list of any acting ministers.

When the enabling act dictates that more than one minister must sponsor a regulatory proposal, all references to documents signed by "the minister" are intended to mean all ministers named in the act. In practical terms, this means that all sponsoring ministers sign the Ministerial Recommendation (as well as the RIAS).

Formatting Tips for the Ministerial Recommendation

Use ministerial or departmental letterhead.

It is recommended that the information it contains be identical to the OIC.

The recommendation may appear on one page, with the English and French versions side by side.

When the document consists of more than one page, the pages must be numbered.

The recommendation must be dated and signed by the minister(s).

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Ministerial Recommendation (RTF version, 22 Kb)

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The example above is for new regulations. Sample paragraphs that could be used for amending existing regulations and repealing regulations are provided below.

Amending Regulations

Amending regulations

The undersigned has the honour to recommend that Your Excellency in Council, pursuant to section (insert relevant section) of the (insert relevant Act), make the annexed (insert name of the Regulations).

Repealing regulations

The undersigned has the honour to recommend that Your Excellency in Council, pursuant to section (insert relevant section) of the (insert relevant Act), make the annexed (insert name of the Regulations).

Supplementary Note

A Supplementary Note is used to inform ministers of confidential (e.g., trade secrets) or sensitive matters (e.g., federal or provincial issues) not found in the RIAS. Supplementary Notes can be initiated by the regulatory organization or requested by the TBS-RAS analyst. Most regulatory submissions do not require a Supplementary Note.

A Supplementary Note is a Cabinet confidence document and, as such, is not released to the public. Because Supplementary Notes contain confidential and/or sensitive information, they should not be sent electronically to PCO-OIC or TBS-RAS.

Regulatory submissions do not contain an explanatory note. Explanatory notes are included only with instruments that are not subject to the government's policy on the pre-publication of draft regulations. This includes OICs that bring legislation into force. For more information, consult the Governor in Council Process Guide, available from PCO-OIC.

Formatting Tips for the Supplementary Note

The security classification should clearly be indicated in the top right-hand corner, together with the words "Not for Publication."

The information provided should be in bullet form, concise, and to the point.

Do not attach the Supplementary Note to any other document.

The Supplementary Note should be submitted on standard size (8½ in. × 11 in.) paper, in both English and. French

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Pre-Publication Results Tracking Document (RTF version, 116 Kb)
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Letters and Templates

Transmittal for Examination by the Department of Justice Canada Legislative Counsel

Regulatory proposals being submitted for examination in accordance with the Statutory Instruments Act should be sent to the director of the Headquarters Regulations Section or to the director of the relevant Departmental Regulations Section. A letter of transmittal signed by the departmental regulatory manager and a copy of the finalized triage statement must accompany the regulatory proposal.

The Letter of Transmittal to the JUS Legislative Counsel (note that in the case of the Departmental Regulations Sections, such as the Transport Canada Regulations Section, the Health Canada Regulations Section, the Environment Canada Regulations Section, and the National Defence Canada Regulations Section, proposals are sent directly to those sections) must include the following:

The name of the proposed regulation;
Any deadline for stamped copies;
A statement indicating whether an exemption from pre-publication will be requested and, if so, an explanation of the reasons as well as the written concurrence from the TBS-RAS portfolio analyst;
The name of the department's RIAS contact;
The name and telephone number of the department's legal contact;
The department's file number;
The names of instructing officers for both the English and French versions and any relevant information, such as relevant jurisprudence, legal opinions, and correspondence exchanged with the Standing Joint Committee for the Scrutiny of Regulations; and
A list of federal departments and agencies that must be consulted about the proposed regulation, along with a statement of the outcome of interdepartmental consultations to date.

The following is a sample Letter of Transmittal.

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Transmittal for Examination by the Department of Justice Canada Legislative (RTF version, 13 Kb)
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Transmittal to the Assistant Clerk of the Privy Council

The Letter of Transmittal to the Assistant Clerk of the Privy Council should:

Be dated at the time of sending and signed by an ADM (or director general if the ADM is not available) or the president, in the case of a sponsoring agency;
State the subject matter, list the contents of the package, provide a short explanation of the submission, and indicate whether it is being submitted for publication in the Canada Gazette, Part I or Part II;
Specify any special requests (such as a statutory deadline, an upcoming meeting for which the submission is important, if there are multiple items, in what order they should be registered, communications considerations, etc.) related to the timing of approval by the GIC;
Indicate whether coming into force of the regulation is anticipated prior to GIC approval;
State when tabling of the regulation will take place (if tabling is required and there is a statutory deadline);
State whether the submission has financial implications and requires Treasury Board (Part A) approval or whether approval has already been received; and
Indicate the name, title, and telephone number of the official who can be contacted at all times during business hours for additional information about the submission.

A sample Letter of Transmittal is provided below.

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Transmittal to the Assistant Clerk of the Privy Council (RTF version, 12 Kb)
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Transmittal for Tabling in the House of Commons

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Transmittal for Tabling in the House of Commons (RTF version, 12 Kb)
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Transmittal for Tabling in the Senate

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Notice of Pre-Publication

The Notice of Pre-Publication is the text published in the Canada Gazette, Part I, formally announcing the regulatory organization's intent to regulate. It provides the name of the proposed regulation (or the regulation to be amended) and specifies the number of days during which interested parties may comment. (The Notice of Pre-Publication is followed in the Canada Gazette, Part I, by the text of the proposed regulation and preceded by the RIAS.)

The following are examples of Notices of Pre-Publication for the Canada Gazette, Part I. For convenience, the English and French versions are shown side by side; however, when submitting actual documents, separate versions are required (one language per page).

Notice of Pre-Publication

New Regulations or Amendment of an Existing Regulation (Made by Governor in Council)

DEPARTMENT OF (insert name of Department)

ACT (insert name of Act)

Notice is hereby given that the Governor in Council, pursuant to section (insert section) of the (insert name of Act), proposes to make the annexed (insert name of Regulations).

Interested persons may make representations with respect to the proposed Regulations within (30, 60, etc.) days after the date of publication of this notice. All such representations must cite the Canada Gazette, Part I, and the date of this notice and be addressed to (name and address of the person).

Signature

Assistant Clerk of the Privy Council

New Regulations or Amendment of a Regulation (Approved by Governor in Council), where Pre-Publication Is Required by Statute

DEPARTMENT OF (insert name of Department)

ACT (insert name of Act)

Notice is hereby given, pursuant to subsection (insert section) of the (insert name of Act), that the (department or agency), pursuant to section (insert section) of that Act, proposes to make the annexed (insert name of Regulations).

Interested persons may make representations with respect to the proposed Regulations within (30, 60, etc.) days after the date of publication of this notice. All such representations must cite the Canada Gazette, Part I, and the date of this notice and be addressed to (name, address, telephone, fax, email of the person).

Signature

Assistant Clerk of the Privy Council

The Communications Plan

All regulatory proposals other than miscellaneous amendment regulations must be accompanied by a communications plan that indicates the following:

The public environment analysis;
The target audience(s) for communication initiatives and anticipated reactions;
The key messages and storyline;
The strategy and tools that will be used to disseminate information;
The proposed budget and evaluation methods; and
The risks involved.

This plan demonstrates to Treasury Board ministers that communications have been given consideration, even if the plan is only to publish in the Canada Gazette.

When the strategy involves a minister's announcement, or if the regulatory proposal has high communications risks or is related to a key government priority, PCO-Communications must be contacted by the department or agency (usually the departmental communications section) to review the communications plan.

Part 5: Treasury Board Submissions and Governor in Council Proposals

When Do Regulations Need a Treasury Board Submission?

A regulatory proposal must be accompanied by a Treasury Board submission when it has resource management implications. Typical examples include seeking authority to do the following:

Allocate resources previously approved by Cabinet or included in a federal budget;
Authorize or amend terms and conditions of grant or contribution programs;
Carry out a project or initiative that would exceed the cost limit of a minister's delegated authority;
Enter into a contract above or outside a federal organization's or minister's authority; and
Obtain an exemption from a Treasury Board policy.

A Treasury Board submission is also required if the proposed regulation is subject to the User Fees Act or impacts the Consolidated Revenue Fund.

Departments and agencies should consult the TBS Program Sectors at the earliest possible opportunity to determine whether a given initiative requires a Treasury Board submission. TBS may recommend that the sponsoring organization prepare a submission even if there is no explicit requirement to do so.

Expectations about the quality of submissions are addressed in the Management Accountability Framework. Detailed information on how to prepare a Treasury Board submission can be found in the Guide to Preparing Treasury Board Submissions.

The Treasury Board submission must be made in advance of the minister seeking approval for pre-publication of the regulatory proposal, but this may occur at the same Treasury Board meeting.

Process for Treasury Board Submissions

When a regulatory submission must be accompanied by a Treasury Board submission, the latter must be brought forward at the pre-publication stage. Both submissions should be forwarded at the same time to:

Submission and Cabinet Document Centre

Treasury Board of Canada Secretariat

8th Floor, East Tower

140 O'Connor Street

Ottawa ON K1A 0R5

Treasury Board submissions are Cabinet confidences and must be delivered by a departmental official or secure messenger.

The Submission and Cabinet Document Centre will forward a copy of the submissions to the Assistant Clerk of the Privy Council. Stamped copies and original documents for the regulatory proposal should not be stapled or hole-punched.

Once pre-publication is completed, the recommendation of the Treasury Board is not required for the final approval stage unless substantive changes that have financial or program impact have been made to the regulation.

Treasury Board Regulations Versus Governor in Council Regulations

The statutory authority (enabling act) pursuant to which a regulation is made determines the process to be used:

When the enabling act states that the Treasury Board may make regulations, the sponsoring minister must present the regulatory submission to the Treasury Board for decisions on both pre-publication and final publication.
When the enabling act states that the GIC may make regulations, the sponsoring minister must present the regulatory submission to the Treasury Board for a decision on pre-publication and, subsequently, for recommendation to the Governor General for final approval.
When the enabling act states that the GIC may make regulations "on the recommendation of the Treasury Board," the sponsoring minister must present the regulatory submission to both the Treasury Board and the GIC for approval. The regulatory organization must also prepare a separate submission for the Treasury Board.

Part 6: Miscellaneous Amendments Regulations

Description

Miscellaneous amendments regulations (MARs) are used to quickly correct errors, omissions, and inconsistencies in regulations. This process can be used at any time.

The MAR process is faster and less costly than other regulatory approval mechanisms; it has the following advantages:

It uses a low-impact RIAS, which is a simplified RIAS.
No communications plan is required.
It is expected that there will be a recommendation for exemption from pre-publication in Part I of the Canada Gazette (except where required by statute).

Regulatory organizations must ensure that they obtain concurrence from TBS-RAS before sending the draft of the drafting instructions to the relevant regulations section of JUS. To maximize efficiency, MARs should be submitted in an omnibus package.

When a regulation-making authority intends to amend several instruments at the same time, and some of the instruments are statutory instruments (SI), and others are statutory orders and regulations (SOR), two separate instruments are required: one to amend the SIs and the other to amend the SORs.

Criteria

MARs can be used to implement corrections that have been triaged as having no impact. These corrections are restricted to the following:

Errors in format, syntax, spelling, and punctuation;
Typographical errors, archaisms, anomalies, and numbering errors;
Inconsistencies between the English and French versions, as long as these inconsistencies are non-substantive;
Obsolete regulations (i.e., regulations that are outdated but still legally enforceable); and
Spent regulations (i.e., regulations that have no further application or effect).

MARs can also be used to implement regulatory amendments requested by the Standing Joint Committee for the Scrutiny of Regulations that have been triaged as having no impact or a low impact. In the event that a change requested by the Standing Joint Committee for the Scrutiny of Regulations is triaged as having medium or high impact because, for example, it affects Canadians in a significant manner and some form of consultation may be needed, departments are to consult with TBS-RAS to assess whether the MAR process is appropriate.

Process

Ensure receipt of concurrence from TBS-RAS before proceeding with MARs. Unless otherwise indicated (e.g., statutory requirements), the following requirements apply to MARs:

The low-impact RIAS template must be completed.
The minister or agency head does not have to sign the RIAS.
No communications plan is required.
No pre-publication is necessary.
The words "Miscellaneous Amendments Regulation" must appear in the title of the MAR.

Examination of the Regulations and the Regulatory Impact Analysis Statement

The examination of proposed regulations by the JUS drafters and review of the RIAS by TBS-RAS follow the same steps as regulatory amendments exempt from pre-publication (in other words, they are reviewed only once).

When the MAR is making changes requested by the Standing Joint Committee, a copy of all correspondence between the regulating organization and the Committee should be attached to the regulatory proposal.

Quality Control of Documentation by the Orders in Council Division of the Privy Council Office and Preparation of Briefing Note by the Treasury Board of Canada Secretariat's Regulatory Affairs Sector

Once ministerial approval is received, the documents listed in the table below are sent to the Assistant Clerk of the Privy Council. The signature of the ADM is not required; another departmental official may sign the letter, which must refer specifically to "miscellaneous amendments regulations."

MARs are generally exempted from pre-publication. However, if pre-publication is required by statute, you must send the documentation listed in the checklist below to PCO-OIC.

Ministerial Regulations

When MARs are made in relation to ministerial regulations, the amendments are the responsibility of the minister administering the enabling act. Once ministerial approval is obtained, the regulations are "made" and can be sent to PCO-OIC for publication in the Canada Gazette, Part II. The Letter of Transmittal must refer to "miscellaneous amendments regulations" and must include a contact name, title, and telephone number.

Appendix – Forward Plan

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Acronyms

CDRM: Cabinet Directive on Regulatory Management
GIC: Governor in Council
JUS: Department of Justice Canada
MAR: Miscellaneous amendments regulation
OIC: Order in Council
PCO: Privy Council Office
PCO-OIC: Privy Council Office, Orders in Council Division
PWGSC: Public Works and Government Services Canada
RIAS: Regulatory Impact Analysis Statement
TBS: Treasury Board of Canada Secretariat
TBS-RAS: Treasury Board of Canada Secretariat, Regulatory Affairs Sector

Web Addresses

Treasury Board of Canada Secretariat–Regulatory Affairs Sector

Cabinet Directive on Streamlining Regulation
Assessing, Selecting, and Implementing Instruments for Government Action
Canadian Cost-Benefit Analysis Guide: Regulatory Proposals
Guidelines on International Regulatory Obligations and Cooperation
Guidelines for Effective Regulatory Consultation

Other Web Addresses

Notes

↑ All documents must be prepared in English and French, except the Request for Insertion in the Canada Gazette and the Letter of Transmittal, which can be submitted in either language.
↑ Send to the Director of Cabinet Committee Operations, TBS-RAS, or to the appropriate TBS-RAS analyst. The analyst will review the draft proposal and may provide comments to departmental officials.
↑ Do not send the final Communications Plan and Supplementary Notes by email.
↑ ^4.0 ^4.1 The number of copies indicated includes a second complete copy for TBS-RAS, which should be provided in a separate envelope.

[1] All documents must be prepared in English and French, except the Request for Insertion in the Canada Gazette and the Letter of Transmittal, which can be submitted in either language.

[2] Send to the Director of Cabinet Committee Operations, TBS-RAS, or to the appropriate TBS-RAS analyst. The analyst will review the draft proposal and may provide comments to departmental officials.

[3] Do not send the final Communications Plan and Supplementary Notes by email.

[:0-4] 4.0 ^4.1 The number of copies indicated includes a second complete copy for TBS-RAS, which should be provided in a separate envelope.

[1]

[2]

[3]

[4]